Formulário e contrato de admissão de clientes no Acuity Scheduling

Colete os detalhes sobre o cliente durante o processo de agendamento.

Quando um cliente agendar uma sessão, ele inserirá o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail. Adicione formulários personalizados para solicitar mais informações ou exigir que os clientes concordem com seus termos ou condições.

Use formulários personalizados para coletar informações em tópicos como quem indicou clientes para você, quais sintomas eles têm ou qual é o endereço deles.

Você também pode usar formulários internos para organizar suas anotações sem torná-las visíveis para seus clientes.

Este guia explica como criar e editar o formulário de admissão do cliente, como usá-lo internamente e como configurar contratos com o cliente. Para que o cliente preencha o formulário em um bloco de formulário ou outro sistema, deixe um link na página de confirmação ou no e-mail de confirmação inicial em vez de usar um formulário do Acuity.

Dica: para exigir que os clientes informem um número de telefone ao reservar, ative a configuração Exigir número de telefone no painel "Opções de página do Scheduling".

Crie um formulário personalizado:

Você pode personalizar quais formulários os clientes devem preencher com base no tipo de sessão agendada. As perguntas do formulário têm limite de 250 caracteres. Não há limite para o número de perguntas por formulário.

Para criar um formulário personalizado:

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Novo formulário personalizado.
3. Dê um nome e uma descrição para o formulário. Eles aparecem no formulário, entre as perguntas padrão e as personalizadas, na página de agendamentos dos clientes. Para uma leitura mais fluente das perguntas, deixe vazios os campos de nome e descrição.
4. No menu Adicionar perguntas à esquerda, clique em um tipo de pergunta para adicionar ao formulário. Saiba mais sobre cada tipo de pergunta.
5. Adicione texto ao campo Pergunta. Você pode usar até 255 caracteres, incluindo espaços.
6. Adicione texto ao campo Opções se houver.
7. Para tornar uma pergunta obrigatória, clique em Obrigatório.
8. Repita os passos 4 a 7 até adicionar todas as perguntas.
9. Arraste e solte as perguntas na ordem desejada.
10. Na seção Mostrar este formulário ao agendar, selecione quais tipos de sessão devem incluir o formulário.
11. Clique em Salvar formulário.

Dica: a compra de um pacote, vale-presente ou assinatura não dá acesso aos clientes para preencherem o formulário de admissão. No entanto, você pode ativar uma configuração no painel "Pacotes, presentes e assinaturas" e exigir que os clientes concordem com seus termos antes de fecharem a compra. 

Edite um formulário ou pergunta

Você pode editar as configurações de um formulário ou editar uma pergunta específica. 

Para editar um formulário:

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Editar na linha do formulário a ser editado.
3. Faça as alterações.
4. Clique em Salvar formulário. 

Para editar uma pergunta: 

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Editar na linha do formulário a ser editado.
3. Passe o cursor sobre a pergunta a ser editada.
4. Clique no ícone de lápis.
5. Faça as alterações.
6. Clique em Salvar.

Como os clientes preenchem os formulários

O cliente deve preencher um formulário ao agendar um horário. As perguntas aparecem abaixo dos campos nome, endereço de e-mail e número de telefone. Para editar as respostas, o cliente deve clicar em Alterar/cancelar sessão no e-mail de confirmação inicial.

Lembre-se:

• Não é possível enviar formulários por e-mail
• Os clientes não podem preencher um formulário sem agendar um compromisso

Ao agendar para o cliente, você pode preencher o formulário durante o processo na seção Formulários, códigos e anotações. Não é necessário preencher os campos obrigatórios. 

Formulários de uso interno

Ao coletar as informações dos clientes por telefone ou pessoalmente, você pode criar um formulário para uso interno. Para isso, clique em Este formulário é apenas para uso interno; não mostrar aos clientes ao criá-lo ou editá-lo.

Formulários marcados apenas para uso interno não aparecem para os clientes. Você e sua equipe podem preencher o formulário ao agendarem para um cliente ou ao editarem os detalhes da sessão.

Observação: se você criar um formulário para uso interno, não poderá tornar obrigatória nenhuma das perguntas dele.  

Apague perguntas e formulários

As perguntas e os formulários de admissão apagados não aparecerão nas novas sessões, mas continuarão nas sessões já passadas; assim, você não perde nenhuma informação do cliente. Eles não são incluídos na exportação das sessões nem nos relatórios gerados pelo Acuity.

Para apagar uma pergunta do formulário: 

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Editar na linha do formulário desejado.
3. Passe o cursor sobre a pergunta a ser apagada.
4. Clique no ícone de lixeira.
5. Clique em OK.

Para apagar um formulário:

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Editar na linha do formulário a ser apagado.
3. No fim da página, clique em Apagar e depois em OK.

Perguntas do formulário de admissão

Veja na tabela abaixo os tipos de campos que podem ser adicionados ao formulário de admissão.

Contrato do cliente

Você pode usar um formulário para exigir que os clientes concordem com termos específicos antes de agendarem. Recomendamos um formulário separado para termos ou acordos. 

Antes de adicionar um contrato ou um termo, lembre-se:

• Caso tenha dúvidas sobre o conteúdo ou sobre as implicações legais dos seus termos ou acordos, consulte um advogado.
• Para coletar assinaturas com um formulário, use um programa separado específico para assinatura eletrônica. 

Para adicionar um novo formulário de contrato de cliente:

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão. 
2. Clique em Novo de Termos e Condições). 
3. Para personalizar o formulário, você pode editar a descrição ou adicionar perguntas. Cole uma URL, incluindo o http://, em um campo de descrição ou pergunta do formulário para criar um link clicável. Você também pode usar HTML para criar um link mais limpo na descrição do formulário.
4. Para exigir que os clientes concordem com os termos antes de enviar, mantenha o campo de caixa de seleção e garanta que seja um campo obrigatório. Se você tornar a pergunta obrigatória, os clientes não poderão prosseguir se não concordarem. 
5. No campo Mostrar este formulário ao agendar , no canto inferior esquerdo, marque as caixas ao lado dos tipos de compromisso que devem incluir o formulário de contrato do cliente.
6. Clique em Salvar formulário.

Dica: adicione uma cópia do contrato preenchido aos e-mails de confirmação para que você e seu cliente tenham o registro exato do que foi acordado.

Quando você anexa um ou mais formulários a um template de confirmação por e-mail, cada e-mail automatizado gerado por esse template inclui um anexo .PDF registrando os formulários que o cliente preencheu no ato do agendamento. Os formulários são incluídos não importa se o cliente ou você tenha marcado o horário.

Essa é a única forma de criar um registro com a data e a hora em que o formulário foi apresentado ao cliente e as respostas dele. Se você editar o formulário depois, os detalhes da sessão mostrarão o formulário atualizado, mas o anexo do e-mail continuará sendo um registro do formulário que apareceu ao cliente no ato do agendamento.

O que ele inclui

O anexo .PDF inclui:

• Nome do cliente
• Tipo de agendamento
• Horário agendado no fuso horário do cliente
• Data e hora de envio, mostradas no fuso horário do cliente
• Título do formulário
• Descrição do formulário
• Perguntas do formulário
• Respostas do formulário

Limitações

• Não é possível anexar formulários internos a e-mails automatizados.
• Só é possível anexar formulários preenchidos a e-mails de confirmação.
• Esse recurso não está disponível em contas com proteção HIPAA.

Quando o formulário é enviado

• Se o cliente agendar uma série de aulas, o anexo .PDF será enviado apenas uma vez.
• Se o formulário que você anexou a um aviso não estiver alocado ao tipo de sessão que o cliente agendou, o .PDF não será criado nem anexado.

Mais de um formulário e formulário vazio

• Se você anexar mais de um formulário, eles serão enviados em um único documento .PDF.
• Estão incluídos, formulários não respondidos e as perguntas dos formulários.

Leia e edite as respostas do formulário dos clientes

Você verá as respostas dos clientes nos detalhes da sessão e no seu e-mail de confirmação, caso ative os avisos internos por e-mail. Essa ação gera um registro com data e hora das perguntas às quais eles responderam e das respostas que deram.

Para conferir as respostas de um cliente, abra o registro dele:

1. No Acuity, clique em Clientes.
2. Clique em Lista de clientes. 
3. Clique no nome do cliente para abrir o registro correspondente. Todas as respostas do formulário aparecerão perto da parte inferior dos detalhes da sessão.

Edite ou preencha o formulário de um cliente

Você pode editar as respostas do formulário ou preencher o formulário para o cliente caso ele tenha agendado sem responder às perguntas. Para isso:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão com o formulário desejado.
3. Clique em Editar.
4. Role até a parte inferior e faça as alterações.
5. Clique em Salvar.

Os clientes também podem editar as respostas do formulário, bastando clicar em Alterar/cancelar sessão no e-mail de confirmação inicial.

Atenção: se o cliente já tiver preenchido o formulário, as respostas originais aparecerão nos detalhes da sessão, a menos que ele reenvie o formulário. Se ele reenviar o formulário, mas deixar algum campo vazio, aparecerá resposta anterior com a etiqueta "Já respondida". 

Acesse um arquivo carregado 

Para acessar um arquivo carregado na sua conta Acuity:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão com o arquivo a ser acessado.
3. Vá até o arquivo e clique no link do arquivo. 

Você precisa estar logado na sua conta para acessar os arquivos enviados. Ao usar um calendário externo ou via .ics, o link dos arquivos leva você diretamente para o arquivo na sua conta Acuity.

Apague um arquivo carregado

Para apagar o arquivo que um cliente carregou via formulário de admissão:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão com o arquivo a ser apagado.
3. Clique em Editar.
4. Encontre o arquivo e clique em Excluir arquivo; em seguida, clique em OK.

Imprima o formulário de um cliente

Para imprimir as respostas de um formulário, imprima os detalhes da sessão:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão com o formulário desejado.
3. Clique em no canto superior direito.
4. Clique em Imprimir.
5. Os detalhes da sessão serão abertos em uma nova aba, já formatada para impressão.

Anotações SOAP

Os profissionais de saúde podem adicionar anotações SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano), que são marcadas automaticamente para uso interno.

Para adicionar um novo formulário de anotações SOAP:

1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
2. Clique em Novo formulário de anotações SOAP. 
3. Personalize o formulário, editando o nome padrão dos campos, apagando campos ou adicionando perguntas. 
4. No campo Mostrar este formulário ao agendar no canto inferior esquerdo, clique em quais tipos de sessão devem incluir o formulário de anotações SOAP.
5. Clique em Salvar formulário.

Dica: se o formulário integrado de anotações SOAP não atender às suas necessidades, você pode criar outro, usando um formulário personalizado marcado apenas para uso interno. Se preferir, você também pode editar o formulário de anotações SOAP predefinido.

Formulários apenas para novos clientes

Os formulários aparecem sempre que o cliente registrar o tipo de sessão associado a ele. Para mostrar um formulário apenas para novos clientes, crie um tipo de sessão específico para novos clientes e, em seguida, anexe o formulário a ele.

Como os clientes editam uma resposta

Os clientes preenchem o formulário de admissão antes da reserva, mas, dependendo das suas configurações, eles podem atualizar a resposta após a reserva.

Para atualizar a resposta, eles devem clicar em Editar informações na página de confirmação que acessaram após agendarem a sessão. Você também pode editar o template de e-mail de confirmação e de lembrete para incluir o botão Editar formulários.

Para decidir se os clientes podem editar o formulário após uma reserva; e até quanto tempo antes da sessão eles podem fazer alguma alteração, atualize seus limites de agendamento.

Formatação especial

Existem dois tipos de texto que devem ser inseridos de maneiras específicas: listas de endereços e links clicáveis.

Crie uma lista de endereços

Para preencher um menu suspenso ou uma lista com endereços para correspondência ou quaisquer outros dados que incluam vírgulas dentro de cada item da lista, informe os endereços no campo Opções, mas use uma barra e uma vírgula seguida de espaço (\,) sempre que o endereço tiver vírgula. Separe os endereços com uma vírgula seguida de espaço.

Se você inserir isso:

8 Clarkson St.\, Nova York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Seus clientes verão isso:

Adicionar um link clicável

Para adicionar um link para um formulário, insira http:// antes do restante do URL. Ele se transformará automaticamente em link. Não é possível adicionar um link para formulário de uso exclusivamente interno. 

Rastrear referências

Para rastrear indicações, adicione um formulário de admissão personalizado perguntando aos clientes como eles encontraram. Veja as respostas do cliente nos detalhes da sua sessão ou execute um relatório para ver todas as suas indicações em um só lugar. Considere recompensar clientes que encaminham novas indicações com um código de cupom para obter um desconto na próxima sessão.