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Deine Kundenliste in Acuity Scheduling verwalten

Verwende die Kundenliste, um Acuity-Kunden anzuzeigen, zu verwalten, zu sperren, zu importieren und zu exportieren. In dieser Anleitung erfährst du, wie du die Kundenliste im Rahmen einer erfolgreichen Acuity-Einrichtung verwendest.

Kundenliste einsehen

So greifst du auf die Kundenliste zu:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden.
  2. Scrolle, suche oder filtere deine Kunden.

Standardmäßig lädt die Liste deine ersten 500 Kunden. Du kannst weitere Kunden laden, indem du zum Ende der Seite scrollst.

Um festzustellen, ob sich Kunden für ein Kundenkonto registriert haben, suche ihren Namen in der Liste. Wenn sie einen Termin bei deinem Unternehmen gebucht haben, während sie angemeldet sind, wird ein Häkchen neben ihrem Namen in der Spalte „Konto“ angezeigt.

Kundenprofile anzeigen

Klicke auf den Namen eines Kunden, um dessen Kundenprofil anzuzeigen. Das Profil enthält alle Termine, einschließlich aller zugehörigen Aufnahmeformulare, sowie alle Codes für Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements.

Ein Screenshot zeigt ein Beispiel für ein Kundenprofil für „Joe Test“. Oben rechts befinden sich Buttons zum Terminvereinbaren, Bearbeiten, Sperren, Drucken und Löschen. Darunter befindet sich der Name des Kunden, gefolgt von Feldern für Telefon und E-Mail. Als nächstes folgt ein Feld namens „Notizen zum Kunden“, gefolgt von einem Feld namens „Aufnahmeformulare“. Darunter befinden sich Listen mit bevorstehenden und vergangenen Terminen. Das Beispiel enthält einen bevorstehenden Termin.

Nach Kunden suchen

Du kannst die Kundenliste nach Vor- oder Nachname, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse durchsuchen.

Nach Namen suchen

Wenn du mehr als ein Wort in die Suchleiste eingibst, behandelt Acuity das erste Wort als Vornamen und den Rest als Nachnamen. Wenn dein Kunde einen Vor- oder Nachnamen mit zwei Wörtern hat, kann sich dies auf die Suchergebnisse auswirken. Wenn du beispielsweise beide Wörter des Nachnamens eines Kunden mit zwei Wörtern durchsuchst, liefert Acuity kein Ergebnis für den jeweiligen Kunden, da das erste Wort als Vorname behandelt wird.

Nach Telefonnummern suchen

  • Wir empfehlen, nur nach den letzten vier Ziffern zu suchen. Du musst mindestens zwei Ziffern eingeben, damit die Suche funktioniert.
  • Acuity sucht nicht nach Übereinstimmungen mit Telefonnummern, wenn deine Suche Leerzeichen enthält.

Nach E-Mail-Adressen suchen

Du kannst nach jedem Teil der E-Mail-Adresse suchen, um Ergebnisse zu finden. Acuity sucht jedoch nicht nach Übereinstimmungen mit E-Mail-Adressen, wenn deine Suche Leerzeichen enthält.

Kunden filtern

Du kannst Kunden filtern, um Kunden anzuzeigen, die kürzlich gebucht haben, oder Kunden, die inaktiv sind.

Du kannst aus einer Reihe von Zeiten für beide Ansichten wählen:

  • Aktuelle Kunden – Hatten in einem bestimmten Zeitraum einen Termin. Die verfügbaren Zeiträume reichen von 30 Tagen bis vier Jahren.
  • Alte Kunden – Hatten seit einer bestimmten Zeit keinen Termin mehr. Die verfügbaren Zeiträume reichen von zwei Wochen bis zwei Jahren.

Kunden hinzufügen

Wenn Kunden Termine buchen, werden sie automatisch zur Kundenliste hinzugefügt. Du kannst Kunden auch einzeln oder durch Importieren einer Tabelle zur Kundenliste hinzufügen.

Einen einzelnen Kunden hinzufügen

So fügst du einen Kunden hinzu:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden.
  2. Klicke auf Kunde hinzufügen.
  3. Gib die Kundeninformationen ein. Jedes Kundenprofil muss mindestens einen Vor- und Nachnamen enthalten.
  4. Klicke auf Kunde hinzufügen.

Kunden importieren

Du kannst mehrere Kunden gleichzeitig hinzufügen, indem du eine CSV-Datei importierst. Weitere Informationen findest du unter Termine und Kunden in Acuity importieren.

Kundenprofile bearbeiten

Wenn du den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer in einem Kundenprofil änderst, werden auch alle bestehenden Termine dieses Kunden aktualisiert.

So aktualisierst du Informationen in einem Kundenprofil:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden.
  2. Klicke auf den Namen eines Kunden, um dessen Profil zu öffnen. Oder klicke neben dem Namen eines Kunden auf … und wähle dann Bearbeiten aus.
  3. Klicke auf Bearbeiten, nimm deine Änderungen vor und klicke auf Änderungen speichern.

Kundenprofile zusammenführen

Wenn du doppelte Einträge für einen deiner Kunden findest, führe die beiden Kundenprofile zusammen, um deine Daten zu organisieren. Doppelte Einträge können auftreten, wenn die Kundendaten nicht perfekt übereinstimmen, z. B. ein falsch geschriebener Vorname oder ein Spitzname, der anstelle eines vollständigen Vornamens verwendet wird.

So kombinierst du doppelte Kundenprofile:

  1. Identifiziere, welches Profil den richtigen Namen und die korrekten Kontaktinformationen des Kunden enthält.
  2. Bearbeite das andere Profil so, dass Vor- und Nachname mit dem richtigen Profil übereinstimmen.
  3. Die Einträge werden automatisch zusammengeführt und die kombinierte Auflistung behält die Kontaktinformationen aus dem richtigen Profil bei.

Hinweise zu einem Kunden hinzufügen

Um private Hinweise zu einem Kunden hinzuzufügen, bearbeite das Feld Hinweise zum Kunden in seinem Kundenprofil. Diese Hinweise sind für dich und deine Mitarbeiter sichtbar, aber nicht für den Kunden. Verwende diesen Bereich, um Informationen aufzuzeichnen, die nicht an einen bestimmten Termin gebunden sein sollen, wie dies bei Aufnahmeformularen der Fall ist.

Kunden löschen

Du kannst Kunden aus der Kundenliste löschen.

Hinweis: Wenn du einen Kunden löschst, werden alle seine Termine dauerhaft gelöscht und der Kunde wird aus deiner Kundenliste entfernt. Es ist nicht möglich, die Aktion nach dem Löschen eines Kunden rückgängig zu machen.

So löschst du Kunden:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden.
  2. Aktiviere in der Kundenliste die Kontrollkästchen für die Kunden, die du löschen möchtest, und klicke dann unten rechts auf Löschen.
  3. Klicken Sie auf Löschen.

Inaktive Kunden löschen

Um inaktive Kunden zu entfernen, kannst du die Kundenliste so filtern, dass nur Kunden angezeigt werden, die in deinem bevorzugten Zeitraum keine Buchung vorgenommen haben. Du kannst dann mehrere auf einmal auswählen und löschen.

Gelöschte Kunden, die nicht verschwinden

Wenn du Kunden löschst, aber feststellst, dass sich einige von ihnen noch in deiner Kundenliste befinden, haben sie wahrscheinlich noch Pakete, Geschenkgutscheine oder Abonnements, die noch aktiv sind. Wenn du diese Elemente löschst, werden ihre Kundenprofile ausgeblendet. So löschst du ausstehende Pakete, Geschenkgutscheine oder Abonnements:

  1. Klicke in Acuity auf Pakete, Geschenke und Abonnements.
  2. Klicke auf Bestellungen anzeigen und dann auf das Paket, den Geschenkgutschein oder das Abonnement, das du löschen möchtest.
  3. Klicke auf Löschen und dann auf OK.
  4. Wiederhole die Schritte 1 bis 3, bis alle Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements des Kunden verschwunden sind.

Kunden sperren

Das Sperren von Kunden verhindert, dass sie neue Termine mit der E-Mail in ihrem Kundenprofil buchen. Um mehr über das Sperren von Kunden zu erfahren, besuche Kunden von der Online-Terminplanung sperren.

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