Marcação de horário dos clientes

Gerencie os agendamentos dos clientes na sua conta. 

Este guia aborda como agendar, alterar ou cancelar sessões para clientes na sua conta. Para saber como é o agendamento on-line dos clientes, acesse Como os clientes agendam. 

Antes de começar

Antes de agendar compromissos, você precisará:

• Defina sua disponibilidade para escolher as horas que você está disponível para sessões.
• Crie pelo menos um tipo de sessão para um serviço oferecido.
• Conecte pelo menos um processador de pagamentos, se o seu serviço exigir o pagamento no momento da reserva. 
• Ativo os avisos por e-mail para enviar e-mails de confirmação aos clientes. 

Marque um horário

Para agendar um cliente:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Acima do calendário, clique no menu suspenso Adicionar novo e selecione Sessão.
3. Selecione um tipo de sessão.
4. Se você tiver vários calendários, selecione um.
5. Selecione um fuso horário.
6. Escolha uma data e hora. Para escolher uma data e hora fora da sua disponibilidade, clique em Personalizar. Quando você faz isso, um aviso é exibido, mas ele não impede o agendamento. Para repetir o agendamento, clique em Recorrente.
7. Informe o nome e os dados para contato do cliente. Inclua um endereço de e-mail para enviar avisos sobre a sessão ao cliente. Na avaliação gratuita, os campos de nome e sobrenome têm limite de 35 caracteres.
8. Opcional: clique na seção Formulários, códigos e anotações para aplicar um código de pacote ou cupom, adicionar anotações privadas sobre a sessão ou preencher as perguntas do formulário de admissão.
9. Clique em Agendar sessão ou use a seta para selecionar Agendar, mas não enviar a mensagem de confirmação (ao selecionar Agendar, mas não enviar a mensagem de confirmação, outros avisos, como lembretes e e-mails pós-sessão, ainda serão enviados).
10. Após o agendamento, aparecerá um resumo da sessão. A partir daí, você pode adicionar anotações, editar detalhes ou receber pagamentos.
11. Clique em Salvar e, em seguida, clique em Fechar.

Dica: se você estiver agendando uma nova sessão quando um compromisso existente no calendário estiver terminando, será possível pré-preencher o tipo de sessão e os detalhes do cliente da sessão sendo encerrada. Para fazer isso, clique no nome do cliente que aparece com a mensagem “Essa sessão está terminando; quer agendar mais uma?” Essa mensagem fica disponível até 15 minutos após o término da sessão.

Solicite respostas no formulário após agendamento

Você pode usar a seção Formulários, códigos e anotações para preencher formulários de admissão ao agendar sessões para clientes ou editar as informações após o agendamento.

Também é possível adicionar um botão Editar formulários ao e-mail de confirmação para que os clientes possam preencher o formulário por conta própria depois que você fizer o agendamento em nome deles. Por exemplo, você agendou por telefone um novo cliente para tosa, mas precisa coletar mais detalhes sobre o cachorro, como registros veterinários ou preferências de shampoo, para se preparar. Quando um formulário é enviado ou editado, você não recebe uma notificação, mas pode revisar as respostas nos detalhes do agendamento.

Para coletar as respostas do cliente usando um formulário após agendar uma sessão em nome dele:

• Garanta que seus limites globais de agendamento permitam que os clientes editem os formulários.
• Personalize os e-mails de confirmação e lembrete para incluir um botão Editar formulários. Você pode alterar o texto do botão para incentivar o preenchimento do formulário, como Preencha este formulário antes da sessão ou Leia e assine nossos termos e condições.

Reagende um horário

Você pode reagendar um ou vários horários de uma vez.

Reagende uma sessão

Para reagendar um único compromisso:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão no calendário ou na lista da agenda. 
3. Clique em Reagendar.
4. No calendário, escolha uma data e, depois, um novo horário. Para escolher uma data e horário fora da sua disponibilidade, clique em Personalizar.

Observação: ao usar a integração do Zoom para criar links de reunião, se você reagendar um horário e movê-lo para um calendário diferente, o link do Zoom será atualizado automaticamente. O link não será atualizado você editar o agendamento.

5. Clique em Reagendar sessão ou use a seta para selecionar Reagendar, mas não enviar mensagem de confirmação (ao selecionar Reagendar, mas não enviar a mensagem de confirmação, outros avisos, como lembretes e e-mails pós-sessão, ainda serão enviados).
6. Após o reagendamento, você pode adicionar uma anotação à sessão ou receber o pagamento.
7. Clique em Salvar e depois em Fechar para retornar ao seu calendário. 

Atenção: você só pode reagendar um cliente que reservou uma vaga na aula em grupo para outra sessão da mesma turma. Não é possível reagendar um cliente em outra turma.

Reagende vários horários de uma vez

Só é possível reagendar vários horários de uma vez em um mesmo calendário.

O processo é um pouco diferente para reagendar aulas em grupo e sessões fora da sala de aula.

Para reagendar compromissos em massa que não são aulas de um cliente:

1. No Acuity, clique em Clientes.
2. Clique no nome do cliente.
3. Marque a caixa ao lado das sessões desejada e clique em Reagendar selecionadas.
4. Use o menu para decidir os novos horários. Se as sessões forem no mesmo horário do mesmo dia, escolha outro horário e dia da semana. Se não, você pode adicionar ou subtrair tempo (quantos dias e minutos adicionar ou subtrair).
5. Clique em Reagendar sessões ou use a seta para selecionar Reagendar, mas não enviar e-mail de confirmação.

Para reagendar participantes de aula em massa:

Atenção: você precisa ter pelo menos uma próxima sessão de aula em grupo para poder reagendar em massa os participantes da aula.

1. No Acuity, clique em Tipos de sessão.
2. Clique no tipo de sessão "aula em grupo" e, em seguida, clique na sessão da aula em grupo à direita.
3. Marque as caixas ao lado dos participantes que você deseja reagendar e clique em Reagendar selecionados.
4. Use o menu suspenso para selecionar a nova sessão de aula e clique em Reagendar compromissos ou use a seta para selecionar Reagandar, mas não enviar um e-mail de confirmação.

Edite uma sessão

Quando você edita uma sessão, as alterações não afetam outras sessões do mesmo cliente. Para atualizar um nome, endereço de e-mail ou número de telefone em todas as sessões de um cliente, atualize o perfil do cliente na sua lista de clientes.

Para alterar outras informações da sessão ou deixar uma anotação interna:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Para abrir os detalhes, clique na sessão no calendário ou na lista da agenda.
3. Clique em Editar.
4. Atualize os campos que você deseja alterar.
5. Clique em Salvar e, em seguida, clique em Fechar.

Dica: se você editar o endereço de e-mail do cliente e salvar as alterações, aparecerá o botão Reenviar e-mail de confirmação. Clique no botão para enviar uma cópia do e-mail de confirmação da sessão para o novo endereço de e-mail. 

Cancele uma sessão

Você pode cancelar a sessão de um ou vários clientes. Após o cancelamento, é possível cobrar uma taxa de não comparecimento ou reembolsar o cliente, dependendo das políticas. 

Para cancelar sessão com um cliente:

1. No Acuity, clique em Calendário.
2. Clique na sessão no calendário ou na lista da agenda.
3. Clique em Cancelar.
4. Marque Marcar como não comparecimento e/ou Enviar e-mail para o cliente se for o caso. Se enviar um e-mail, você pode adicionar uma mensagem.
5. Clique em Cancelar sessão.

Dica: para cancelar apenas um participante da aula, clique no nome do participante para ver os detalhes dele e siga os passos de três a cinco acima.

Para cancelar compromissos de um cliente em massa:

1. No Acuity, clique em Clientes.
2. Clique no nome do cliente.
3. Role para baixo a lista de compromissos e marque as caixas ao lado dos compromissos que você deseja cancelar.
4. Clique em Cancelar Selecionado.
5. Clique em Sim, cancelar sessões para enviar um e-mail de cancelamento para cada sessão selecionada; ou Sim, mas não enviar e-mail ao cliente.

Exibir compromissos cancelados

Embora não seja possível desfazer o cancelamento, ainda é possível ver os detalhes da sessão.

Se você souber o nome do cliente, clique em Lista de clientes e depois no nome do cliente; essa ação abre uma lista de todas as sessões do cliente, incluindo as canceladas.

Se você não se lembrar do nome do cliente, use relatórios para encontrar o compromisso cancelado:

1. No Acuity, clique em Relatórios.
2. Use os menus suspensos Intervalo de datas e Calendário para limitar sua pesquisa, se possível.
3. Use o menu suspenso Exibir para escolher Todos os compromissos cancelados e clique em Exibir.
4. Clique em Ver sessões para uma lista de sessões canceladas segundo os critérios da busca.

Apague uma sessão

Cancelada uma sessão, você pode excluí-la do perfil do cliente. Essa ação não pode ser desfeita, e a sessão apagada não aparecerá mais em nenhum lugar da sua conta. 

1. No Acuity, clique em Clientes. 
2. Selecione o perfil do cliente.  
3. Na seção "Sessões agendadas", selecione a sessão cancelada. Se ela não aparecer, veja se a opção Mostrar sessões canceladas  está marcada. 
4. No canto superior direito, clique em Apagar. 
5. Digite APAGAR  e clique em Ok.