E-Mail-Templates anpassen

Personalisiere die E-Mail-Benachrichtigungen an deine Kund:innen mit benutzerdefinierten Templates.

Passe E-Mail-Templates an, um unterschiedliche Nachrichten für verschiedene Terminarten zu senden, um bestimmte E-Mail-Benachrichtigungen für bestimmte Terminarten zu deaktivieren oder um deine E-Mail-Benachrichtigungen an deine Markenführung anzupassen.

Wenn deine Kund:innen automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, basiert der Inhalt auf deinem Template, wobei aktualisierte termin- und kundenspezifische Informationen automatisch in die Nachricht eingefügt werden.

Die meisten E-Mail-Benachrichtigungen beginnen mit einem Standard-Template, das sofort verwendet werden kann, und einige Transaktions-Benachrichtigungen können nicht angepasst werden.

Benutzerdefinierte Templates sind eine großartige Möglichkeit, Informationen zu kommunizieren, von Wegbeschreibungen bis hin zu Rückerstattungsrichtlinien.

Kund:innen mit einem Probe-Abonnement oder dem alten kostenlosen Abonnement können diese Benachrichtigungen nicht anpassen.

Hinweis: In den folgenden Anweisungen findest du Links zu den Acuity-Einstellungen, die sich nach dem Konto richten, das du für die Anmeldung bei Acuity verwendest. Was für ein Konto habe ich?

E-Mail-Templates bearbeiten

Die Schritte zum Öffnen eines E-Mail-Templates zur Bearbeitung unterscheiden sich geringfügig, je nachdem, welche Art von E-Mail du bearbeiten möchtest:

So bearbeitest du Templates für die meisten E-Mail-Typen:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf das E-Mail-Template, das du bearbeiten möchtest.

So bearbeitest du Templates für Erinnerungs- oder Folge-E-Mails:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf Erinnerungen oder Folgenachrichten.

3. Klicke auf den Tab für die Erinnerungs-E-Mail oder Folge-E-Mail, die du bearbeiten möchtest.

   

Inhalte, die du bearbeiten kannst

Du kannst die folgenden E-Mail-Template-Elemente ändern:

• Verwende das Feld E-Mail-Betreff, um die Betreffzeile zu bearbeiten. Du kannst hier sowohl Text als auch Tags verwenden.
• Klicke auf das Textfeld, um den Nachrichtentext zu bearbeiten. Tippe, um Text hinzuzufügen, oder verwende die Bearbeitungs-Werkzeugleiste, um Bilder, Buttons und Tags hinzuzufügen. Du kannst auch die Symbolleiste verwenden, um Schriftart, Formatierung und Farbe zu ändern. Klicke auf das Symbol </>, um den HTML-Code der Nachricht zu bearbeiten.
• Bearbeite vorhandene Buttons, indem du auf den Button und dann auf Bearbeiten klickst. Du kannst den Button-Text ändern und zu welchem Link er führt. Um einen vorhandenen Button zu löschen, markiere den zugehörigen Text und drücke dann die Entf-Taste.
• Wenn du mit den Änderungen fertig bist, klicke auf Speichern.

Vorschau deines Templates in der mobilen Ansicht

Für E-Mails für Buchungsbestätigungen, Bestätigung der Terminumbuchung und Stornierungsbestätigungen ist es möglich, die Vorschau deiner Nachricht im Computer- oder Mobilmodus anzuzeigen. Um zwischen den beiden Modi zu wechseln, klicke oben rechts auf das Computer- oder das Mobilgerät-Symbol.

Termininformationen mit Tags hinzufügen

Du kannst Tags zu einem E-Mail-Template hinzufügen, um Termininformationen wie den Namen von Kunden, das Datum des Termins oder die Beschreibung der Terminart abzurufen. E-Mail-Templates verwenden auch Tags, die die Antworten der Kund:innen vom Aufnahmeformular abrufen. Du kannst Tags manuell eingeben oder auf Feld einfügen klicken und ein Tag aus der Liste auswählen.

Hänge eine Kopie der Formulare deines Kunden an

Du kannst eine Kopie der Aufnahmeformulare deines Kunden an deine Bestätigungs-E-Mails anhängen, um eine mit Zeit- und Datumsstempel versehene Aufzeichnung der Antworten des Kunden zu erstellen.

Kalendereinladungen ersetzen

Standardmäßig enthalten E-Mail-Templates für Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Bestätigungen von Terminumbuchungen Kalender-Buttons, mit denen deine Kunden ihre Termine zu ihren Kalendern hinzufügen können.

Wenn du diese Buttons entfernt hast, kannst du sie über das Drop-down-Menü Button hinzufügen wieder hinzufügen. Du kannst auch Tags verwenden, um Kalendereinladungen hinzuzufügen, die in Form von Links anstelle von Buttons vorliegen.

Es ist nicht möglich, den Inhalt dieser Einladungen anzupassen. Wenn ein Termin verschoben wird, muss dein Kunde die aktualisierten Veranstaltungsinformationen zu seinem Kalender hinzufügen, indem er die Einladung in seiner Verschiebungs-E-Mail verwendet.

Inhaltsbeschränkungen

• Bilder, die zu E-Mail-Templates hinzugefügt werden, müssen im Format .jpg, .gif oder .png vorliegen, und die Dateigröße ist auf 1,5 MB begrenzt.
• E-Mail-Templates unterstützen keine Anhänge. Auf diese Weise werden deine E-Mails mit höherer Wahrscheinlichkeit nicht als Spam markiert. Füge den Inhalt stattdessen einer Seite auf deiner Website hinzu und verlinke auf diese.
• E-Mail-Templates unterstützen kein CSS.
• E-Mail-Templates können nicht umbenannt werden. Die Namen sind nur für den internen Gebrauch bestimmt und Kunden werden die Template-Namen nicht angezeigt.

Zum Standard-Template zurückkehren

Die Schritte zum Öffnen eines E-Mail-Templates zur Bearbeitung unterscheiden sich je nach E-Mail-Typ geringfügig.

E-Mail zur Bestätigung

So kehrst du zum Standard-E-Mail-Template für Buchungsbestätigung, Bestätigung der Terminumbuchung und Stornierungsbestätigung zurück:

1. Öffne das Template zur Bearbeitung.
2. Klicke in der oberen rechten Ecke auf ....
3. Klicke auf Auf Standard-Template zurücksetzen und dann zur Bestätigung auf Zurücksetzen. Dadurch wird das angepasste Template dauerhaft gelöscht.

Die meisten anderen E-Mail-Typen

So kehrst du für alle anderen E-Mail-Typen, mit Ausnahme von Folge-E-Mails, zum Standard-E-Mail-Template zurück:

1. Öffne das Template zum Bearbeiten.​.
2. Klicke rechts unten auf Standard-Template verwenden und klicke dann zur Bestätigung auf OK. Dadurch wird das angepasste Template dauerhaft gelöscht.
3. Klicke auf Speichern, um den Vorgang zu beenden.

Hinweis: Wenn du zum Beenden auf Schließen klickst, erhältst du eine Warnung, dass nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind. Selbst wenn du auf Verwerfen klickst, um deine Änderungen rückgängig zu machen, bleibt dein Template auf das Standard-Template zurückgesetzt. Nachdem du zur Bestätigung auf OK geklickt hast, ist es nicht möglich, eine Rücksetzung rückgängig zu machen.

Folge-E-Mails

Das Standard-Template für Folge-E-Mails hat einen vollständig leeren Textkörper. Mit Hilfe des Buttons Standard-Template verwenden kannst du die Übersicht während der Bearbeitung löschen, aber du musst Inhalte zum E-Mail-Textkörper hinzufügen, um das Template zu speichern. Wenn du zurückkehrst und dann beendest, ohne neue Inhalte hinzuzufügen, wird dein vorheriges Template für Folge-E-Mails wiederhergestellt.

Templates je nach Terminart anpassen

Wenn du mehrere Templates für dieselbe Terminart hast, kannst du anpassen, welche Nachrichten Kunden je nach der gebuchten Terminart erhalten.

Für folgende Zwecke kann nicht mehr als ein Template verwendet werden: 

• Beleg für Paket- oder Geschenkgutschein
• Terminbestätigungen
• Bestätigung für Abonnement
• Abonnementkündigung
• Wartelistenbestätigung

Ein neues Template erstellen

Die Schritte zum Erstellen eines neuen Templates variieren je nach E-Mail-Typ.

E-Mail zur Bestätigung

Um ein weiteres Template für E-Mails für Buchungsbestätigungen, Bestätigung der Terminumbuchung und Stornierungsbestätigungen zu erstellen:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke rechts oben auf Erstellen.
3. Klicke auf Buchungsbestätigung, Stornierungsbestätigung oder Bestätigung der Terminumbuchung.
4. Aktiviere im Abschnitt Zuordnung die Terminarten, die deinem neuen Template zugewiesen werden sollen.
5. Bearbeite dein Template, um den gewünschten Inhalt hinzuzufügen.
6. Klicke auf Erstellen. Wenn du deinem neuen Template Terminarten aus einem anderen Template zuweist, klicke zur Bestätigung auf Ja, bitte aktivieren.

Erinnerungen und Folgenachrichten

So erstellst du ein weiteres Template für Erinnerungs- oder Folge-E-Mails:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke rechts oben auf Erstellen.
3. Klicke auf Erinnerung oder Folgenachrichten.
4. Wenn du für jeden Termin mehrere Erinnerungs- oder Folge-E-Mails sendest, klicke auf den Tab für die richtige Erinnerungs- oder Folge-E-Mail.
5. Klicke auf Neues Template hinzufügen.
6. Prüfe die Terminarten, die deinem neuen Template zugewiesen werden sollen, und klicke dann auf Auswählen.
7. Bearbeite dein Template, um den gewünschten Inhalt hinzuzufügen.
8. Klicke auf Speichern in der rechten oberen Ecke.

Ein vorhandenes Template duplizieren

Wenn du bereits ein benutzerdefiniertes Template für bestimmte E-Mail-Templates erstellt hast, kannst du es als Ausgangspunkt für dein nächstes benutzerdefiniertes Template verwenden, anstatt bei Null anzufangen.

So duplizierst du ein E-Mail-Template für eine Buchungsbestätigung, Bestätigung der Terminumbuchung oder Stornierungsbestätigung:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf ... für das Template, das du duplizieren möchtest, und klicke dann auf Duplizieren.
3. Nimm die gewünschten Änderungen an den Inhalten vor und verwende das Feld Senden für, um auszuwählen, welche Terminarten deinem neuen Template zugewiesen werden.
4. Klicke auf Erstellen. Wenn du eine oder mehrere Terminarten ausgewählt hast, die bereits einem Template zugewiesen sind, klicke auf Ja, bitte aktivieren, um zu bestätigen, dass du sie dem neuen Template zuweisen möchtest.

Es ist nicht möglich, ein Template für Erinnerungs- oder Folge-E-Mails zu duplizieren.

Eine Terminart einem anderen Template zuweisen

Du kannst ändern, welches Template mit einer bestimmten Terminart verknüpft ist. Die Schritte variieren je nach E-Mail-Typ.

E-Mail zur Bestätigung

So weist du eine Terminart einem anderen E-Mail-Template für eine Buchungsbestätigung, Terminumbuchung oder Stornierungsbestätigung zu:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf das Template, das du für die Terminart verwenden möchtest.
3. Aktiviere im Abschnitt Zuordnung für das Kontrollkästchen für die Terminart.
4. Klicke oben rechts auf Speichern und dann zur Bestätigung auf Ja, aktivieren.

Erinnerungen und Folgenachrichten

So weist du eine Terminart einem anderen E-Mail-Template für Erinnerungs- oder Folge-E-Mails zu:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf Erinnerungen oder Folgenachrichten.
3. Wenn du mehr als eine Erinnerung oder Folgenachricht sendest, klicke auf den Tab für die richtige Erinnerung oder Folgenachricht.
4. Auf der linken Seite der Seite befinden sich Felder für jedes Template. Suche den Namen der Terminart, die du neu zuweisen möchtest, greife sie dann mit der Maus und ziehe sie in das Feld für das Template, dem du sie neu zuweisen möchtest.

Ein Template löschen

Die Schritte zum Löschen eines Templates variieren je nach E-Mail-Typ.

E-Mail zur Bestätigung

Um ein Template für eine Buchungsbestätigung, Bestätigung der Terminumbuchung oder Stornierungsbestätigung per E-Mail zu löschen:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke für das Template, das du löschen möchtest, auf ....
3. Klicke auf Löschen und dann zum Bestätigen erneut auf Löschen. Dadurch wird das Template dauerhaft gelöscht.

Erinnerungen und Folgenachrichten

So löschst du ein Template für eine Erinnerungs- oder Folge-E-Mail:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf Erinnerung oder Folgenachrichten.
3. Wenn du mehrere Erinnerungen oder Folge-E-Mails sendest, klicke auf den entsprechenden Tab.
4. Suche auf der linken Seite der Seite das Feld für das Template, das du löschen möchtest.
5. Entferne alle Terminarten, die dem Template zugewiesen sind. Du kannst sie anklicken und in ein anderes Template oder in das Feld Inaktive Terminarten ziehen, wenn du nicht möchtest, dass diese E-Mail für eine bestimmte Terminart gesendet wird.
6. Klicke auf Dieses Template entfernen. Dadurch wird das Template dauerhaft gelöscht.
7. Beende den Vorgang, indem du auf Speichern oder Schließen klickst.

Keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr senden

Du kannst das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen für eine oder alle deiner Terminarten beenden. Die Schritte variieren je nach E-Mail-Typ.

Hinweis: Wenn du eine E-Mail-Benachrichtigung für Kund:innen deaktivierst, wird dieselbe Benachrichtigung für dich und deine Mitarbeiter deaktiviert.

E-Mail zur Bestätigung

So kannst du das Versenden einer automatisierten E-Mail für die Buchungsbestätigung, die Terminumbuchung oder die Stornierung für eine bestimmte Terminart beenden:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Klicke auf das Template, dem die Terminart derzeit zugewiesen ist.
3. Deaktiviere im Feld Zuordnung die Terminart.
4. Klicke oben rechts auf Speichern.

Erinnerungen und Folgenachrichten

So beendest du das Senden einer automatisierten Folge- oder Erinnerungs-E-Mail für eine bestimmte Terminart:

1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
2. Wenn du mehrere Erinnerungen oder Folge-E-Mails sendest, klicke auf den entsprechenden Tab.
3. Suche auf der linken Seite nach dem Namen der Terminart.
4. Klicke mit der Maus darauf und ziehe sie in das Feld Inaktive Terminarten.
5. Zum Verlassen klicken Sie auf Speichern oder Schließen.