Proposer une liste d’attente

Optimisez votre disponibilité et réassignez les rendez-vous annulés à la dernière minute en proposant une liste d’attente aux clients.

Activez une liste d’attente que les clients peuvent rejoindre quand vous affichez complet. Lorsqu’une place se libère, le client reçoit un SMS avec un lien direct pour réserver un service ou un cours.

Les listes d’attente ne sont disponibles que si vous disposez du forfait Standard/Growing ou Premium/Powerhouse.

Vidéo relative à l’utilisation des listes d’attente pour les services

Cette vidéo de quatre minutes explique comment créer des listes d’attente pour les services et ce que voient les clients.

Activer une liste d’attente pour les services

Vous pouvez activer une liste d’attente pour les services sur un ordinateur, un navigateur mobile ou l’application mobile Acuity Scheduling Admin. Une fois que vous avez activé la liste d’attente pour les services, un bouton Rejoindre la liste d’attente apparaît sur votre page Rendez-vous pour tous les types de rendez-vous à l’exception des cours.

Activer une liste d’attente pour les cours

Vous pouvez activer une liste d’attente pour les cours depuis un ordinateur ou un navigateur mobile, mais ce n’est pas possible depuis l’ application mobile Acuity Scheduling Admin. Une fois que vous aurez activé la liste d’attente, un bouton Rejoindre la liste d’attente apparaîtra sur votre page Rendez-vous pour tous les cours.

Pour activer la fonctionnalité de liste d’attente pour les cours :

1. Ouvrez le panneau Page Rendez-vous.
2. Cliquez sur Liste d’attente des cours.
3. Activez la liste d’attente des cours.
4. Dans le champ Nombre d’heures minimal, décidez combien de temps avant le début d’un rendez-vous un client peut réserver un créneau quand il est sur liste d’attente. Le nombre d’heures minimal défini ici remplace celui indiqué dans vos restrictions pour la prise de rendez-vous.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment les clients s’inscrivent-ils sur une liste d’attente pour les services ?

Si la date et l’heure de rendez-vous souhaitées par un client ne sont pas disponibles :

• Sur votre page de prise de rendez-vous, le client peut cliquer sur Rejoindre la liste d’attente.
• Ensuite, le client peut sélectionner la date ou la plage de dates de son choix. Il peut également choisir N’importe quelle date et s’inscrire sur la liste d’attente pour tout créneau qui se libère dans les 14 prochains jours.
• Après avoir sélectionné une date, le client peut choisir sa plage horaire souhaitée ou sélectionner À toute heure.
• Pour ajouter jusqu’à cinq dates et heures supplémentaires à sa demande de liste d’attente, le client peut cliquer sur + Ajouter d’autres heures.
• Le client clique ensuite sur Continuer et saisit ses coordonnées. Après avoir cliqué sur Confirmer, il recevra un e-mail confirmant qu’il a rejoint la liste d’attente.

Comment les clients s’inscrivent-ils sur la liste d’attente d’un cours ?

Si la date et l’heure de rendez-vous préférées d’un client ne sont pas disponibles :

• Sur votre page Rendez-vous, le client peut cliquer sur Rejoindre sur la liste d'attente pour la date et l’heure du cours.
• À partir de là, le client saisit les informations qui le concernent. Après avoir cliqué sur Rejoindre la liste d’attente, il recevra un e-mail qu’il a rejoint la liste d’attente.

Comment les clients réservent à partir d’une liste d’attente

Le processus est le même, que les clients soient sur liste d’attente pour un cours ou un service. En cas d’annulation ou de report d’un rendez-vous, les clients inscrits sur la liste d’attente dont les critères correspondent au créneau horaire libéré recevront automatiquement un SMS contenant un lien de réservation. Il leur suffit de cliquer sur ce lien pour finaliser leur réservation, si le créneau horaire est toujours disponible.

Les clients peuvent-ils se retirer d’une liste d’attente ?

Oui. Le processus est le même, que les clients soient sur liste d’attente pour un cours ou un service. Pour annuler leur demande de mise sur liste d’attente, les clients peuvent cliquer sur Annuler la demande sur la page de confirmation ou l’e-mail confirmant qu’ils ont rejoint la liste d’attente.

Consulter les demandes relatives à la liste d’attente

Vous pouvez consulter vos demandes de liste d’attente depuis un navigateur en accédant à la page de votre calendrier et en cliquant sur Liste d’attente, puis sur Rendez-vous ou Cours. 

Vous pouvez consulter les demandes de services sur la liste d’attente, mais pas les cours, dans l’application mobile Acuity Admin en appuyant sur Menu, puis sur Liste d’attente.

Les demandes sur la liste d’attente pour les cours et les services sont organisées séparément

Consulter les demandes de services sur la liste d’attente

Vos demandes de services sur la liste d’attente sont classées selon les catégories suivantes :

• En attente : demandes concernant des dates et heures à venir
• Expiré : demandes concernant des dates et heures passées et demandes annulées
• Réservé : rendez-vous pris à partir de la liste d’attente

Si vous avez plusieurs calendriers, vous pouvez cliquer sur l’icône de filtre pour filtrer par calendrier. Vous pouvez également cliquer sur l’icône de tri pour trier votre liste d’attente en fonction de la date de rendez-vous demandée ou de la date à laquelle le client a rejoint votre liste d’attente.

Consulter les demandes de cours sur la liste d’attente

Les demandes de cours sur la liste d’attente sont regroupées par séance de cours à laquelle vos clients souhaitent participer. 

Ajouter un client à la liste d’attente pour un service

Pour ajouter un client à votre liste d’attente :

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur,  puis cliquez sur Liste d’attente, puis sur Rendez-vous. Sinon, dans l’application mobile, appuyez sur Menu, puis sur Liste d’attente.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Cliquez sur la barre de recherche, puis recherchez un client existant ou cliquez sur + Ajouter un nouveau client pour renseigner ses coordonnées.
4. Cochez J’ai reçu l’autorisation de ce client de lui envoyer des notifications par SMS sur la disponibilité de la liste d’attente afin de confirmer que le client a accepté de recevoir des notifications concernant sa demande de mise sur liste d’attente.
5. Cliquez sur le menu déroulant Rendez-vous et sélectionnez un type de rendez-vous.
6. Facultatif : si vous avez plusieurs calendriers, cliquez sur le menu déroulant Calendrier pour en sélectionner un en particulier.
7. Facultatif : cliquez sur + Suppléments pour inclure des suppléments au rendez-vous demandé.
8. Définissez le fuseau horaire du client.
9. Ajoutez les préférences du client concernant les dates et heures. Vous pouvez définir des dates spécifiques ou une plage de dates, ou sélectionner N’importe quelle date pour rejoindre la liste d’attente pendant les 14 prochains jours. Vous pouvez également inclure une plage horaire en sélectionnant une heure de début et de fin ou choisir À toute heure parmi les heures que vous proposez.
10. Facultatif : cliquez sur + Ajouter d’autres heures pour ajouter d’autres dates et heures souhaitées.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un client à la liste d’attente pour un cours

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur.
2. Cliquez sur Liste d’attente, puis sur Cours.
3. Cliquez sur une liste d’attente, puis sur Ajouter.
4. Cliquez sur la barre de recherche, puis recherchez un client existant ou cliquez sur + Ajouter un nouveau client pour renseigner ses coordonnées.
5. Cochez J’ai reçu l’autorisation de ce client de lui envoyer des notifications par SMS sur la disponibilité de la liste d’attente afin de confirmer que le client a accepté de recevoir des notifications concernant sa demande de mise sur liste d’attente.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Retirer un client de la liste d’attente pour un service

Pour retirer ‌un client d’une liste d’attente pour un service :

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur, puis cliquez sur Liste d’attente, puis sur Rendez-vous. Sinon, dans l’application mobile, appuyez sur Menu, puis sur Liste d’attente.
2. Cliquez sur ••• à côté du nom du client, puis sur Retirer de la liste d’attente.

Retirer un client d’une liste d’attente pour un cours

Pour retirer ‌un client d’une liste d’attente pour un cours :

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur.
2. Cliquez sur Liste d’attente, puis sur Cours
3. Cliquez sur une liste d’attente.
4. Cliquez sur ••• à côté du nom du client, puis sur Retirer de la liste d’attente.

Prenez rendez-vous pour des clients en liste d’attente

Pour prendre rendez-vous pour les clients figurant sur la liste d’attente :

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur, puis cliquez sur Liste d’attente, puis sur Rendez-vous. Sinon, dans l’application mobile, appuyez sur Menu, puis sur Liste d’attente.
2. Dans l’onglet En attente, sélectionnez Réserver sur le rendez-vous demandé par le client.
3. Choisissez une date et une heure, ou cliquez sur Personnalisé pour choisir une date et une heure en dehors de vos disponibilités.
4. Le nom et les coordonnées du client seront préremplis. Cliquez sur son nom pour modifier ces informations ou inscrivez-le aux rappels par SMS.
5. Facultatif : cliquez sur Formulaires et notes pour ajouter des réponses provenant de formulaires de renseignements ou des notes de rendez-vous privés.
6. Cliquez sur Prendre rendez-vous.

Pour en savoir plus, consultez l’article Prendre des rendez-vous pour les clients.

Réserver des cours pour les clients sur une liste d’attente

Pour réserver des cours pour les clients figurant sur une liste d’attente :

1. Ouvrez la page Calendrier dans votre navigateur, puis cliquez sur Liste d’attente, puis sur Cours.
2. Cliquez sur une liste d’attente. 
3. Cliquez sur Réserver pour un client.
4. Le nom et les coordonnées du client seront préremplis. Cliquez sur leur nom pour modifier ces informations.
5. Facultatif : cliquez sur Formulaires et notes pour ajouter des réponses provenant de formulaires de renseignements ou des notes de rendez-vous privés.
6. Cliquez sur Prendre rendez-vous.

Comment fonctionnent les notifications de liste d’attente

Vous et vos clients pouvez recevoir un e-mail de confirmation après votre inscription sur la liste d’attente. Les clients recevront un texto lorsque l’heure de leur choix sera disponible après l’annulation ou le report d'un rendez-vous existant. Les notifications par e-mail et texto sont les mêmes pour les listes d’attente des services et des cours. Les notifications push ne sont disponibles que pour les listes d’attente des services.

• E-mail de confirmation : pour prévisualiser ou personnaliser l’e-mail de confirmation de la liste d’attente du client, ouvrez le panneau e-mails de votre client et cliquez sur Confirmation de la liste d’attente. Pour recevoir une copie de l’e-mail de confirmation de la liste d’attente du client, ouvrez votre panneau d’alertes de réservation et activez l’option Envoyer les notifications de liste d’attente .
• Notification par texto : cette notification ne peut pas être personnalisée, mais elle sera traduite dans la langue de votre compte, et le type de rendez-vous et le nom d’entreprise sont exclus pour les comptes compatibles HIPAA. Le texto envoyé aux clients dit : « Bonjour [prénom du client], un créneau vient de se libérer pour [nom du type de rendez-vous] à [nom de votre entreprise] à [heure et date]. Prenez rendez-vous dès maintenant pour réserver ce créneau : [lien vers la page Rendez-vous] »
• Notification push : vous et les membres du personnel pouvez recevoir des notifications push envoyées de l’application mobile Acuity Scheduling Admin lorsqu’un client rejoint la liste d’attente.