Suivre les sources de référence des rendez-vous

Vous pouvez suivre la façon dont les clients accèdent à votre outil de planification. Par exemple, vous pouvez savoir s’ils ont cliqué sur un lien contenu dans un e-mail ou s’ils ont accédé à votre site web. C’est ce que l’on appelle le suivi des sources de référence.

Ce guide explique comment :

• Créer un formulaire interne pour suivre la source de référence de chaque rendez-vous
• Modifier vos liens Acuity pour saisir automatiquement les données dans ce formulaire interne
• Générer des rapports pour savoir quelles sources de référence génèrent le plus de rendez-vous.

Ce processus est destiné aux personnes ayant des connaissances poussées d’Acuity. Il détermine l’endroit où les gens accèdent à votre outil de planification, même s’il n’est pas intégré à un site web. Si vous utilisez un site web Squarespace, les personnes accédant à des liens directs dans des e-mails ou des canaux autres que votre site web n’apparaîtront pas dans vos sources de trafic, mais apparaîtront avec cette méthode.

Étape 1 ‑ Créer un formulaire de renseignements

Créez un formulaire interne joint à tous vos rendez-vous. Si les clients ne peuvent pas voir les formulaires internes, vous et votre personnel pouvez les consulter et les modifier.

Vous utiliserez des adresses Web personnalisées pour remplir automatiquement ce formulaire, puis exécuterez des rapports pour suivre les réponses. Pour créer le formulaire :

1. Dans Acuity, cliquez sur Formulaires de renseignements.
2. Cliquez sur Nouveau formulaire personnalisé.
3. Saisissez Source de référence comme nom du formulaire.
4. Cliquez sur Zone de texte pour ajouter une question avec zone de texte au formulaire.
5. Saisissez Source comme question et laissez le menu déroulant Taille sur Petit.
6. Dans la section Usage interne uniquement, cochez Ce formulaire est réservé à un usage interne, ne pas le montrer aux clients.
7. Dans la section Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous, assurez-vous que les cases correspondant à tous vos types de rendez-vous sont cochées.
8. Cliquez sur Enregistrer la question et le formulaire.

Étape 2 - Trouver le numéro d’identification de votre question

Chaque question de chaque formulaire Acuity possède un numéro d’identification. Au cours de cette étape, vous trouverez le numéro d’identification de la question que vous avez créée à l’Étape 1.

Utilisez l’éditeur de templates d’e-mails d’Acuity pour trouver le numéro d’identification de la question. L’éditeur de templates peut ajouter du code aux templates d’e-mails pour obtenir des informations spécifiques sur les rendez-vous à venir. Le code de l’éditeur de templates pour la question que vous avez créée inclut le numéro d’identification de la question.

Pour trouver le numéro d’identification de votre question :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client. (L’option E-mail client peut se trouver sous E-mails et SMS.)
2. L’un de vos templates de notification par e-mail sera chargé. Cliquez sur le template pour accéder à l’éditeur de templates.
3. Cliquez sur Insérer un champ.
4. Faites défiler la page jusqu’à la section Réponses du formulaire de renseignements, puis cliquez sur Source. Le code de votre question apparaîtra dans votre template d’e-mail.
5. Copiez le code de votre question et collez-le dans un endroit auquel vous pourrez vous reporter ultérieurement.
6. Enregistrez le numéro d’identification du code que vous avez copié et supprimez le reste. Par exemple, si votre code était %form:10306936%, vous enregistreriez 10306936 et supprimeriez le reste.
7. Quittez l’éditeur de templates sans enregistrer vos modifications.

Étape 3 - Créer des liens personnalisés vers les pages Rendez-vous

Structurez vos liens de manière à ce que votre formulaire interne soit automatiquement rempli lorsque les clients effectuent une réservation :

1. Obtenez le lien de votre page Rendez-vous. 
2. Ajoutez le paramètre de champ à la fin de votre lien, puis collez votre numéro d’identification. Le caractère par lequel vous commencez dépend du fait que votre lien contient déjà un point d’interrogation ou non :
   • Votre lien contient un point d’interrogation : commencez par &field. Par exemple, https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456 devient https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456& field:10306936.
   • Votre lien ne contient pas de point d’interrogation : commencez par ?field:. Par exemple, https://example.as.me/schedule/254d25ac devient https://example.as.me/schedule/254d25ac?field:10306936.

Remarque : vous devez saisir le paramètre « &field » et « ?field » en minuscules car les paramètres distinguent les majuscules et minuscules. 

3. Ajoutez = à la fin du lien.
4. Ajoutez le texte que vous souhaitez renvoyer dans le formulaire interne après le =. Pour voir des exemples de liens, consultez ces instructions.

Étape 4 ‑ Afficher les sources de référence

Avec vos URL en place, vous pouvez savoir d’où viennent les clients qui prennent rendez-vous.

Afficher une source de référence individuelle

Lorsque les clients utilisent vos liens pour prendre rendez-vous, les mots figurant à la fin de l’URL sont préremplis pour répondre à la question que vous avez créée. Pour voir la réponse à un rendez-vous spécifique, ouvrez les détails du rendez-vous. Votre question se trouvera en bas de la page, avec le mot de l’URL comme réponse.

Utiliser des rapports pour suivre toutes les recommandations

Vous pouvez générer des rapports à l’aide du formulaire interne pour voir combien de rendez-vous proviennent de chaque source de référence et le montant des recettes générées. Vous pouvez également exporter une feuille de calcul qui inclut les sources de référence.

Pour générer un rapport, procédez comme suit :

1. Dans Acuity, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur Formulaires de renseignements.
3. Utilisez le menu déroulant Question du formulaire pour sélectionner Source.
4. Utilisez les autres commandes pour choisir une plage de dates, des calendriers et des types de rendez-vous à afficher, puis cliquez sur Afficher.

Pour exporter une feuille de calcul :

1. Dans Acuity, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur Importer/Exporter.
3. Choisissez une plage de dates.
4. Facultatif : cochez la case pour inclure les rendez-vous annulés.
5. Dans la section Formulaires, cochez la case Source de référence.
6. Cliquez sur Exporter les rendez-vous pour télécharger un fichier .csv.

Exemples d’URL

Ces exemples montrent comment modifier l’URL de votre outil de planification pour fournir automatiquement différentes réponses dans votre formulaire interne de suivi des sources de référence.

• Une vente pendant les fêtes ‑ https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456&field:10306936=FETES.
• Promotion pour Halloween ‑ https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456&field:10306936=HALLOWEEN
• Intégré à votre site web ‑ https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456&field:10306936=SITEWEB
• Sous forme de lien dans les e-mails de suivi automatisés d’Acuity ‑ https://example.acuityscheduling.com/schedule.php?owner=123456&field:10306936=SUIVI