Convidando um colaborador para o Acuity Scheduling

Para a sua equipe poder marcar horários, dê acesso às suas ferramentas de agendamentos.

Para adicionar alguém para ajudar a gerenciar o Acuity, convide-a como colaborador. Você controla o acesso e o controle de alterações dele nas configurações e recursos do Acuity. Isso é útil para quem tem membros na equipe que precisam de acesso para gerenciar ou agendar sessões, mas não quer que ninguém faça alterações substanciais nem exporte informações do Acuity.

Se você usar o Acuity como assinatura independente, poderá adicionar um número ilimitado de colaboradores. Se usar o Acuity associado a um site do Squarespace, você poderá adicionar quantos colaboradores o plano do site permitir.

Seus colaboradores precisam aceitar seu convite antes de começarem a usar o Acuity.

Dica: se você fizer login no Acuity com uma conta Acuity em vez de uma conta do Squarespace, o processo para adicionar colaboradores será diferente. A seção abaixo descreve as etapas específicas.

Assista ao vídeo

Níveis de acesso

Os colaboradores que você convida têm permissões limitadas no Acuity, conforme explicado abaixo.

Somente ver

O nível de acesso é chamado de "Somente ver o Scheduling" se você fizer login com uma conta Squarespace; e "Somente ver" se fizer login com uma conta Acuity. Saiba que tipo de conta você usa para fazer login no Acuity.

No Acuity, os colaboradores com acesso somente para visualização podem conferir as sessões agendadas, mas não podem adicionar novas sessões no painel "Calendário" nem alterar as configurações do Acuity.

Eles só têm acesso a informações, incluindo clientes e sessões, relacionadas aos calendários aos quais você lhes der acesso. Os colaboradores somente com visualização podem acessar os seguintes painéis:

• Calendário - podem acessar sessões agendadas nos calendários aos quais você deu acesso. Eles podem clicar em uma sessão para ver os detalhes, mas não podem editar nem reagendar. Eles podem ver as etiquetas de uma sessão, mas não podem adicionar nem editar rótulos.
• Clientes - podem ver a lista de clientes, mas só podem acessar clientes com pelo menos uma sessão marcada num calendário ao qual você lhes deu acesso. Eles podem clicar no nome de um cliente para conferir o histórico de sessões e outras informações, mas não podem editar os dados do cliente. Se você deu permissão para exportar sessões e clientes, eles podem exportar os clientes aos quais têm acesso, mas não os outros clientes. Eles não podem importar clientes.
• Relatórios - visível apenas se o colaborador tiver permissão para exportar sessões e clientes. Nesse caso, eles podem exportar sessões dos calendários aos quais têm acesso, mas não podem importar sessões nem ver outros relatórios.
• Link para a página de agendamentos - podem usar esta seção para criar links diretos para o seu agendador e um código para incorporar o agendador num site. Eles não têm acesso aos links, aos dados da incorporação ou aos tipos de sessões nos calendários aos quais você não deu acesso; e não podem personalizar nenhum URL.

Ver e editar

Esse nível de acesso é chamado de "Ver e editar o Scheduling" se você fizer login com uma conta Squarespace; e "Ver e editar" se fizer login com uma conta Acuity. Saiba que tipo de conta você usa para fazer login no Acuity.

Você escolhe quais calendários os colaboradores podem acessar. Eles só podem conferir as informações ou editar as configurações dos calendários aos quais você lhes der acesso.

Colaboradores com acesso de visualização e edição podem agendar uma nova sessão para os clientes. Eles podem escolher qualquer tipo de sessão oferecido em pelo menos um dos calendários com acesso. Escolhido o tipo de sessão, eles podem reservar em qualquer calendário que ofereça esse tipo de sessão, até mesmo em calendários aos quais eles não tenham acesso. Se um colaborador com acesso para visualização e edição marcar uma sessão num calendário ao qual não tenha acesso, ele não poderá ver nem editar a sessão após o agendamento.

Colaboradores com acesso para visualização e edição podem usar os seguintes painéis:

• Calendário - podem fazer tudo o que um colaborador somente com visualização pode, além de editar, reagendar e cancelar uma sessão. Eles podem adicionar ou excluir etiquetas de uma sessão, mas não podem criar ou apagar rótulos do sistema.
• Clientes - os colaboradores de visualização e edição só têm acesso a clientes com pelo menos uma sessão em um calendário ao qual i colaborador tenha acesso. Eles podem fazer tudo que só os colaboradores fazem, além de editar as informações do cliente, banir clientes e reagendar e cancelar uma sessão na lista de clientes. Se você deu permissão para exportar sessões e clientes, eles podem tanto importar quanto exportar clientes.
• Relatórios - visível apenas se o colaborador tiver permissão para exportar sessões e clientes. Nesse caso, ele pode exportar sessões, mas não pode importar sessões nem ver outros relatórios.
• Link para a página de agendamento - podem fazer tudo o que um colaborador com somente com visualização pode, acessando links diretos e incorporando informações ao seu agendador. Eles não podem acessar informações ou tipos de sessões nos calendários aos quais não tenham acesso.
• Disponibilidade - podem editar as horas em que o calendário está disponível para marcação de horários. Eles também podem alterar os limites de agendamentos e as configurações do calendário, inclusive alterar para quais endereços de e-mail o Acuity envia um aviso quando o cliente marca um horário.
• Integrações - podem vincular um conjunto limitado de apps, incluindo videoconferência e API.
• Sincronizar com outros calendários - podem vincular um calendário Acuity a um calendário externo. Eles só podem vincular os calendários Acuity aos quais você deu acesso.

Admin

O nível de acesso é chamado de "Administrador do Scheduling" se você fizer login com uma conta Squarespace; e "Admin" se fizer login com uma conta Acuity. Saiba que tipo de conta você usa para fazer login no Acuity.

Nota: conceder acesso a um colaborador no nível de Administrador do Scheduling é diferente de conceder acesso a ele no nível de Administrador , que dá a ele autoridade em grandes partes da sua conta do Squarespace, incluindo a alteração dos níveis do plano.

Colaboradores com acesso de admin podem fazer quase tudo o que o proprietário pode.

Eles não podem:

• Adicionar ou excluir colaboradores nem alterar o nível de acesso deles.
• Mudar o proprietário.
• Eles não podem alterar ou cancelar assinaturas do Acuity.

Além dessas exceções, eles têm acesso a qualquer configuração não mencionada nas seções com apenas visualização e com acesso e edição, incluindo:

• Importação e exportação de clientes e sessões
• Criação e edição de pacotes, vales-presente e assinaturas
• Criação de pacotes, vales-presente e códigos de assinatura para clientes
• Uso de recursos
• Criação, edição e visualização de faturas no painel "Faturas"

Adicionar ou remover um colaborador (se você fizer login com o Squarespace)

Se você fizer login no Acuity com uma conta do Squarespace, para convidar um novo colaborador:

1. Abra o painel "Permissões" e clique em Convidar colaborador.
2. Informe o nome e o endereço de e-mail do colaborador; em seguida, ative a opção Somente visualização do Scheduling, Visualização e edição do Scheduling ou Administrador do Scheduling. Saiba mais sobre os níveis de acesso do Scheduling.
3. Se você escolheu administrador para o Scheduling, clique em Convidar para enviar um convite ao seu colaborador. Se você selecionou Somente visualização do Scheduling ou Visualização e edição do Scheduling, clique em Avançar para continuar.
4. Use o botão para decidir se o colaborador pode exportar sessões e informações do cliente a partir da conta; em seguida, marque os calendários aos quais ele pode acessar.
5. Clique em Convidar para enviar um convite ao colaborador para trabalhar no Acuity com você. Ele pode acessar a conta após aceitar o convite.

Remover um colaborador

Para remover um colaborador:

1. Abra o painel "Permissões" e clique no colaborador desejado.
2. Clique em ... e depois em Excluir colaborador.
3. Clique em Excluir para confirmar.

Cancele o convite de um colaborador

Para cancelar um convite para ser colaborador:

1. Abra o painel "Permissões".
2. Na seção Convites enviados, clique no convite.
3. Clique em ... e depois em Cancelar convite.
4. Clique em Confirmar.

Alterar o nível de acesso de um colaborador

Após adicionar um colaborador, você pode aumentar ou reduzir o acesso dele no Acuity:

1. Abra o painel "Permissões" e clique no nome do colaborador.
2. Use os botões para definir o nível de acesso.
3. Se ele tiver acesso Somente visualização no Scheduling ou Visualização e edição do Scheduling, clique em Atribuir e gerenciar calendários para escolher quais calendários ele terá acesso; e se ele pode exportar sessões e informações dos clientes. Clique em Concluído após as alterações.
4. Clique em Salvar ao terminar de fazer todas as alterações.

Resolução de problemas

Se o colaborador que você quer adicionar receber uma mensagem de erro ao aceitar o convite, confira a resolução de problemas comuns em "Aceitando o convite para um colaborador".  

Adicione ou exclua um usuário (login com Acuity)

Se você fizer login no Acuity com uma conta do Acuity em vez de uma conta do Squarespace, o processo para adicionar colaboradores funcionará de maneira diferente.

Para adicionar um novo usuário à sua conta Acuity:

1. Clique em Gerenciar usuários e depois em Novo usuário.
2. Informe o endereço de e-mail do novo usuário e crie uma senha para ele.
3. Selecione o nível de acesso dele no menu suspenso Nível de acesso.
4. Opcional: marque Permitir que o usuário exporte clientes e sessões para dar permissão ao usuário para exportar sessões.
5. Se você selecionou o acesso Somente ver ou Ver e editar, marque a quais calendários ele terá acesso.
6. Clique em Adicionar usuário.
7. Avise o novo usuário do nome de usuário e senha; ele não será avisado automaticamente quando você o adicionar.

Após adicionar os usuários, eles podem gerenciar a senha e o nome de usuário.

Níveis de acesso no Acuity

Os usuários com acesso somente para ver, e para ver e editar têm o mesmo acesso dos colaboradores nesses níveis.

Os usuários do Acuity com acesso de administrador podem fazer tudo o que o proprietário da conta pode, exceto:

• Apagar a conta principal.
• Editar ou apagar a própria conta de usuário.
• Alterar o nome de usuário ou a senha da conta principal.

Remover usuários

Para remover um usuário:

1. Clique em Gerenciar usuários e depois em Editar no usuário desejado.
2. Clique em Apagar e depois clique em OK para confirmar.

Alterar o nível de acesso de um usuário

Após adicionar um usuário, você pode aumentar ou reduzir o acesso dele no Acuity:

1. Clique em Gerenciar Usuários e clique em Editar no nome do usuário.
2. Mude o nível de acesso dele no menu suspenso Nível de acesso.
3. Se eles tiverem acesso Somente visualização ou Visualizar e editar , use as caixas de seleção para atualizar quais calendários eles podem acessar e sua permissão para exportar sessões. 
4. Clique em Atualizar usuário para salvar suas alterações.

Usando um endereço de e-mail com duas contas Acuity

Cada endereço de e-mail só pode ser associado a uma conta Acuity Scheduling. Ao adicionar alguém a uma conta Acuity, se o endereço de e-mail dele já estiver associado a outra conta Acuity, você pode:

• Adicione-os com outro endereço de e-mail como nome de usuário.
• Pedir para alterar o endereço de e-mail usado como nome de usuário na outra conta Acuity.

Atenção: as contas Squarespace são diferentes. Quem usa uma conta Squarespace para fazer login no Acuity pode ser adicionado a mais de uma assinatura do Acuity com o mesmo endereço de e-mail.