Envoyer des notifications de rendez-vous et de plannings en interne avec Acuity Scheduling

Envoyez des notifications automatiques par e-mail et SMS à votre équipe et à vous-même. Vos notifications peuvent vous tenir au courant, vous montrer la semaine à venir en un coup d’œil et vous rappeler les prochains rendez-vous.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres d’Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Notifications concernant l’activité des réservations

Vous pouvez configurer chacun de vos calendriers pour envoyer une notification lorsque des rendez-vous sont réservés, annulés ou reprogrammés. Vous pouvez envoyer ces notifications spécifiques aux calendriers à n’importe quelle adresse e-mail ou numéro de téléphone.

Ou, si vous êtes propriétaire du compte Acuity, vous pouvez utiliser le panneau des alertes de réservation pour configurer des notifications pour les rendez-vous sur tous les calendriers et pour tous les packs, chèques-cadeaux et abonnements vendus.

Remarque : si vous configurez des notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers pour une personne qui reçoit également les notifications de rendez-vous du panneau Alertes relatives aux réservations, cette personne recevra deux e-mails chaque fois qu’une personne réserve, reprogramme ou annule un rendez-vous.

Notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers

Envoyez des notifications par e-mail ou SMS concernant un calendrier spécifique afin de tenir votre équipe informée des prochains rendez-vous.

Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Growing et Powerhouse.

Chaque fois qu’une personne planifie, reprogramme ou annule un rendez-vous sur un calendrier spécifique, Acuity envoie des notifications. Pour les notifications par e-mail, Acuity envoie des copies des e-mails envoyés à vos clients, à l’exception des e-mails de suivi. Pour les notifications par SMS, Acuity envoie les lignes d’objet de ces e-mails sous forme de SMS. Pour en savoir plus sur les rappels par SMS, consultez la section ci-dessous.

Remarque : ces notifications sont désactivées par défaut.

Nous recommandons ces notifications si :

  • Vous souhaitez tenir votre équipe informée des prochains rendez-vous.
  • Vous souhaitez configurer des notifications pour les membres de votre équipe disposant d’un accès en affichage seul.
  • Vous êtes propriétaire d’une entreprise et souhaitez recevoir des notifications par SMS plutôt que par e-mail.
  • Vous êtes propriétaire d’une entreprise et souhaitez uniquement recevoir des notifications de rendez-vous pour certains calendriers.

Pour activer les notifications par SMS et par e-mail spécifiques au calendrier :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Au-dessus d’un calendrier, cliquez sur Paramètres du calendrier.
  3. Dans le champ Notifications par e-mail/téléphone, saisissez des adresses e-mail, des numéros de téléphone ou les deux. Séparez les différentes entrées par une virgule. Pour les numéros de téléphone en dehors des États-Unis et du Canada, veillez à utiliser le format international.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. (Facultatif) Répétez les étapes 2 à 4 jusqu’à ce que vous ayez configuré toutes les notifications souhaitées.

Notifications de rendez-vous dans le panneau Alertes relatives aux réservations

Ces notifications vous tiennent au courant des rendez-vous et des codes de réservation pour l’ensemble d’un compte Acuity. Elles sont disponibles que pour les propriétaires du compte Acuity uniquement.

Acuity envoie un e-mail chaque fois qu’une personne planifie, reprogramme ou annule un rendez-vous, et chaque fois qu’une personne achète un code de réservation.

Ces alertes constituent un excellent moyen de suivre votre activité, mais elles n’incluent pas de rappels concernant les rendez-vous à venir. Les notifications de rendez-vous sont activées par défaut.

Nous recommandons les notifications de rendez-vous si :

  • Vous êtes prestataire indépendant.
  • Vous êtes propriétaire d’une entreprise et avez besoin d’une vue d’ensemble de l’activité Acuity.
  • Vous souhaitez être averti chaque fois qu’une personne achète un code de réservation.

Pour activer ou désactiver les e-mails :

  1. Ouvrez le panneau Alertes relatives aux réservations : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des notifications de rendez-vous.

Rappels et récapitulatifs de rendez-vous

E-mails récapitulatifs

Passez en revue votre programme du lendemain ou de la semaine à venir grâce aux e-mails récapitulatifs. Les e-mails hebdomadaires sont activés par défaut, mais vous pouvez opter pour les e-mails quotidiens ou vous désinscrire.

Toute personne disposant d’un accès en affichage ou en modification, ou d’un accès supérieur, peut recevoir ces e-mails.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez retrouver les informations sur vos prochains rendez-vous en un seul endroit.

Si vous choisissez les récapitulatifs quotidiens, vous recevrez un e-mail tous les jours, même si vous n’avez pas de rendez-vous le lendemain. Si vous choisissez les récapitulatifs hebdomadaires, vous ne recevrez pas d’e-mail récapitulatif si vous n’avez aucun rendez-vous au cours de la semaine suivante.

Pour activer ou désactiver les e-mails récapitulatifs des rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Alertes relatives aux réservations : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des e-mails récapitulatifs.
  3. Si les e-mails sont activés, utilisez les boutons radio pour sélectionner les e-mails hebdomadaires ou quotidiens.
  4. Si vous choisissez les e-mails quotidiens, utilisez le menu déroulant pour choisir l’heure à laquelle Acuity envoie les e-mails.

Rappels par e-mail spécifiques aux calendriers

Envoyez des rappels par e-mail concernant les prochains rendez-vous à votre équipe et à vous-même.

Lorsqu’Acuity envoie un rappel de rendez-vous à un client, une copie est également envoyée à chaque adresse e-mail recevant les notifications liées au calendrier concerné. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer pour chaque e-mail de rappel envoyé à vos clients.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez recevoir des rappels par e-mail concernant les rendez-vous individuels à venir.

Pour activer les rappels de rendez-vous par e-mail :

  1. Activez les notifications d’activité du calendrier en saisissant une adresse e-mail dans les paramètres du calendrier.
  2. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  3. Cliquez sur Rappels.
  4. En haut de la page, sélectionnez un template d’e-mail de rappel. 
  5. Dans le champ Envoyer à, sélectionnez Envoyer ce rappel aux clients et aux administrateurs.
  6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
  7. (Facultatif) Répétez les étapes 4 à 6 jusqu’à ce que vous ayez activé tous les rappels souhaités.

Rappels par SMS spécifiques aux calendriers

Envoyez des rappels de rendez-vous par e-mail à votre équipe ou à vous-même.

Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Growing et Powerhouse.

Lorsqu’Acuity envoie un rappel de rendez-vous à un client, une copie est également envoyée à chaque numéro de téléphone recevant les notifications liées au calendrier concerné. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer pour chaque template de rappel par SMS.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez recevoir des rappels par SMS concernant les rendez-vous individuels à venir de votre équipe ou de vous-même.

Pour activer les rappels de rendez-vous par SMS :

  1. Activez les notifications d’activité du calendrier en saisissant un numéro de téléphone dans les paramètres du calendrier.
  2. Ouvrez le panneau Rappels aux clients par SMS : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  3. Cliquez sur un template.
  4. Activez l’option Envoyer un rappel aux administrateurs.
  5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que vous ayez activé tous les rappels souhaités.

Vérifier votre numéro de téléphone

Si vous avez configuré des notifications internes par SMS et que vous n’avez pas encore vérifié votre numéro de téléphone, Acuity vous invitera à le faire. Pour découvrir comment vérifier votre numéro de téléphone, consultez l’article Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS.

Restrictions

Acuity envoie des notifications internes uniquement s’il envoie également la notification client correspondante. Acuity n’enverra pas de notifications aux clients s’il n’y a pas d’adresse e-mail client renseignée dans les détails du rendez-vous. Il n’enverra pas non plus de notifications aux clients si votre équipe ou vous choisissez d’apporter des modifications sans envoyer de notifications lors de la réservation, de la reprogrammation ou de l’annulation d’un rendez-vous.

Dépannage

Consultez les informations ci-dessous afin d’obtenir des conseils pour garantir la bonne réception de vos notifications.

La notification attendue n’a pas été reçue

Si vous attendiez une notification Acuity par e-mail mais que vous ne l’avez pas reçue, commencez par vérifier la liste des notifications qu’Acuity a envoyées concernant le rendez-vous en question :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le rendez-vous pour afficher ses détails.
  3. Cliquez sur Voir toutes les modifications et les notifications envoyées.

Si vous trouvez l’entrée L’administrateur a choisi de ne pas envoyer d’e-mails, cela signifie que votre équipe ou vous avez choisi de modifier le rendez-vous sans envoyer de notifications.

Si ‌Acuity a envoyé une notification par e-mail mais que vous ne l’avez jamais reçue, recherchez l’e-mail dans votre dossier de courrier indésirable. Si votre filtre anti-spam intercepte les e-mails Acuity, ajoutez no-reply@acuityscheduling.com à votre liste des expéditeurs approuvés.

Si votre filtre anti-spam n’intercepte pas les notifications Acuity manquantes, contactez votre fournisseur d’accès à Internet ou votre hébergeur. Demandez à ce dernier d’ajouter les adresses e-mail et les adresses IP d’Acuity à une liste d’expéditeurs fiables. Nos adresses IP sont les suivantes :

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

E-mail abandonné

Si vous trouvez l’entrée E-mail abandonné dans le journal des modifications du rendez-vous, il se peut que l’e-mail ait été envoyé à une adresse qui a été désinscrite des e-mails d’Acuity.

Vous pouvez choisir de vous désabonner des e-mails de rappel de rendez-vous et de suivi d’Acuity, ainsi que des e-mails récapitulatifs de l’agenda en cliquant sur Se désabonner au bas de ces e-mails. Toutefois, si vous ouvrez l’un de ces e-mails et cliquez à nouveau sur Se désabonner, Acuity vous invitera à vous réabonner.

Si vous vous désabonnez des suivis et des rappels de rendez-vous, vous recevrez toujours des notifications de transaction, telles que des confirmations de rendez-vous, des notifications de reprogrammation et des confirmations de paiement d’abonnement. 

Les notifications proviennent toutes d’un seul client

Si toutes vos notifications de rendez-vous Acuity semblent provenir d’un client en particulier, vous avez peut-être enregistré notre adresse e-mail dans vos contacts sous le nom de ce client.

Recherchez no-reply@acuityscheduling.com dans vos contacts et assurez-vous que l’adresse e-mail est uniquement associée à « Acuity Scheduling ».

Dupliquer les e-mails

Si vous êtes l’abonné(e) au compte Acuity et que vous recevez deux e-mails concernant chaque rendez-vous réservé, reprogrammé ou annulé, vérifiez si les notifications de rendez-vous des alertes relatives aux réservations et les notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers sont activées. Lorsque ces deux paramètres sont activés, Acuity vous envoie deux e-mails chaque fois qu’une personne réserve, annule ou reprogramme un rendez-vous. Choisissez l’un de ces paramètres et désactivez l’autre.

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