Donnez à votre équipe l’accès à vos outils de réservation afin qu’elle puisse fixer des rendez-vous.

Ajoutez des personnes pour vous aider à gérer Acuity en les invitant comme contributeurs. Vous contrôlez leur accès aux paramètres et aux fonctionnalités et la possibilité de les modifier. Cette fonction est utile si certains membres de votre personnel ont besoin d’un accès pour gérer ou prendre des rendez-vous, mais que vous ne souhaitez pas qu’ils puissent apporter des modifications substantielles ou exporter des informations à partir de votre compte.

Si vous utilisez Acuity en tant qu’abonnement autonome, vous pouvez ajouter un nombre illimité de contributeurs. Si Acuity est associé à un site web Squarespace, vous pouvez ajouter autant de contributeurs que votre forfait pour site web le permet.

Conseil : si vous vous connectez à Acuity avec un compte Acuity au lieu d’un compte Squarespace, le processus d’ajout de contributeurs est différent. Consultez la section ci-dessous pour connaître les étapes à suivre.

Niveaux d'accès

Les contributeurs que vous invitez disposent d’autorisations limitées dans Acuity, comme expliqué ci-dessous.

Affichage uniquement

Ce niveau d’accès s’appelle « Affichage de la planification uniquement » si vous vous connectez avec un compte Squarespace, et « Affichage uniquement » si vous vous connectez avec un compte Acuity. Découvrez le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity.

Les contributeurs Acuity disposant d’un accès en affichage seul peuvent consulter les rendez-vous à venir, mais ne peuvent pas en ajouter via le panneau Calendrier ni modifier les paramètres Acuity.

Ils peuvent uniquement accéder aux informations, y compris celles concernant les clients et les rendez-vous, relatives aux calendriers auxquels vous leur donnez accès. Les contributeurs disposant d'un accès en affichage seul peuvent accéder aux panneaux suivants :

  • Calendrier : Les contributeurs peuvent accéder aux rendez-vous pris sur les calendriers auxquels vous leur donnez accès. Ils peuvent cliquer sur les rendez-vous pour en afficher les informations, mais ne peuvent ni les modifier, ni les reprogrammer. Ils peuvent également consulter les étiquettes de rendez-vous, mais ne peuvent ni les ajouter, ni les modifier.
  • Clients : Les contributeurs peuvent consulter la liste des clients, mais accéder uniquement aux clients ayant pris au moins un rendez-vous sur un calendrier auquel vous leur avez donné accès. Ils peuvent cliquer sur le nom des clients pour consulter l'historique des rendez-vous et voir d'autres informations, mais ne peuvent pas modifier les informations du client. Si vous leur avez donné l'autorisation d'exporter des rendez-vous et des clients, ils peuvent exporter les clients auxquels ils ont accès, mais pas vos autres clients. Ils ne peuvent pas importer de clients.
  • Rapports : Cette option n'est visible que si vous avez autorisé les contributeurs à exporter les rendez-vous et les clients. Si elle est visible, ils peuvent exporter des rendez-vous à partir des calendriers auxquels ils ont accès, mais ne peuvent pas en importer ni afficher d'autres rapports.
  • Lien vers la page Scheduling : Les contributeurs peuvent utiliser cette section pour obtenir des liens directs vers votre outil de planification et du code pour intégrer votre outil de planification à un site web. Ils n'auront pas accès aux liens, aux informations d'intégration ou aux types de rendez-vous pour les calendriers auxquels vous ne leur avez pas donné accès, et ne peuvent personnaliser aucune des URL.

Affichage et modification

Ce niveau d’accès s’appelle « Affichage et modification de la planification » si vous vous connectez avec un compte Squarespace, et « Affichage et modification » si vous vous connectez avec un compte Acuity. Découvrez le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity.

Les contributeurs disposant d’un accès Affichage et modification peuvent consulter uniquement les informations liées aux calendriers auxquels vous leur donnez accès.

Les contributeurs disposant d'un accès Affichage et modification peuvent prendre de nouveaux rendez-vous pour leurs clients. Ils peuvent prendre n'importe quel type de rendez-vous proposé sur les calendriers auxquels ils ont accès. Une fois qu'ils ont choisi un type de rendez-vous, ils peuvent réserver sur n'importe quel calendrier proposant ce type de rendez-vous, même les calendriers auxquels ils n'ont pas accès.

Si un contributeur disposant d'un accès Affichage et modification prend un rendez-vous sur un calendrier auquel il ne peut pas accéder, il ne peut pas le consulter ou le modifier une fois la réservation effectuée.

Les contributeurs disposant d'un accès Affichage et modification peuvent utiliser les panneaux suivants :

  • Calendrier : Les contributeurs peuvent réaliser les mêmes actions qu'un contributeur en affichage seul, et peuvent également modifier, reprogrammer et annuler des rendez-vous. Ils peuvent ajouter des étiquettes ou les supprimer des rendez-vous, mais ne peuvent pas créer d'étiquettes ni les supprimer du système.
  • Clients : Les contributeurs qui disposent d’autorisations d’affichage et de modification peuvent uniquement consulter la liste des clients ayant pris au moins un rendez-vous sur un calendrier auquel ils ont accès. Ils peuvent réaliser les mêmes actions que les contributeurs disposant d’un accès en affichage seul, en plus de modifier les informations des clients, interdire des clients et reprogrammer ou annuler des rendez-vous dans la liste des clients. Si vous leur avez donné l’autorisation d’exporter des rendez-vous et des clients, ils peuvent à la fois importer et exporter des clients.
  • Rapports - N’est visible que si vous avez autorisé le contributeur à exporter les rendez-vous et les clients. Si visible, il peut exporter des rendez-vous, mais ne peut pas en importer ni afficher d’autres rapports.
  • Lien vers la page Scheduling : Les contributeurs peuvent réaliser les mêmes actions qu'un contributeur en affichage seul, en accédant aux liens directs et en intégrant des informations pour votre outil de planification. Ils ne peuvent pas accéder aux informations ou aux types de rendez-vous des calendriers auxquels ils n'ont pas accès.
  • Disponibilité : Les contributeurs peuvent modifier les créneaux horaires disponibles du calendrier. Ils peuvent également modifier les restrictions pour la prise de rendez-vous et les paramètres du calendrier, y compris la modification des adresses auxquelles Acuity envoie des e-mails lorsque les clients prennent rendez-vous.
  • Intégrations :​​ Les contributeurs peuvent se connecter à une suite limitée d'applications, y compris la visioconférence et la connexion à des API.
  • Synchronisation avec d’autres calendriers : Les contributeurs peuvent connecter les calendriers Acuity à un calendrier tiers. Cela fonctionne uniquement pour les calendriers Acuity auxquels vous leur avez donné accès.

Administrateur

Le niveau d’accès s’appelle « Administrateur de la planification » si vous vous connectez avec un compte Squarespace, et « Administrateur » si vous vous connectez avec un compte Acuity. Découvrez le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity.

Remarque : l’accès d’un contributeur au niveau d'administrateur de la planification est différent de l’accès au niveau administrateur, qui lui donne l’autorité sur de grandes parties de votre compte Squarespace, y compris la modification des niveaux d’abonnement.

Les contributeurs disposant d’un accès administrateur peuvent faire presque tout ce que le propriétaire peut faire.

Ils sont soumis aux restrictions suivantes :

  • Ils ne peuvent ni ajouter, ni supprimer de contributeurs et ne peuvent pas modifier leurs niveaux d'accès.
  • Ils ne peuvent pas changer de propriétaire.
  • Ils ne peuvent ni modifier ni annuler les abonnements Acuity.

Hormis ces exceptions, ils peuvent accéder à tous les paramètres non mentionnés dans les sections relatives à l’Affichage seul et à l’accès Affichage et modification, notamment :

  • Importation et exportation de clients et de rendez-vous
  • Création et modification de packs, de chèques-cadeaux et d’abonnements
  • Création de packs, de chèques-cadeaux ou de codes d’abonnement pour les clients
  • Utilisation de la fonctionnalité Ressources
  • Création, modification et consultation de factures dans le panneau Factures

Ajouter ou supprimer un contributeur (si vous vous connectez avec Squarespace)

Si vous vous connectez à Acuity avec un compte Squarespace, pour inviter un nouveau contributeur :

  1. Ouvrez le panneau Autorisations et cliquez sur Inviter un contributeur.
  2. Saisissez le nom et l’adresse e-mail du contributeur, puis activez l’option Affichage de la planification uniquement, Affichage et modification de la planification ou Administrateur de la planification. En savoir plus sur les niveaux d’accès de Scheduling.
  3. Si vous avez choisi Administrateur de la planification, cliquez sur Inviter pour envoyer une invitation à votre contributeur. Si vous avez sélectionné Affichage de planification uniquement ou Affichage et modification de la planification, cliquez sur Suivant pour continuer.
  4. Activez ou non l’option permettant au contributeur d’exporter les rendez-vous et les informations sur les clients à partir du compte, puis cochez les cases des calendriers auxquels il peut accéder.
  5. Si vous souhaitez que votre contributeur travaille avec vous sur Acuity, cliquez sur Inviter pour lui envoyer une invitation. Il pourra accéder au compte après avoir accepté l’invitation.

Le panneau d’attribution d’accès aux calendriers comporte une option permettant de donner ou non une autorisation d’exportation à l’utilisateur, ainsi qu’une liste des calendriers afin d’en contrôler l’accès.

Pour supprimer un contributeur :

  1. Ouvrez le panneau Autorisations et cliquez sur le contributeur que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur ..., puis sur Supprimer le contributeur.
  3. Cliquez sur Supprimer pour confirmer l’opération.

Pour annuler l’invitation d’une personne à devenir contributeur, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le panneau Autorisations.
  2. Dans la section Invitations envoyées, cliquez sur l’invitation que vous souhaitez annuler.
  3. Cliquez sur ..., puis sur Annuler l’invitation.
  4. Cliquez sur Confirmer.

Modifier le niveau d’accès d’un contributeur

Vous pouvez étendre ou réduire l’accès d’un contributeur à Acuity après l’avoir ajouté. Pour modifier son niveau d’accès :

  1. Ouvrez le panneau Autorisations et cliquez sur le nom du contributeur.
  2. Activez ou non les options pour définir son niveau d'accès.
  3. S'il dispose d'un accès Affichage de la planification uniquement ou Affichage et modification de la planification, cliquez sur Attribuer et gérer les calendriers pour choisir les calendriers auxquels il peut accéder et s'il peut exporter rendez-vous et informations sur les clients. Cliquez sur Terminé après avoir apporté vos modifications.
  4. Cliquez sur Enregistrer une fois vos modifications terminées.

Ajouter ou supprimer un utilisateur (si vous vous connectez avec Acuity)

Si vous vous connectez à Acuity avec un compte Acuity plutôt qu’avec un compte Squarespace, le processus d’ajout de contributeurs fonctionne différemment.

Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre compte Acuity :

  1. Cliquez sur Gérer les utilisateurs, puis sur Nouvel utilisateur.
  2. Saisissez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur et attribuez-lui un mot de passe.
  3. Sélectionnez son niveau d'accès dans le menu déroulant Niveau d'accès.
  4. Facultatif : Cochez Autoriser l'utilisateur à exporter des clients et des rendez-vous pour donner à l'utilisateur l'autorisation d'exporter des rendez-vous.
  5. Si vous avez sélectionné l’accès Affichage uniquement ou Affichage et modification, cochez les cases en regard des calendriers auxquels ils peuvent accéder.
  6. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  7. Indiquez au nouvel utilisateur son nom d'utilisateur et son mot de passe. Les utilisateurs ne seront pas automatiquement avertis lorsque vous les ajouterez.

Une fois ajoutés, les utilisateurs peuvent gérer leur mot de passe et leur nom d'utilisateur.

Niveaux d'accès Acuity

Les utilisateurs disposant d’un accès Affichage uniquement et Affichage et modification disposent du même niveau d’accès que les contributeurs disposant de ces niveaux.

Les utilisateurs d'Acuity disposant d'un accès administrateur peuvent faire tout ce que le propriétaire du compte peut faire, sauf :

  • Supprimer le compte principal.
  • Modifier ou supprimer leur compte utilisateur.
  • Modifier le nom d'utilisateur ou le mot de passe du compte principal.

Supprimer des utilisateurs

Pour supprimer un utilisateur :

  1. Cliquez sur Gérer les utilisateurs, puis sur Modifier pour l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK pour confirmer.

Modifier le niveau d’accès d’un utilisateur

Vous pouvez étendre ou réduire l’accès d’un utilisateur à Acuity après l’avoir ajouté. Pour modifier son niveau d’accès :

  1. Cliquez sur Gérer les utilisateurs, puis sur Modifier sur le nom de l’utilisateur.
  2. Modifiez son niveau d’accès à l’aide du menu déroulant Niveau d’accès.
  3. S’ils disposent d’un accès Affichage seul ou Affichage et modification, cochez les cases en regard des calendriers auxquels ils peuvent accéder et de leurs autorisations pour exporter des rendez-vous. 
  4. Cliquez sur Mettre à jour l’utilisateur pour enregistrer vos modifications.

Utiliser une adresse e-mail associée à deux comptes Acuity

Une adresse e-mail ne peut être associée qu’à un seul compte Acuity Scheduling. Si vous essayez d’ajouter une personne à un compte Acuity et que son adresse e-mail est déjà associée à un autre compte Acuity, vous pouvez :

Remarque : ceci ne concerne pas les comptes Squarespace. Les personnes qui utilisent des comptes Squarespace pour se connecter à Acuity peuvent être ajoutées à plusieurs abonnements Acuity en utilisant la même adresse e-mail.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0