Crea formularios de admisión personalizados y gestiona las respuestas de los clientes

Crea formularios personalizados para recopilar más detalles sobre tu cliente durante el proceso de reserva de citas.

Puedes crear formularios de admisión personalizados para recopilar más información de los clientes cuando reserven citas contigo. De forma predeterminada, los clientes proporcionan su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Usa formularios personalizados para solicitar más detalles, como fuentes de recomendación, objetivos del cliente o preferencias de citas.

También disponible: Agregar términos y condiciones o formularios internos y notas SOAP.

Crear un nuevo formulario personalizado

Para crear un nuevo formulario personalizado:

1. Abre la página de preguntas del formulario de admisión.
2. Haz clic en Nuevo formulario personalizado.
3. Ingresa un nombre y una descripción. Estos aparecen inmediatamente antes de las preguntas del formulario personalizado en la página de reserva de citas del cliente. Si quieres un flujo más natural entre las preguntas del formulario predeterminado y personalizado, deja los campos de nombre y descripción en blanco.
4. En el menú Agregar preguntas de la izquierda, haz clic en el tipo de pregunta que deseas añadir en el formulario. No hay límite para la cantidad de preguntas que puedes agregar por formulario.
5. Agrega texto al campo Pregunta. Puedes usar hasta 255 caracteres, incluidos espacios.
6. Agrega texto al campo Opciones, si corresponde.
7. Para que una pregunta sea obligatoria, haz clic en Obligatoria.
8. Repite los pasos 4 a 7 hasta que hayas agregado todas tus preguntas.
9. Arrastra y suelta las preguntas para ordenarlas como quieras.
10. En la sección Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas, selecciona qué tipo de citas deben incluirse en este formulario.
11. Haz clic en Guardar formulario.

Edita las preguntas del formulario

Para editar las preguntas de un formulario de admisión:

1. Abre la página de preguntas del formulario de admisión.
2. Presiona Editar en el formulario que deseas editar.
3. Haz clic en la pregunta que quieres editar o en un tipo de pregunta para agregar una nueva pregunta.
4. Haz clic en el ícono de lápiz.
5. Introduce los cambios.
6. Haz clic en Guardar.

Borra formularios y preguntas

Si eliminas un formulario de admisión o una pregunta, no aparecerá para futuras reservas. Cualquier respuesta recopilada de citas anteriores se guarda en los detalles de la cita, por lo que no perderás ninguna información del cliente. Las respuestas a las preguntas eliminadas no se incluyen en las exportaciones de citas ni en los informes.

Para borrar una de las preguntas del formulario:

1. Abre la página de preguntas del formulario de admisión.
2. Haz clic en Editar en el formulario que tiene la pregunta que deseas eliminar.
3. Haz clic en la pregunta y luego en el ícono de la papelera.
4. Presiona Aceptar.

Para borrar un formulario:

1. Abre la página de preguntas del formulario de admisión.
2. Haz clic en Editar en el formulario que quieres eliminar.
3. En la parte inferior de la página, presiona Borrar y, luego, Aceptar.

Muestra formularios de admisión para tipos específicos de citas

Si quieres solicitar información específica para diferentes servicios, crea un formulario único para cada tipo de cita. Para cambiar qué tipo de cita se vincula a un formulario específico:

1. Abre la página de preguntas del formulario de admisión.
2. En el formulario, haz clic en Editar.
3. En la sección Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas, selecciona qué tipo de citas deben incluirse en este formulario.
4. Haz clic en Guardar formulario.

¿Qué tipo de preguntas puedo agregar a un formulario de admisión?

Para personalizar tu formulario de admisión, elige entre estos tipos de campos al crear tu formulario:

• Casilla de texto: Recopila información básica de los clientes. Elige entre pequeña (una línea), mediana (casi un párrafo) o grande (varios párrafos) para guiar la longitud de la respuesta del cliente. Siempre puede introducir más texto si es necesario.
• Lista desplegable: Crea un menú desplegable para que los clientes puedan seleccionar entre una lista de opciones. Para incluir varias opciones en el menú desplegable, separa cada valor con una coma.
• Casilla de control: Crea una casilla de control para que los clientes la marquen o la dejen en blanco.
• Lista de casillas de verificación: Crea una lista de opciones para que los clientes las marquen. Para incluir varias opciones, separa cada valor con una coma.
• Opción Sí/No: Limita la respuesta del cliente a sí o no.
• Carga de archivos: Agrega una opción para que los clientes carguen una imagen, documento u otro archivo de hasta 5 MB. Para que los clientes carguen varios archivos, agrega varias preguntas al respecto.
• Dirección: Agrega un campo de dirección. También puedes usar esta dirección como lugar de la cita para citas a domicilio o servicios similares.

¿Cuándo llenan los clientes los formularios de admisión?

Los clientes completan los formularios cuando reservan su cita en la página de reserva de citas del cliente inmediatamente después de ingresar su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Si reservas una cita para ellos, puedes solicitar sus respuestas del formulario después de la reserva o completar el formulario en su nombre.

¿Los clientes pueden editar sus respuestas del formulario?

Sí. Para permitir que los clientes editen sus respuestas del formulario, actualiza tus límites de reserva de citas para que puedan modificar sus formularios después de reservar.

Una vez habilitado, los clientes pueden cambiar sus respuestas si hacen clic en Modificar/cancelar cita en su correo electrónico de confirmación y, a continuación, seleccionan Editar información en la página de confirmación. También puedes añadir el botón Editar formularios a tus plantillas de correo electrónico de confirmación y recordatorio.

Edita o completa las respuestas del formulario de un cliente

Al reservar una nueva cita para un cliente, puedes completar el formulario en la sección Formularios, códigos y notas. Si ya reservó una cita, puedes editar o agregar las respuestas de su formulario.

Para agregar o editar las respuestas del formulario de un cliente:

1. Abre la página de calendario.
2. Haz clic en la cita del cliente que tiene el formulario que quieres editar.
3. Haz clic en Editar.
4. Desplázate hacia abajo hasta la parte inferior y edita las respuestas del formulario.
5. Haz clic en Guardar.

Revisa las respuestas del formulario de un cliente

Las respuestas del formulario de tu cliente aparecen con fecha y hora en los detalles de la cita y en los correos electrónicos internos de confirmación de la cita.

Para revisar las respuestas de los clientes, abre su perfil:

1. Abre el panel Clientes y haz clic en Lista de clientes.
2. Haz clic en el nombre del cliente para abrir su perfil.
3. Haz clic en la cita con las respuestas del formulario que quieres revisar. Las preguntas del formulario aparecerán cerca del final de los detalles de la cita.

¿Qué sucede si un cliente llenó el formulario antes?

Si el cliente había llenado previamente el formulario, sus respuestas originales aparecerán en los detalles de la cita hasta que envíe el formulario de nuevo. Si vuelve a enviar el formulario, pero deja algunos campos en blanco, las respuestas anteriores permanecerán y se etiquetarán como Respondidas previamente.

Comparte una copia del formulario completado 

Para proporcionar una copia de los formularios completados, adjúntala a tus correos electrónicos de confirmación. Esto crea un registro con fecha y hora de las respuestas del cliente. 

Imprimir el formulario de un cliente

Para imprimir las respuestas del formulario, imprime los detalles de la cita:

1. Abre la página de calendario.
2. Haz clic en la cita con el formulario que quieres imprimir.
3. Haz clic en la esquina superior derecha.
4. Haz clic en Imprimir.
5. Los detalles de la cita se abrirán en una pestaña nueva con el formato apto para imprimir.

¿Puedo mostrar el formulario únicamente para los clientes nuevos?

Sí. Para mostrar el formulario solo a los clientes nuevos, crea un tipo de cita específico para los clientes nuevos y, luego, adjunta tu formulario.

Crea una lista de opciones de direcciones

Para rellenar un menú desplegable o una lista de casillas de verificación con direcciones de correo, o cualquier otro dato que incluya comas dentro de cada elemento de la lista, introduce las direcciones en el campo Opciones, pero emplea una barra diagonal y una coma seguida de un espacio (\, ) cada vez que la dirección contenga una coma. Separa las direcciones introduciendo una coma seguida de un espacio.

Si ingresas esto:

8 Clarkson St.\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Tus clientes tendrán dos opciones para seleccionar en tu página de reserva de citas:

8 Clarkson St., New York, NY 10014

311 SW Washington St., Portland, OR 97204

Agregar un enlace en el que se puede hacer clic

Para agregar un enlace en el que se pueda hacer clic a una descripción o pregunta del formulario, introduce http:// antes del resto de la URL y se convertirá automáticamente en un enlace. No es posible agregar un enlace a un formulario solo para uso interno.

¿Puedo usar formularios personalizados para hacer un seguimiento de las recomendaciones?

Sí. Para realizar un seguimiento de las referencias, agrega un formulario de admisión personalizado para preguntar a los clientes cómo te encontraron. Consulta las respuestas de los clientes en los detalles de tu cita o ejecuta un informe para ver todas tus referencias en un solo lugar. Considera recompensar a los clientes que recomienden nuevos negocios con un código de cupón para obtener un descuento en su próxima cita.

También puedes usar formularios internos y enlaces personalizados de la página de reserva de citas para rastrear las fuentes de recomendación.

¿Puedo usar formularios de terceros o bloques de formulario de Squarespace?

Sí, pero las respuestas del formulario recopiladas fuera de Acuity no se incluirán en los detalles de la cita. Para que los clientes completen un formulario en un bloque de formulario u otro sistema, agrega un enlace al formulario en la página de confirmación o en el correo electrónico de confirmación inicial.

¿Los clientes pueden completar formularios de admisión para paquetes, vales regalo y suscripciones?

No. Los clientes no pueden completar los formularios de admisión al comprar paquetes, vales regalo o suscripciones. Sin embargo, puedes solicitar a los clientes que acepten tus condiciones antes de comprar marcando Pedir a los clientes que acepten tus condiciones antes de hacer un pedido en el panel Paquetes, regalos y suscripciones.