Reservar citas para los clientes

Administra la experiencia de reserva de citas del cliente desde tu cuenta. 

En esta guía se explica cómo programar, cambiar o cancelar citas para clientes desde tu cuenta. Para ver la experiencia de reserva en línea de tus clientes, visita Cómo reservan las citas los clientes. 

Antes de comenzar

Antes de reservar citas, deberás:

• Selecciona tu disponibilidad para elegir el horario en el que estarás disponible para citas.
• Crea, al menos, un tipo de cita para uno de los servicios que ofreces.
• Conecta, al menos, un procesador de pagos si tu servicio requiere el pago en el momento de la reserva. 
• Habilita las notificaciones por correo electrónico para enviar mensajes de confirmación a los clientes. 

Programar una cita

Sigue estos pasos si deseas reservar citas para tus clientes:

1. En Acuity, haz clic en Calendario.
2. Encima del calendario, haz clic en el menú desplegable Añadir y luego selecciona Cita.
3. Selecciona un tipo de cita.
4. Si tienes varios calendarios, selecciona uno.
5. Selecciona una zona horaria.
6. Elige una fecha y una hora. Para elegir una fecha y una hora fuera de tu disponibilidad, haz clic en Personalizado. Si eliges una fecha y hora fuera de tu disponibilidad, aparecerá una advertencia, pero no te impide programar la cita. Para crear una cita que se repite, haz clic en Periódico.
7. Ingresa el nombre y la información de contacto de tu cliente. Incluye una dirección de correo electrónico para enviar las notificaciones de las citas al cliente por este medio. Si estás en una prueba gratuita, los campos de nombre y apellido tienen un límite de 35 caracteres.
8. Opcional: Haz clic en la sección Formularios, código y notas para aplicar un cupón o código de paquete, agregar notas privadas sobre la cita o completar las preguntas del formulario de admisión.
9. Haz clic en Reservar cita o usa la flecha para seleccionar Programar, pero no enviar notificaciones de confirmación. (Si seleccionas Programar, pero no enviar notificaciones de confirmación, otras notificaciones, como recordatorios o correos electrónicos de seguimiento, se seguirán enviando).
10. Después de hacer la reserva, aparecerá un resumen de la cita. A partir de ese momento, puedes añadir notas, editar la información o aceptar el pago.
11. Haz clic en Guardar y, luego, en Cerrar.

Consejo: Si estás programando una nueva cita ya que una cita existente en tu calendario está terminando, puedes completar previamente el tipo de cita y los detalles del cliente desde la cita final.Para hacer esto, haz clic en el nombre del cliente que aparece con el mensaje “Esta cita está terminando, ¿te gustaría programar otra?”.Este mensaje estará disponible hasta 15 minutos después de que termine la cita existente.

Solicita respuestas al formulario después de la reserva

Puedes usar ‌la sección Formularios, código y notas para completar los formularios de admisión al reservar citas para clientes o editar los detalles de la cita después de la reserva.

También puedes agregar un botón Editar formularios al correo electrónico de confirmación para que los clientes puedan completar el formulario por su cuenta después de que reserves una cita en su nombre. Por ejemplo, reservaste una cita de peluquería canina para un cliente nuevo por teléfono, pero necesitas más detalles sobre su mascota para prepararte, como sus registros veterinarios o preferencias de champú. No se te notificará cuando envíen o editen sus formularios, pero puedes revisar sus respuestas en los detalles de la cita.

Para recopilar las respuestas al formulario del cliente después de reservar una cita en su nombre:

• Asegúrate de que tus límites globales para la reserva de citas permitan a los clientes editar sus formularios.
• Personaliza tus correos electrónicos de confirmación y recordatorio para incluir el botón Editar formularios. Puedes cambiar el texto de este botón para animar a los clientes a rellenar el formulario, como Completa este formulario antes de tu cita o Revisa y firma nuestros términos y condiciones.

Reprogramar citas

Puedes reprogramar citas de forma individual o de forma masiva.

Reprogramar una sola cita

Para reprogramar una cita única:

1. En Acuity, haz clic en Calendario.
2. Haz clic en la cita del calendario o de la lista de la agenda. 
3. Haz clic en Reprogramar.
4. Escoge una fecha en el calendario y, luego, un nuevo horario. Para elegir una fecha y una hora fuera de tu disponibilidad, haz clic en Personalizado.

Nota: Cuando usas la integración de Zoom para crear enlaces de reuniones, si reprogramas una cita y la trasladas a otro calendario, el enlace de Zoom se actualizará automáticamente. El enlace no se actualizará si editas la cita.

5. Haz clic en Reprogramar cita o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no enviar notificaciones de confirmación. (Si seleccionas Reprogramar, pero no enviar notificaciones de confirmación, otras notificaciones, como recordatorios o correos electrónicos de seguimiento, se seguirán enviando).
6. Después de reprogramarla, podrás agregar notas en la cita o aceptar el pago.
7. Haz clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar para volver al calendario. 

Nota: Solo puedes reprogramar un cliente que reservó un lugar en una clase grupal en otra sesión de la misma clase grupal.No es posible reprogramar un cliente en una clase grupal diferente.

Reprogramar citas de forma masiva

Cuando reprogramas citas en masa, no es posible reprogramarlas a otro calendario.

El proceso es ligeramente distinto para reprogramar clases grupales y citas que no sean clases.

Para reprogramar de forma masiva las citas de un cliente que no sean de una clase:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. Haz clic en el nombre del cliente.
3. Marca las casillas situadas junto a las citas que quieres reprogramar y, a continuación, haz clic en Modificar las citas.
4. Usa el menú para decidir los nuevos horarios de las citas. Si son todas a la misma hora el mismo día de la semana, elige otro horario y día de la semana. Si no es tu caso, elige si quieres agregar o restar tiempo, y cuántos días y minutos.
5. Haz clic en Reprogramar citas o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no enviar correo electrónico de confirmación.

Para reprogramar de forma masiva a los asistentes de una clase:

Nota: Debes tener al menos una próxima sesión de clase grupal para poder reprogramar de forma masiva a los asistentes de una clase.

1. En Acuity, haz clic en Tipos de cita.
2. Haz clic en el tipo de cita de clase grupal y, a continuación, en la sesión de clase grupal a la derecha.
3. Marca las casillas situadas junto a los asistentes que deseas reprogramar y, a continuación, haz clic en Reprogramar seleccionados.
4. Utiliza el menú desplegable para seleccionar la nueva sesión de clase y, a continuación, haz clic en Reprogramar citas o usa la flecha para seleccionar Reprogramar, pero no enviar correo electrónico de confirmación.

Editar una cita

Al editar una cita, tus cambios no afectarán a otras citas del mismo cliente. Para actualizar un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono en todas las citas de un cliente, actualiza el perfil del cliente en tu lista de clientes.

Para cambiar otra información de la cita o añadir notas internas:

1. En Acuity, haz clic en Calendario.
2. Haz clic en la cita del calendario o en la lista de la agenda para abrir sus detalles.
3. Haz clic en Editar.
4. Actualiza los campos que deseas cambiar.
5. Haz clic en Guardar y, luego, en Cerrar.

Consejo: Si editas la dirección de correo electrónico del cliente y luego guardas tus cambios, aparecerá un botón Reenviar correo electrónico de confirmación . Haz clic en el botón para enviar una copia del correo electrónico de confirmación de la cita a la nueva dirección de correo electrónico. 

Cancelar una cita

Puedes cancelar citas para clientes por cita individual o de forma masiva. Después de una cancelación, tal vez quieras cobrar un cargo por ausencia sin aviso o reembolsarle al cliente, según tus políticas. 

Para cancelar una cita del cliente:

1. En Acuity, haz clic en Calendario.
2. Haz clic en la cita del calendario o de la lista de la agenda.
3. Haz clic en Cancel (Cancelar).
4. Selecciona Marcar como ausencia sin aviso o Enviar un correo electrónico al cliente, si corresponde. Si eliges enviar un mensaje de correo electrónico, puedes añadir el mensaje.
5. Pulsa Cancelar cita.

Consejo: para cancelar a un solo participante en una clase, haz clic en su nombre para que aparezcan sus datos individuales y, a continuación, sigue los pasos tres a cinco anteriores.

Para cancelar las citas de un cliente de forma masiva:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. Haz clic en el nombre del cliente.
3. Desplázate hacia abajo por la lista de citas y marca las casillas situadas junto a las citas que deseas cancelar.
4. Haz clic en Cancelar seleccionada.
5. Haz clic en Sí, cancelar citas para enviar un correo electrónico de cancelación para cada cita seleccionada o Sí, pero no enviar correo electrónico al cliente.

Ver citas canceladas

Aunque no es posible deshacer la cancelación de citas, sí puedes ver sus detalles.

Si sabes el nombre del cliente, haz clic en Lista de clientes y, a continuación, en el nombre del cliente para que aparezca una lista de todas las citas del cliente, incluidas las citas canceladas.

Si no recuerdas el nombre del cliente, usa los informes para encontrar la cita cancelada:

1. En Acuity, haz clic en Informes.
2. Utiliza los menús desplegables Intervalo de fechas y Calendario para limitar la búsqueda si es posible.
3. Utiliza el menú desplegable Mostrar para elegir Todas las citas canceladas y, a continuación, haz clic en Mostrar.
4. Haz clic en Ver citas para ver una lista de citas canceladas que cumplen los criterios de búsqueda.

Eliminar citas

Después de cancelar una cita, puedes eliminarla del perfil del cliente. Ten en cuenta que esta acción es permanente y la cita eliminada ya no aparecerá en ninguna parte de tu cuenta. 

1. En Acuity, haz clic en Clientes. 
2. Selecciona el perfil del cliente.  
3. En la sección de reserva de próximas citas, selecciona la cita cancelada. Si la cita no aparece, comprueba que hayas marcado la opción Mostrar citas canceladas.  
4. En la parte superior derecha, haz clic en Eliminar. 
5. Escribe ELIMINAR y luego haz clic en Aceptar.