Configurar nuevos miembros del personal en Acuity Scheduling

Al agregar miembros del personal a Acuity, estos pueden programar citas, buscar próximas asignaciones y recibir notificaciones automáticas, entre otras cosas. Esta guía explica el proceso de incorporación de personal, desde su configuración hasta la personalización de sus integraciones.

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Crear un calendario para cada miembro del personal

Crea calendarios por separado para cada miembro de tu personal si:

• Deseas que los clientes elijan a un miembro del personal en específico durante la reserva.
• La cantidad de clientes que puedes atender a la vez cambia, en función de cuántos miembros del personal están trabajando.

Si ninguna de estas opciones aplican en tu caso, puedes agregar miembros del personal como colaboradores sin crear también calendarios para ellos.

Para crear un calendario para cada integrante del personal, debes tener el plan Standard o Growing, o el plan Premium o Powerhouse.

Lo que le aparece a los clientes cuando creas calendarios para los miembros del personal

Si creas calendarios para cada miembro del personal (y no activas el parámetro de configuración para ocultarlos), los clientes seleccionan un tipo de cita y luego eligen una opción de la lista que incluye todos los calendarios que cuentan con la clase de cita que están reservando. Al hacer clic en un calendario, se les muestra una lista de los horarios disponibles para citas.

Acuity también crea enlaces directos a cada calendario. Los miembros de tu personal pueden proporcionar sus enlaces a los clientes para que estos siempre puedan reservar a su miembro del personal preferido sin tener que elegir un calendario.

Crear un calendario para cada miembro del personal

Para crear calendarios para los miembros del personal, sigue los pasos para agregar un nuevo calendario en el panel de Disponibilidad.

Al hacerlo, ten en cuenta lo siguiente:

• Puedes utilizar el nombre del miembro del personal como el nombre del calendario.
• Para enviar correos electrónicos o notificaciones de texto a los miembros del personal sobre citas, ingresa su dirección de correo electrónico o número de teléfono en el campo Notificaciones por correo electrónico/teléfono.
• Si deseas que el personal reciba las respuestas de los clientes a las notificaciones automáticas, agrega su dirección de correo electrónico al campo Enviar respuestas a.
• Después de hacer clic en Guardar para crear el calendario, se te solicitará que establezcas la disponibilidad para el nuevo calendario. Si conoces el horario del miembro del personal, te sugerimos ingresarlo en ese momento.

Si creas el nuevo calendario antes de que el miembro del personal comience con su empleo, considera agregar un horario bloqueado a su calendario hasta su primer día, de modo que ningún cliente pueda programar citas durante ese periodo de tiempo.

Consejo: Si varios miembros del personal comparten salas u otros recursos limitados, y ese límite es lo que controla cuántas citas deben tener lugar a la vez, visita Uso de salas/recursos para agregar esos límites.

Agregar miembros del personal como colaboradores

Los colaboradores son usuarios que pueden iniciar sesión en Acuity u otras áreas de Squarespace, como tu sitio web, pero no son el propietario de la cuenta. Los miembros del personal pueden iniciar sesión en Acuity después de que los agregues como colaboradores.

Cada colaborador dispone de un nivel de acceso, el cual controla qué ajustes, clientes y citas puede encontrar en Acuity. Para agregar personal como colaboradores y obtener más información sobre los detalles de cada nivel de acceso, visita Invitar a colaboradores a Acuity Scheduling.

Si tienes una cuenta de Acuity Scheduling, revisa nuestra información sobre agregar personal a tu cuenta de Acuity Scheduling.

Consejo: Asegúrate de usar el panel de Asignar y administrar calendarios para darles a los miembros del personal acceso a su calendario, si les otorgaste un nivel de acceso inferior al de administrador de Acuity.

Sincronizar con calendarios de terceros

La sincronización de calendarios conecta los calendarios de Acuity con las aplicaciones de calendarios de terceros, como Google Calendar, iCloud y Microsoft Outlook. Acuity envía las citas a tu aplicación de calendarios y esta envía sus eventos a Acuity, que puede bloquear tu calendario.

El personal sincroniza sus propios calendarios

Si quieres que los miembros de tu personal configuren la sincronización de calendarios y los agregaste como colaboradores con acceso de lectura y edición o de administrador, cada uno de ellos puede configurar su propia sincronización de calendarios. Para informarte mejor, visita Sincronizar tu calendario.

Sincronizar calendarios para el personal

Si agregaste a los miembros de tu personal como colaboradores con acceso de solo lectura, conecta sus calendarios de terceros a un calendario central de terceros y luego haz la sincronización directamente con ese calendario central.

Por ejemplo, si todos los miembros del personal tuvieran un Google Calendar, cada uno de ellos lo compartiría con el tuyo. A continuación, tú sincronizarías Acuity con tu Google Calendar. Después de efectuar la sincronización, podrías emparejar los calendarios de Acuity de los miembros del personal con los distintos calendarios de Google conectados.

Para obtener más información sobre la sincronización, visita Sincronizar tu calendario.