Personnaliser les modèles d’e-mails

Personnalisez les notifications par e-mail de vos clients à l'aide de modèles personnalisés.

Personnalisez les modèles d'e-mails pour envoyer des messages différents selon le type de rendez-vous, pour désactiver certaines notifications par e-mail pour certains types de rendez-vous ou pour que vos notifications par e-mail correspondent au reste de votre marque.

Lorsque vos clients reçoivent des notifications automatiques par e-mail, le contenu est basé sur votre modèle, et les informations spécifiques aux rendez-vous et aux clients sont automatiquement intégrées dans le message.

La plupart des notifications par e-mail commencent par un modèle par défaut prêt à être utilisé, et certaines notifications transactionnelles ne peuvent pas être personnalisées.

Les modèles personnalisés sont un excellent moyen de communiquer sur tous les sujets, qu'il s'agisse de l'itinéraire à suivre ou des politiques de remboursement.

Les clients qui ont souscrit à un forfait d'essai ou à l'ancien forfait gratuit ne peuvent pas personnaliser ces notifications.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Modifier les modèles d’e-mails

Les étapes à suivre pour ouvrir un modèle d’e-mail afin de le modifier varient légèrement selon le type d’e-mail :

Pour modifier les modèles de la plupart des types d’e-mails :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier.

Pour modifier les modèles d’e-mails de rappel ou de suivi :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur Rappels ou sur Suivis.

3. Cliquez sur l’onglet correspondant à l’e-mail de rappel ou de suivi que vous souhaitez modifier.

   

Contenu modifiable

Vous pouvez modifier les éléments suivants du modèle d'e-mail :

• Utilisez le champ Objet de l’e-mail pour modifier la ligne d’objet. Vous pouvez utiliser à la fois du texte et des tags.
• Cliquez sur le champ de texte pour modifier le corps du message. Tapez pour ajouter du texte ou utilisez la barre d'outils d'édition pour ajouter des images, des boutons et des balises. Vous pouvez également utiliser la barre d'outils pour modifier la police, la mise en forme et la couleur. Cliquez sur le symbole </> pour modifier le code HTML du corps du message.
• Modifiez les boutons existants en cliquant dessus, puis sur Modifier. Vous pouvez modifier le libellé du bouton et le lien vers lequel il mène. Pour supprimer un bouton existant, surlignez son texte, puis appuyez sur la touche Supprimer.
• Lorsque vous avez apporté toutes vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Prévisualiser votre modèle avec la vue sur appareil mobile

Pour les e-mails de confirmation de réservation, de reprogrammation et d’annulation, il est possible d’afficher l’aperçu de votre message en mode ordinateur ou mobile. Pour passer d’un mode à l’autre, cliquez sur les icônes d’ordinateur et de téléphone en haut à droite.

Ajouter des informations sur les rendez-vous à l'aide de balises

Vous pouvez ajouter des tags à un template d’e-mail pour récupérer des informations sur un rendez-vous, comme le nom d’un client, la date du rendez-vous ou la description du type de rendez-vous. Les templates d’e-mail utilisent également des tags qui récupèrent les réponses fournies par votre client dans le formulaire de renseignements. Vous pouvez saisir des tags manuellement ou cliquer dans le champ Insérer et choisir un tag dans la liste.

Joindre une copie des formulaires de vos clients

Vous pouvez joindre une copie des formulaires de renseignements de votre client à vos e-mails de confirmation afin de créer un enregistrement horodaté des réponses du client.

Remplacer les invitations de calendrier

Par défaut, les modèles d’e-mails de confirmation de réservation, de rappel et de reprogrammation incluent des boutons de calendrier que vos clients peuvent utiliser pour ajouter leurs rendez-vous à leur calendrier.

Si vous avez supprimé ces boutons, vous pouvez les ajouter à nouveau à l’aide du menu déroulant Ajouter un bouton. Vous pouvez également utiliser des tags pour ajouter des invitations de calendrier qui prennent la forme de liens plutôt que de boutons.

Il n’est pas possible de personnaliser le contenu de ces invitations. Si un rendez-vous est reprogrammé, votre client devra ajouter les informations mises à jour sur l’événement à son calendrier à l’aide de l’invitation figurant dans son e-mail de reprogrammation.

Limites relatives au contenu

• Les images ajoutées aux templates d’e-mail doivent être au format .jpg, .gif, ou .png. La taille maximale du fichier est de 1,5 Mo.
• Les templates d’e-mail ne prennent pas en charge les pièces jointes, ceci afin d’éviter que vos e-mails ne soient considérés comme du spam. Vous pouvez cependant ajouter le contenu sur une page de votre site et ajouter un lien vers ce contenu.
• Les templates d’e-mail ne prennent pas en charge le code CSS.
• Les templates d’e-mail ne peuvent pas être renommés. Les clients ne voient pas leurs noms, car ceux-ci sont réservés à un usage interne.

Revenir au modèle par défaut

Les étapes à suivre pour ouvrir un modèle d’e-mail afin de le modifier varient légèrement selon le type d’e-mail.

E-mails de confirmation

Pour revenir au modèle d’e-mail par défaut pour la confirmation de réservation, de reprogrammation et d’annulation :

1. Ouvrez le modèle pour le modifier.
2. Cliquez sur ... en haut à droite.
3. Cliquez sur Rétablir le modèle par défaut, puis sur Réinitialiser pour confirmer l’opération. Le modèle personnalisé est supprimé définitivement.

La plupart des autres types d’e-mails

Pour revenir au modèle d’e-mail par défaut pour tous les autres types d’e-mails, à l’exception des e-mails de suivi :

1. Ouvrez le modèle pour le modifier.
2. En bas à droite, cliquez sur Utiliser le template par défaut, puis sur OK pour confirmer l’opération. Le modèle personnalisé est supprimé définitivement.
3. Cliquez sur Enregistrer pour quitter.

Remarque : si vous cliquez sur Fermer pour quitter, un message vous avertit que des modifications n’ont pas été enregistrées. Même si vous cliquez sur Ignorer pour annuler vos modifications, votre modèle reviendra au modèle par défaut. Après avoir cliqué sur OK pour confirmer l’opération, il n’est pas possible d’annuler le changement.

E-mails de suivi

Le corps du modèle par défaut pour les e-mails de suivi est complètement vide. Vous pouvez utiliser le bouton Utiliser le template par défaut pour tout effacer, mais vous devez ajouter du contenu dans le corps de l’e-mail pour pouvoir enregistrer le modèle. Si vous annulez le changement et que vous quittez sans ajouter de nouveau contenu, votre ancien modèle d’e-mail de suivi sera restauré.

Personnaliser les templates par type de rendez-vous

En disposant de plusieurs modèles pour le même type de rendez-vous, vous pouvez choisir le message que les clients reçoivent en fonction du type de rendez-vous qu’ils ont réservé.

Il n'est pas possible d'avoir plus d'un modèle pour les éléments suivants : 

• Reçu du pack ou du chèque-cadeau
• Reçu de rendez-vous
• Reçu d’abonnement
• Résiliation d’un abonnement
• Confirmation de la liste d’attente

Créer un modèle

Les étapes à suivre pour créer un modèle varient en fonction du type d’e-mail.

E-mails de confirmation

Pour créer un autre modèle pour les e-mails de confirmation de réservation, de reprogrammation et d’annulation :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur Créer en haut à droite.
3. Cliquez sur Confirmation de réservation, Confirmation d’annulation ou Confirmation de reprogrammation.
4. Dans la section Envoyé pour, sélectionnez les types de rendez-vous à attribuer à votre nouveau modèle.
5. Modifiez votre modèle pour y ajouter le contenu que vous souhaitez.
6. Cliquez sur Créer. Si vous attribuez à votre nouveau modèle des types de rendez-vous provenant d’un autre modèle, cliquez sur Oui, l’activer pour confirmer l’opération.

Rappels et suivis

Pour créer un autre modèle pour les e-mails de rappel ou de suivi :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur Créer en haut à droite.
3. Cliquez sur Rappel ou sur Suivi.
4. Si vous envoyez plusieurs e-mails de rappel ou de suivi pour chaque rendez-vous, cliquez sur l’onglet correspondant au rappel ou au suivi de votre choix.
5. Cliquez sur Ajouter un nouveau template.
6. Sélectionnez les types de rendez-vous à attribuer à votre nouveau modèle, puis cliquez sur Sélectionner.
7. Modifiez votre modèle pour y ajouter le contenu que vous souhaitez.
8. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.

Dupliquer un modèle

Si vous avez déjà créé un modèle personnalisé pour certains modèles d’e-mails, vous pouvez l’utiliser comme point de départ pour votre modèle personnalisé suivant, plutôt que de partir de zéro.

Pour dupliquer un modèle pour les e-mails de confirmation de réservation, de reprogrammation ou d’annulation :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur ... pour le modèle que vous souhaitez dupliquer, puis cliquez sur Dupliquer.
3. Modifiez le contenu comme vous le souhaitez, puis utilisez le champ Envoyer pour afin de choisir les types de rendez-vous qui seront attribués à votre nouveau modèle.
4. Cliquez sur Créer. Si vous avez choisi un ou plusieurs types de rendez-vous qui sont déjà attribués à un modèle, cliquez sur Oui, l’activer pour confirmer que vous souhaitez les réaffecter au nouveau modèle.

Il n’est pas possible de dupliquer un modèle pour les e-mails de rappel ou de suivi.

Attribuer un type de rendez-vous à un autre modèle

Vous pouvez changer le modèle qui est associé à un type de rendez-vous. Les étapes à suivre varient en fonction du type d’e-mail.

E-mails de confirmation

Pour attribuer un type de rendez-vous à un autre modèle pour les e-mails de confirmation de réservation, de reprogrammation ou d’annulation :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser pour le type de rendez-vous.
3. Dans la section Envoyé pour, cochez la case correspondant au type de rendez-vous.
4. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite, puis sur Oui, l’activer pour confirmer l’opération.

Rappels et suivis

Pour attribuer un type de rendez-vous à un autre modèle pour les e-mails de rappel ou de suivi :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur Rappels ou sur Suivis.
3. Si vous envoyez plusieurs rappels ou suivis, cliquez sur l’onglet correspondant au rappel ou au suivi de votre choix.
4. Sur le côté gauche de la page, chaque modèle se trouve dans une case. Trouvez le nom du type de rendez-vous que vous souhaitez réattribuer, puis cliquez dessus à l’aide de la souris et faites-le glisser vers la zone correspondant au modèle auquel vous souhaitez le réattribuer.

Supprimer un modèle

Les étapes à suivre pour supprimer un modèle varient en fonction du type d’e-mail.

E-mails de confirmation

Pour supprimer un modèle pour un e-mail de confirmation de réservation, de reprogrammation ou d’annulation :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur ... pour le modèle que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer, puis de nouveau sur Supprimer pour confirmer l’opération. Le modèle est supprimé définitivement.

Rappels et suivis

Pour supprimer un modèle pour un e-mail de rappel ou de suivi :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur Rappel ou sur Suivi.
3. Si vous envoyez plusieurs rappels ou suivis, cliquez sur l’onglet correspondant à celui de votre choix.
4. Sur le côté gauche de la page, trouvez la case correspondant au modèle que vous souhaitez supprimer.
5. Supprimez tous les types de rendez-vous attribués au modèle. Vous pouvez cliquer dessus et les faire glisser vers un autre modèle ou vers la zone Types inactifs si vous ne voulez pas que cet e-mail soit envoyé pour un type de rendez-vous en particulier.
6. Cliquez sur Supprimer ce template. Le modèle est supprimé définitivement.
7. Quittez en cliquant sur Enregistrer ou sur Fermer.

Arrêter d'envoyer des notifications par e-mail

Vous pouvez arrêter d’envoyer des notifications par e-mail pour certains types de rendez-vous ou pour tous. Les étapes à suivre varient en fonction du type d’e-mail.

Remarque : la désactivation d'une notification par e-mail pour les clients désactivera la même notification pour vous et votre personnel.

E-mails de confirmation

Pour ne plus envoyer d’e-mail automatisé pour la confirmation de réservation, de reprogrammation ou d’annulation pour un type de rendez-vous en particulier :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Cliquez sur le modèle auquel le type de rendez-vous est actuellement attribué.
3. Dans la zone Envoyé pour, désélectionnez le type de rendez-vous.
4. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.

Rappels et suivis

Pour ne plus envoyer d’e-mail automatisé de suivi ou de rappel pour un type de rendez-vous en particulier :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mail client.
2. Si vous envoyez plusieurs rappels ou suivis, cliquez sur l’onglet correspondant à celui de votre choix.
3. Sur le côté gauche de la page, trouvez le nom du type de rendez-vous.
4. Cliquez dessus à l’aide de la souris et faites-le glisser dans la zone Types inactifs.
5. Quittez en cliquant sur Enregistrer ou sur Fermer.