Envoyer des notifications et des plannings de rendez-vous en interne

Envoyez des notifications automatiques par e-mail et SMS à votre équipe et à vous-même. Vos notifications peuvent vous tenir au courant, vous montrer la semaine à venir en un coup d’œil et vous rappeler les prochains rendez-vous.

Remarque : les SMS ont certaines limites de délivrabilité.

Notifications concernant l’activité des réservations

Vous pouvez configurer chacun de vos calendriers pour envoyer une notification lorsque des rendez-vous sont réservés, annulés ou reprogrammés. Vous pouvez envoyer ces notifications spécifiques aux calendriers à n’importe quelle adresse e-mail ou numéro de téléphone.

Si vous êtes propriétaire du compte, vous pouvez utiliser le panneau Alertes relatives aux réservations ou Alertes administratives afin de configurer des notifications pour les rendez-vous sur tous les calendriers et pour tous les packs, chèques-cadeaux et abonnements vendus.

Le panneau qui héberge ces alertes peut être intitulé Alertes relatives aux réservations ou Alertes administratives. Les paramètres sont identiques dans tous les cas.

Remarque : si vous configurez des notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers pour une personne qui reçoit également les notifications de rendez-vous du panneau Alertes relatives aux réservations ou Alertes administratives, cette personne recevra deux e-mails chaque fois qu’une personne réserve, reprogramme ou annule un rendez-vous.

Notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers

Vous pouvez envoyer des notifications par e-mail ou SMS concernant un calendrier spécifique afin de tenir votre équipe informée des prochains rendez-vous. Chaque fois que des clients planifient, reprogramment ou annulent un rendez-vous sur un calendrier spécifique, Acuity envoie des notifications. Ces notifications sont désactivées par défaut.

Pour les notifications par e-mail, Acuity envoie des copies des e-mails envoyés à vos clients, à l’exception des e-mails de suivi. Les e-mails de confirmation de réservation comprennent également des informations provenant des formulaires de renseignements remplis par le client lors de la réservation. Les questions auxquelles ils ont répondu, ainsi que leurs réponses, sont incluses. La description du formulaire n’est pas incluse.

Pour les notifications par SMS, Acuity envoie les lignes d’objet de ces e-mails sous forme de SMS. Pour en savoir plus sur les rappels par SMS, consultez la section ci-dessous. 

Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Standard, Growing, Premium et Powerhouse.

Quand activer les notifications de rendez-vous spécifiques au calendrier

Nous recommandons ces notifications si :

• Vous souhaitez tenir votre équipe informée des prochains rendez-vous.
• Vous souhaitez configurer des notifications pour les membres de votre équipe disposant d’un accès en affichage seul.
• Vous êtes propriétaire d’une entreprise et souhaitez recevoir des notifications par SMS plutôt que par e-mail.
• Vous êtes propriétaire d’une entreprise et souhaitez uniquement recevoir des notifications de rendez-vous pour certains calendriers.
• Vous devez conserver une trace des questions posées et des réponses données, avec la date et l’heure.

Activer les notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers

Pour activer les notifications par SMS et par e-mail spécifiques au calendrier :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Au-dessus d’un calendrier, cliquez sur Paramètres du calendrier.
3. Dans le champ Envoyer les notifications de réservation à, saisissez des adresses e-mail, des numéros de téléphone ou les deux. Séparez les différentes entrées par une virgule. Pour les numéros de téléphone en dehors des États-Unis et du Canada, veillez à utiliser le format international.
4. Le champ Envoyer les réponses à est obligatoire, n’oubliez pas de saisir une adresse e-mail.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Facultatif : répétez les étapes 2 à 4 jusqu’à ce que vous ayez configuré toutes les notifications souhaitées.
7. Pour envoyer des SMS de confirmation à l’administrateur, définissez l’e-mail de confirmation pour le type de rendez-vous sur actif. S’il est inactif, l’administrateur ne recevra pas les SMS.

Notifications de rendez-vous dans le panneau Alertes relatives aux réservations ou Alertes administratives

Ces notifications vous tiennent au courant des rendez-vous et des codes de réservation pour l’ensemble d’un compte Acuity. Elles ne sont disponibles que pour le propriétaire du compte.

Acuity envoie un e-mail chaque fois qu’une personne planifie, reprogramme ou annule un rendez-vous, et chaque fois qu’une personne achète un code de réservation.

Ces alertes constituent un excellent moyen de suivre votre activité, mais elles n’incluent pas de rappels concernant les rendez-vous à venir. Les notifications de rendez-vous sont activées par défaut.

Nous recommandons les notifications de rendez-vous si :

• Vous êtes prestataire indépendant.
• Vous êtes propriétaire d’une entreprise et avez besoin d’une vue d’ensemble de l’activité Acuity.
• Vous souhaitez être averti chaque fois qu’une personne achète un code de réservation.

Pour activer ou désactiver les e-mails :

1. Dans Acuity, cliquez sur Alertes relatives aux réservations ou sur E-mails et SMS, puis cliquez sur Alertes administratives.
2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des notifications de rendez-vous.

Rappels et récapitulatifs de rendez-vous

E-mails récapitulatifs

Passez en revue votre programme du lendemain ou de la semaine à venir grâce aux e-mails récapitulatifs. Les e-mails hebdomadaires sont activés par défaut, mais vous pouvez opter pour les e-mails quotidiens ou vous désinscrire.

Toute personne disposant d’un accès en affichage ou en modification, ou d’un accès supérieur, peut recevoir ces e-mails.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez retrouver les informations sur vos prochains rendez-vous en un seul endroit.

Si vous n’avez pas de rendez-vous le lendemain, vous ne recevrez pas l’e-mail récapitulatif quotidien. De même, si vous n’avez pas de rendez-vous prévu la semaine suivante, vous ne recevrez pas l’e-mail récapitulatif hebdomadaire. 

Pour activer ou désactiver les e-mails récapitulatifs des rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Alertes relatives aux réservations ou sur E-mails et SMS, puis cliquez sur Alertes administratives.
2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des e-mails récapitulatifs.
3. Si les e-mails sont activés, utilisez les boutons radio pour sélectionner les e-mails hebdomadaires ou quotidiens.
4. Si vous choisissez les e-mails quotidiens, utilisez le menu déroulant pour choisir l’heure à laquelle Acuity envoie les e-mails. Vous pouvez choisir d’envoyer des e-mails récapitulatifs quotidiens entre 16 h et 23 h. 

Rappels par e-mail spécifiques aux calendriers

Envoyez des rappels par e-mail concernant les prochains rendez-vous à votre équipe et à vous-même.

Lorsqu’Acuity envoie un rappel de rendez-vous à un client, une copie peut également être envoyée à chaque adresse e-mail recevant les notifications liées au calendrier concerné. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer pour chaque e-mail de rappel envoyé à vos clients.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez recevoir des rappels par e-mail concernant les rendez-vous individuels à venir.

Pour activer les rappels de rendez-vous par e-mail :

1. Activez les notifications d’activité du calendrier en saisissant une adresse e-mail dans les paramètres du calendrier.
2. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
3. Cliquez sur Rappels.
4. En haut de la page, sélectionnez un template d’e-mail de rappel. 
5. Dans le champ Envoyer à, sélectionnez Envoyer ce rappel aux clients et aux administrateurs.
6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
7. (Facultatif) Répétez les étapes 4 à 6 jusqu’à ce que vous ayez activé tous les rappels souhaités.

Rappels par SMS spécifiques aux calendriers

Envoyez des rappels de rendez-vous par e-mail à votre équipe ou à vous-même.

Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Standard, Growing, Premium et Powerhouse.

Lorsqu’Acuity envoie un rappel de rendez-vous à un client, une copie est également envoyée à chaque numéro de téléphone recevant les notifications liées au calendrier concerné. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer pour chaque template de rappel par SMS.

Nous recommandons ces notifications si vous souhaitez recevoir des rappels par SMS concernant les rendez-vous individuels à venir de votre équipe ou de vous-même.

Pour activer les rappels de rendez-vous par SMS :

1. Activez les notifications d’activité du calendrier en saisissant un numéro de téléphone dans les paramètres du calendrier.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Messages texte du client.
3. Cliquez sur un template.
4. Activez l’option Envoyer un rappel aux administrateurs.
5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que vous ayez activé tous les rappels souhaités.

Vérifier votre numéro de téléphone

Si vous avez configuré des notifications internes par SMS et que vous n’avez pas encore vérifié votre numéro de téléphone, Acuity vous invitera à le faire. Pour découvrir comment vérifier votre numéro de téléphone, consultez l’article Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS.

Restrictions

Acuity envoie des notifications internes uniquement s’il envoie également la notification client correspondante. Acuity n’enverra pas de notifications aux clients s’il n’y a pas d’adresse e-mail client renseignée dans les détails du rendez-vous. Il n’enverra pas non plus de notifications aux clients si votre équipe ou vous choisissez d’apporter des modifications sans envoyer de notifications lors de la réservation, de la reprogrammation ou de l’annulation d’un rendez-vous.

Réponses

Les e-mails de notification internes sont envoyés à partir de l’adresse no-reply@acuityscheduling.com. Si vous répondez à un e-mail de confirmation de réservation ou de rappel, votre réponse sera envoyée au client. Les réponses aux autres e-mails seront rejetées sans être livrées.

Dépannage

Consultez les informations ci-dessous afin d’obtenir des conseils pour garantir la bonne réception de vos notifications.

La notification attendue n’a pas été reçue

Si vous attendiez une notification Acuity par e-mail mais que vous ne l’avez pas reçue, commencez par vérifier la liste des notifications qu’Acuity a envoyées concernant le rendez-vous en question :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous pour afficher ses détails.
3. Cliquez sur Voir toutes les modifications et les notifications envoyées.

Si vous trouvez l’entrée L’administrateur a choisi de ne pas envoyer d’e-mails, cela signifie que votre équipe ou vous avez choisi de modifier le rendez-vous sans envoyer de notifications.

Si ‌Acuity a envoyé une notification par e-mail mais que vous ne l’avez jamais reçue, recherchez l’e-mail dans votre dossier de courrier indésirable. Si votre filtre anti-spam intercepte les e-mails Acuity, ajoutez no-reply@acuityscheduling.com à votre liste des expéditeurs approuvés.

Si votre filtre anti-spam n’intercepte pas les notifications Acuity manquantes, contactez votre fournisseur d’accès à Internet ou votre hébergeur. Demandez à ce dernier d’ajouter les adresses e-mail et les adresses IP d’Acuity à une liste d’expéditeurs fiables. Nos adresses IP sont les suivantes :

• 149.72.52.197
• 149.72.90.69
• 149.72.227.216
• 149.72.242.200
• 168.245.51.104
• 198.37.159.6

E-mail abandonné

Si vous trouvez l’entrée E-mail abandonné dans le journal des modifications du rendez-vous, il se peut que l’e-mail ait été envoyé à une adresse qui a été désinscrite des e-mails d’Acuity.

Vous pouvez choisir de vous désabonner des rappels de rendez-vous d’Acuity et des e-mails récapitulatifs de l’agenda en cliquant sur Se désabonner en bas de ces e-mails. Si vous ouvrez l’un de ces e-mails et que vous cliquez à nouveau sur Se désabonner, Acuity vous invitera à vous réabonner.

Si vous vous désabonnez des rappels de rendez-vous, vous continuerez à recevoir les notifications de transaction, telles que les confirmations de réservation de rendez-vous, les confirmations de reprogrammation et les reçus de paiement. 

Les notifications proviennent toutes d’un seul client

Si toutes vos notifications de rendez-vous Acuity semblent provenir d’un client en particulier, vous avez peut-être enregistré notre adresse e-mail dans vos contacts sous le nom de ce client.

Recherchez no-reply@acuityscheduling.com dans vos contacts et assurez-vous que l’adresse e-mail est uniquement associée à « Acuity Scheduling ».

Dupliquer les e-mails

Si vous êtes propriétaire du compte et que vous recevez deux e-mails concernant chaque rendez-vous réservé, reprogrammé ou annulé, vérifiez si les notifications de rendez-vous du panneau Alertes relatives aux réservations ou Alertes administratives et les notifications de rendez-vous spécifiques aux calendriers sont toutes deux activées. Lorsque ces deux paramètres sont activés, Acuity vous envoie deux e-mails chaque fois qu’une personne réserve, annule ou reprogramme un rendez-vous. Choisissez l’un de ces paramètres et désactivez l’autre.