Cómo enviar notificaciones y agendas de citas internas con Acuity Scheduling

Envía notificaciones automáticas por correo electrónico y mensajes de texto a ti y a tu personal. Las notificaciones pueden mantenerte al tanto, mostrarte la semana que viene rápidamente y recordarte las próximas citas.

Nota: Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?

Notificaciones sobre la actividad de reserva

Puedes configurar cada uno de tus calendarios para enviar una notificación cuando las citas se reservan, cancelan o reprograman. Puedes enviar estas notificaciones específicas de calendario a cualquier dirección de correo electrónico o número de teléfono.

O, si eres suscriptor de Acuity, puedes usar el panel de Alertas de reservas para configurar notificaciones para citas en todos los calendarios y para todos los paquetes, vales regalo y suscripciones vendidos.

Nota: Si configuras notificaciones de citas específicas de calendario para una persona que también recibe las notificaciones de reservas del panel de notificaciones de citas, recibirá dos correos electrónicos cada vez que alguien reserve, reprograme o cancele una cita.

Notificaciones de citas específicas de calendario

Envía notificaciones por correo electrónico o mensaje de texto sobre un calendario específico para mantener a tu personal informado sobre sus próximas citas.

Las notificaciones de mensajes de texto están disponibles en los planes Growing y Powerhouse.

Cada vez que alguien programa, reprograma o cancela una cita en un calendario en particular, Acuity envía notificaciones. Para las notificaciones por correo electrónico, Acuity envía copias de los correos electrónicos enviados a tus clientes, excluidos los seguimientos. Para las notificaciones por mensajes de texto, Acuity envía los asuntos de esos correos electrónicos como mensajes de texto. Para obtener información sobre los recordatorios por mensajes de texto, lee la sección a continuación.

Nota: Estas notificaciones están deshabilitadas de forma predeterminada.

Recomendamos estas notificaciones si:

  • Quieres mantener al personal actualizado sobre sus próximas citas.
  • Quieres configurar notificaciones para el personal que tiene acceso de solo vista.
  • Eres propietario de un negocio que prefiere notificaciones por mensajes de texto en lugar de correos electrónicos.
  • Eres propietario de un negocio que prefiere solo notificaciones de citas para ciertos calendarios.

Para habilitar notificaciones por mensaje de texto y por correo electrónico específicas de calendario:

  1. Abre el panel Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Sobre un calendario, haz clic en Configuración de calendario.
  3. En el campo Notificaciones por correo electrónico/teléfono, ingresa direcciones de correo electrónico, el número de teléfono o ambos. Separa las distintas entradas con comas. Si estás ingresando un número de teléfono fuera de Estados Unidos y Canadá, verifica que tenga el formato correcto.
  4. Haz clic en Guardar.
  5. (Opcional) Repite los pasos del 2 al 4 hasta que hayas configurado todas las notificaciones que deseas.

Notificaciones de citas en el panel de Alertas de reserva

Estas notificaciones te mantienen al tanto de las citas y los códigos de reserva para una cuenta completa de Acuity. Solo están disponibles para los suscriptores de cuentas de Acuity.

Acuity envía un correo electrónico cada vez que alguien programa, reprograma o cancela una cita, y cada vez que alguien compra un código de reserva.

Estas alertas son una excelente manera de hacer un seguimiento de lo que sucede en tu negocio, pero no incluyen recordatorios sobre las próximas citas. Las notificaciones de citas están habilitadas de forma predeterminada.

Recomendamos notificaciones de citas si:

  • Eres un proveedor individual.
  • Eres propietario de un negocio que necesita una visión general completa de la actividad de Acuity.
  • Prefieres recibir una notificación cada vez que alguien compre un código de reserva.

Para activar o desactivar los correos electrónicos:

  1. Abre el panel de Alertas de reservas: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Cambia la opción Enviar notificaciones de citas a Activada o Desactivada.

Recordatorios de citas y resúmenes

Resúmenes por correo electrónico

Revisa qué tienes en la agenda para el próximo día o la próxima semana con los resúmenes por correo electrónico. Los correos electrónicos semanales están habilitados de forma predeterminada, pero puedes cambiar a correos electrónicos diarios o excluirte.

Cualquier persona con acceso para ver y editar, o superior, puede recibir estos correos electrónicos.

Te recomendamos estas notificaciones si quieres información sobre tus próximas citas, todo en un solo lugar.

Si eliges resúmenes diarios, recibirás el correo electrónico todos los días, incluso si no tienes citas al día siguiente. Si eliges resúmenes semanales, no recibirás un correo electrónico de resumen si no tienes citas en la próxima semana.

Para activar o desactivar los correos electrónicos de resumen de citas:

  1. Abre el panel de Alertas de reservas: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Cambia la opción Enviar correos electrónicos de resumen a Activada o Desactivada.
  3. Si los correos electrónicos están habilitados, usa los botones de opción para seleccionar correos electrónicos Semanales o Diarios.
  4. Si eliges correos electrónicos diarios, usa el menú desplegable para elegir a qué hora Acuity los envía.

Recordatorios por correo electrónico específicos de calendario

Envía recordatorios de las próximas citas por correo electrónico a ti y a tu personal.

Cuando Acuity envía un recordatorio de cita a un cliente, también envía una copia a cualquier dirección de correo electrónico que reciba notificaciones sobre el calendario correspondiente. Estas notificaciones están deshabilitadas de forma predeterminada, pero puedes activarlas o desactivarlas para cada uno de tus correos electrónicos de recordatorio para los clientes.

Te recomendamos estas notificaciones si quieres recordatorios por correo electrónico sobre las próximas citas individuales.

Para habilitar recordatorios de citas por correo electrónico:

  1. Habilita las notificaciones de actividad del calendario ingresando una dirección de correo electrónico en la configuración del calendario.
  2. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  3. Haz clic en Recordatorios.
  4. En la parte superior de la página, selecciona una plantilla de correo electrónico de recordatorio. 
  5. En el campo Enviar a, selecciona Enviar este recordatorio a clientes y administradores.
  6. Haz clic en Guardar configuración.
  7. (Opcional) Repite los pasos del 4 al 6 hasta que hayas habilitado todos los recordatorios que quieras.

Recordatorios de mensajes de texto específicos de calendario

Envía recordatorios de las próximas citas por mensaje de texto a ti y a tu personal.

Las notificaciones de mensajes de texto están disponibles en los planes Growing y Powerhouse.

Cuando Acuity envía un recordatorio de cita a un cliente, también envía una copia a los números de teléfono que reciben notificaciones sobre el calendario correspondiente. Estas notificaciones están desactivadas de manera predeterminada, pero puedes activarlas o desactivarlas en cada una de las plantillas de recordatorio por mensaje de texto que uses.

Te recomendamos estas notificaciones si quieres recordatorios por mensajes de texto sobre las próximas citas individuales para ti o para tu personal.

Para habilitar recordatorios de citas por mensaje de texto:

  1. Habilita las notificaciones de actividad del calendario ingresando un número de teléfono en la configuración del calendario.
  2. Abre el panel de notificaciones SMS a clientes: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  3. Haz clic en una plantilla.
  4. Cambia la opción Enviar recordatorio a los administradores a Activada.
  5. Repite los pasos 3 y 4 hasta que hayas habilitado todos los recordatorios que quieras.

Verifica tu número de teléfono

Si configuras notificaciones internas de mensajes de texto y aún no has verificado tu número de teléfono, Acuity te solicitará que lo hagas. Para aprender a verificar tu número de teléfono, visita Enviar recordatorios de citas por mensaje de texto.

Límites

Acuity solo envía notificaciones internas si también envía la notificación igual al cliente. Acuity no envía notificaciones si no hay una dirección de correo electrónico de los clientes en los detalles de la cita. Tampoco envía notificaciones si tú o tu personal eligen la opción de hacer cambios sin enviar notificaciones al hacer la reserva, reprogramar o cancelar una cita.

Solución de problemas

Revisa la información a continuación para obtener consejos para asegurarte de que lleguen tus notificaciones.

La notificación esperada no llegó

Si esperabas una notificación por correo electrónico de Acuity pero no la recibiste, comienza por revisar la lista de notificaciones que Acuity envió sobre la cita en cuestión:

  1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
  2. Haz clic en la cita para abrir los detalles de esa cita.
  3. Haz clic en Ver todos los cambios y las notificaciones enviadas.

Si encuentras la entrada El administrador eligió no enviar correos electrónicos, tú o tu personal optaron por hacer el cambio en la cita sin enviar notificaciones.

Si ‌Acuity envió una notificación por correo electrónico, pero nunca la recibiste, revisa la carpeta de correo no deseado. Si el filtro de spam está capturando los correos electrónicos de Acuity, agrega reply@acuityscheduling.com a tu lista de remitentes seguros.

Si el filtro de spam no está capturando las notificaciones de Acuity que faltan, comunícate con tu proveedor de servicios de Internet o proveedor de alojamiento. Pídele que agreguen las direcciones de correo electrónico y direcciones IP de Acuity a una lista de remitentes de confianza. Nuestras direcciones IP son:

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

Correo electrónico abandonado

Si encuentras la entrada Correo electrónico abandonado en el registro de cambios de citas, es posible que el correo electrónico se haya enviado a una dirección dada de baja de Acuity.

Puedes optar por darte de baja de los recordatorios de citas de Acuity, los seguimientos y los correos electrónicos de resumen de la agenda haciendo clic en Cancelar suscripción en la parte inferior de esos correos electrónicos. Si abres uno de esos correos electrónicos y vuelves a hacer clic en Cancelar suscripción, Acuity te solicitará que te vuelvas a suscribir.

Si te das de baja de los seguimientos y los recordatorios de citas, seguirás recibiendo notificaciones de transacciones, como confirmaciones de citas, notificaciones de reprogramación y confirmaciones de pago de suscripciones. 

Todas las notificaciones provienen de un cliente

Si todas las notificaciones de Acuity de citas parecen provenir de un cliente en particular, es posible que hayas guardado nuestra dirección de correo electrónico en tus contactos con el nombre de ese cliente.

Busca no-reply@acuityscheduling.com en tus contactos y asegúrate de que la dirección de correo electrónico solo esté asociada a “Acuity Scheduling“.

Correos electrónicos duplicados

Si eres el suscriptor de la cuenta de Acuity y estás recibiendo dos correos electrónicos sobre cada cita reservada, reprogramada o cancelada, verifica si están activadas tanto las Notificaciones de reservas de citas como las notificaciones de citas de calendarios específicos. Cuando ambas configuraciones están habilitadas, Acuity te envía dos correos electrónicos cada vez que alguien reserva, cancela o reprograma. Elige uno y desactiva el otro.

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