Accordi e moduli di accettazione dei clienti in Acuity Scheduling

Acquisire maggiori dettagli sui clienti durante il processo di pianificazione.

Quando un cliente prenota un appuntamento, inserisce il proprio nome, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Aggiungi moduli personalizzati per chiedere ulteriori informazioni o per richiedere ai clienti di accettare i tuoi termini o le tue condizioni.

Utilizza moduli personalizzati per raccogliere informazioni su argomenti come la persona che ti ha mandato i clienti, i loro sintomi o il loro indirizzo.

Puoi inoltre utilizzare moduli interni per organizzare i tuoi appunti senza renderli visibili ai clienti.

In questa guida viene illustrato il procedimento con cui è possibile creare e modificare i moduli di accettazione dei clienti, come utilizzarli internamente e come impostare gli accordi con i clienti. Per consentire ai clienti di compilare il modulo di un Blocco modulo o di un altro sistema, puoi anche collegarlo alla pagina di conferma o all'e-mail di conferma iniziale invece di utilizzare un modulo di Acuity.

Suggerimento: per richiedere ai clienti di inserire un numero di telefono al momento della prenotazione, attiva l'impostazione Richiedi numero di telefono nel pannello Opzioni pagina di pianificazione.

Creare un nuovo modulo personalizzato

Puoi personalizzare i moduli che i clienti dovranno compilare in base al tipo di appuntamento che stanno prenotando. Le domande dei moduli non possono eccedere i 250 caratteri. Il numero di domande che è possibile aggiungere a un modulo è illimitato.

Per creare un nuovo modulo personalizzato:

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Nuovo modulo personalizzato.
  3. Inserisci un nome e una descrizione per il modulo, che saranno visualizzati tra le domande del modulo predefinito e quelle del modulo personalizzato nella pagina di pianificazione del cliente. Per rendere più fluido il passaggio da un gruppo di domande all'altro, lascia vuoti i campi nome e descrizione.
  4. Nel menu Aggiungi domande, presente sulla sinistra, clicca su un tipo di domanda per aggiungerla al modulo. Maggiori informazioni su ogni tipo di domanda.
  5. Aggiungi del testo al campo Domanda e al campo Scelte, se applicabile.
  6. Per rendere obbligatoria una domanda, seleziona Obbligatoria.
  7. Ripeti gli step 5 e 6 fino a quando non avrai aggiunto tutte le domande.
  8. Trascina e rilascia le domande nell'ordine desiderato.
  9. Nella sezione Visualizza questo modulo durante la pianificazione, clicca sui tipi di appuntamento in cui includere il modulo.
  10. Clicca su Salva modulo.
Suggerimento: i clienti non possono compilare i moduli di assunzione quando acquistano un pacchetto, un buono regalo o un abbonamento. Tuttavia, puoi attivare un'impostazione nel pannello Pacchetti, regali e abbonamenti per richiedere ai clienti di accettare le tue condizioni prima dell'acquisto. 

Modificare moduli e domande

Puoi modificare le impostazioni di un modulo o modificare singole domande. 

Per modificare un modulo:

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Modifica nella riga del modulo che desideri modificare.
  3. Apporta le modifiche.
  4. Clicca su Salva modulo

Per modificare una domanda: 

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Modifica nella riga del modulo che desideri modificare.
  3. Passa il cursore sulla domanda che desideri modificare.
  4. Clicca sull'icona della matita.
  5. Apporta le modifiche.
  6. Clicca su Salva.

In che modo i clienti compilano i moduli

I clienti compilano i moduli nel momento in cui prenotano il loro appuntamento. Le domande vengono visualizzate sotto i campi Nome, Indirizzo E-mail e Numero di telefono. Inoltre, possono modificare le risposte cliccando su Modifica/annulla appuntamento nell'e-mail di conferma iniziale.

Se prenoti l'appuntamento per il cliente, puoi compilare il modulo durante la procedura di prenotazione nella sezione Moduli, codici e note.

Ricorda:

  • Non è possibile inviare moduli via e-mail.
  • I clienti non possono compilare un modulo senza pianificare un appuntamento.

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Moduli per uso interno

Se si raccolgono informazioni dai clienti tramite telefono o di persona, è possibile creare moduli per uso interno solo cliccando su Questo modulo è destinato al solo uso interno, non mostrarlo ai clienti durante la creazione o la modifica.

I moduli ad uso interno non verranno mostrati ai clienti.Sia tu che il tuo staff potete completare il modulo quando prenotate l'appuntamento per conto di un cliente, oppure mentre modificate le informazioni dell'appuntamento.

Nota: se stai creando un modulo per uso interno, non puoi rendere obbligatoria nessuna delle domande del modulo.  

Eliminare domande e moduli

Le domande e i moduli di accettazione eliminati non vengono visualizzati per i nuovi appuntamenti, ma rimangono negli appuntamenti prenotati in precedenza, per evitare di perdere informazioni sui clienti. Questi dati non vengono inclusi nelle esportazioni degli appuntamenti o nei report generati da Acuity.

Per eliminare una domanda da un modulo: 

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Modifica sulla riga del modulo desiderato.
  3. Passa il cursore sulla domanda che desideri eliminare.
  4. Clicca sull'icona del cestino.
  5. Clicca su OK.

Per eliminare un modulo:

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Modifica nella riga del modulo che desideri eliminare.
  3. Nella parte inferiore della pagina, clicca su Elimina, quindi su OK.

Domande del modulo di ammissione

Utilizza la tabella seguente per rivedere i tipi di campo che puoi aggiungere a un modulo di ammissione.

Nome campo  Descrizione 
Casella di testo Raccogli informazioni di base dai clienti. Scegli tra piccola (una riga), media (circa un paragrafo) o grande (diversi paragrafi), a seconda della quantità di informazioni che desideri raccogliere.
Elenco a discesa Crea un menu a discesa con più opzioni. I clienti scelgono un'opzione. 
Casella di spunta Crea una casella di spunta che i clienti possono selezionare o lasciare vuota.
Elenco caselle di spunta Crea un elenco di opzioni multiple. I clienti possono selezionare più caselle.
Scelta sì/no

I clienti fanno clic su o no.

Caricamento file  Aggiungi un'opzione per consentire ai clienti di caricare un'immagine, un documento o un altro file non superiore a 5 MB. Per consentire il caricamento di più file, aggiungi domande sul caricamento di più file.
Indirizzo Aggiungi un campo indirizzo. Puoi decidere di utilizzare questo indirizzo come sede dell'appuntamento, una scelta utile nel caso di appuntamenti a domicilio o servizi simili.

Accordi con i clienti

Puoi utilizzare un modulo per richiedere ai clienti di accettare condizioni specifiche prima della prenotazione. 

Prima di aggiungere un accordo o dei termini, ricorda:

  • Se hai domande sul contenuto o sulle implicazioni legali dei tuoi termini o accordi, consulta un avvocato.
  • Per apporre firme sui moduli, utilizza un programma separato, creato appositamente per la firma elettronica di accordi e contratti. 

Ti consigliamo di creare un modulo separato per termini o accordi. È possibile utilizzare una singola casella di controllo per richiedere ai clienti l'accettazione dell'accordo. Se rendi la domanda obbligatoria, non potranno procedere senza accettare l'accordo. 

Puoi includere link nella descrizione del modulo o nella domanda. Incollando un URL che comprende http:// in una domanda o nel campo di descrizione del modulo si genererà un link cliccabile. Puoi anche utilizzare il codice HTML per dare al link un aspetto più elegante nella descrizione del modulo.

Controllare e modificare le risposte nei moduli dei clienti

Vedrai le risposte dei clienti nei dettagli dell'appuntamento e nelle e-mail di conferma, salvo modifica delle impostazioni.

Per visualizzare le risposte dei clienti, apri il relativo record:

  1. In Acuity, clicca su Clienti.
  2. Clicca su Elenco dei clienti
  3. Clicca sul nome di un cliente per aprire il suo record. Tutte le risposte di un modulo saranno visibili nella parte inferiore dei dettagli dell'appuntamento.

Modifica o completa il modulo di un cliente

È possibile modificare le risposte del modulo di un cliente o completarlo in sua vece nel caso abbia prenotato un appuntamento senza rispondere alle domande. Per modificare le risposte del modulo:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento abbinato al modulo che desideri modificare.
  3. Clicca su Modifica.
  4. Scorri verso il basso fino in fondo ed effettua le modifiche.
  5. Clicca su Salva.

I clienti possono modificare le risposte del modulo cliccando sul link Modifica/annulla appuntamento contenuto nella loro e-mail di conferma iniziale.

Eliminare un file caricato

Per eliminare un file che un cliente ha caricato tramite un modulo di accettazione:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento abbinato al file che desideri eliminare.
  3. Clicca su Modifica.
  4. Scorri fino al file e clicca su Rimuovi file, quindi clicca su OK.

Stampare il modulo di un cliente

Per stampare le risposte di un modulo, stampa i dettagli dell'appuntamento:

  1. In Acuity, clicca su Calendario.
  2. Clicca sull'appuntamento abbinato al modulo che desideri stampare.
  3. Clicca su l'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra.
  4. Clicca su Stampa.
  5. I dettagli dell'appuntamento si apriranno in una nuova scheda, formattata per la stampa.

Note SOAP

Se sei un operatore sanitario, puoi aggiungere delle note SOAP (soggettivo, oggettivo, valutazione, piano), automaticamente contrassegnate per il solo utilizzo interno.

Per aggiungere un nuovo modulo note SOAP:

  1. In Acuity, clicca su Domande del modulo di accettazione.
  2. Clicca su Nuovo modulo note SOAP. 
  3. Personalizza il modulo modificando i nomi dei campi predefiniti, eliminando dei campi o aggiungendo nuove domande. 
  4. Nel campo Visualizza questo modulo durante la pianificazione, nell'angolo in basso a sinistra, clicca sui tipi di appuntamento a cui abbinare il modulo delle note SOAP.
  5. Clicca su Salva modulo.
Suggerimento: se il modulo integrato delle note SOAP non si adatta alle tue esigenze, puoi creare un tuo modulo per le note SOAP a partire da un modulo personalizzato destinato al solo utilizzo interno o modificare il modulo predefinito per le note SOAP adattandolo alle tue esigenze.

Moduli riservati ai nuovi clienti

I moduli vengono visualizzati ogni volta che un cliente prenota il relativo tipo di appuntamento. Per mostrare un modulo solo ai nuovi clienti, crea un tipo di appuntamento specifico per i nuovi clienti, poi allega il modulo.

Come i clienti modificano le loro risposte

I clienti compilano i moduli di ammissione prima di prenotare, ma a seconda delle impostazioni di Acuity, possono aggiornare le loro risposte dopo la prenotazione.

Per aggiornare le risposte, fanno clic su Modifica moduli nella pagina di conferma raggiunta al termine della prenotazione dell'appuntamento. Puoi anche modificare i modelli di e-mail di conferma e promemoria per includere il pulsante Modifica moduli.

Per permettere ai clienti di modificare la propria scheda dopo la prenotazione e stabilire quanto prima di un appuntamento possono apportare modifiche, aggiorna i limiti di pianificazione.

Formattazione speciale

Esistono due tipi di testo che devono essere inseriti in modi specifici: elenchi di indirizzi e link cliccabili.

Creare un elenco di indirizzi

Per compilare un menu a discesa o un elenco di caselle di controllo con indirizzi postali o qualsiasi altro dato che include virgole all'interno di ogni voce, inserisci gli indirizzi nel campo Scelte, ma utilizza una barra e una virgola seguite da uno spazio (\,) ogni volta che l'indirizzo contiene una virgola. Separa gli indirizzi inserendo una virgola seguita da uno spazio.

Se inserisci questo:

8 Clarkson St.\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

I tuoi clienti vedranno questo:

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Aggiungere un link cliccabile

Per aggiungere un link cliccabile a un modulo, inserisci http:// prima del resto dell'URL e verrà trasformato automaticamente in un link. Non è possibile aggiungere un link a un modulo solo per uso interno. 

Monitorare le referenze

Per monitorare le referenze, aggiungi un modulo di accettazione personalizzato in cui chiedi ai clienti come ti hanno trovato. Visualizza le risposte dei clienti nei dettagli dell'appuntamento o esegui un report per vedere tutte le tue referenze in un unico posto. Valuta la possibilità di premiare i clienti che ti presentano nuovi contatti con un codice coupon per ottenere uno sconto sull'appuntamento successivo.

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