Prenotare appuntamenti per i clienti

Gestire l'esperienza di prenotazione dei clienti dal proprio account. 

Questa guida illustra come pianificare, modificare o annullare gli appuntamenti per i clienti dal tuo account. Per vedere l'esperienza di prenotazione online dei tuoi clienti, visita Prenotazione degli appuntamenti da parte dei clienti. 

Prima di iniziare

Prima di prenotare gli appuntamenti, devi:

• Imposta la tua disponibilità per scegliere gli orari in cui sei disponibile per ricevere i clienti.
• Crea almeno un tipo di appuntamento per un servizio da te offerto.
• Se il tuo servizio richiede pagamenti alla prenotazione, collega almeno un elaboratore di pagamento. 
• Abilita le notifiche e-mail per inviare delle e-mail di conferma ai clienti. 

Prenota un appuntamento

Per pianificare appuntamenti per i clienti:

1. In Acuity, clicca su Calendario.
2. Sopra il calendario, fai clic sul menu a discesa Aggiungi nuovo, quindi seleziona Appuntamento.
3. Seleziona un tipo di appuntamento.
4. Se disponi di più calendari, selezionane uno.
5. Seleziona un fuso orario.
6. Scegli una data e un orario. Per scegliere una data e un orario al di fuori della tua disponibilità, clicca su Personalizza. Se scegli una data e un orario al di fuori della tua disponibilità, apparirà un avviso, che comunque non ti impedirà di fissare l'appuntamento. Per creare un appuntamento ripetuto, clicca su Ricorrente.
7. Inserisci il nome e le informazioni di contatto del tuo cliente. Aggiungi un indirizzo di posta elettronica a cui inviargli le notifiche e-mail relative all'appuntamento. Se usufruisci di una prova gratuita, i campi nome e cognome non possono contenere più di 35 caratteri.
8. Facoltativo: clicca sulla sezione Moduli, codice e note per applicare un codice coupon o pacchetto, aggiungere note private sull'appuntamento o compilare le domande del modulo di accettazione.
9. Clicca su Pianifica appuntamento o utilizza la freccia per selezionare Pianifica, ma non inviare notifiche di conferma. (Se selezioni Pianifica, ma non inviare notifiche di conferma, verranno comunque inviate altre notifiche, come promemoria o e-mail di follow-up.)
10. Una volta completata la prenotazione, visualizzerai un riepilogo dell'appuntamento. Da qui, puoi aggiungere note, modificare i dettagli o accettare pagamenti.
11. Clicca su Salva, quindi su Chiudi.

Suggerimento: se stai fissando un nuovo appuntamento mentre sta per terminare un appuntamento esistente nel tuo calendario, puoi compilare preventivamente il tipo di appuntamento e i dettagli del cliente dall'appuntamento che si sta concludendo. A tal fine, clicca sul nome del cliente che appare con la richiesta "Questo appuntamento sta per terminare, vuoi fissarne un altro?". Questa richiesta sarà disponibile per un periodo massimo di 15 minuti dopo la fine dell'appuntamento in corso.

Risposte al modulo di richiesta dopo la prenotazione

Puoi utilizzare la sezione Moduli, codice e note per compilare i moduli di accettazione quando programmi appuntamenti per i clienti o per modificare i dettagli dell'appuntamento dopo averlo prenotato.

Puoi anche aggiungere un pulsante Modifica moduli all'e-mail di conferma in modo che i clienti possano completare il modulo da soli dopo aver prenotato un appuntamento per loro conto. Ad esempio, hai fissato telefonicamente un appuntamento per la toelettatura del cane per un nuovo cliente, ma per prepararti hai bisogno di raccogliere maggiori dettagli sul suo animale domestico, come la sua cartella clinica veterinaria o le sue preferenze in fatto di shampoo. Non riceverai notifiche quando inviano o modificano i loro moduli, ma potrai rivedere le loro risposte nei dettagli dell'appuntamento.

Per raccogliere le risposte del cliente dopo aver prenotato un appuntamento per suo conto:

• Assicurati che i tuoi limiti globali di pianificazione consentano ai clienti di modificare i propri moduli.
• Personalizza le tue e-mail di conferma e promemoria per includere un pulsante Modifica moduli. Puoi modificare il testo di questo pulsante per incoraggiare i clienti a compilare il modulo, ad esempio Compila questo modulo prima del tuo appuntamento o Leggi e firma i nostri termini e condizioni.

Riprogramma gli appuntamenti

Puoi riprogrammare gli appuntamenti singolarmente o in blocco.

Riprogrammare un singolo appuntamento:

Per riprogrammare un singolo appuntamento:

1. In Acuity, clicca su Calendario.
2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda. 
3. Clicca su Ripianifica.
4. Scegli una data dal calendario, quindi scegli un nuovo orario. Per scegliere una data e un orario al di fuori della disponibilità, clicca su Personalizza.

Nota: se usi l'integrazione Zoom per creare link di riunioni, quando sposti un appuntamento su un altro calendario del tuo programma, il link di Zoom si aggiorna automaticamente. Il link non si aggiorna se modifichi l'appuntamento.

5. Clicca su Riprogramma appuntamento o utilizza la freccia per selezionare Pianifica di nuovo, ma non inviare notifica di conferma.(Se selezioni Pianifica di nuovo, ma non inviare notifiche di conferma, verranno comunque inviate altre notifiche, come promemoria o e-mail di follow-up.)
6. Dopo aver riprogrammato l'appuntamento, puoi aggiungervi note o accettare pagamenti.
7. Clicca su Salva, quindi su Chiudi per tornare al tuo calendario. 

Attenzione puoi spostare solo la prenotazione di un cliente che ha prenotato un posto in una lezione di gruppo ad un'altra sessione della stessa lezione di gruppo. Non è possibile spostare un cliente ad una lezione di gruppo diversa.

Riprogrammare gli appuntamenti in blocco

Quando si riprogrammano gli appuntamenti in blocco, non è possibile riprogrammarli in un calendario diverso.

Il processo è leggermente diverso per le lezioni di gruppo e gli appuntamenti non in classe.

Per riprogrammare in blocco gli appuntamenti normali (non lezioni) di un cliente:

1. In Acuity, clicca su Clienti.
2. Clicca sul nome del cliente.
3. Seleziona le caselle accanto agli appuntamenti che desideri riprogrammare, quindi clicca su Riprogramma selezionati.
4. Utilizza il menu per stabilire i nuovi orari degli appuntamenti. Se si svolgono tutti allo stesso orario e nello stesso giorno della settimana, scegli un nuovo orario e giorno della settimana. In caso contrario, scegli se e di quanti giorni e minuti posticipare o anticipare.
5. Clicca su Riprogramma appuntamenti o utilizza la freccia per selezionare Riprogramma, ma non inviare e-mail di conferma.

Per riprogrammare in blocco i partecipanti a una lezione:

Nota: è necessario avere almeno una lezione di gruppo in programma per poter riprogrammare in blocco i partecipanti alla lezione.

1. In Acuity, clicca su Tipi di appuntamento.
2. Clicca sul tipo di appuntamento lezione di gruppo, quindi clicca sulla lezione di gruppo a destra.
3. Seleziona le caselle accanto ai partecipanti che desideri riprogrammare, quindi clicca su Riprogramma selezionati.
4. Utilizza il menu a discesa per selezionare la nuova lezione, quindi Clicca su Riprogramma appuntamenti o utilizza la freccia per selezionare Riprogramma, ma non inviare e-mail di conferma.

Modificare un appuntamento

Quando modifichi un appuntamento, le modifiche non influiranno sugli altri appuntamenti dello stesso cliente. Per aggiornare un nome, un indirizzo e-mail o un numero di telefono in tutti gli appuntamenti di un cliente, aggiorna il profilo del cliente nell'elenco dei clienti.

Per modificare altre informazioni dell'appuntamento o aggiungere note interne:

1. In Acuity, clicca su Calendario.
2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda per aprirne i dettagli.
3. Clicca su Modifica.
4. Aggiorna i campi da modificare.
5. Clicca su Salva, quindi su Chiudi.

Suggerimento: se modifichi l'indirizzo e-mail del cliente e poi salvi le modifiche, apparirà il pulsante Invia nuovamente e-mail di conferma. Clicca sul pulsante per inviare una copia dell'e-mail di conferma dell'appuntamento al nuovo indirizzo e-mail. 

Annullare un appuntamento

Puoi annullare gli appuntamenti dei clienti per singolo appuntamento o in blocco. Una volta annullato l'appuntamento, potresti decidere di applicare una penale per l'assenza o rimborsare il cliente, a seconda delle tue condizioni. 

Per annullare l'appuntamento di un cliente:

1. In Acuity, clicca su Calendario.
2. Clicca sull'appuntamento presente nel calendario o nell'agenda.
3. Clicca su Annulla.
4. Seleziona Contrassegna assente e/o Invia e-mail al cliente, se applicabile. Se scegli di inviare un'e-mail, puoi aggiungere un messaggio.
5. Clicca su Annulla appuntamento.

Suggerimento: per annullare un solo partecipante a una lezione, clicca sul suo nome per visualizzare i dettagli individuali, quindi segui i passaggi da tre a cinque esposti sopra.

Per annullare in blocco gli appuntamenti di un cliente:

1. In Acuity, clicca su Clienti.
2. Clicca sul nome del cliente.
3. Scorri l'elenco degli appuntamenti verso il basso e seleziona le caselle accanto agli appuntamenti che desideri annullare.
4. Clicca su Annulla appuntamento selezionato.
5. Clicca su Sì, annulla appuntamenti per inviare un'e-mail di annullamento per ogni appuntamento selezionato o su Sì, ma non inviare e-mail al cliente.

Visualizzare gli appuntamenti annullati

Anche se non è possibile annullare la cancellazione di un appuntamento, puoi comunque visualizzarne i dettagli.

Se conosci il nome del cliente, clicca su Elenco clienti, quindi sul nome del cliente, per visualizzare un elenco di tutti gli appuntamenti del cliente, inclusi quelli annullati.

Se non ricordi il nome del cliente, utilizza i report per trovare l'appuntamento annullato:

1. In Acuity, clicca su Report.
2. Utilizza i menu a discesa Intervallo di date e Calendario per restringere la ricerca, se possibile.
3. Utilizza il menu a discesa Mostra per scegliere Tutti gli appuntamenti annullati, quindi clicca su Mostra.
4. Clicca su Visualizza appuntamenti per visualizzare un elenco di appuntamenti annullati che soddisfano i criteri di ricerca.

Eliminare gli appuntamenti

Dopo aver eliminato un appuntamento, è possibile eliminarlo dal profilo del cliente. Tieni presente che questa azione è permanente, e che l'appuntamento cancellato non apparirà più nel tuo account. 

1. In Acuity, clicca su Clienti. 
2. Seleziona il profilo del cliente.  
3. Nella sezione Prossimi appuntamenti, seleziona l'appuntamento eliminato. Se l'appuntamento non appare, verifica che sia selezionata l'opzione Mostra appuntamenti cancellati . 
4. In alto a destra, fai clic su Cancellare. 
5. Digita DELETE e fare clic su Ok.