Formularios de admisión de clientes y acuerdos en Acuity Scheduling

Recopila más detalles sobre tu cliente durante el proceso de reserva de citas.

Cuando un cliente reserva una cita, introducirá su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Agrega formularios personalizados para solicitar más información o exigir a los clientes que acepten tus términos o condiciones.

Utiliza formularios personalizados para recopilar información sobre temas, como quién te recomendó con los clientes, qué síntomas tienen o cuál es su dirección.

También puedes utilizar formularios internos para organizar tus notas sin hacerlas visibles para tus clientes.

Esta guía explica cómo crear y editar los formularios de admisión de clientes, cómo usarlos internamente y cómo configurar los acuerdos del cliente. Para hacer que los clientes completen un formulario en un bloque de formulario o mediante otro sistema, vincúlalo desde la página de confirmación o desde el mensaje inicial de confirmación por correo electrónico, en lugar de usar un formulario de Acuity.

Consejo: para exigir a los clientes que introduzcan un número de teléfono cuando reservan, activa la configuración Número de teléfono obligatorio en el panel Opciones de página de Scheduling.

Crear un nuevo formulario personalizado

Puedes personalizar los formularios que deben completar los clientes según el tipo de cita que estén reservando. Las preguntas del formulario tienen un límite de 250 caracteres, pero no hay límite de cantidad de preguntas que puedes agregar por formulario.

Para crear un nuevo formulario personalizado:

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Haz clic en Nuevo formulario personalizado.
  3. Ingresa un nombre y una descripción para el formulario. Estos aparecen entre las preguntas del formulario predeterminado y personalizado en la página de reserva de citas de los clientes. Si quieres un flujo más natural entre las preguntas, deja los campos de nombre y descripción en blanco.
  4. En el menú Agregar preguntas de la izquierda, haz clic en el tipo de pregunta que deseas añadir en el formulario. Más información sobre cada tipo de pregunta.
  5. Añade el texto en el campo Pregunta y en el campo Selecciones, si corresponde.
  6. Para que una pregunta sea obligatoria, haz clic en Obligatoria.
  7. Repite los pasos 5 y 6 hasta que hayas agregado todas tus preguntas.
  8. Arrastra y suelta las preguntas para ordenarlas como quieras.
  9. En la sección Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas, selecciona qué tipo de citas deben incluirse en este formulario.
  10. Haz clic en Guardar formulario.
Consejo: Los clientes no pueden completar los formularios de admisión al comprar un paquete, vale regalo o suscripción. Sin embargo, puedes activar una configuración en el panel de Paquetes, regalos y suscripciones que requiera que los clientes acepten tus términos antes de comprar. 

Editar los formularios y las preguntas

Puedes editar la configuración de un formulario o modificar las preguntas. 

Para editar un formulario:

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Presiona Editar en la línea del formulario que deseas editar.
  3. Introduce los cambios.
  4. Haz clic en Guardar formulario

Para editar una pregunta: 

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Presiona Editar en la línea del formulario que deseas editar.
  3. Posiciona el cursor sobre la pregunta que desees editar.
  4. Haz clic en el icono del lápiz.
  5. Introduce los cambios.
  6. Haz clic en Guardar.

Cómo los clientes completan los formularios

Los clientes rellenan formularios al reservar su cita. Las preguntas aparecen debajo de los campos de nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Los clientes pueden editar sus respuestas haciendo clic en Cambiar o Cancelar cita en el correo electrónico de confirmación inicial.

Si reservas la cita para el cliente, puedes llenar el formulario durante el proceso de reserva en la sección Formularios, códigos y notas.

Ten en cuenta lo siguiente:

  • No es posible enviar formularios por correo electrónico.
  • Los clientes no pueden llenar un formulario sin programar una cita.

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Formularios de uso interno

Si recopilas información de los clientes por teléfono o en persona, puedes crear formularios solo de uso interno seleccionando Este formulario es exclusivamente para uso interno. No mostrarlo a los clientes cuando lo crees o lo edites.

Los formularios marcados como únicamente para uso interno no son visibles para los clientes.En su lugar, tú y tu personal pueden completar el formulario al reservar una cita para un cliente o al editar los detalles de la cita.

Nota: Si creas un formulario para uso interno, no puedes hacer ninguna de las preguntas del formulario requeridas.  

Eliminar preguntas y formularios

Las preguntas y los formularios de admisión eliminados no se muestran para las nuevas citas, pero permanecen en las citas reservadas previamente para que no pierdas ninguna información del cliente. No se incluyen en las exportaciones de citas ni en los informes generados por Acuity.

Para borrar una de las preguntas del formulario: 

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Pulsa Editar en la línea del formulario que desees modificar.
  3. Posiciona el cursor sobre la pregunta que deseas borrar.
  4. Haz clic en el ícono de papelera de reciclaje.
  5. Presiona Aceptar.

Para borrar un formulario:

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Presiona Editar en la línea del formulario que deseas borrar.
  3. En la parte inferior de la página, presiona Borrar y, luego, Aceptar.

Formularios

Usa el cuadro que sigue para repasar los tipos de campos que puedes agregar en un formulario de admisión.

Nombre del campo  Descripción 
Casilla de texto Recopilar información básica de los clientes. Elige entre pequeña (una línea), mediana (alrededor de un párrafo) o grande (varios párrafos), según cuánta información quieres que proporcionen.
Lista desplegable Crea un menú desplegable con varias opciones. Los clientes eligen una de las opciones. 
Casilla Crea una casilla de control para que los clientes la marquen o la dejen en blanco.
Lista de casillas de verificación Crea una lista de varias opciones.
Los clientes pueden seleccionar múltiples casillas.
Opción Sí/No

Los clientes hacen clic en o no.

Carga de archivos  Agrega una opción para que los clientes carguen una imagen, documento u otro archivo de hasta 5 MB. Para que los clientes carguen varios archivos, agrega varias preguntas al respecto.
Dirección Añadir un campo para la dirección. Puedes elegir usar esta dirección como el lugar de la cita, que es útil para las citas en tu lugar de trabajo o para los servicios similares.

Acuerdos del cliente

Puedes usar un formulario para solicitar que los clientes acepten ciertas condiciones específicas antes de reservar la cita. Te recomendamos redactar otro formulario para las condiciones o los acuerdos. 

Antes de añadir un acuerdo o las condiciones, ten presente lo siguiente:

  • Si tienes preguntas sobre el contenido o sobre las consecuencias legales de tus términos o acuerdos, consulta con un abogado.
  • Para recopilar firmas con formularios, usa un programa especial designado para la firma electrónica de acuerdos. 

Para agregar un nuevo formulario de acuerdo de cliente:

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión
  2. Haz clic en Nuevo acuerdo de condiciones de uso
  3. Personaliza el formulario editando la descripción o agregando nuevas preguntas. Pegar una URL o incluir http:// en una pregunta o en el campo de descripción del formulario creará un enlace en el que se puede hacer clic. También puedes usar HTML para crear un enlace más prolijo en la descripción del formulario.
  4. Para requerir que los clientes acepten los términos antes de enviarlo, mantén el campo de la casilla de verificación y asegúrate de que sea un campo obligatorio. Si haces que la pregunta sea obligatoria, los clientes no pueden continuar si no lo aceptan. 
  5. En el campo Mostrar este formulario al programar de abajo a la izquierda, marca las casillas junto a los tipos de citas que se deben incluir en el formulario de acuerdo del cliente.
  6. Haz clic en Guardar formulario.

Revisar y editar las respuestas del formulario para clientes

Verás las respuestas de los clientes en los detalles de la cita y en tus mensajes de confirmación por correo electrónico, a menos que cambies tu configuración.

Para revisar las respuestas de los clientes, abre su registro:

  1. En Acuity, haz clic en Clientes.
  2. Haz clic en Lista de clientes
  3. Haz clic en el nombre de un cliente para abrir su registro. Las preguntas del formulario aparecerán cerca del final de los detalles de la cita.

Editar o completar el formulario de un cliente

Puedes editar las respuestas del formulario de un cliente o completar el formulario en nombre del cliente si reservó una cita sin responder las preguntas. Para editar las respuestas del formulario:

  1. En Acuity, haz clic en Calendario.
  2. Haz clic en la cita que tiene el formulario que quieres editar.
  3. Haz clic en Editar.
  4. Desplázate hasta el final e introduce los cambios.
  5. Haz clic en Guardar.

Los clientes también pueden editar las respuestas del formulario haciendo clic en Cambiar/Cancelar la cita, en el mensaje inicial de confirmación.

Eliminar un archivo cargado

Para eliminar un archivo que un cliente subió a través de un formulario de admisión:

  1. En Acuity, haz clic en Calendario.
  2. Haz clic en la cita que tiene el archivo que quieres eliminar.
  3. Haz clic en Editar.
  4. Desplázate hacia abajo hasta el archivo, y haz clic en Eliminar archivo y luego en Aceptar.

Imprimir el formulario de un cliente

Para imprimir las respuestas del formulario, imprime los detalles de la cita:

  1. En Acuity, haz clic en Calendario.
  2. Haz clic en la cita con el formulario que quieres imprimir.
  3. Haz clicthe-gear-icon en la esquina superior derecha.
  4. Haz clic en Imprimir.
  5. Los detalles de la cita se abrirán en una pestaña nueva con el formato apto para imprimir.

Notas SOAP

Si eres profesional de atención de la salud, puedes añadir notas SOAP (siglas en inglés de "subjetivas, objetivas, evaluación y plan"), que se marcan de forma automática como exclusivamente de uso interno.

Para añadir un nuevo formulario de notas SOAP:

  1. En Acuity, haz clic en Preguntas del formulario de admisión.
  2. Haz clic en Nuevo formulario de notas SOAP
  3. Personaliza el formulario editando los nombres de campos predeterminados, borrando campos o añadiendo nuevas preguntas. 
  4. En el campo Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas de la esquina inferior izquierda, selecciona qué tipos de cita tendrán el formulario con notas SOAP.
  5. Haz clic en Guardar formulario.
Consejo: Si el formulario de notas SOAP incluido no se adapta a tus necesidades, puedes crear tu propio formulario de notas SOAP usando un formulario personalizado marcado como exclusivamente para uso interno o editar el formulario de notas SOAP preconfigurado para que se adapte mejor a tus necesidades.

Formularios únicamente para los clientes nuevos

Se muestran los formularios cada vez que un cliente hace una cita del tipo asociado. Para mostrar el formulario solo a los clientes nuevos, crea un tipo de cita específico para los clientes nuevos y, luego, adjunta tu formulario.

Cómo los clientes editan sus respuestas

Los clientes rellenan los formularios de admisión antes de reservar pero, según tu configuración, pueden actualizar sus respuestas después de la reserva.

Para hacerlo, deben hacer clic en Editar formularios en la página de confirmación a la que llegaron cuando reservaron su cita. También puedes editar las plantillas de correo electrónico de confirmación y recordatorio para incluir el botón Editar formularios.

Para decidir si los clientes pueden editar los formularios después de la reserva y qué tan cerca de una cita pueden hacer cambios, actualiza los límites de programación.

Formato especial

Hay dos tipos de texto que deben introducirse de formas específicas: listas de direcciones y enlaces en los que se puede hacer clic.

Crear una lista de direcciones

Para rellenar un menú desplegable o una lista de casillas de verificación con direcciones de correo o cualquier otro dato que incluya comas dentro de cada elemento de lista, introduce las direcciones en el campo Opciones, pero utiliza una barra diagonal y una coma seguidas de un espacio (\,) cada vez que la dirección contenga una coma. Separa las direcciones introduciendo una coma seguida de un espacio.

Si ingresas esto:

8 Clarkson St.\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Tus clientes verán esto:

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Agregar un enlace en el que se puede hacer clic

Para agregar un enlace en el que se pueda hacer clic a un formulario, introduce http:// antes del resto de la URL y se convertirá automáticamente en un enlace. No es posible agregar un enlace a un formulario solo para uso interno. 

Seguimiento de referencias

Para realizar un seguimiento de las referencias, agrega un formulario de admisión personalizado para preguntar a los clientes cómo te encontraron. Consulta las respuestas de los clientes en los detalles de tu cita o ejecuta un informe para ver todas tus referencias en un solo lugar. Considera recompensar a los clientes que recomienden nuevos negocios con un código de cupón para obtener un descuento en su próxima cita.

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