Configurer une visioconférence

Connectez Zoom, Google Meet ou GoToMeeting pour organiser des rendez-vous et des cours virtuels.

Utilisez les intégrations de visioconférence d’Acuity pour créer automatiquement un lien de réunion virtuel unique chaque fois qu’un client prend rendez-vous ou s’inscrit à un cours.

Limites et règles des visioconférences

Découvrez comment les intégrations vidéo interagissent avec vos calendriers Acuity, vos paramètres de localisation et vos types de rendez-vous.

Connecter un fournisseur vidéo par calendrier

Chaque calendrier de votre compte Acuity ne peut être connecté qu’à un seul fournisseur vidéo à la fois. Si vous gérez une équipe avec plusieurs calendriers, différents calendriers peuvent utiliser différents fournisseurs.

Proposer le même service en personne et virtuellement

Acuity utilise le lien de réunion virtuelle comme lieu du rendez-vous, mais un rendez-vous ne peut pas avoir à la fois un lieu physique et un lien virtuel. Pour proposer le même service en personne et en ligne, créez deux types de rendez-vous, l’un pour les rendez-vous en personne et l’autre pour les rendez-vous en ligne.

Activer la visioconférence pour les nouveaux types de rendez-vous

Lorsque vous créez un type de rendez-vous, la visioconférence est désactivée par défaut. Si vous créez un type de rendez-vous ou un cours collectif après avoir configuré votre intégration, retournez dans votre panneau Intégrations afin d’activer la vidéo pour ce nouveau type de rendez-vous.

Ajouter des liens de réunion à des rendez-vous

Les rendez-vous pris avant que vous ne configuriez votre intégration ne comporteront pas automatiquement de liens vers la réunion. Afin de générer un lien pour les rendez-vous existants, annulez-les et prenez-les à nouveau. 

Connecter votre logiciel de visioconférence

Acuity s’intègre directement à plusieurs fournisseurs de visioconférence. Sélectionnez votre fournisseur pour consulter les instructions de connexion étape par étape :

• Zoom
• Google Meet
• GoToMeeting

Remarque : si vous possédez un ancien compte Join.me, votre intégration à Acuity est toujours prise en charge.

Partager les liens avec des clients

Une fois l’intégration configurée, Acuity utilise le lien de la réunion comme lieu de rendez-vous et l’ajoute automatiquement aux e-mails de confirmation et de rappel par défaut.

Si vous utilisez des templates d’e-mails personnalisés, ajoutez le tag %location% pour que le lien apparaisse. Pour inclure le lien de la réunion dans les rappels automatisés par SMS, activez le champ Lieu dans vos paramètres SMS.

Comment les liens de réunion sont-ils créés pour les cours collectifs et les rendez-vous récurrents ?

Les liens des réunions sont générés en fonction du type de réservation :

• Cours collectifs : lorsque la première personne s’inscrit à un cours, le lien vers la réunion est créé. Tous les participants à ce cours reçoivent le même lien.
• Rendez-vous récurrents : chaque rendez-vous récurrent a son propre lien.  Le premier lien figure dans l’e-mail de confirmation initial ; les liens pour les rendez-vous suivants figurent dans les e-mails de rappel respectifs.

Que devient le lien de la réunion si j’annule ou modifie le rendez-vous ? 

Le lien de la réunion change selon que vous annulez, reprogrammez ou modifiez le rendez-vous :

• Si vous ou un client reprogrammez un rendez-vous, le lien vidéo est automatiquement mis à jour et continue de fonctionner.
• Si vous annulez un rendez-vous, la visioconférence correspondante est automatiquement supprimée.
• Si vous modifiez manuellement les informations d’un rendez-vous, le lien de la réunion virtuelle n’est pas mis à jour.

Utiliser un lien vidéo statique

Si vous préférez utiliser des liens de rendez-vous statiques pour vos rendez-vous, utilisez Zoom et sélectionnez votre identifiant de réunion personnel, ou configurez vos liens statiques manuellement au lieu d’utiliser une intégration.

Pour utiliser manuellement un lien statique :

1. Ouvrez les paramètres de votre calendrier et collez le lien de votre réunion directement dans le champ Lieu.
2. Si vous souhaitez utiliser différents liens statiques pour différents services, activez l’option permettant de définir des lieux par type de rendez-vous, puis ajoutez les liens dans le champ Lieu pour chaque type de rendez-vous.

Changer de fournisseur vidéo

Pour changer de fournisseur vidéo, déconnectez votre intégration avant de configurer la nouvelle. Les liens de rendez-vous existants restent sur votre calendrier ; votre nouveau fournisseur générera les liens pour les prochaines réservations.