Videokonferenz-Tools mit Acuity Scheduling verbinden

Integriere Zoom, Google Meet, Join.me oder GotoMeeting, um dich virtuell mit deinen Kunden zu treffen.

Verbinde Videokonferenz-Tools mit Acuity, um automatisch virtuelle Meetings für deine Termine zu erstellen. Acuity lässt sich direkt mit vier Videokonferenzanbietern verbinden, und du kannst wählen, welche Terminarten mit virtuellen Meetings verknüpft sind. Die Integrationen funktionieren für persönliche Gespräche und Gruppenkurse.

Wann du Videokonferenzen nutzen solltest

Verwende eine der Videokonferenz-Integrationen von Acuity, wenn du möchtest, dass Acuity jedes Mal, wenn ein Kunde einen Termin bucht, und jedes Mal, wenn du einen Kurs anbietest, einen neuen Meeting-Link generiert. Jeder Termin und Kurs hat einen speziellen Videolink.

Wenn du einen statischen Video-Link hast, den du für alle deine Termine und Kurse verwenden möchtest, verwende keine Videokonferenz-Integration. Öffne stattdessen deine Kalendereinstellungen und füge deinen Video-Link in das Standortfeld ein.

Bevor du loslegst

Denk daran:

• Diese Integrationen verbinden Videokonferenz-Tools nicht mit anderen Bereichen von Squarespace, wie E-Commerce oder Events.
• Bei neuen Terminarten sind Videokonferenzen standardmäßig deaktiviert. Wenn du eine neue Terminart erstellst, nachdem du Videokonferenzen aktiviert hast, kehre zum Menü Integrationen zurück und aktualisiere deine Videokonferenz-Einstellungen, um deine neue Terminart aufzunehmen.
• Jeder deiner Kalender kann nur mit einer Videokonferenz-Integration verbunden werden. Du kannst mehrere Videokonferenz-Integrationen verwenden, solange sie mit separaten Kalendern in Acuity verbunden sind.
• Acuity legt virtuelle Meetings als Ort für die ausgewählten Terminarten fest. Es ist nicht möglich, dass ein Termin sowohl einen physischen als auch einen virtuellen Standort hat. Um denselben Service sowohl persönlich als auch virtuell anzubieten, erstelle zwei separate Terminarten.

Tipp: Registriere dich für unsere Webinar-Reihe Acuity Scheduling, in der wir dir zeigen, wie du Acuity verwendest. Im dritten Webinar der Reihe, Boost your bookings: Acuity’s features for customer engagement and growth, gehen wir auf Videokonferenzen und andere Funktionen ein, die dazu beitragen, ein Buchungsgeschäft anzukurbeln, die Kundenbindung zu fördern und neue Umsatzmöglichkeiten zu erschließen.

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Zoom

Um eine Verbindung zu Zoom herzustellen, brauchst du ein Zoom-Konto. Jeder Bearbeiter mit Acuity-Administratorrechten kann Acuity mit Zoom verbinden.

Acuity kann sich nur mit einem einzigen Zoom-Konto verbinden, und jedes Zoom-Konto kann sich jeweils nur mit einer Instanz von Acuity verbinden.

Wenn du möchtest, dass Kunden per Telefon an deinem Zoom-Meeting teilnehmen, solltest du deine Zoom-Einwahlinformationen zu deinen Templates für Bestätigungs-E-Mails hinzufügen.

Hinweis: Wenn du davon ausgehst, häufig mehr als 100 Videokonferenz-Termine pro Tag zu vereinbaren, empfehlen wir dir, nicht Zoom, sondern eine unserer anderen Videokonferenz-Integrationen zu verwenden.

So verbindest du ein Zoom-Konto:

1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
2. Suche nach Zoom und klicke auf Einrichten.
3. Klicke auf Mit Zoom verbinden.
4. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei Zoom anzumelden, oder klicke auf SSO, Google oder Facebook, um dich über diese Dienste anzumelden.
5. Klicke auf Vorab genehmigen und dann auf Autorisieren.
6. Wähle die Terminarten aus, mit denen Zoom arbeiten soll, und passe deine Einstellungen an. Du kannst Kunden erlauben, vor dem Host beizutreten, deine persönliche Meeting-ID zum Erstellen von Terminen anstelle eindeutiger Meeting-IDs für jeden Termin verwenden und Meetings mit deaktiviertem Video starten. 
7. Aktiviere unter Zoom-Einstellungen eine beliebige Option, um sie für virtuelle Meetings zu aktivieren.
8. Klicke auf Speichern.

Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, dass die App eine Vorabgenehmigung benötigt, besuche den Zoom App Marketplace und genehmige Acuity Scheduling vorab.

Auch wenn eine Verbindung zu Zoom hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Zoom und klicke auf Bearbeiten.

Kunden, die an einem Gruppenkurs teilnehmen, erhalten eindeutige Zoom-Links, aber diese Links führen alle zu demselben Zoom-Meeting.

Um mehrere Acuity-Benutzer mit einem Zoom-Konto zu verbinden, führe zunächst die Schritte für einen einzelnen Benutzer aus. Verbinde dann einzelne Acuity-Kalender mit bestimmten Zoom-Benutzern innerhalb dieses Zoom-Kontos.

Google Meet

Nur der Eigentümer des Acuity-Kontos kann diese Integration einrichten. Dazu benötigst du ein Google-Konto. Kunden können eine beliebige E-Mail-Adresse verwenden, um von einem Computer aus an deinen Videokonferenzen teilzunehmen. Sie benötigen jedoch eine Gmail-Adresse, um von einem Mobilgerät aus an deinen Videokonferenzen teilzunehmen.

So verbindest du dich mit Google Meet:

1. Stelle sicher, dass du die Google-Synchronisierung zwischen deinem Acuity-Kalender und deinem Google-Kalender eingerichtet hast. Mehr dazu erfährst du unter Termine mit Kalendern von Drittanbietenden synchronisieren.
2. Klicke in Acuity auf Integrationen.
3. Suche Google Hangouts Meet und klicke auf Einrichten.
4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
5. Wenn mehr als ein Bearbeiter seinen Acuity-Kalender mit Google verbunden hat, verwende das Feld Wird synchronisiert mit, um zu suchen und auszuwählen, welches Google-Konto des Bearbeiters virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu Google Meet hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Google Hangouts Meet und klicke auf Bearbeiten.

Join.me

Diese Integration steht Join.me-Benutzern in den Pro- und Business-Abos von Join.me zur Verfügung. Für das Lite-Abo ist die Integration nicht verfügbar.

Jeder Bearbeiter mit Acuity-Administratorrechten kann Acuity mit Zoom verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, kannst du einzelne Scheduling-Kalender mit bestimmten Zoom-Benutzern innerhalb dieses Kontos verbinden.

Wenn du das Tag %location% verwendest, um einen Link zum virtuellen Meeting in deine automatisierten E-Mails einzufügen, fügt Acuity auch einen Link zu den Einwahldetails und dem Konferenzcode hinzu.

So verbindest du ein Join.me-Konto:

1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
2. Suche Join.me und klicke auf Einrichten.
3. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei Join.me anzumelden.
4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
5. Wenn mehr als ein Bearbeitern mit seinem Join.me-Konto verbunden ist, entscheide, welches Join.Me-Konto virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu Join.me hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Join.me und klicke auf Bearbeiten.

GoToMeeting

Jeder Bearbeiter mit Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten oder Administratorrechten kann Acuity mit GoToMeeting verbinden. Wenn du mehrere Mitarbeiter einrichtest, muss sich jeder Mitarbeiter anmelden und diese Integration einzeln verbinden.

So verbindest du dich mit GoToMeeting:

1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
2. Suche GoToMeeting und klicke auf Einrichten.
3. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei GoToMeeting anzumelden.
4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
5. Wenn mehr als ein Bearbeiter mit seinem GoToMeeting-Konto verbunden ist, entscheide, welches GoToMeeting-Konto virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu GoToMeeting hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche GoToMeeting und klicke auf Bearbeiten.

Meeting-Links mit deinem Kunden teilen

Deine Videokonferenz-Links werden als Ort für deine Termine und Kurse festgelegt.

Der Ort des Termins ist in den standardmäßigen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail-Templates von Acuity enthalten. Wenn du benutzerdefinierte E-Mail-Templates erstellt hast, kannst du den Link zu deinen virtuellen Treffen hinzufügen, indem du das Tag %location% hinzufügst.

Um den Link in automatisierte SMS-Erinnerungen einzufügen, aktiviere das Standortfeld.

Besprechungslinks für wiederkehrende Termine

Wenn Kunden wiederkehrende Termine buchen, erstellt Acuity separate virtuelle Meetings für jeden Termin. Wenn du die Standard-E-Mail-Templates von Acuity verwendest, befindet sich der Link für den ersten Termin in der ersten Bestätigungs-E-Mail, und die Links für jeden nachfolgenden Termin sind in den jeweiligen Erinnerungs-E-Mails enthalten.

Termine mit Videokonferenzen verschieben oder bearbeiten.

Wenn du einen Termin verschiebst, funktioniert der Link zum virtuellen Meeting weiterhin. Der Link selbst wird möglicherweise aktualisiert, je nachdem, was sich beim Verschieben des Termins geändert hat.

Wenn du die Details eines Termins bearbeitest, wird das entsprechende virtuelle Meeting nicht aktualisiert.

Termine mit Videokonferenzen absagen

Wenn du einen Termin stornierst, sagt Acuity das entsprechende virtuelle Meeting ab.

Kurse mit Videokonferenzen

Wenn du Videokonferenzen für Gruppenkurse verwendest, werden alle Kursteilnehmer demselben virtuellen Meeting zugewiesen. Der Link für das Meeting wird erst generiert, wenn der erste Kunde einen Platz im Kurs gebucht hat.

Verbindung zu Videokonferenzen trennen

So trennst du die Verbindung zu einer Videokonferenz-Integration:

1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
2. Suche im Abschnitt Von dir genutzte Integrationen die Integration, die du entfernen möchtest, und klicke auf Bearbeiten.
3. Klicke auf Konto trennen und dann zur Bestätigung auf OK.

Videokonferenz-Integrationen ändern

Um die Videokonferenz-Integrationen zu ändern, trenne die Verbindung zu deiner aktuellen Integration und stelle dann eine Verbindung zu einem neuen Anbieter her.

Um Konten zu ändern, aber die gleiche Integration beizubehalten, trenne die Integration, verbinde sie dann erneut und gib die Anmeldeinformationen für das neue Konto ein.

Immer wenn du deine Videokonferenz-Integration oder dein Videokonferenz-Konto änderst, werden die Videolinks für bestehende Termine unterbrochen. Du musst jeden deiner bestehenden Videotermine absagen und neu buchen.