Aufnahmeformulare und Vereinbarungen für Kunden in Acuity Scheduling

Sammle während der Terminvereinbarung weitere Details über deinen Kunden.

Wenn Kunden einen Termin buchen, geben sie ihren Namen, ihre Telefonnummer und ihre E-Mail-Adresse ein. Füge benutzerdefinierte Formulare hinzu, um weitere Informationen zu erhalten, oder verlange, dass Kunden deinen AGB zustimmen.

Verwende benutzerdefinierte Formulare, um Informationen zu Themen zu sammeln, z. B. wer Kunden an dich verwiesen hat, welche Symptome sie haben oder wie ihre Adresse lautet.

Du kannst auch interne Formulare verwenden, um deine Notizen zu organisieren, ohne sie für deine Kunden sichtbar zu machen.

In dieser Anleitung wird erklärt, wie du Aufnahmeformulare für Kunden erstellst und bearbeitest, wie du sie intern verwendest und wie du Kundenvereinbarungen einrichtest.  Um Kunden ein Formular in einem Formular-Block oder einem anderen System ausfüllen zu lassen, verlinke es von der Bestätigungsseite oder der anfänglichen Bestätigungs-E-Mail, anstatt ein Acuity-Formular zu verwenden.

Tipp: Wenn du möchtest, dass Kunden bei der Buchung eine Telefonnummer eingeben müssen, aktiviere die Einstellung Telefonnummer erforderlich im Optionsmenü der Scheduling-Seite.

Ein neues benutzerdefiniertes Formular erstellen

Du kannst auf Grundlage der gebuchten Terminart anpassen, welche Formulare Kunden ausfüllen. Formular-Fragen dürfen maximal 250 Zeichen lang sein. Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Fragen, die du pro Formular hinzufügen kannst.

So erstellst du ein neues benutzerdefiniertes Formular:

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke auf Neues benutzerdefiniertes Formular.
  3. Gib einen Namen und eine Beschreibung für das Formular ein. Diese erscheinen zwischen den standardmäßigen und benutzerdefinierten Formularfragen auf der Terminplanungs-Seite für Kunden. Um einen nahtlosen Fluss zwischen den Fragen zu gewährleisten, lasse die Namens- und Beschreibungsfelder leer.
  4. Klicke im Menü Fragen hinzufügen auf der linken Seite auf einen Fragetyp, den du dem Formular hinzufügen möchtest. Erfahre mehr über jeden Fragetyp.
  5. Füge Text zum Feld Frage und falls zutreffend zum Feld Optionen hinzu.
  6. Um eine Frage verpflichtend zu machen, klicke auf Erforderlich.
  7. Wiederhole die Schritte 5 und 6, bis du alle deine Fragen hinzugefügt hast.
  8. Ziehe die Fragen per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge.
  9. Klicke im Abschnitt Dieses Formular bei der Terminvereinbarung anzeigen an, welche Terminarten dieses Formular enthalten soll.
  10. Klicke auf Formular speichern.
Tipp: Kunden können keine Aufnahmeformulare ausfüllen, wenn sie ein Paket, einen Geschenkgutschein oder ein Abonnement kaufen. Du kannst jedoch im Menü „Pakete, Geschenke & Abonnements“ eine Einstellung aktivieren, die erfordert, dass Kunden vor dem Kauf deinen Bedingungen zustimmen müssen

Formulare und Fragen bearbeiten

Du kannst die Einstellungen eines Formulars bearbeiten oder einzelne Fragen bearbeiten. 

So bearbeitest du ein Formular:

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke in der Zeile des Formulars, das du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Nimm Änderungen vor.
  4. Klicke auf Formular speichern

So bearbeitest du eine Frage: 

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke in der Zeile des Formulars, das du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Bewege den Mauszeiger über die Frage, die du bearbeiten möchtest.
  4. Klicke auf das Bleistift-Symbol.
  5. Nimm Änderungen vor.
  6. Klicke auf Speichern.

Wie Kunden Formulare ausfüllen

Kunden füllen Formulare aus, wenn sie ihren Termin buchen. Die Fragen werden unter den Feldern Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angezeigt. Kunden können ihre Antworten bearbeiten, indem sie in der ersten Bestätigungs-E-Mail auf Termin ändern/stornieren klicken.

Wenn du den Termin für den Kunden buchst, kannst du das Formular während des Buchungsvorgangs im Abschnitt Formulare, Codes und Hinweise ausfüllen.

Denk daran:

  • Es ist nicht möglich, Formulare per E-Mail zu senden
  • Kunden können kein Formular ausfüllen, ohne einen Termin zu vereinbaren

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Formulare für den internen Gebrauch

Wenn du Informationen von Kunden telefonisch oder persönlich erhebst, kannst du Formulare ausschließlich für den internen Gebrauch erstellen. Klicke hierzu beim Erstellen oder Bearbeiten auf Dieses Formular ist nur für den internen Gebrauch bestimmt, nicht für Kunden anzeigen.

Formulare, die nur für den internen Gebrauch gekennzeichnet sind, werden Kunden nicht angezeigt. Stattdessen können du und deine Mitarbeiter das Formular ausfüllen, wenn du einen Termin für einen Kunden buchst oder die Termindetails bearbeitest.

Hinweis: Wenn du ein Formular für den internen Gebrauch erstellst, kannst du keine der Formularfragen als erforderlich angeben.  

Fragen und Formulare löschen

Gelöschte Fragen und Aufnahmeformulare werden für neue Termine nicht angezeigt, bleiben aber bei zuvor gebuchten Terminen erhalten, damit du keine Kundeninformationen verlierst. Sie sind nicht in Termin-Exporten oder in von Acuity generierten Berichten enthalten.

So löschst du eine Frage aus einem Formular: 

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke in der Zeile des gewünschten Formulars auf Bearbeiten.
  3. Bewege deinen Mauszeiger über die Frage, die du löschen möchtest.
  4. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
  5. Klicke auf OK.

So löschst du ein Formular:

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke in der Zeile des Formulars, das du löschen möchtest, auf Bearbeiten.
  3. Klicke unten auf der Seite auf Löschen und dann auf OK.

Aufnahmeformular-Fragen

Verwende die folgende Tabelle, um die Arten von Feldern zu überprüfen, die du zu einem Aufnahmeformular hinzufügen kannst.

Feldname  Beschreibung 
Textfeld Sammle grundlegende Informationen von Kunden. Wähle zwischen klein (eine Zeile), mittel (etwa ein Absatz) oder groß (mehrere Absätze) aus, je nachdem, wie viele Informationen sie liefern sollen.
Drop-down-Liste Erstelle ein Drop-down-Menü mit mehreren Optionen. Kunden wählen eine Option. 
Kontrollkästchen Erstelle ein Kontrollkästchen, das von den Kunden angekreuzt oder leer gelassen werden kann.
Kontrollkästchen-Liste Erstelle eine Liste mit mehreren Optionen. Kunden können mehrere Kästchen markieren.
Ja/Nein-Auswahl

Kunden klicken auf ja oder nein.

Datei-Upload Biete deinen Kunden die Möglichkeit, ein Bild, ein Dokument oder eine andere Datei mit bis zu 5 MB hochzuladen. Damit sie mehrere Dateien hochladen können, füge mehrere Fragen mit Datei-Uploads hinzu.
Adresse Füge ein Adressfeld hinzu. Du kannst diese Adresse als Terminort auswählen, was für Hausbesuche oder ähnliche Dienstleistungen hilfreich ist.

Kundenvereinbarungen

Du kannst ein Formular verwenden, um von Kunden zu verlangen, dass sie vor der Buchung bestimmten Bedingungen zustimmen. 

Bevor du eine Vereinbarung oder Bedingungen hinzufügst, bedenke Folgendes:

  • Wenn du Fragen zum Inhalt oder zu den rechtlichen Auswirkungen deiner Bedingungen oder Vereinbarungen hast, wende dich an einen Anwalt.
  • Um Unterschriften mit Formularen zu sammeln, verwende ein separates Programm, das für die elektronische Unterzeichnung von Vereinbarungen entwickelt wurde. 

Wir empfehlen die Erstellung eines separaten Formulars für Bedingungen oder Vereinbarungen. Du kannst ein einzelnes Kontrollkästchen verwenden, um von den Kunden zu verlangen, dass sie ihre Zustimmung erklären. Wenn du die Frage zu einem Pflichtfeld machst, können sie nicht fortfahren, wenn sie nicht einverstanden sind. 

Du kannst Links in die Formularbeschreibung oder -frage aufnehmen. Wenn du eine URL, einschließlich des http://, in ein beliebiges Frage- oder Formularbeschreibungsfeld einfügst, wird ein anklickbarer Link erstellt. Du kannst auch HTML verwenden, um einen ausgefeilteren Link in der Formularbeschreibung zu erstellen.

Formularantworten von Kunden überprüfen und bearbeiten

Du siehst die Antworten der Kunden in den Termindetails und in deinen Bestätigungs-E-Mails, es sei denn, du änderst deine Einstellungen.

Um die Antworten von Kunden zu überprüfen, öffne den entsprechenden Datensatz:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden.
  2. Klicke auf Kundenliste.
  3. Klicke auf den Namen eines Kunden, um seinen Datensatz zu öffnen. Alle Formularantworten erscheinen am unteren Ende der Termindetails.

Das Formular eines Kunden bearbeiten oder ausfüllen

Du kannst die Formularantworten eines Kunden bearbeiten oder das Formular im Namen des Kunden ausfüllen, wenn er einen Termin gebucht hat, ohne die Fragen zu beantworten. So bearbeitest du Formularantworten:

  1. Klicke in Acuity auf Kalender.
  2. Klicke auf den Termin mit dem Formular, das du bearbeiten möchtest.
  3. Klicke auf Bearbeiten.
  4. Scrolle ganz nach unten und nimm Änderungen vor.
  5. Klicke auf Speichern.

Kunden können Formularantworten auch bearbeiten, indem sie in ihrer ersten Bestätigungs-E-Mail auf Termin ändern/stornieren klicken.

Eine hochgeladene Datei löschen

So löschst du eine Datei, die ein Kunde über ein Aufnahmeformular hochgeladen hat:

  1. Klicke in Acuity auf Kalender.
  2. Klicke auf den Termin, zu dem die Datei gehört, die du löschen möchtest, gehört.
  3. Klicke auf Bearbeiten.
  4. Scrolle nach unten zu der Datei, klicke auf Datei entfernen und dann auf OK.

Das Formular eines Kunden drucken

Um Formularantworten auszudrucken, drucke die Termindetails:

  1. Klicke in Acuity auf Kalender.
  2. Klicke auf den Termin mit dem Formular, das du drucken möchtest.
  3. Klicke rechts oben auf the-gear-icon.
  4. Klicke auf Drucken.
  5. Die Termindetails werden in einem neuen Tab geöffnet und sind für den Druck formatiert.

SOAP-Notizen

Wenn du im Gesundheitswesen tätig bist, kannst du SOAP-Notizen (Subjective, Objective, Assessment und Plan) hinzufügen, die automatisch nur für den internen Gebrauch markiert werden.

So fügst du ein neues Formular für SOAP-Notizen hinzu:

  1. Klicke in Acuity auf Aufnahmeformular-Fragen.
  2. Klicke auf Neues Formular für medizinische Notizen.
  3. Passe das Formular an, indem du die Standardfeldnamen bearbeitest, Felder löschst oder neue Fragen hinzufügst. 
  4. Klicke im Abschnitt Dieses Formular bei der Terminvereinbarung anzeigen links unten an, welche Terminarten das SOAP-Notiz-Formular enthalten soll.
  5. Klicke auf Formular speichern.
Tipp: Wenn das integrierte SOAP-Notiz-Formular nicht deinen Bedürfnissen entspricht, kannst du dein eigenes SOAP-Notiz-Formular mithilfe eines benutzerdefinierten Formulars erstellen, das nur für den internen Gebrauch gekennzeichnet ist, oder das vorgefertigte Formular für SOAP-Notizen bearbeiten, um es besser an deine Bedürfnisse anzupassen.

Formulare nur für neue Kunden

Formulare werden jedes Mal angezeigt, wenn ein Kunde die zugehörige Terminart bucht. Um ein Formular nur neuen Kunden anzuzeigen, erstelle eine Terminart speziell für neue Kunden und hänge dann dein Formular daran an.

So bearbeiten Kunden ihre Antworten

Die Kunden füllen vor der Buchung Aufnahmeformulare aus, aber abhängig von deinen Acuity-Einstellungen können sie ihre Antworten nach der Buchung aktualisieren.

Um ihre Antworten zu aktualisieren, klicken sie auf der Bestätigungsseite, zu der sie nach Abschluss der Terminbuchung gelangen, auf Formulare bearbeiten. Du kannst auch dein Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail-Template so bearbeiten, dass es den Button Formulare bearbeiten enthält.

Um zu entscheiden, ob Kunden Formulare nach der Buchung bearbeiten können und wie kurz vor einem Termin Änderungen vorgenommen werden können, aktualisiere deine Einschränkungen für die Terminplanung.

Besondere Formatierung

Es gibt zwei Arten von Text, die auf bestimmte Weise eingegeben werden müssen: Adresslisten und anklickbare Links.

Eine Liste von Adressen erstellen

Um ein Drop-down-Menü oder eine Checkbox-Liste mit Postanschriften bzw. andere Daten mit Kommas in jedem Listenelement auszufüllen, gib die Adressen in das Feld Optionen ein, verwende jedoch jedes Mal einen Schrägstrich und ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen (\, ), wenn die Adresse ein Komma enthält. Trenne die Adressen, indem du ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen eingibst.

Wenn du Folgendes eingibst:

8 Clarkson St.\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Sehen deine Kunden Folgendes:

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Einen anklickbaren Link hinzufügen

Um einen anklickbaren Link zu einem Formular hinzuzufügen, gib vor dem Rest der URL http:// ein. Acuity verwandelt dies automatisch in einen Link. Es ist nicht möglich, einen Link zu einem Formular hinzuzufügen, das nur für den internen Gebrauch bestimmt ist. 

Empfehlungen verfolgen

Um Empfehlungen zu verfolgen, füge ein benutzerdefiniertes Aufnahmeformular hinzu, in dem Kunden gefragt werden, wie sie dich gefunden haben. Zeige Kundenantworten in deinen Termininformationen an oder führe einen Bericht aus, um alle deine Empfehlungen an einem Ort zu sehen. Du kannst Kunden, die dich neuen Kunden empfehlen, mit einem Gutscheincode belohnen, der ihnen einen Rabatt auf ihren nächsten Termin gewährt.

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