Interne Termin-Benachrichtigungen und Tagesordnungen mit Acuity senden

Sende automatische E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an dich selbst und deine Mitarbeiter. Mit den Benachrichtigungen bleibst du auf dem Laufenden, erhältst einen Überblick über die kommende Woche und wirst an bevorstehende Termine erinnert.

Hinweis: In den folgenden Anweisungen findest du Links zu den Acuity-Einstellungen, die sich nach dem Konto richten, das du für die Anmeldung bei Acuity verwendest. Was für ein Konto habe ich?

Benachrichtigungen über Buchungsaktivitäten

Du kannst jeden deiner Kalender so einstellen, dass eine Benachrichtigung gesendet wird, wenn Termine gebucht, abgesagt oder verschoben werden. Du kannst diese kalenderspezifischen Benachrichtigungen an eine beliebige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer senden.

Wenn du Acuity-Abonnent bist, kannst du das Menü „Buchungsmeldungen“ verwenden, um Benachrichtigungen für Termine in allen Kalendern sowie für alle verkauften Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements einzurichten.

Hinweis: Wenn du kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen für eine Person einrichtest, die auch die Terminbenachrichtigungen des Menüs Buchungsmeldungen erhält, erhält sie jedes Mal zwei E-Mails, wenn jemand einen Termin bucht, verschiebt oder absagt.

Kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen

Sende E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen zu einem bestimmten Kalender, um deine Mitarbeiter über bevorstehende Termine auf dem Laufenden zu halten.

SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements „Growing“ und „Powerhouse“ verfügbar.

Immer wenn jemand einen Termin in einem bestimmten Kalender plant, verschiebt oder absagt, sendet Acuity Benachrichtigungen. Für E-Mail-Benachrichtigungen sendet Acuity Kopien der E-Mails, die an deine Kunden gesendet wurden (außer Folgenachrichten). Bei SMS-Benachrichtigungen sendet Acuity die Betreffzeilen dieser E-Mails als SMS. Weitere Informationen zu SMS-Erinnerungen findest du im folgenden Abschnitt.

Hinweis: Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.

Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn:

  • Du Mitarbeiter über ihre bevorstehenden Termine auf dem Laufenden halten möchtest.
  • Du Benachrichtigungen für Mitarbeiter einrichten möchtest, die „Nur Ansicht“-Zugriff haben.
  • Du ein Geschäftsinhaber bist und SMS-Benachrichtigungen anstelle von E-Mails haben möchtest.
  • Du ein Geschäftsinhaber bist und nur Terminbenachrichtigungen für bestimmte Kalender haben möchtest.

So aktivierst du kalenderspezifische SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Klicke über einem Kalender auf Kalendereinstellungen.
  3. Gib im Feld E-Mail-/Telefonbenachrichtigungen E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder beides ein. Trenne mehrere Einträge mit Kommas. Wenn du eine Telefonnummer außerhalb der USA und Kanadas eingibst, vergewissere dich, dass du sie korrekt formatiert hast.
  4. Klicke auf Speichern.
  5. (Optional) Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du alle gewünschten Benachrichtigungen eingerichtet hast.

Terminbenachrichtigungen im Menü „Buchungsmeldungen“

Mit diesen Benachrichtigungen bleibst du über Termine und Buchungscodes für ein gesamtes Acuity-Konto auf dem Laufenden. Sie sind nur für Abonnenten des Acuity-Kontos verfügbar.

Acuity sendet eine E-Mail, wenn jemand einen Termin plant, verschiebt oder absagt und wenn jemand einen Buchungscode kauft.

Diese Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, um zu verfolgen, was in deinem Unternehmen passiert, aber sie enthalten keine Erinnerungen an bevorstehende Termine. Terminbenachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.

Wir empfehlen Terminbenachrichtigungen, wenn:

  • Du ein Einzelanbieter bist.
  • Du bist ein Geschäftsinhaber und benötigst einen umfassenden Überblick über die Acuity-Aktivitäten.
  • Du benachrichtigt werden möchtest, wenn jemand einen Buchungscode kauft.

So aktivierst oder deaktivierst du die E-Mails:

  1. Öffne das Menü „Buchungsmeldungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Stelle den Schalter Terminbenachrichtigungen senden auf Ein oder Aus.

Terminerinnerungen und -übersicht

Übersichts-E-Mails

Mit Übersichts-E-Mails kannst du sehen, was auf deiner Agenda für den Tag oder die Woche steht. Wöchentliche E-Mails sind standardmäßig aktiviert, aber du kannst zu täglichen E-Mails wechseln oder diese Option deaktivieren.

Jeder mit „Ansicht und Bearbeitung“-Zugriff oder höher kann diese E-Mails erhalten.

Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du alle Informationen zu deinen bevorstehenden Terminen an einem Ort haben möchtest.

Wenn du tägliche Übersichten wählst, erhältst du die E-Mail jeden Tag, auch wenn du am nächsten Tag keine Termine hast. Wenn du wöchentliche Übersichten wählst, erhältst du keine Übersichts-E-Mail, wenn du in der nächsten Woche keine Termine hast.

So aktivierst oder deaktivierst du Terminübersichts-E-Mails:

  1. Öffne das Menü „Buchungsmeldungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Stelle den Schalter Übersichts-E-Mails senden auf Ein oder Aus.
  3. Wenn die E-Mails aktiviert sind, verwende die Radio-Buttons, um wöchentliche oder tägliche E-Mails auszuwählen.
  4. Wenn du tägliche E-Mails auswählst, verwende das Drop-down-Menü, um auszuwählen, wann Acuity die E-Mails sendet.

Kalenderspezifische E-Mail-Erinnerungen

Sende E-Mail-Erinnerungen über bevorstehende Termine an dich selbst oder deine Mitarbeiter.

Wenn Acuity eine Terminerinnerung an einen Kunden sendet, wird auch eine Kopie an alle E-Mail-Adressen gesendet, die Benachrichtigungen über den entsprechenden Kalender erhalten. Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert, aber du kannst sie für jede deiner Erinnerungs-E-Mails an Kunden aktivieren oder deaktivieren.

Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du E-Mail-Erinnerungen zu einzelnen bevorstehenden Terminen erhalten möchtest.

So aktivierst du E-Mail-Terminerinnerungen:

  1. Aktiviere Benachrichtigungen über Kalenderaktivitäten, indem du in den Kalendereinstellungen eine E-Mail-Adresse eingibst.
  2. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  3. Klicke auf Erinnerungen.
  4. Wähle oben auf der Seite ein Template für die Erinnerungs-E-Mail aus. 
  5. Wähle im Feld Senden an die Option Diese Erinnerung an Kunden und Admins senden aus.
  6. Klicke auf Einstellungen speichern.
  7. (Optional) Wiederhole die Schritte 4 bis 6, bis du alle gewünschten Erinnerungen aktiviert hast.

Kalenderspezifische SMS-Erinnerungen

Sende SMS-Erinnerungen über bevorstehende Termine an dich selbst oder deine Mitarbeiter.

SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements „Growing“ und „Powerhouse“ verfügbar.

Wenn Acuity eine Terminerinnerung an einen Kunden sendet, wird auch eine Kopie an alle Telefonnummern gesendet, die Benachrichtigungen über den entsprechenden Kalender erhalten. Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert, aber du kannst sie für jedes deiner Templates für SMS-Erinnerungen an Kunden aktivieren oder deaktivieren.

Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du dich oder deine Mitarbeiter per SMS an einzelne bevorstehende Termine erinnern möchtest.

So aktivierst du SMS-Terminerinnerungen:

  1. Aktiviere Benachrichtigungen über Kalenderaktivitäten, indem du in den Kalendereinstellungen eine Telefonnummer eingibst.
  2. Öffne das Menü „Kunden-SMS-Erinnerungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an.
  3. Klicke auf ein Template.
  4. Stelle den Schalter Erinnerung an Admins senden auf Ein.
  5. Wiederhole die Schritte 3 und 4, bis du alle gewünschten Erinnerungen aktiviert hast.

Telefonnummer verifizieren

Wenn du interne SMS-Benachrichtigungen eingerichtet hast und deine Telefonnummer noch nicht verifiziert hast, fordert Acuity dich auf, sie zu verifizieren. Wie du deine Telefonnummer verifizieren kannst, erfährst du unter Terminerinnerungen per SMS senden.

Einschränkungen

Acuity sendet nur dann interne Benachrichtigungen, wenn es auch die entsprechende Kundenbenachrichtigung sendet. Acuity sendet keine Kundenbenachrichtigungen, wenn die Termindetails keine E-Mail-Adresse des Kunden enthalten. Es werden auch keine Kundenbenachrichtigungen gesendet, wenn du oder deine Mitarbeitenden bei der Buchung, Verschiebung oder Absage eines Termins die Option auswählen, Änderungen vorzunehmen, ohne Benachrichtigungen zu senden.

Fehlerbehebung

Im folgenden Abschnitt findest du Tipps, um sicherzustellen, dass deine Benachrichtigungen ankommen.

Die erwartete Benachrichtigung ist nicht angekommen

Wenn du eine E-Mail-Benachrichtigung von Acuity erwartet, aber nicht erhalten hast, überprüfe zunächst die Liste der Benachrichtigungen, die Acuity zu dem betreffenden Termin gesendet hat:

  1. Öffne das Menü Kalender: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an.
  2. Klicke auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen.
  3. Klicke auf Alle Änderungen und gesendeten Benachrichtigungen anzeigen.

Wenn du den Eintrag Admin hat entschieden, keine E-Mails zu senden findest, hast du oder deine Mitarbeiter beschlossen, die Änderung am Termin vorzunehmen, ohne Benachrichtigungen zu senden.

Wenn ‌Acuity eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet hat, du sie aber nie erhalten hast, überprüfe deinen Spam-Ordner auf die fehlende E-Mail. Wenn dein Spamfilter Acuity-E-Mails erfasst, füge no-reply@acuityscheduling.com zu deiner Liste sicherer Absender hinzu.

Wenn dein Spamfilter die fehlenden Acuity-Benachrichtigungen nicht erkennt, wende dich an deinen Internetdienstanbieter oder Hosting-Anbieter. Bitte sie, die E-Mail-Adressen und IP-Adressen von Acuity zu einer Liste vertrauenswürdiger Absender hinzuzufügen. Unsere IP-Adressen sind:

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

E-Mail verworfen

Wenn du den Eintrag E-Mail gelöscht im Änderungsprotokoll des Termins findest, wurde die E-Mail möglicherweise an eine Adresse gesendet, die von Acuity-E-Mails abgemeldet wurde.

Du kannst dich von Acuity-E-Mails mit Terminerinnerungen, Follow-ups und Agenda-Übersichten abmelden, indem du unten in diesen E-Mails auf Abmelden klickst. Wenn du eine dieser E-Mails öffnest und erneut auf Abmelden klickst, fordert Acuity dich auf, dich erneut dafür anzumelden.

Wenn du Folge-E-Mails und Terminerinnerungen abbestellst, erhältst du dennoch Transaktionsbenachrichtigungen, wie z. B. Terminbestätigungen, Benachrichtigungen über Terminverschiebungen und Bestätigungen zu Abonnementzahlungen. 

Benachrichtigungen stammen alle von einem Kunden

Wenn alle deine Benachrichtigungen über Acuity-Termine von einem bestimmten Kunden zu stammen scheinen, hast du unsere E-Mail-Adresse möglicherweise in deinen Kontakten unter dem Namen dieses Kunden gespeichert.

Suche in deinen Kontakten nach no-reply@acuityscheduling.com und stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse nur mit „Acuity Scheduling“ verknüpft ist.

Doppelte E-Mails

Wenn du Inhaber eines Acuity Scheduling-Kontos bist und zwei E-Mails zu jedem gebuchten, verschobenen oder abgesagten Termin erhältst, überprüfe, ob du sowohl die Terminbenachrichtigungen von Buchungsmeldungen als auch kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen aktiviert hast. Wenn beide Einstellungen aktiviert sind, sendet dir Acuity jedes Mal zwei E-Mails, wenn jemand einen Termin bucht, storniert oder verschiebt. Wähle eine Option aus, die du verwenden möchtest, und deaktiviere die andere.

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