Inviare notifiche interne di appuntamenti e agende con Acuity Scheduling

Invia notifiche automatiche via e-mail e SMS a te e al tuo staff. Le notifiche possono tenervi aggiornati, mostrarvi a colpo d'occhio la settimana che vi attende e ricordarvi i prossimi appuntamenti.

Nota: le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?

Notifiche sulle attività di prenotazione

È possibile impostare ogni calendario in modo che invii una notifica quando gli appuntamenti vengono prenotati, cancellati o riprogrammati. Puoi inviare queste notifiche specifiche per il calendario a qualsiasi indirizzo e-mail o numero di telefono.

In alternativa, se hai un account Acuity, puoi utilizzare il pannello Avvisi di prenotazione per impostare le notifiche per gli appuntamenti su tutti i calendari, nonché per tutti i pacchetti, i buoni regalo e gli abbonamenti venduti.

Nota: se imposti le notifiche degli appuntamenti specifiche per il calendario per una persona che riceve anche gli avvisi di prenotazione del pannello notifiche degli appuntamenti, il destinatario riceverà due e-mail ogni volta che qualcuno prenota, riprogramma o cancella un appuntamento.

Notifiche di appuntamenti specifiche per il calendario

Invia notifiche via e-mail o SMS su un calendario specifico per tenere informato lo staff sui prossimi appuntamenti.

Le notifiche SMS sono disponibili nei piani Growing e Powerhouse.

Ogni volta che qualcuno pianifica, riprogramma o cancella un appuntamento in un determinato calendario, Acuity invia delle notifiche. Per quanto riguarda le notifiche via e-mail, Acuity invia copie delle e-mail inviate ai tuoi clienti, esclusi i follow-up. Per le notifiche via SMS, Acuity invia le righe oggetto delle e-mail come messaggi di testo. Per informazioni sui promemoria via SMS, consulta la sezione qui sotto.

Nota: queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita.

Ti consigliamo queste notifiche se:

  • Vuoi tenere aggiornato lo staff sui prossimi appuntamenti.
  • Desideri impostare le notifiche per i membri dello staff che hanno accesso in sola visualizzazione.
  • Sei il titolare di un'azienda e vuoi ricevere notifiche via SMS invece che via e-mail.
  • Sei il titolare di un'azienda e desideri ricevere le notifiche relative agli appuntamenti solo per determinati calendari.

Per attivare le notifiche di testo e di e-mail specifiche del calendario:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Sopra un calendario, fai clic su Impostazioni calendario.
  3. Nel campo Notifiche via e-mail/telefono , inserisci gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono o entrambi. Separa più voci con le virgole.Se inserisci un numero di telefono al di fuori degli Stati Uniti e del Canada, assicurati di averlo formattato correttamente.
  4. Clicca su Salva.
  5. (Facoltativo) Ripeti i passaggi da 2 a 4 fino a quando non avrai impostato tutte le notifiche desiderate.

Notifiche degli appuntamenti nel pannello Avvisi di prenotazione

Queste notifiche consentono di ricevere informazioni sugli appuntamenti e sui codici di prenotazione di un intero account Acuity. Sono disponibili solo per gli abbonati all'account Acuity.

Acuity invia un'e-mail ogni volta che qualcuno programma, riprogramma o cancella un appuntamento o acquista un codice di prenotazione.

Questi avvisi sono un ottimo modo per tenere traccia di ciò che accade nella tua azienda, ma non includono i promemoria sugli appuntamenti imminenti. Le notifiche relative agli appuntamenti sono abilitate per impostazione predefinita.

Ti consigliamo di avvisare i clienti se:

  • Sei un fornitore unico.
  • Sei proprietario di un'azienda e hai bisogno di una panoramica completa dell'attività di Acuity.
  • Vuoi essere avvisato ogni volta che qualcuno acquista un codice di prenotazione.

Per attivare o disattivare le e-mail:

  1. Apri il pannello Avvisi di prenotazione: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Imposta l'opzione Invia notifiche di appuntamenti su On o Off.

Promemoria e riepiloghi degli appuntamenti

E-mail di riepilogo

Verifica gli impegni in agenda per il giorno o la settimana successiva grazie alle e-mail di riepilogo. Le e-mail settimanali sono abilitate per impostazione predefinita, ma puoi passare a quelle giornaliere o scegliere di non riceverle.

Chiunque abbia accesso di visualizzazione e modifica, o accesso di livello superiore, può ricevere queste e-mail.

Ti consigliamo di impostare queste notifiche se vuoi avere tutte le informazioni sugli appuntamenti imminenti in un unico posto.

Se scegli i riepiloghi giornalieri, riceverai l'e-mail ogni giorno, anche se non hai appuntamenti il giorno successivo. Scegliendo i riepiloghi settimanali, non riceverai un'e-mail di riepilogo in assenza di appuntamenti nella settimana successiva.

Per attivare o disattivare le e-mail di riepilogo degli appuntamenti:

  1. Apri il pannello Avvisi di prenotazione: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Imposta l'opzione Invia e-mail di riepilogo su On o Off.
  3. Se le e-mail sono abilitate, utilizza i pulsanti di opzione per selezionare le e-mail Settimanale o Giornaliere .
  4. Se selezioni l'invio giornaliero delle e-mail, utilizza il menu a discesa per scegliere a che ora Acuity dovrà inviare le e-mail.

Promemoria via e-mail specifici per il calendario

Invia a te o al tuo staff e-mail di promemoria sugli appuntamenti imminenti.

Quando Acuity invia un promemoria per un appuntamento a un cliente, ne invia una copia anche a tutti gli indirizzi e-mail che ricevono le notifiche relative al calendario in questione. Queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita, ma puoi attivarle o disattivarle per ciascuna e-mail di promemoria ai clienti.

Ti consigliamo di utilizzare queste notifiche se desideri ricevere un promemoria via e-mail sui singoli appuntamenti imminenti.

Per attivare i promemoria degli appuntamenti via e-mail:

  1. Attiva le notifiche delle attività del calendario inserendo un indirizzo e-mail nelle impostazioni del calendario.
  2. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  3. Clicca su Promemoria.
  4. Nella parte superiore della pagina, seleziona un modello di e-mail di promemoria. 
  5. Nel campo Invia a, seleziona Invia questo promemoria ai clienti e agli amministratori.
  6. Clicca su Salva impostazioni.
  7. (Facoltativo) Ripeti i passaggi da 4 a 6 fino a quando non avrai attivato tutti i promemoria desiderati.

Promemoria di SMS specifici per il calendario

Invia a te o al tuo staff dei promemoria via SMS sugli appuntamenti imminenti.

Le notifiche SMS sono disponibili nei piani Growing e Powerhouse.

Quando Acuity invia un promemoria per un appuntamento a un cliente, ne invia una copia anche a tutti i numeri di telefono che ricevono le notifiche relative al calendario in questione. Queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita, ma puoi attivarle o disattivarle per ciascuno dei tuoi modelli di promemoria SMS.

Ti consigliamo di utilizzare queste notifiche se desideri ricevere un promemoria via SMS sui singoli appuntamenti imminenti per te o per il tuo staff.

Per attivare i promemoria SMS per gli appuntamenti:

  1. Attiva le notifiche delle attività del calendario inserendo un numero di telefono nelle impostazioni del calendario.
  2. Apri il pannello Promemoria SMS per i clienti: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  3. Clicca su un modello.
  4. Attiva l'opzione Invia un promemoria agli amministratori posizionando il selettore su On.
  5. Ripeti i passaggi 3 e 4 fino a quando non avrai attivato tutti i promemoria desiderati.

Verifica il tuo numero di telefono

Se hai impostato le notifiche interne per i messaggi di testo e non hai ancora verificato il tuo numero di telefono, Acuity ti chiederà di farlo. Per sapere come verificare il tuo numero di telefono, visitata la sezione Inviare promemoria degli appuntamenti tramite SMS.

Limiti

Acuity invierà le notifiche interne solo se invia anche la notifica al cliente corrispondente. Acuity non invierà le notifiche ai clienti se non è presente un indirizzo e-mail del cliente nei dettagli dell'appuntamento. Inoltre, non invierà notifiche ai clienti se tu o il tuo staff selezionate l'opzione di apportare modifiche senza inviare notifiche quando un appuntamento viene prenotato, riprogrammato o annullato.

Risoluzione dei problemi

Leggi le informazioni riportate di seguito per conoscere dei suggerimenti su come garantire l'arrivo delle notifiche.

La notifica prevista non è arrivata

Se ti aspettavi una notifica via e-mail di Acuity ma non l'hai ricevuta, controlla l'elenco delle notifiche inviate da Acuity per l'appuntamento in questione:

  1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
  3. Fai clic su Visualizza tutte le modifiche e le notifiche inviate.

Se trovi la voce L'amministratore ha scelto di non inviare e-mail, tu o il tuo staff avete scelto di modificare l'appuntamento senza inviare notifiche.

Se ‌Acuity ha inviato una notifica e-mail ma non l'hai ricevuta, cercala nella cartella spam. Se il filtro antispam rileva le e-mail di Acuity, aggiungi no-reply@acuityscheduling.com all'elenco dei mittenti sicuri.

Se il filtro antispam non rileva le notifiche mancanti di Acuity, contatta il provider di servizi Internet o di hosting. Chiedi loro di aggiungere gli indirizzi e-mail e gli indirizzi IP di Acuity a un elenco di mittenti affidabili. I nostri indirizzi IP sono:

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

E-mail respinta

Se nel registro degli appuntamenti viene visualizzata la voce E-mail respinta, è possibile che il messaggio sia stato inviato a un indirizzo che non è più iscritto alle e-mail di Acuity.

Puoi decidere di annullare l'iscrizione alle e-mail di promemoria, follow-up e riepilogo dell'agenda di Acuity cliccando su Annulla iscrizione in fondo a tali e-mail. Se apri una di queste e-mail e clicchi nuovamente su Annulla iscrizione, Acuity ti chiederà di iscriverti nuovamente.

Se annulli l'iscrizione ai follow-up e ai promemoria degli appuntamenti, continuerai a ricevere le notifiche delle transazioni, come le conferme degli appuntamenti, le notifiche di ripianificazione e le conferme di pagamento degli abbonamenti. 

Le notifiche provengono tutte da un unico cliente

Se tutte le notifiche di appuntamenti di Acuity sembrano provenire da un unico cliente, è possibile che tu abbia salvato il nostro indirizzo e-mail nei tuoi contatti sotto il nome di quel cliente.

Cerca nei tuoi contatti no-reply@acuityscheduling.com e assicurati che l'indirizzo e-mail sia associato solo ad "Acuity Scheduling."

E-mail duplicate

Se hai sottoscritto un account Acuity e stai ricevendo due e-mail per ogni appuntamento prenotato, rinviato o cancellato, verifica se hai attivato sia le notifiche degli avvisi di prenotazione degli appuntamenti che quelle degli appuntamenti specifici del calendario. Quando entrambe le impostazioni sono attivate, Acuity invia due e-mail ogni volta che qualcuno prenota, cancella o riprogramma un appuntamento. Scegline uno da utilizzare e disattiva l'altro.

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