Riepilogo dell'articolo
Invia notifiche automatiche via e-mail e SMS a te e al tuo staff. Le notifiche possono tenervi aggiornati, mostrarvi a colpo d'occhio la settimana che vi attende e ricordarvi i prossimi appuntamenti.
Nota: i messaggi di testo hanno alcune limitazioni sul tasso effettivo di recapito.
Notifiche sulle attività di prenotazione
È possibile impostare ogni calendario in modo che invii una notifica quando gli appuntamenti vengono prenotati, cancellati o riprogrammati. Puoi inviare queste notifiche specifiche per il calendario a qualsiasi indirizzo e-mail o numero di telefono.
In alternativa, se sei il proprietario dell'account, puoi utilizzare il pannello Avvisi di prenotazione o Avvisi amministratore per impostare le notifiche per gli appuntamenti su tutti i calendari, nonché per tutti i pacchetti, i buoni regalo e gli abbonamenti venduti.
Il pannello in cui sono ospitati questi avvisi può essere etichettato Avvisi di prenotazione o Avvisi amministratore. Le impostazioni sono le stesse in entrambi i casi.
Nota: se imposti le notifiche degli appuntamenti specifiche per il calendario per una persona che riceve anche gli Avvisi di prenotazione o Avvisi amministratore del pannello notifiche degli appuntamenti, il destinatario riceverà due e-mail ogni volta che qualcuno prenota, riprogramma o cancella un appuntamento.
Notifiche di appuntamenti specifiche per il calendario
Puoi inviare notifiche via e-mail o SMS su un calendario specifico per tenere informato il tuo staff sugli appuntamenti successivi. Ogni volta che i clienti fissano, riprogrammano o annullano un appuntamento su un determinato calendario, Acuity può inviare notifiche. Queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita.
Per le notifiche e-mail, Acuity invia copie delle e-mail inviate ai clienti, esclusi i follow-up. Le e-mail di conferma della prenotazione includono anche le informazioni inserite dal cliente nei moduli di accettazione delle prenotazioni al momento della prenotazione. Sono incluse le domande a cui hanno risposto, ma anche le loro risposte. La descrizione del modulo non è inclusa.
Per le notifiche via SMS, Acuity invia le righe oggetto delle e-mail come messaggi di testo. Per informazioni sui promemoria via SMS, consulta la sezione qui sotto.
Le notifiche via SMS sono disponibili nei piani Standard o Growing e Premium o Powerhouse.
Quando attivare le notifiche di appuntamenti specifiche per il calendario
Ti consigliamo queste notifiche se:
- Vuoi tenere aggiornato lo staff sui prossimi appuntamenti.
- Desideri impostare le notifiche per i membri dello staff che hanno accesso in sola visualizzazione.
- Sei il titolare di un'azienda e vuoi ricevere notifiche via SMS invece che via e-mail.
- Sei il titolare di un'azienda e desideri ricevere le notifiche relative agli appuntamenti solo per determinati calendari.
- Hai bisogno di un registro con data e ora delle domande e delle risposte di accettazione.
Attiva le notifiche di appuntamenti specifiche per il calendario
Per attivare le notifiche di testo e di e-mail specifiche del calendario:
- In Acuity, clicca su Disponibilità.
- Sopra un calendario, fai clic su Impostazioni calendario.
- Nel campo Invia notifiche di prenotazione a , inserisci indirizzi e-mail, numeri di telefono o entrambi. Separa più voci con le virgole. Se inserisci un numero di telefono che non è di Stati Uniti e Canada, assicurati di averlo formattato correttamente.
- Il campo Invia risposte a è obbligatorio, quindi assicurati di inserire un indirizzo e-mail.
- Clicca su Salva.
- Facoltativo: ripeti i passaggi da 2 a 4 fino a quando non avrai impostato tutte le notifiche desiderate.
- Per inviare messaggi di testo di conferma all'amministratore, imposta l'e-mail di conferma per il tipo di appuntamento su attiva. Se è inattiva, l'amministratore non riceverà i messaggi di testo.
Notifiche degli appuntamenti nel pannello Avvisi di prenotazione o Avvisi amministratore
Queste notifiche consentono di ricevere informazioni sugli appuntamenti e sui codici di prenotazione di un intero account Acuity. Sono disponibili solo per il proprietario dell'account.
Acuity invia un'e-mail ogni volta che qualcuno programma, riprogramma o cancella un appuntamento o acquista un codice di prenotazione.
Questi avvisi sono un ottimo modo per tenere traccia di ciò che accade nella tua azienda, ma non includono i promemoria sugli appuntamenti imminenti. Le notifiche relative agli appuntamenti sono abilitate per impostazione predefinita.
Ti consigliamo di avvisare i clienti se:
- Sei un fornitore unico.
- Sei proprietario di un'azienda e hai bisogno di una panoramica completa dell'attività di Acuity.
- Vuoi essere avvisato ogni volta che qualcuno acquista un codice di prenotazione.
Per attivare o disattivare le e-mail:
- In Acuity, fai clic su Avvisi di prenotazione o su E-mail e SMS, quindi su Avvisi amministratore.
- Imposta l'opzione Invia notifiche di appuntamenti su On o Off.
Promemoria e riepiloghi degli appuntamenti
E-mail di riepilogo
Verifica gli impegni in agenda per il giorno o la settimana successiva grazie alle e-mail di riepilogo. Le e-mail settimanali sono abilitate per impostazione predefinita, ma puoi passare a quelle giornaliere o scegliere di non riceverle.
Chiunque abbia accesso di visualizzazione e modifica, o accesso di livello superiore, può ricevere queste e-mail.
Ti consigliamo di impostare queste notifiche se vuoi avere tutte le informazioni sugli appuntamenti imminenti in un unico posto.
Se per il giorno successivo non hai appuntamenti, non riceverai l'e-mail di riepilogo giornaliera. Allo stesso modo, se non hai appuntamenti in programma nella settimana successiva, non riceverai l'e-mail di riepilogo settimanale.
Per attivare o disattivare le e-mail di riepilogo degli appuntamenti:
- In Acuity, fai clic su Avvisi di prenotazione o su E-mail e SMS, quindi su Avvisi amministratore.
- Imposta l'opzione Invia e-mail di riepilogo su On o Off.
- Se le e-mail sono abilitate, utilizza i pulsanti di opzione per selezionare le e-mail Settimanale o Giornaliere .
- Se selezioni l'invio giornaliero delle e-mail, utilizza il menu a discesa per scegliere a che ora Acuity dovrà inviarle. Puoi scegliere di inviare e-mail di riepilogo giornaliere tra le 16:00 e le 23:00.
Promemoria via e-mail specifici per il calendario
Invia a te o al tuo staff e-mail di promemoria sugli appuntamenti imminenti.
Quando Acuity invia un promemoria per un appuntamento a un cliente, può inviarne una copia anche a tutti gli indirizzi e-mail che ricevono le notifiche relative al calendario in questione. Queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita, ma puoi attivarle o disattivarle per ciascuna e-mail di promemoria ai clienti.
Ti consigliamo di utilizzare queste notifiche se desideri ricevere un promemoria via e-mail sui singoli appuntamenti imminenti.
Per attivare i promemoria degli appuntamenti via e-mail:
- Attiva le notifiche delle attività del calendario inserendo un indirizzo e-mail nelle impostazioni del calendario.
- In Acuity, clicca su E-mail dei clienti.
- Clicca su Promemoria.
- Nella parte superiore della pagina, seleziona un modello di e-mail di promemoria.
- Nel campo Invia a, seleziona Invia questo promemoria ai clienti e agli amministratori.
- Clicca su Salva impostazioni.
- (Facoltativo) Ripeti i passaggi da 4 a 6 fino a quando non avrai attivato tutti i promemoria desiderati.
Promemoria di SMS specifici per il calendario
Invia a te o al tuo staff dei promemoria via SMS sugli appuntamenti imminenti.
Le notifiche via SMS sono disponibili nei piani Standard o Growing e Premium o Powerhouse.
Quando Acuity invia un promemoria per un appuntamento a un cliente, ne invia una copia anche a tutti i numeri di telefono che ricevono le notifiche relative al calendario in questione. Queste notifiche sono disattivate per impostazione predefinita, ma puoi attivarle o disattivarle per ciascuno dei tuoi modelli di promemoria SMS.
Ti consigliamo di utilizzare queste notifiche se desideri ricevere un promemoria via SMS sui singoli appuntamenti imminenti per te o per il tuo staff.
Per attivare i promemoria SMS per gli appuntamenti:
- Attiva le notifiche delle attività del calendario inserendo un numero di telefono nelle impostazioni del calendario.
- Nel menu a sinistra, clicca su Messaggi di testo del cliente.
- Clicca su un modello.
- Attiva l'opzione Invia un promemoria agli amministratori posizionando il selettore su On.
- Ripeti i passaggi 3 e 4 fino a quando non avrai attivato tutti i promemoria desiderati.
Verifica il tuo numero di telefono
Se hai impostato le notifiche interne per i messaggi di testo e non hai ancora verificato il tuo numero di telefono, Acuity ti chiederà di farlo. Per sapere come verificare il tuo numero di telefono, visitata la sezione Inviare promemoria degli appuntamenti tramite SMS.
Limiti
Acuity invierà le notifiche interne solo se invia anche la notifica al cliente corrispondente. Acuity non invierà le notifiche ai clienti se non è presente un indirizzo e-mail del cliente nei dettagli dell'appuntamento. Inoltre, non invierà notifiche ai clienti se tu o il tuo staff selezionate l'opzione di apportare modifiche senza inviare notifiche quando un appuntamento viene prenotato, riprogrammato o annullato.
Risposte
Le e-mail di notifica interne vengono inviate da no-reply@acuityscheduling.com. Se rispondi a un'e-mail di conferma o di promemoria della prenotazione, la tua risposta verrà inviata al cliente. Le risposte ad altre e-mail non saranno recapitate e verranno restituite al mittente.
Risoluzione dei problemi
Leggi le informazioni riportate di seguito per conoscere dei suggerimenti su come garantire l'arrivo delle notifiche.
La notifica prevista non è arrivata
Se ti aspettavi una notifica via e-mail di Acuity ma non l'hai ricevuta, controlla l'elenco delle notifiche inviate da Acuity per l'appuntamento in questione:
- In Acuity, clicca su Calendario.
- Clicca sull'appuntamento per aprirne i dettagli.
- Fai clic su Visualizza tutte le modifiche e le notifiche inviate.
Se trovi la voce L'amministratore ha scelto di non inviare e-mail, tu o il tuo staff avete scelto di modificare l'appuntamento senza inviare notifiche.
Se Acuity ha inviato una notifica e-mail ma non l'hai ricevuta, cercala nella cartella spam. Se il filtro antispam rileva le e-mail di Acuity, aggiungi no-reply@acuityscheduling.com all'elenco dei mittenti sicuri.
Se il filtro antispam non rileva le notifiche mancanti di Acuity, contatta il provider di servizi Internet o di hosting. Chiedi loro di aggiungere gli indirizzi e-mail e gli indirizzi IP di Acuity a un elenco di mittenti affidabili. I nostri indirizzi IP sono:
- 149.72.52.197
- 149.72.90.69
- 149.72.227.216
- 149.72.242.200
- 168.245.51.104
- 198.37.159.6
E-mail respinta
Se nel registro degli appuntamenti viene visualizzata la voce E-mail respinta, è possibile che il messaggio sia stato inviato a un indirizzo che non è più iscritto alle e-mail di Acuity.
Puoi decidere di annullare l'iscrizione alle e-mail di promemoria e riepilogo dell'agenda di Acuity cliccando su Annulla iscrizione in fondo a tali e-mail. Se apri una di queste e-mail e clicchi nuovamente su Annulla iscrizione, Acuity ti chiederà di iscriverti nuovamente.
Se annulli l'iscrizione ai promemoria degli appuntamenti, continuerai a ricevere le notifiche delle transazioni, come le conferme di prenotazione degli appuntamenti, le notifiche di ripianificazione e le ricevute degli abbonamenti.
Le notifiche provengono tutte da un unico cliente
Se tutte le notifiche di appuntamenti di Acuity sembrano provenire da un unico cliente, è possibile che tu abbia salvato il nostro indirizzo e-mail nei tuoi contatti sotto il nome di quel cliente.
Cerca nei tuoi contatti no-reply@acuityscheduling.com e assicurati che l'indirizzo e-mail sia associato solo ad "Acuity Scheduling."
E-mail duplicate
Se sei il proprietario dell'account e stai ricevendo due e-mail per ogni appuntamento prenotato, rinviato o cancellato, verifica di avere attivato sia le notifiche sugli appuntamenti nel pannello Avvisi di prenotazione o Avvisi amministratore che quelle sugli appuntamenti specifici del calendario. Quando entrambe le impostazioni sono attivate, Acuity invia due e-mail ogni volta che qualcuno prenota, cancella o riprogramma un appuntamento. Scegline uno da utilizzare e disattiva l'altro.