Artikelzusammenfassung
Sende automatische E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an dich selbst und deine Mitarbeiter. Mit den Benachrichtigungen bleibst du auf dem Laufenden, erhältst einen Überblick über die kommende Woche und wirst an bevorstehende Termine erinnert.
Hinweis: SMS unterliegen einigen Einschränkungen hinsichtlich der Zustellbarkeit.
Benachrichtigungen über Buchungsaktivitäten
Du kannst jeden deiner Kalender so einstellen, dass eine Benachrichtigung gesendet wird, wenn Termine gebucht, abgesagt oder verschoben werden. Du kannst diese kalenderspezifischen Benachrichtigungen an eine beliebige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer senden.
Als Kontoinhaber:in kannst du das Menü „Buchungsmeldungen“ verwenden, um Benachrichtigungen für Termine in allen Kalendern sowie für alle verkauften Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements einzurichten.
Das Menü, in dem diese Benachrichtigungen untergebracht sind, kann als Buchungs-Meldungen oder Admin-Meldungen bezeichnet werden. Die Einstellungen sind unabhängig davon identisch.
Hinweis: Wenn du kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen für eine Person einrichtest, die auch die Terminbenachrichtigungen des Menüs Buchungsmeldungen oder Admin-Meldungen erhält, erhält sie jedes Mal zwei E-Mails, wenn jemand einen Termin bucht, verschiebt oder absagt.
Kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen
Du kannst E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen für einen bestimmten Kalender senden, um deine Mitarbeiter über bevorstehende Termine auf dem Laufenden zu halten. Immer wenn Kunden einen Termin in einem bestimmten Kalender planen, verschieben oder absagen, sendet Acuity Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.
Für E-Mail-Benachrichtigungen sendet Acuity Kopien der E-Mails, die an deine Kunden gesendet wurden (außer Folgenachrichten). Die Buchungsbestätigungs-E-Mails enthalten auch Informationen aus allen Aufnahmeformularen, die der Kunde bei der Buchung ausgefüllt hat. Dabei sind die beantworteten Fragen sowie die Antworten enthalten. Die Formularbeschreibung ist nicht enthalten.
Bei SMS-Benachrichtigungen sendet Acuity die Betreffzeilen dieser E-Mails als SMS. Weitere Informationen zu SMS-Erinnerungen findest du im folgenden Abschnitt.
SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements Standard oder Growing sowie Premium oder Powerhouse verfügbar.
Wann du kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen aktivieren solltest
Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn:
- Du Mitarbeiter über ihre bevorstehenden Termine auf dem Laufenden halten möchtest.
- Du Benachrichtigungen für Mitarbeiter einrichten möchtest, die „Nur Ansicht“-Zugriff haben.
- Du ein Geschäftsinhaber bist und SMS-Benachrichtigungen anstelle von E-Mails haben möchtest.
- Du ein Geschäftsinhaber bist und nur Terminbenachrichtigungen für bestimmte Kalender haben möchtest.
- Du benötigst eine mit Zeit- und Datumsstempel versehene Aufzeichnung der Aufnahmefragen und -antworten.
Kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen aktivieren
So aktivierst du kalenderspezifische SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen:
- Klicke in Acuity auf Verfügbarkeit.
- Klicke über einem Kalender auf Kalendereinstellungen.
- Gib im Feld Buchungsbenachrichtigungen senden an E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder beides ein. Trenne mehrere Einträge mit Kommas. Wenn du eine Telefonnummer außerhalb der USA und Kanadas eingibst, vergewissere dich, dass du sie korrekt formatiert hast.
- Das Feld Antworten senden an ist ein Pflichtfeld, also stelle sicher, dass du eine E-Mail-Adresse eingibst.
- Klicke auf Speichern.
- (Optional) Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du alle gewünschten Benachrichtigungen eingerichtet hast.
- Um Bestätigungs-SMS an den Administrator zu senden, setze die Bestätigungs-E-Mail für die Terminart auf aktiv. Wenn sie inaktiv ist, erhält der Administrator die SMS nicht.
Termin-Benachrichtigungen im Menü „Buchungsmeldungen“ oder „Admin-Meldungen“
Mit diesen Benachrichtigungen bleibst du über Termine und Buchungscodes für ein gesamtes Acuity-Konto auf dem Laufenden. Sie sind nur für Kontoinhaber:innen verfügbar.
Acuity sendet eine E-Mail, wenn jemand einen Termin plant, verschiebt oder absagt und wenn jemand einen Buchungscode kauft.
Diese Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, um zu verfolgen, was in deinem Unternehmen passiert, aber sie enthalten keine Erinnerungen an bevorstehende Termine. Terminbenachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.
Wir empfehlen Terminbenachrichtigungen, wenn:
- Du ein Einzelanbieter bist.
- Du bist ein Geschäftsinhaber und benötigst einen umfassenden Überblick über die Acuity-Aktivitäten.
- Du benachrichtigt werden möchtest, wenn jemand einen Buchungscode kauft.
So aktivierst oder deaktivierst du die E-Mails:
- Klicke in Acuity auf Buchungs-Meldungen oder klicke auf E-Mails & SMS und dann auf Admin-Meldungen.
- Stelle den Schalter Terminbenachrichtigungen senden auf Ein oder Aus.
Terminerinnerungen und -übersicht
Übersichts-E-Mails
Mit Übersichts-E-Mails kannst du sehen, was auf deiner Agenda für den Tag oder die Woche steht. Wöchentliche E-Mails sind standardmäßig aktiviert, aber du kannst zu täglichen E-Mails wechseln oder diese Option deaktivieren.
Jeder mit „Ansicht und Bearbeitung“-Zugriff oder höher kann diese E-Mails erhalten.
Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du alle Informationen zu deinen bevorstehenden Terminen an einem Ort haben möchtest.
Wenn du am nächsten Tag keine Termine hast, erhältst du keine E-Mail mit der täglichen Zusammenfassung. Wenn du keine Termine für die nächste Woche hast, erhältst du auch keine E-Mail mit der wöchentlichen Zusammenfassung.
So aktivierst oder deaktivierst du Terminübersichts-E-Mails:
- Klicke in Acuity auf Buchungs-Meldungen oder klicke auf E-Mails & SMS und dann auf Admin-Meldungen.
- Stelle den Schalter Übersichts-E-Mails senden auf Ein oder Aus.
- Wenn die E-Mails aktiviert sind, verwende die Radio-Buttons, um wöchentliche oder tägliche E-Mails auszuwählen.
- Wenn du tägliche E-Mails auswählst, verwende das Drop-down-Menü, um auszuwählen, wann Acuity die E-Mails sendet. Du kannst wählen, ob du täglich zwischen 16:00 und 23:00 Uhr zusammenfassende E-Mails senden möchtest.
Kalenderspezifische E-Mail-Erinnerungen
Sende E-Mail-Erinnerungen über bevorstehende Termine an dich selbst oder deine Mitarbeiter.
Wenn Acuity eine Terminerinnerung an eine:n Kund:in sendet, wird auch eine Kopie an alle E-Mail-Adressen gesendet, die Benachrichtigungen über den entsprechenden Kalender erhalten. Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert, aber du kannst sie für jede deiner Erinnerungs-E-Mails an Kunden aktivieren oder deaktivieren.
Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du E-Mail-Erinnerungen zu einzelnen bevorstehenden Terminen erhalten möchtest.
So aktivierst du E-Mail-Terminerinnerungen:
- Aktiviere Benachrichtigungen über Kalenderaktivitäten, indem du in den Kalendereinstellungen eine E-Mail-Adresse eingibst.
- Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
- Klicke auf Erinnerungen.
- Wähle oben auf der Seite ein Template für die Erinnerungs-E-Mail aus.
- Wähle im Feld Senden an die Option Diese Erinnerung an Kunden und Admins senden aus.
- Klicke auf Einstellungen speichern.
- (Optional) Wiederhole die Schritte 4 bis 6, bis du alle gewünschten Erinnerungen aktiviert hast.
Kalenderspezifische SMS-Erinnerungen
Sende SMS-Erinnerungen über bevorstehende Termine an dich selbst oder deine Mitarbeiter.
SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements Standard oder Growing sowie Premium oder Powerhouse verfügbar.
Wenn Acuity eine Terminerinnerung an einen Kunden sendet, wird auch eine Kopie an alle Telefonnummern gesendet, die Benachrichtigungen über den entsprechenden Kalender erhalten. Diese Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert, aber du kannst sie für jedes deiner Templates für SMS-Erinnerungen an Kunden aktivieren oder deaktivieren.
Wir empfehlen diese Benachrichtigungen, wenn du dich oder deine Mitarbeiter per SMS an einzelne bevorstehende Termine erinnern möchtest.
So aktivierst du SMS-Terminerinnerungen:
- Aktiviere Benachrichtigungen über Kalenderaktivitäten, indem du in den Kalendereinstellungen eine Telefonnummer eingibst.
- Klicke im linken Menü auf Kunden-SMS.
- Klicke auf ein Template.
- Stelle den Schalter Erinnerung an Admins senden auf Ein.
- Wiederhole die Schritte 3 und 4, bis du alle gewünschten Erinnerungen aktiviert hast.
Telefonnummer verifizieren
Wenn du interne SMS-Benachrichtigungen eingerichtet hast und deine Telefonnummer noch nicht verifiziert hast, fordert Acuity dich auf, sie zu verifizieren. Wie du deine Telefonnummer verifizieren kannst, erfährst du unter Terminerinnerungen per SMS senden.
Einschränkungen
Acuity sendet nur dann interne Benachrichtigungen, wenn es auch die entsprechende Kundenbenachrichtigung sendet. Acuity sendet keine Kundenbenachrichtigungen, wenn die Termindetails keine E-Mail-Adresse des Kunden enthalten. Es werden auch keine Kundenbenachrichtigungen gesendet, wenn du oder deine Mitarbeitenden bei der Buchung, Verschiebung oder Absage eines Termins die Option auswählen, Änderungen vorzunehmen, ohne Benachrichtigungen zu senden.
Antworten
Interne Benachrichtigungs-E-Mails werden von no-reply@acuityscheduling.com gesendet. Wenn du auf eine Buchungsbestätigung oder Erinnerungs-E-Mail antwortest, wird deine Antwort an den Kunden gesendet. Antworten auf andere E-Mails können nicht zugestellt werden und werden abgewiesen.
Fehlerbehebung
Im folgenden Abschnitt findest du Tipps, um sicherzustellen, dass deine Benachrichtigungen ankommen.
Die erwartete Benachrichtigung ist nicht angekommen
Wenn du eine E-Mail-Benachrichtigung von Acuity erwartet, aber nicht erhalten hast, überprüfe zunächst die Liste der Benachrichtigungen, die Acuity zu dem betreffenden Termin gesendet hat:
- Klicke in Acuity auf Kalender.
- Klicke auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen.
- Klicke auf Alle Änderungen und gesendeten Benachrichtigungen anzeigen.
Wenn du den Eintrag Admin hat entschieden, keine E-Mails zu senden findest, hast du oder deine Mitarbeiter beschlossen, die Änderung am Termin vorzunehmen, ohne Benachrichtigungen zu senden.
Wenn Acuity eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet hat, du sie aber nie erhalten hast, überprüfe deinen Spam-Ordner auf die fehlende E-Mail. Wenn dein Spamfilter Acuity-E-Mails erfasst, füge no-reply@acuityscheduling.com zu deiner Liste sicherer Absender hinzu.
Wenn dein Spamfilter die fehlenden Acuity-Benachrichtigungen nicht erkennt, wende dich an deinen Internetdienstanbieter oder Hosting-Anbieter. Bitte sie, die E-Mail-Adressen und IP-Adressen von Acuity zu einer Liste vertrauenswürdiger Absender hinzuzufügen. Unsere IP-Adressen sind:
- 149.72.52.197
- 149.72.90.69
- 149.72.227.216
- 149.72.242.200
- 168.245.51.104
- 198.37.159.6
E-Mail verworfen
Wenn du den Eintrag E-Mail gelöscht im Änderungsprotokoll des Termins findest, wurde die E-Mail möglicherweise an eine Adresse gesendet, die von Acuity-E-Mails abgemeldet wurde.
Du kannst dich von Acuity-E-Mails mit Terminerinnerungen und Agenda-Übersichten abmelden, indem du unten in diesen E-Mails auf Abmelden klickst. Wenn du eine dieser E-Mails öffnest und erneut auf Abmelden klickst, fordert Acuity dich auf, dich erneut dafür anzumelden.
Wenn du Terminerinnerungen abbestellst, erhältst du dennoch Transaktionsbenachrichtigungen, wie z. B. Terminbestätigungen, Benachrichtigungen über Terminverschiebungen und Bestätigungen zu Abonnementzahlungen.
Benachrichtigungen stammen alle von einem Kunden
Wenn alle deine Benachrichtigungen über Acuity-Termine von einem bestimmten Kunden zu stammen scheinen, hast du unsere E-Mail-Adresse möglicherweise in deinen Kontakten unter dem Namen dieses Kunden gespeichert.
Suche in deinen Kontakten nach no-reply@acuityscheduling.com und stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse nur mit „Acuity Scheduling“ verknüpft ist.
Doppelte E-Mails
Wenn du der Kontobesitzer bist und zwei E-Mails über jeden gebuchten, verschobenen oder stornierten Termin erhältst, kann das daran liegen, dass du sowohl die Terminbenachrichtigungen im Bereich Buchungsmeldungen oder Admin-Meldungen als auch kalenderspezifische Terminbenachrichtigungen aktiviert hast. Wenn beide Einstellungen aktiviert sind, sendet dir Acuity jedes Mal zwei E-Mails, wenn jemand einen Termin bucht, storniert oder verschiebt. Wähle eine Option aus, die du verwenden möchtest, und deaktiviere die andere.