Dale a tu equipo acceso a tus herramientas de reserva para que puedan programar citas.
Agrega personas para ayudarte a administrar Acuity invitándolas como colaboradores. Tú controlas su capacidad para acceder y hacer cambios en las configuraciones y funciones. Esto es útil si hay miembros del personal que necesitan acceso para administrar o programar citas, pero no quieres que hagan cambios sustanciales o exporten información desde tu cuenta.
Si usas Acuity como una suscripción independiente, puedes agregar un número ilimitado de colaboradores. Si usas Acuity vinculado a un sitio web de Squarespace, puedes agregar tantos colaboradores como tu plan de sitio web permita.
Tus colaboradores deben aceptar tu invitación antes de que puedan comenzar a usar Acuity.
Consejo: Si inicias sesión en Acuity con una cuenta de Acuity en lugar de una cuenta de Squarespace, el proceso para agregar colaboradores funciona de manera diferente. Visita la sección a continuación para conocer los pasos específicos.
Mira el video
Niveles de acceso
Los colaboradores que invites tienen permisos limitados en Acuity, como se explica a continuación.
Solo ver
Este nivel de acceso se llama “Solo lectura en Scheduling” si inicias sesión con una cuenta de Squarespace y “Solo lectura” si inicias sesión con una cuenta de Acuity. Averigua qué tipo de cuenta usas para iniciar sesión en Acuity.
Los colaboradores de Acuity con acceso de solo lectura pueden revisar las próximas citas, pero no puede agregar nuevas citas a través del panel de Calendario o cambiar la configuración de Acuity.
Solo pueden acceder a información, incluyendo clientes y citas, relacionada con los calendarios a los que les das acceso. Los colaboradores con permiso de solo lectura pueden acceder a los siguientes paneles:
- Calendario. Los colaboradores pueden acceder a las citas reservadas en los calendarios a los que les das acceso.Pueden hacer clic en las citas para ver los detalles, pero no pueden editar ni reprogramar las citas. Pueden ver las etiquetas de las citas, pero no agregarlas ni editarlas.
- Clientes. Los colaboradores pueden ver la lista de clientes, pero solo acceder a clientes con al menos una cita en un calendario al que les hayas dado acceso. Pueden hacer clic en los nombres de los clientes para revisar el historial de citas y otra información, pero no pueden editar la información de los clientes. Si les diste permiso para exportar citas y clientes, pueden exportar los clientes a los que pueden acceder, pero no a tus otros clientes. No pueden importar clientes.
- Informes. Esto solo es visible si diste permiso a los colaboradores para exportar citas y clientes. Si es visible, pueden exportar citas de calendarios a los que pueden acceder, pero no pueden importar citas ni ver ningún otro informe.
- Enlace a la página de Scheduling. Los colaboradores pueden usar esta sección para obtener enlaces directos al programador y código para inserta el programador en un sitio web. No tendrán acceso a enlaces, información de inserción o tipos de citas para calendarios a los que no les hayas dado acceso, y no podrán personalizar ninguna de las URL.
Ver y editar
Este nivel de acceso se denomina "Ver y editar en Scheduling" si inicias sesión en una cuenta de Squarespace, y "Ver y editar" si inicias sesión con una cuenta de Acuity. Averigua qué tipo de cuenta usas para iniciar sesión en Acuity.
Los colaboradores con acceso para ver y editar solo pueden revisar la información relacionada con los calendarios a los que les das acceso.
Los colaboradores con acceso para ver y editar pueden reservar nuevas citas para los clientes, así como cualquiera de los tipos de citas que se ofrecen en los calendarios a los que tienen acceso. Después de elegir un tipo de cita, pueden reservar en cualquier calendario que ofrezca ese tipo de cita, incluso a los que no tienen acceso.
Si los colaboradores con acceso para ver y editar reservan una cita en un calendario al que no puede acceder, no pueden ver ni editar la cita después de la reserva.
Dichos colaboradores pueden usar estos paneles:
- Calendario. Los colaboradores pueden hacer todo lo que los colaboradores con permiso de solo lectura, además de editar, reprogramar y cancelar citas. También pueden agregar etiquetas o eliminarlas de las citas, pero no pueden crear etiquetas ni eliminarlas del sistema.
- Clientes: los colaboradores con permiso para ver y editar solo pueden acceder a los clientes que tienen al menos una cita en un calendario al cual los colaboradores pueden acceder. Pueden hacer todo lo que los colaboradores con permiso de solo lectura, además de editar la información del cliente y prohibir a los clientes, y reprogramar y cancelar citas de la lista de clientes. Si les diste permiso para exportar citas y clientes, pueden importar y exportar clientes.
- Informes: solo están visibles si te dan permisos de colaborador para exportar citas y clientes. Si es visible, se puede exportar las citas, pero no se puede importar citas ni ver ningún otro informe.
- Enlace a la página de Scheduling. Los colaboradores pueden hacer todo lo que los colaboradores con permiso de solo lectura, acceder a enlaces directos e insertar información para el programador. Sin embargo, no pueden acceder a información o tipos de citas para calendarios a los que no pueden acceder.
- Disponibilidad: los colaboradores pueden editar las horas en que el calendario está disponible para las citas. También pueden cambiar los límites de programación y la configuración del calendario, como modificar las direcciones de correo electrónico a las que notifica Acuity cuando los clientes reservan citas.
- Integraciones. Los colaboradores pueden conectarse a un conjunto limitado de aplicaciones, como videoconferencias y conexiones API.
- Sincronización con otros calendarios: los colaboradores pueden conectar los calendarios de Acuity a un calendario de terceros. Solo pueden conectarse a los calendarios de Acuity a los que les diste acceso.
Administrador
El nivel de acceso se denomina "Administrador de Scheduling" si inicias sesión en una cuenta de Squarespace, y "Admin" si inicias sesión con una cuenta de Acuity. Averigua qué tipo de cuenta usas para iniciar sesión en Acuity.
Nota: Dar acceso a un colaborador a nivel de administrador de Scheduling es diferente a dar acceso a nivel de administrador, lo que les da autoridad en grandes partes de tu cuenta de Squarespace, incluido el cambio de los niveles de plan.
Los colaboradores con acceso de administradores pueden hacer casi todo lo mismo que el propietario.
Sin embargo, tienen las siguientes limitaciones:
- No pueden agregar ni eliminar colaboradores, ni cambiar sus niveles de acceso.
- No pueden cambiar al titular.
- No pueden cambiar ni cancelar las suscripciones a Acuity.
Aparte de esas excepciones, pueden acceder a cualquier configuración no mencionada en las secciones de solo lectura y acceso de lectura y edición, incluyendo:
- Importar y exportar clientes y citas
- Creación y edición de paquetes, vales regalo y suscripciones
- Creación de paquetes, vale regalos o códigos de suscripción para clientes
- Uso de la función de recursos
- Crear, editar y ver facturas en el panel Facturas
Agregar o eliminar un colaborador (si inicias sesión con Squarespace)
Si inicias sesión en Acuity con una cuenta de Squarespace, para invitar a un nuevo colaborador:
- Abre el panel de Permisos y haz clic en Invitar a colaborador.
- Ingresa el nombre y la dirección de correo electrónico del colaborador y, a continuación, usa el botón de alternancia para seleccionar Solo lectura en Scheduling, Ver y editar en Scheduling, o Administrador de Scheduling. Más información sobre los niveles de acceso de Scheduling.
- Si elegiste Administrador de Scheduling, haz clic en Invitar para enviar una invitación a tu colaborador. Si elegiste Solo lectura en Scheduling o Ver y editar en Scheduling, haz clic en Siguiente para continuar.
- Usa el botón de alternancia para decidir si el colaborador puede exportar citas e información de clientes desde la cuenta, y luego usa las casillas de verificación para elegir a qué calendarios puede acceder.
- Haz clic en Invitar para enviar una invitación a tu colaborador para trabajar en Acuity contigo. Puede acceder a la cuenta después de aceptar la invitación.
Eliminar un colaborador
Para eliminar a un colaborador:
- Abre el panel Permisos y haz clic en el colaborador que quieras eliminar.
- Haz clic en ... y, a continuación, en Eliminar colaborador.
- Haz clic en Quitar para confirmar.
Cancelar la invitación a un colaborador
Para cancelar la invitación de alguien para convertirse en colaborador:
- Abre el panel de Permisos.
- En la sección Invitaciones enviadas, haz clic en la invitación que quieres cancelar.
- Haz clic en ... y luego haz clic en Cancelar invitación.
- Haz clic en Confirmar.
Cambiar el nivel de acceso de un colaborador
Puedes ampliar o reducir el acceso de un colaborador a Acuity después de haberlo agregado. Para cambiar su acceso:
- Abre el panel Permisos y haz clic en el nombre del colaborador.
- Usa los botones de alternancia para establecer su nivel de acceso.
- Si tiene acceso de Solo lectura en Scheduling o Ver y editar en Scheduling, haz clic en Asignar y administrar calendarios para elegir a qué calendarios puede acceder y si puede exportar citas e información de clientes. Haz clic en Listo después de realizar cambios.
- Haz clic en Guardar cuando hayas terminado de hacer todos los cambios.
Solución de problemas
Si el colaborador que intentas agregar recibe un mensaje de error al aceptar su invitación, visita Aceptar una invitación como colaborador para obtener ayuda para solucionar los problemas comunes.
Agregar o eliminar a un usuario (si inicias sesión con Acuity)
Si inicias sesión en Acuity con una cuenta de Acuity en lugar de una cuenta de Squarespace, el proceso para agregar colaboradores funciona de manera diferente.
Para agregar un nuevo usuario a tu cuenta de Acuity:
- Haz clic en Administrar usuarios y, a continuación, en Nuevo usuario.
- Ingresa la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y asígnale una contraseña.
- Selecciona su nivel de acceso en el menú desplegable Nivel de acceso.
- Opcional: selecciona Permitir al usuario exportar clientes y citas para darle permiso de exportar citas.
- Si seleccionaste acceso de Solo lectura o Lectura y edición, utiliza las casillas de verificación para elegir a qué calendarios puede acceder.
- Haz clic en Agregar usuario.
- Notifica al nuevo usuario su nombre de usuario y contraseña. No se le avisará automáticamente cuando lo agregues.
Una vez que hayas agregado al usuario, puede administrar su contraseña y nombre de usuario.
Niveles de acceso de Acuity
Los usuarios con acceso de solo lectura y lectura y edición tienen el mismo acceso que los colaboradores en esos niveles.
Los usuarios de Acuity con acceso de administrador pueden hacer todo lo que el propietario de la cuenta, excepto:
- Eliminar la cuenta principal.
- Editar o eliminar su cuenta de usuario.
- Cambiar el nombre de usuario o contraseña de la cuenta principal.
Eliminar usuarios
Para eliminar a un usuario:
- Haz clic en Administrar usuarios y, a continuación, en Editar para el usuario que deseas eliminar.
- Haz clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar.
Cambiar el nivel de acceso de un usuario
Puedes ampliar o reducir el acceso de un colaborador a Acuity después de haberlo agregado. Para cambiar su acceso:
- Haz clic en Administrar usuarios y luego en Editar en el nombre del usuario.
- Cambia su nivel de acceso utilizando el menú desplegable de Nivel de acceso.
- Si tienen acceso de Solo lectura o Lectura y edición, usa las casillas de verificación para actualizar a qué calendarios pueden acceder y su permiso para exportar citas.
- Haz clic en Actualizar usuario para guardar tus cambios.
Usar una dirección de correo electrónico con dos cuentas de Acuity
Cada dirección de correo electrónico solo se puede asociar con una cuenta de Acuity Scheduling. Si intentas agregar a alguien a una cuenta de Acuity y su dirección de correo electrónico ya está asociada a otra cuenta de Acuity, puedes:
- Agrégalas usando una dirección de correo electrónico diferente como nombre de usuario.
- Pedirle que cambie la dirección de correo electrónico que usa como nombre de usuario en la otra cuenta de Acuity.
Nota: Este no es el caso de las cuentas de Squarespace.Las personas que usan cuentas de Squarespace para iniciar sesión en Acuity se pueden agregar a varias suscripciones de Acuity usando la misma dirección de correo electrónico.