Créer des formulaires de renseignements personnalisés et gérer les réponses des clients

Créez des formulaires personnalisés pour recueillir plus d’informations sur votre client au cours de la prise de rendez-vous.

Vous pouvez créer des formulaires de renseignements personnalisés pour recueillir davantage d’informations auprès des clients lorsqu’ils prennent rendez-vous. Par défaut, les clients fournissent leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail. Utilisez des formulaires personnalisés pour demander des informations supplémentaires, telles que les sources de référence, les objectifs des clients ou les préférences en matière de rendez-vous.

Également disponible : ajouter des conditions générales ou des formulaires internes et des notes médicales.

Créer un formulaire personnalisé

Pour créer un formulaire personnalisé :

1. Ouvrez la page Questions du formulaire de renseignements.
2. Cliquez sur Nouveau formulaire personnalisé.
3. Saisissez un nom et une description. Le nom et la description apparaissent juste avant les questions du formulaire personnalisé sur la page Rendez-vous. Pour une plus grande fluidité entre les questions par défaut et les questions du formulaire personnalisé, ne saisissez pas de nom ni de description.
4. Dans le menu Ajouter des questions sur la gauche, cliquez sur un type de question pour l’ajouter au formulaire. Dans chaque formulaire, vous pouvez ajouter autant de questions que vous le souhaitez.
5. Ajoutez du texte dans le champ Question. Vous pouvez utiliser 255 caractères au maximum, espaces compris.
6. Ajoutez du texte dans le champ Choix, si nécessaire.
7. Pour que la réponse à une question soit obligatoire, cliquez sur Requis.
8. Répétez les étapes 4 à 7 jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes vos questions.
9. Glissez-déposez les questions pour les classer dans l’ordre souhaité.
10. Dans la section Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous, sélectionnez les types de rendez-vous qui doivent utiliser ce formulaire.
11. Cliquez sur Enregistrer le formulaire.

Modifier les questions d’un formulaire

Pour modifier les questions d’un formulaire de renseignements :

1. Ouvrez la page Questions du formulaire de renseignements.
2. Cliquez sur Modifier dans le formulaire que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur la question que vous souhaitez modifier ou cliquez sur un type de question pour en ajouter une nouvelle.
4. Cliquez sur l'icône crayon.
5. Apportez les modifications souhaitées.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des formulaires et des questions

Si vous supprimez un formulaire de renseignements ou une question, il n’apparaîtra pas pour les prochaines réservations. Cependant, toutes les réponses recueillies lors des rendez-vous précédents sont enregistrées dans les détails du rendez-vous. Vous ne perdrez donc aucune information sur vos clients. Les réponses aux questions supprimées ne sont pas incluses dans les exportations de rendez-vous ou les rapports.

Pour supprimer une question dans un formulaire :

1. Ouvrez la page Questions du formulaire de renseignements.
2. Cliquez sur Modifier dans le formulaire contenant la question que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur la question, puis sur l’icône corbeille.
4. Cliquez sur OK.

Pour supprimer un formulaire :

1. Ouvrez la page Questions du formulaire de renseignements.
2. Cliquez sur Modifier pour le formulaire que vous souhaitez supprimer.
3. En bas de la page, cliquez sur Supprimer, puis sur OK.

Afficher des formulaires de renseignements pour des types de rendez-vous spécifiques

Pour demander des informations spécifiques sur différents services, créez un formulaire unique pour chaque type de rendez-vous. Pour changer le type de rendez-vous associé à un certain formulaire :

1. Ouvrez la page Questions du formulaire de renseignements.
2. Cliquez sur Modifier dans le formulaire.
3. Dans la section Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous, sélectionnez les types de rendez-vous qui doivent utiliser ce formulaire.
4. Cliquez sur Enregistrer le formulaire.

Quels types de questions puis-je ajouter à un formulaire de renseignements ?

Pour personnaliser votre formulaire de renseignements, choisissez parmi les types de champs suivants lors de la création de votre formulaire :

• Zone de texte : recueillez des informations de base sur les clients. Choisissez entre Petit (une ligne de texte), Moyen (un paragraphe) et Grand (plusieurs paragraphes) pour guider la longueur de la réponse du client. Ils peuvent toujours saisir plus de texte si nécessaire.
• Liste déroulante : créez un menu déroulant afin que les clients puissent faire leur choix dans une liste d’options. Pour inclure plusieurs options dans le menu déroulant, séparez chaque valeur par une virgule.
• Case à cocher : créez une case que les clients peuvent cocher s’ils le souhaitent.
• Liste avec cases à cocher : créez une liste d’options que les clients peuvent cocher s’ils le souhaitent. Pour inclure plusieurs options, séparez chaque valeur par une virgule.
• Question Oui/Non : limitez la réponse du client à oui ou non.
• Chargement de fichier : ajoutez une option permettant aux clients de charger une image, un document ou un autre fichier d’une taille maximale de 5 Mo. Pour permettre aux clients de charger plusieurs fichiers, ajoutez plusieurs questions avec chargement de fichier.
• Adresse : ajoutez un champ d’adresse. Vous pouvez également utiliser cette adresse comme lieu du rendez-vous pour les rendez-vous à domicile ou pour des services similaires.

Quand les clients remplissent-ils les formulaires de renseignements ?

Les clients remplissent les formulaires lorsqu’ils prennent rendez-vous sur la page Rendez-vous, immédiatement après avoir saisi leur nom, leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone.

Si vous prenez rendez-vous pour eux, vous pouvez leur demander leurs réponses au formulaire après la réservation ou remplir le formulaire en leur nom.

Les clients peuvent-ils modifier leurs réponses à un formulaire ?

Oui. Pour permettre aux clients de modifier leurs réponses aux formulaires, mettez à jour vos restrictions pour la prise de rendez-vous afin d’autoriser les clients à modifier leurs formulaires après avoir réservé.

Une fois cette option activée, les clients peuvent modifier leurs réponses en cliquant sur Modifier/annuler le rendez-vous dans leur e-mail de confirmation, puis en sélectionnant Modifier les informations sur la page de confirmation. Vous pouvez également ajouter un bouton Modifier les formulaires à vos templates d’e-mails de confirmation et de rappel.

Modifier ou compléter les réponses d’un client dans un formulaire

Lorsque vous prenez un nouveau rendez-vous pour un client, vous pouvez remplir le formulaire dans la section Formulaires, code et notes. S’ils ont déjà pris rendez-vous, vous pouvez modifier ou ajouter leurs réponses au formulaire.

Pour ajouter ou modifier les réponses au formulaire d’un client :

1. Ouvrez la page Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous du client qui contient le formulaire que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Faites défiler la page vers le bas et modifiez les réponses au formulaire.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter les réponses d’un client dans un formulaire

Les réponses de votre client au formulaire apparaissent avec l’heure et la date dans les détails du rendez-vous et dans les e-mails de confirmation de rendez-vous internes.

Pour consulter les réponses des clients, ouvrez leur profil :

1. Ouvrez le panneau Clients et cliquez sur Liste des clients.
2. Cliquez sur le nom du client pour ouvrir son profil.
3. Cliquez sur le rendez-vous associé aux réponses au formulaire que vous souhaitez consulter. Toutes les réponses apportées dans le formulaire apparaissent en bas des détails du rendez-vous.

Que se passe-t-il si un client a déjà rempli le formulaire ?

Si le client a déjà rempli le formulaire, ses réponses apparaissent dans les détails du rendez-vous tant qu’il ne soumet pas à nouveau le formulaire. S’il soumet à nouveau le formulaire mais qu’il laisse certains champs vides, les réponses précédentes sont conservées et portent la mention Réponse précédemment donnée.

Partager une copie du formulaire rempli 

Pour fournir une copie des formulaires remplis, joignez-la à vos e-mails de confirmation. Un enregistrement horodaté des réponses du client est alors créé. 

Imprimer le formulaire d’un client

Pour imprimer les réponses saisies dans un formulaire, vous devez imprimer les détails du rendez-vous :

1. Ouvrez la page Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous associé au formulaire que vous souhaitez imprimer.
3. Cliquez sur  en haut à droite.
4. Cliquez sur Imprimer.
5. Les détails du rendez-vous s’ouvrent dans un nouvel onglet, avec une mise en forme adaptée à l’impression.

Puis-je afficher le formulaire uniquement aux nouveaux clients ?

Oui. Si vous voulez que le formulaire ne s’affiche que pour les nouveaux clients, créez un type de rendez-vous spécialement pour les nouveaux clients, puis joignez-y le formulaire.

Créer une liste de choix d’adresses

Pour remplir un menu déroulant ou une liste d’adresses postales avec des cases à cocher, ou toute autre donnée contenant des virgules dans chaque élément de liste, entrez les adresses dans le champ Choix, mais utilisez une barre oblique inversée et une virgule suivie d’un espace (\, ) chaque fois que l’adresse contient une virgule. Séparez les adresses en saisissant une virgule suivie d’un espace.

Saisissez ceci :

8 rue Clarkson\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Vos clients auront le choix entre deux options sur votre page Rendez-vous :

8 rue Clarkson, New York, NY 10014

311 SW Washington St., Portland, OR 97204

Ajouter un lien cliquable

Pour ajouter un lien cliquable à une description ou à une question d’un formulaire, saisissez http:// avant le reste de l’URL pour le transformer automatiquement en lien. Il n’est pas possible d’ajouter un lien vers un formulaire destiné uniquement à un usage interne.

Puis-je utiliser des formulaires personnalisés pour suivre les recommandations ?

Oui. Pour suivre les recommandations, ajoutez un formulaire de renseignements personnalisé dans lequel vous demandez aux clients comment ils vous ont trouvé. Consultez les réponses des clients dans les détails de votre rendez-vous ou générez un rapport pour voir toutes les recommandations au même endroit. Envisagez de récompenser les clients qui vous en amènent d’autres avec un bon de réduction qui offre une remise sur leur prochain rendez-vous.

Vous pouvez également utiliser des formulaires internes et des liens personnalisés vers des pages Rendez-vous pour suivre les sources de référence.

Puis-je utiliser des blocs Formulaire Squarespace ou des formulaires tiers ?

Oui, mais les réponses aux formulaires collectées en dehors d’Acuity ne seront pas incluses dans les détails du rendez-vous. Pour que les clients remplissent un formulaire dans un bloc Formulaire ou un autre système, ajoutez un lien vers le formulaire sur la page de confirmation ou dans l’e-mail initial de confirmation.

Les clients peuvent-ils remplir des formulaires de renseignements pour les packs, les chèques-cadeaux et les abonnements ?

Non. Les clients ne peuvent pas remplir de formulaires de renseignements lorsqu’ils achètent des packs, des chèques-cadeaux ou des abonnements. Cependant, vous pouvez demander aux clients d’accepter vos conditions avant d’acheter en cochant la case Demander aux clients d’accepter vos conditions avant de passer une commande dans le panneau Packs, cadeaux et abonnements.