Videokonferenz-Tools mit Acuity Scheduling verbinden

Integriere Zoom, Google Hangouts, Join.me oder GotoMeeting, um dich virtuell mit deinen Kunden zu treffen.

Verbinde Videokonferenz-Tools mit Acuity, um automatisch virtuelle Meetings für deine Termine zu erstellen. Acuity lässt sich direkt mit vier Videokonferenzanbietern verbinden, und du kannst wählen, welche Terminarten mit virtuellen Meetings verknüpft sind. Die Integrationen funktionieren für persönliche Gespräche und Gruppenkurse.

Denk daran:

  • Acuity legt virtuelle Meetings als Ort für die ausgewählten Terminarten fest. Es ist nicht möglich, dass ein Termin sowohl einen physischen als auch einen virtuellen Standort hat. Um denselben Service sowohl persönlich als auch virtuell anzubieten, erstelle zwei separate Terminarten.
  • Bei neuen Terminarten sind Videokonferenzen standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen für eine neu erstellte Terminart zu aktivieren, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück und aktualisiere deine Einstellungen.
  • Wenn du Videokonferenzen mit einem Gruppenkurs verwendest, wird ein Meeting-Link erst dann generiert, wenn der erste Kunde einen Platz im Kurs bucht.
  • Acuity storniert virtuelle Meetings, wenn du die entsprechenden Termine absagst. Acuity aktualisiert keine virtuellen Meetings, wenn du die Termininformationen bearbeitest.
  • Diese Integrationen verbinden Videokonferenz-Tools nicht mit anderen Bereichen von Squarespace, wie E-Commerce oder Events.
  • Wenn du einen Termin verschiebst, wird der Link zum virtuellen Meeting nicht unterbrochen, aber er wird möglicherweise aktualisiert, je nachdem, was sich beim Verschieben des Termins geändert hat.
  • Jeder deiner Kalender kann nur mit einer Videokonferenz-Integration verbunden werden. Du kannst mehrere Videokonferenz-Integrationen verwenden, solange sie mit separaten Kalendern in Acuity verbunden sind.

Zoom

Um eine Verbindung zu Zoom herzustellen, brauchst du ein Zoom-Konto. Jede:r Bearbeiter:in mit Acuity-Administratorrechten kann Acuity mit Zoom verbinden.

Acuity kann sich nur mit einem einzigen Zoom-Konto verbinden, und jedes Zoom-Konto kann sich jeweils nur mit einer Instanz von Acuity verbinden.

Sobald die Verbindung hergestellt wurde, kannst du einzelne Acuity-Kalender mit bestimmten Zoom-Benutzer:innen innerhalb dieses Zoom-Kontos verbinden.

Wenn du möchtest, dass Kunden per Telefon an deinem Zoom-Meeting teilnehmen, solltest du deine Zoom-Einwahlinformationen zu deinen Templates für Bestätigungs-E-Mails hinzufügen.

So verbindest du ein Zoom-Konto:

  1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  2. Suche nach Zoom und klicke auf Einrichten.
  3. Klicke auf Mit Zoom verbinden.
  4. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei Zoom anzumelden, oder klicke auf SSO, Google oder Facebook, um dich über diese Dienste anzumelden.
  5. Klicke auf Vorab genehmigen und dann auf Autorisieren.
  6. Wähle die Terminarten aus, mit denen Zoom arbeiten soll, und passe deine Einstellungen an. Du kannst Kunden erlauben, vor dem Host beizutreten, deine persönliche Meeting-ID zum Erstellen von Terminen anstelle eindeutiger Meeting-IDs für jeden Termin verwenden und Meetings mit deaktiviertem Video starten. 
  7. Aktiviere unter Zoom-Einstellungen eine beliebige Option, um sie für virtuelle Meetings zu aktivieren.
  8. Klicke auf Speichern.

Wenn du eine Fehlermeldung erhältst, dass die App eine Vorabgenehmigung benötigt, besuche den Zoom App Marketplace und genehmige Acuity Scheduling vorab.

Auch wenn eine Verbindung zu Zoom hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Zoom und klicke auf Bearbeiten.

Kunden, die an einem Gruppenkurs teilnehmen, erhalten eindeutige Zoom-Links, aber diese Links führen alle zu demselben Zoom-Meeting.

Google Hangouts Meet

Der:die Inhaber:in des Acuity-Kontos kann diese Integration einrichten und benötigt dazu ein Google-Konto. Kund:innen können eine beliebige E-Mail-Adresse verwenden, um von einem Computer aus an deinen Videokonferenzen teilzunehmen. Sie benötigen jedoch eine Gmail-Adresse, um von einem Mobilgerät aus an deinen Videokonferenzen teilzunehmen.

So stellst du eine Verbindung zu Google Hangouts Meet her:

  1. Stelle sicher, dass du die Google-Synchronisierung zwischen deinem Acuity-Kalender und deinem Google-Kalender eingerichtet hast. Mehr dazu erfährst du unter Termine mit Kalendern von Drittanbietenden synchronisieren.
  2. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  3. Suche Google Hangouts Meet und klicke auf Einrichten.
  4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
  5. Wenn mehr als ein Bearbeiter seinen Acuity-Kalender mit Google verbunden hat, verwende das Feld Wird synchronisiert mit, um zu suchen und auszuwählen, welches Google-Konto des Bearbeiters virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
  6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu Google Hangouts Meet hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Google Hangouts Meet und klicke auf Bearbeiten.

Join.me

Diese Integration steht Join.me-Benutzern in den Pro- und Business-Abos von Join.me zur Verfügung. Für das Lite-Abo ist die Integration nicht verfügbar.

Jede:r Bearbeiter:in mit Acuity-Administratorrechten kann Acuity mit Zoom verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, kannst du einzelne Scheduling-Kalender mit bestimmten Zoom-Benutzern innerhalb dieses Kontos verbinden.

Wenn du das Tag %location% verwendest, um einen Link zum virtuellen Meeting in deine automatisierten E-Mails einzufügen, fügt Acuity auch einen Link zu den Einwahldetails und dem Konferenzcode hinzu.

So verbindest du ein Join.me-Konto:

  1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  2. Suche Join.me und klicke auf Einrichten.
  3. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei Join.me anzumelden.
  4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
  5. Wenn mehr als ein:e Bearbeiter:in mit seinem:ihrem Join.me-Konto verbunden ist, entscheide, welches Join.Me-Konto virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
  6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu Join.me hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche Join.me und klicke auf Bearbeiten.

GoToMeeting

Jeder Bearbeiter mit Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten oder Administratorrechten kann Acuity mit GoToMeeting verbinden. Wenn du mehrere Mitarbeiter einrichtest, muss sich jeder Mitarbeiter anmelden und diese Integration einzeln verbinden.

So verbindest du dich mit GoToMeeting:

  1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  2. Suche GoToMeeting und klicke auf Einrichten.
  3. Gib deine Anmeldedaten ein, um dich bei GoToMeeting anzumelden.
  4. Wähle die Terminarten aus, die du für deine Videokonferenzen verwenden möchtest.
  5. Wenn mehr als ein:e Bearbeiter:in mit seinem:ihrem GoToMeeting-Konto verbunden ist, entscheide, welches GoToMeeting-Konto virtuelle Meetings für jeden Acuity-Kalender erstellt.
  6. Klicke auf Speichern.

Auch wenn eine Verbindung zu GoToMeeting hergestellt ist, sind Videokonferenzen für neue Terminarten standardmäßig deaktiviert. Um Videokonferenzen zu einer neuen Terminart hinzuzufügen, kehre zum Menü „Integrationen“ zurück, suche GoToMeeting und klicke auf Bearbeiten.

Meeting-Details

Füge die Informationen deiner virtuellen Meetings in die automatisierten E-Mails an Kunden ein, indem du das %location%-Tag zu den E-Mail-Templates hinzufügst.

Wenn Kund:innen wiederkehrende Termine buchen, erstellt Acuity separate virtuelle Meetings für jeden Termin. Der Link für den ersten Termin befindet sich in der ersten Bestätigungs-E-Mail, und die Links für jeden nachfolgenden Termin sind in den jeweiligen Erinnerungs-E-Mails enthalten.

Wenn du Videokonferenz-Tools für Gruppenkurse verwendest, weist Acuity alle Kursteilnehmer:innen demselben virtuellen Meeting zu.

Wenn du Videokonferenzen trennst und dann die Verbindung über ein anderes Konto bei demselben Anbieter erneut herstellst, funktionieren zuvor erstellte Links nicht.

Verbindung zu Videokonferenzen trennen

So trennst du die Verbindung zu einer Videokonferenz-Integration:

  1. Klicke in Acuity auf Integrationen.
  2. Suche im Abschnitt Von dir genutzte Integrationen die Integration, die du entfernen möchtest, und klicke auf Bearbeiten.
  3. Klicke auf Konto trennen und dann zur Bestätigung auf OK.
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