Acuity Scheduling mit Buchhaltungsanwendungen verbinden

Verbinde Acuity mit einer Buchhaltungsanwendung, damit Acuity Kunden, Rechnungen und Zahlungen für dich erstellt, wenn Termine gebucht werden. Du kannst QuickBooks oder FreshBooks integrieren.

Es ist nicht möglich, Rechnungen von Dritten direkt in Acuity zu erstellen.

Acuity verfügt außerdem über eine integrierte Rechnungsfunktion. Mehr dazu erfährst du unter Rechnungen mit Acuity senden.

Tipp: Um zu erfahren, wo du Rechnungen für Zahlungen für Acuity-Abonnements einsehen kannst, gehe zu Preise, Zahlung und Rechnungen von Acuity.

Eine Integration auswählen

In der folgenden Tabelle werden die in den einzelnen Integrationen verfügbaren Funktionen verglichen.

Funktion

QuickBooks

FreshBooks

Xero

Neue Termine synchronisieren

Ja

Ja

Ja

Bestellungen von Paketen/Abonnements/Geschenkgutscheinen synchronisieren

Ja*

Nein**

Nein**

Als Kunde hinzufügen, ohne eine Rechnung zu erstellen

Ja

Ja

Ja

Einen Rechnungsentwurf erstellen, aber nicht senden

Ja

Ja

Ja

Eine Rechnung für den Termin erstellen und sofort per E-Mail an den Kunden senden

Ja

Ja

Nein

Rechnungen für kostenlose Termine deaktivieren

Ja

Ja

Ja

Rechnungen automatisch aktualisieren, wenn der Termin in Acuity abgesagt oder verschoben wird

Ja

Nein

Nein

*QuickBooks erstellt eine Rechnung für die erste Zahlung eines Abonnements, jedoch nicht für nachfolgende Zahlungen.

**Du kannst mit Zapier Rechnungen für Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements erstellen. Wähle in Zapier den Auslöser Neue Produktbestellung für Acuity aus. Wähle die Aktionen Bezahlte Rechnung erstellen oder Rechnung erstellen für FreshBooks oder die Aktion Neue Rechnung für Xero.

Mit einer Integration verbinden

So richtest du die Verbindung ein:

  1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  2. Suche nach QuickBooks, oder Freshbooks und klicke auf Einrichten und dann auf Verbinden.
  3. Ein neues Fenster wird angezeigt, in dem du aufgefordert wirst, deine Zugangsdaten einzugeben und dich anzumelden.
  4. Wähle die gewünschten Synchronisierungseinstellungen aus. Acuity synchronisiert Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse automatisch. Du kannst andere Kundeninformationen synchronisieren, indem du diese Felder in den Integrationseinstellungen auswählst.
  5. Klicke auf Speichern.
Hinweis: Wenn du versuchst, eine Verbindung zu QuickBooks herzustellen und die Fehlermeldung „Ungültige CORS-Anfrage“ angezeigt wird, leere den Cache und versuche es erneut oder verwende einen anderen Browser.

QuickBooks

QuickBooks ist eine Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen, die eine Reihe von Dienstleistungen bietet. Je nach Abonnement können Benutzer Einnahmen und Ausgaben verfolgen, Rechnungen senden, Zahlungen erfassen, abzugsfähige Ausgaben auflisten und vieles mehr.

Acuity kann sich mit QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus oder Advanced verbinden. Es ist nicht möglich, eine Verbindung zu QuickBooks Self Employed herzustellen.

Wenn deine Geschäftspraktiken das regelmäßige Senden von Kundenabrechnungen über QuickBooks umfassen, wähle die Einstellung Rechnungsentwurf erstellen der Integration aus, um zu verhindern, dass automatisch separate Rechnungen per E-Mail an deine Kunden gesendet werden.

Die QuickBooks-Integration legt nicht automatisch benutzerdefinierte Rechnungsnummern fest. Wenn du benutzerdefinierte Transaktionsnummern in QuickBooks verwendest, lege deine Rechnungsnummern manuell fest.

QuickBooks beginnt mit der Synchronisierung von Kunden und Terminen, wenn du die Integration einrichtest. Es werden keine Rechnungen für vergangene Termine erstellt, es sei denn, du generierst sie manuell.

Tipp: Wenn beim Versuch, eine Verbindung zu QuickBooks herzustellen, die Fehlermeldung „Ungültige CORS-Anfrage“ angezeigt wird, versuche, den Cache deines Browsers zu leeren oder einen anderen Browser zu verwenden.

FreshBooks

FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, die eine Vielzahl von Funktionen für die Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Erstellung von Kostenvoranschlägen und mehr bietet.

Die Integration verwendet nur das Simple Template von FreshBooks, um Rechnungen zu erstellen.

Wenn deine Geschäftspraktiken das regelmäßige Senden kombinierter Abrechnungen in FreshBooks umfassen, wähle die Einstellung Rechnungsentwurf erstellen der Integration aus, um zu verhindern, dass automatisch separate Rechnungen per E-Mail an deine Kunden gesendet werden.

Nachdem Kunden eine Buchung vorgenommen haben, kannst du FreshBooks aufrufen, um Rechnungen als gesendet zu markieren und manuell eine kombinierte Abrechnung zu senden.

Xero

Es ist nicht möglich, neue Verbindungen zwischen Acuity und Xero herzustellen.

Jede Instanz von Xero enthält mehrere Xero-Konten, die verschiedenen Finanz- und Buchhaltungskategorien entsprechen. Du kannst separate Xero-Konten auswählen, um Rechnungen und Zahlungen zu erhalten. Du kannst Rechnungen mit Xero-Konten synchronisieren, die auf die Typen „Umsätze“ und „Verkäufe“ eingestellt sind. Du kannst Zahlungen mit Xero-Konten synchronisieren, die auf den Typ „Bank“ eingestellt sind bzw. bei denen die Option Zahlungen an dieses Konto aktivieren ausgewählt ist.

Xero fügt Zahlungen, die über Acuity getätigt wurden, automatisch zu Rechnungen hinzu, die in Xero erstellt wurden.

Die Xero-Integration kann Rechnungen nicht automatisch per E-Mail an Kunden senden. Du kannst Rechnungen einzeln über die Kundenprofile von Xero senden oder Rechnungen kopieren und in einer Rechnung zusammenführen, die du dann per E-Mail an einen Kunden sendest.

Es ist nicht möglich, Acuity mit Xero-Konten zu verbinden, für die kein Code festgelegt ist. Wenn du ein Xero-Konto, das du suchst, nicht siehst, gehe zu deinem Kontenplan, um sicherzustellen, dass ein Code festgelegt ist.

Ausnahmen für Rechnungen

Beachte diese Ausnahmen, wenn du Acuity mit einer integrierten Buchhaltungsanwendung verwendest:

  • Tipps – Die Integration kann Zahlungen bis zum vollen Wert jeder Rechnung synchronisieren.Erfasse Trinkgelder separat.Du findest alle Trinkgelder im Menü Berichte unter Trinkgelder.
  • Kursreihen und wiederkehrende Termine – Die Integration erstellt Rechnungen für jeden Termin in Acuity. Wenn mehrere Termine gleichzeitig geplant sind (z. B. eine Kursreihe, mehrere Plätze im selben Kurs oder wiederkehrende Termine), erstellt die Integration eine Rechnung für jeden Termin.
  • Paketcodes – Wenn ein Kunde ein Paket oder einen Geschenkgutschein kauft, erstellt die Integration eine Rechnung.Wenn ein Kunde mit einem Paket, einem Geschenkgutschein oder einem Abonnementcode bucht, erfasst die Integration den Preis als 0 USD.Wenn du die Option Rechnung erstellen, auch wenn der Termin kostenlos ist deaktivierst, erstellt die Integration keine Rechnungen für Termine im Wert von 0 USD.
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