Configurer de nouveaux membres du personnel dans Acuity Scheduling

Lorsque vous ajoutez des membres du personnel à Acuity, ils peuvent prendre des rendez-vous, trouver les missions à venir, recevoir des notifications automatiques, et bien plus encore. Ce guide explique comment ajouter des membres du personnel, de la configuration à la personnalisation de leurs intégrations.

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Créer un calendrier pour chaque membre du personnel

Créez des calendriers distincts pour chacun des membres de votre personnel si :

• Vous souhaitez que les clients choisissent un membre du personnel en particulier en effectuant leur réservation
• Le nombre de clients que vous pouvez gérer en même temps varie en fonction du nombre d’employés disponibles

Si aucune de ces déclarations ne vous concerne, vous pouvez ajouter des membres du personnel en tant que contributeurs sans créer de calendriers pour eux.

Pour créer un calendrier pour chaque membre du personnel, vous devez souscrire le forfait Standard, Growing, Premium ou Powerhouse.

Ce que les clients voient lorsque vous créez des calendriers pour les membres du personnel

Si vous créez des calendriers pour chaque membre du personnel (et que vous n’activez pas les paramètres pour les masquer), les clients choisissent un type de rendez-vous, puis font leur choix dans une liste de tous les calendriers qui proposent le type de rendez-vous qu’ils prennent. Lorsqu’ils cliquent sur un calendrier, une liste des créneaux disponibles leur est présentée.

Acuity crée également des liens directs vers chaque calendrier. Les membres de votre personnel peuvent communiquer leurs liens aux clients afin que ceux-ci puissent effectuer une réservation auprès du membre du personnel de leur choix sans avoir à choisir un calendrier.

Créer un calendrier pour chaque membre du personnel

Si vous voulez créer des calendriers pour les membres du personnel, suivez les étapes pour ajouter un nouveau calendrier dans le panneau Disponibilité.

Ce faisant, gardez à l’esprit que :

• Vous pouvez utiliser le nom du membre du personnel comme nom de calendrier.
• Pour envoyer des e-mails ou des notifications par SMS aux membres du personnel concernant les rendez-vous, saisissez leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone dans le champ Notifications par e-mail/téléphone.
• Si vous souhaitez que le personnel reçoive les réponses des clients aux notifications automatiques, ajoutez leur adresse e-mail dans le champ Envoyer les réponses à.
• Après avoir cliqué sur Enregistrer pour créer le calendrier, un message vous invitera à définir la disponibilité du nouveau calendrier. Si vous connaissez les heures de travail du membre du personnel, vous pouvez les saisir maintenant.

Si vous créez le nouveau calendrier avant que le membre du personnel ne commence à travailler, pensez à ajouter un créneau bloqué à son calendrier jusqu’à son premier jour, afin qu’aucun client ne puisse prendre de rendez-vous pendant cette période.

Conseil : si plusieurs membres du personnel partagent des salles ou d’autres ressources limitées, et que c’est cette limite qui détermine le nombre de rendez-vous à prendre en même temps, consultez Utiliser les salles/ressources pour ajouter ces limites.

Ajouter des membres du personnel comme contributeurs

Les contributeurs sont des utilisateurs qui peuvent se connecter à Acuity ou à d’autres espaces de Squarespace (comme votre site web), mais qui ne sont pas propriétaires du compte. Les membres du personnel peuvent se connecter à Acuity après avoir été ajoutés en tant que contributeurs.

Chaque contributeur dispose d’un niveau d’accès, qui contrôle les paramètres, les clients et les rendez-vous qu’il peut trouver dans Acuity. Pour ajouter un membre du personnel en tant que contributeur et pour en savoir plus sur chaque niveau d’accès, consultez l’article Inviter des contributeurs dans Acuity Scheduling.

Si vous avez un compte Acuity Scheduling, consultez nos informations sur l’ajout de personnel à votre compte Acuity Scheduling..

Conseil : assurez-vous d’utiliser le panneau Attribuer et gérer les calendriers pour permettre aux membres du personnel d’accéder à leur calendrier, si vous leur avez accordé un niveau d’accès inférieur à celui d’administrateur Acuity.

Synchroniser avec des calendriers tiers

La synchronisation des calendriers connecte les calendriers Acuity à des applications de calendrier tierces telles que Google Agenda, iCloud et Microsoft Outlook. Acuity transmet les rendez-vous à votre application, et votre application envoie ses événements à Acuity, qui peut bloquer des créneaux dans votre calendrier.

Les membres du personnel synchronisent leurs propres calendriers

Si vous souhaitez que les membres de votre personnel configurent la synchronisation du calendrier et que vous avez ajouté ces membres comme contributeurs disposant d’un accès Affichage et modification ou d’un accès Administrateur, chacun peut configurer sa propre synchronisation du calendrier. Pour en savoir plus, consultez l’article Synchroniser votre calendrier.

Synchronisation des calendriers pour les membres du personnel

Si vous avez ajouté des membres de votre personnel en tant que contributeurs avec un accès Affichage seul, connectez les calendriers tiers des membres du personnel à un calendrier tiers central, puis synchronisez-les directement avec ce calendrier central.

Par exemple, si chaque membre du personnel possédait un calendrier Google Agenda, ils partageraient tous leur calendrier Google Agenda avec votre calendrier Google Agenda. Vous pouvez ensuite synchroniser Acuity avec votre calendrier Google Agenda. Une fois la synchronisation créée, vous pourrez associer les calendriers Acuity des membres du personnel aux différents calendriers Google Agenda connectés.

Pour en savoir plus sur la synchronisation, consultez Synchroniser votre calendrier.