Formulário e contrato de admissão de clientes no Acuity Scheduling

Colete os detalhes sobre o cliente durante o processo de agendamento.

Quando um cliente agendar uma sessão, ele inserirá o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail. Adicione formulários personalizados para solicitar mais informações ou exigir que os clientes concordem com seus termos ou condições.

Use formulários personalizados para coletar informações em tópicos como quem indicou clientes para você, quais sintomas eles têm ou qual é o endereço deles.

Você também pode usar formulários internos para organizar suas anotações sem torná-las visíveis para seus clientes.

Este guia explica como criar e editar o formulário de admissão do cliente, como usá-lo internamente e como configurar contratos com o cliente. Para que o cliente preencha o formulário em um bloco de formulário ou outro sistema, deixe um link na página de confirmação ou no e-mail de confirmação inicial em vez de usar um formulário do Acuity.

Dica: para exigir que os clientes informem um número de telefone ao reservar, ative a configuração Exigir número de telefone no painel "Opções de página do Scheduling".

Crie um formulário personalizado:

Você pode personalizar quais formulários os clientes devem preencher com base no tipo de sessão agendada. As perguntas do formulário têm limite de 250 caracteres. Não há limite para o número de perguntas por formulário.

Para criar um formulário personalizado:

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Novo formulário personalizado.
  3. Dê um nome e uma descrição para o formulário. Eles aparecem no formulário, entre as perguntas padrão e as personalizadas, na página de agendamentos dos clientes. Para uma leitura mais fluente das perguntas, deixe vazios os campos de nome e descrição.
  4. No menu Adicionar perguntas à esquerda, clique em um tipo de pergunta para adicionar ao formulário. Saiba mais sobre cada tipo de pergunta.
  5. Adicione um texto ao campo Pergunta e ao campo Opções, se houver.
  6. Para tornar uma pergunta obrigatória, clique em Obrigatório.
  7. Repita os passos 4 e 5 até adicionar todas as perguntas.
  8. Arraste e solte as perguntas na ordem desejada.
  9. Na seção Mostrar este formulário ao agendar, selecione quais tipos de sessão devem incluir o formulário.
  10. Clique em Salvar formulário.
Dica: a compra de um pacote, vale-presente ou assinatura não dá acesso aos clientes para preencherem o formulário de admissão. No entanto, você pode ativar uma configuração no painel "Pacotes, presentes e assinaturas" e exigir que os clientes concordem com seus termos antes de fecharem a compra. 

Edite um formulário ou pergunta

Você pode editar as configurações de um formulário ou editar uma pergunta específica. 

Para editar um formulário:

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Editar na linha do formulário a ser editado.
  3. Faça as alterações.
  4. Clique em Salvar formulário

Para editar uma pergunta: 

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Editar na linha do formulário a ser editado.
  3. Passe o cursor sobre a pergunta a ser editada.
  4. Clique no ícone de lápis.
  5. Faça as alterações.
  6. Clique em Salvar.

Como os clientes preenchem os formulários

O cliente deve preencher um formulário ao agendar um horário. As perguntas aparecem abaixo dos campos nome, endereço de e-mail e número de telefone. Para editar as respostas, o cliente deve clicar em Alterar/cancelar sessão no e-mail de confirmação inicial.

Ao agendar para o cliente, você pode preencher o formulário durante o processo na seção Formulários, códigos e anotações.

Lembre-se:

  • Não é possível enviar formulários por e-mail
  • Os clientes não podem preencher um formulário sem agendar um compromisso

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Formulários de uso interno

Ao coletar as informações dos clientes por telefone ou pessoalmente, você pode criar um formulário para uso interno. Para isso, clique em Este formulário é apenas para uso interno; não mostrar aos clientes ao criá-lo ou editá-lo.

Formulários marcados apenas para uso interno não aparecem para os clientes. Você e sua equipe podem preencher o formulário ao agendarem para um cliente ou ao editarem os detalhes da sessão.

Observação: se você criar um formulário para uso interno, não poderá tornar obrigatória nenhuma das perguntas dele.  

Apague perguntas e formulários

As perguntas e os formulários de admissão apagados não aparecerão nas novas sessões, mas continuarão nas sessões já passadas; assim, você não perde nenhuma informação do cliente. Eles não são incluídos na exportação das sessões nem nos relatórios gerados pelo Acuity.

Para apagar uma pergunta do formulário: 

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Editar na linha do formulário desejado.
  3. Passe o cursor sobre a pergunta a ser apagada.
  4. Clique no ícone de lixeira.
  5. Clique em OK.

Para apagar um formulário:

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Editar na linha do formulário a ser apagado.
  3. No fim da página, clique em Apagar e depois em OK.

Perguntas do formulário de admissão

Veja na tabela abaixo os tipos de campos que podem ser adicionados ao formulário de admissão.

Nome do campo  Descrição 
Caixa de texto Colete informações básicas do cliente. Escolha entre pequeno (uma linha), médio (cerca de um parágrafo) ou grande (vários parágrafos), dependendo da quantidade de informações que você deseja solicitar.
Lista suspensa Crie um menu suspenso com várias opções. Os clientes escolhem uma opção. 
Caixa de seleção Crie uma caixa de seleção para o cliente marcar ou deixar em branco.
Lista de caixas de seleção Crie uma lista com várias opções. Os clientes podem marcar várias caixas.
Opção sim/não

Os clientes clicam em sim ou não.

Carregamento de arquivos  Adicione uma opção para que os clientes façam upload de uma imagem, documento ou outro arquivo de até 5 MB. Para que os clientes façam upload de vários arquivos, adicione várias perguntas de upload de arquivos.
Endereço Adicione um campo de endereço. Você pode usar esse endereço como o local da sessão; esta opção é útil para sessões em casa ou serviços similares.

Contrato do cliente

Você pode usar um formulário para exigir que os clientes concordem com termos específicos antes de agendarem. 

Antes de adicionar um contrato ou um termo, lembre-se:

  • Caso tenha dúvidas sobre o conteúdo ou sobre as implicações legais dos seus termos ou acordos, consulte um advogado.
  • Para coletar assinaturas com um formulário, use um programa separado específico para assinatura eletrônica. 

Recomendamos um formulário separado para termos ou acordos. Você pode usar uma única caixa de seleção para que o cliente marque se concordar. Se você fizer a pergunta necessária, ele só poderá prosseguir se concordar. 

Você pode incluir links na descrição ou na pergunta do formulário. Cole uma URL, incluindo o http://, em um campo de descrição ou pergunta do formulário para criar um link clicável. Você também pode usar HTML para criar um link mais limpo na descrição do formulário.

Leia e edite as respostas do formulário dos clientes

Você verá as respostas do cliente nos detalhes da sessão e no e-mail de confirmação, a menos que altere suas configurações.

Para conferir as respostas de um cliente, abra o registro dele:

  1. No Acuity, clique em Clientes.
  2. Clique em Lista de clientes
  3. Clique no nome do cliente para abrir o registro correspondente. Todas as respostas do formulário aparecerão perto da parte inferior dos detalhes da sessão.

Edite ou preencha o formulário de um cliente

Você pode editar as respostas do formulário ou preencher o formulário em nome do cliente caso ele tenha agendado sem responder às perguntas. Para isso:

  1. No Acuity, clique em Calendário.
  2. Clique na sessão com o formulário desejado.
  3. Clique em Editar.
  4. Role até a parte inferior e faça as alterações.
  5. Clique em Salvar.

Os clientes também podem editar as respostas do formulário, bastando clicar em Alterar/cancelar sessão no e-mail de confirmação inicial.

Apague um arquivo carregado

Para apagar o arquivo que um cliente carregou via formulário de admissão:

  1. No Acuity, clique em Calendário.
  2. Clique na sessão com o arquivo a ser apagado.
  3. Clique em Editar.
  4. Encontre o arquivo e clique em Excluir arquivo; em seguida, clique em OK.

Imprima o formulário de um cliente

Para imprimir as respostas de um formulário, imprima os detalhes da sessão:

  1. No Acuity, clique em Calendário.
  2. Clique na sessão com o formulário desejado.
  3. Clique em o-icone-de-engrenagem no canto superior direito.
  4. Clique em Imprimir.
  5. Os detalhes da sessão serão abertos em uma nova aba, já formatada para impressão.

Anotações SOAP

Os profissionais de saúde podem adicionar anotações SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano), que são marcadas automaticamente para uso interno.

Para adicionar um novo formulário de anotações SOAP:

  1. No Acuity, clique em Perguntas do formulário de admissão.
  2. Clique em Novo formulário de anotações SOAP. 
  3. Personalize o formulário, editando o nome padrão dos campos, apagando campos ou adicionando perguntas. 
  4. No campo Mostrar este formulário ao agendar no canto inferior esquerdo, clique em quais tipos de sessão devem incluir o formulário de anotações SOAP.
  5. Clique em Salvar formulário.
Dica: se o formulário integrado de anotações SOAP não atender às suas necessidades, você pode criar outro, usando um formulário personalizado marcado apenas para uso interno. Se preferir, você também pode editar o formulário de anotações SOAP predefinido.

Formulários apenas para novos clientes

Os formulários aparecem sempre que o cliente registrar o tipo de sessão associado a ele. Para mostrar um formulário apenas para novos clientes, crie um tipo de sessão específico para novos clientes e, em seguida, anexe o formulário a ele.

Como os clientes editam uma resposta

Os clientes preenchem o formulário de admissão antes da reserva, mas, dependendo das suas configurações, eles podem atualizar a resposta após a reserva.

Para atualizar a resposta, eles devem clicar em Editar formulários na página de confirmação que acessaram após agendarem a sessão. Você também pode editar o template de e-mail de confirmação e de lembrete para incluir o botão Editar formulários.

Para decidir se os clientes podem editar o formulário após uma reserva; e até quanto tempo antes da sessão eles podem fazer alguma alteração, atualize seus limites de agendamento.

Formatação especial

Existem dois tipos de texto que devem ser inseridos de maneiras específicas: listas de endereços e links clicáveis.

Crie uma lista de endereços

Para preencher um menu suspenso ou uma lista de caixas de seleção com endereços de correspondência, ou quaisquer outros dados que incluam vírgulas dentro de cada item da lista, insira os endereços no campo Opções, mas use uma barra e uma vírgula seguida de um espaço (\,) cada vez que o endereço contiver uma vírgula. Separe os endereços inserindo uma vírgula seguida de um espaço.

Se você inserir isso:

8 Clarkson St.\, Nova York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Seus clientes verão isso:

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Adicionar um link clicável

Para adicionar um link para um formulário, insira http:// antes do restante do URL. Ele se transformará automaticamente em link. Não é possível adicionar um link para formulário de uso exclusivamente interno. 

Rastrear referências

Para rastrear indicações, adicione um formulário de admissão personalizado perguntando aos clientes como eles encontraram. Veja as respostas do cliente nos detalhes da sua sessão ou execute um relatório para ver todas as suas indicações em um só lugar. Considere recompensar clientes que encaminham novas indicações com um código de cupom para obter um desconto na próxima sessão.

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