Quelles notifications par e-mail puis-je envoyer aux clients ?

Découvrez les alertes et les notifications automatiques par e-mail envoyées aux clients pour les rendez-vous, les abonnements et les achats de forfaits.

Acuity envoie automatiquement aux clients des mises à jour, des rappels et des reçus de paiement pour les rendez-vous, les forfaits et les abonnements.

Vous souhaitez envoyer des e-mails à caractère marketing ou des newsletters ? Découvrez comment envoyer des mises à jour groupées ou des campagnes promotionnelles.

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Quelles notifications par e-mail les clients peuvent-ils recevoir ?

Voici les différents types d’e-mails automatisés envoyés aux clients :

Notifications de rendez-vous

• Confirmation de réservation – Facultatif. Envoyée immédiatement après la réservation d’un rendez-vous. Peut être renvoyée.
• Confirmation d’annulation – Facultatif. Envoyée immédiatement après l’annulation d’un rendez-vous.
• Confirmation de report – Facultatif. Envoyée immédiatement après le report d’un rendez-vous.
• Rappels – Facultatif. Vous pouvez envoyer jusqu’à trois rappels par rendez-vous, à des heures personnalisables. Si un client réserve après l’heure d’envoi habituelle d’un rappel, Acuity l’envoie tout de même tant qu’il reste au moins un tiers du délai initial avant le rendez-vous. Par exemple, un rappel prévu 24 heures à l’avance est tout de même envoyé si la réservation est effectuée au moins 8 heures avant le rendez-vous. Aucun rappel n’est envoyé pour les rendez-vous pris moins d’une heure avant leur début.
• Suivis – Facultatif. Vous pouvez envoyer jusqu’à six e-mails de suivi jusqu’à un an après un rendez-vous.
• Reçu de rendez-vous – Facultatif. Envoyé automatiquement lorsque les clients règlent leur rendez-vous ou lorsque vous enregistrez un paiement manuellement.
• Confirmation de liste d’attente – Toujours envoyée. Envoyée immédiatement lorsqu’un client s’inscrit sur une liste d’attente pour un rendez-vous.

Notifications relatives aux forfaits et aux abonnements

• Reçu du pack ou du chèque-cadeau – Toujours envoyé. Envoyé immédiatement après l’achat par un client d’un pack, d’un chèque-cadeau ou d’un abonnement.
• Reçu d’abonnement – Toujours envoyé. Envoyé après le débit automatique du paiement d’un abonnement en cours (non envoyé lors de l’inscription initiale).
• Rappel de renouvellement d’abonnement – Facultatif. Envoyé avant qu’un client ne soit débité pour le renouvellement d’un abonnement.
• Annulation d’abonnement – Toujours envoyée. Envoyée immédiatement après l’annulation d’un abonnement par un client ou en cas d’échec de paiement.

Remarque : si vous annulez manuellement l’abonnement d’un client, Acuity n’enverra aucun e-mail.

De quelle adresse proviennent les e-mails automatisés ?

Les e-mails automatisés envoyés aux clients utilisent les informations d’expéditeur suivantes :

• Nom de l’expéditeur : le nom de l’entreprise configuré dans les paramètres de votre compte Acuity, ou l’adresse e-mail du titulaire du compte si aucun nom n’est renseigné.
• Adresse de l’expéditeur : scheduling@acuityscheduling.com ou scheduling@acuityscheduling-mail.com.

Où sont envoyées les réponses des clients ?

Par défaut, les réponses des clients sont adressées à l’adresse e-mail du titulaire du compte.

Modifier le destinataire des réponses

Pour rediriger les réponses des clients associées à un calendrier spécifique vers une autre adresse e-mail :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité.
2. Trouvez le calendrier à mettre à jour et cliquez sur Paramètres du calendrier.
3. Mettez à jour l’adresse e-mail dans le champ Envoyer les réponses à.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Remarque : vous ne pouvez saisir qu’une seule adresse e-mail dans le champ Envoyer les réponses à. Pour informer plusieurs membres de votre équipe des réponses apportées par les clients, configurez une règle de transfert automatique auprès de votre fournisseur de messagerie.

Est-il possible d’envoyer des notifications par e-mail à plusieurs destinataires ?

Pour envoyer les notifications d’un rendez-vous spécifique à plusieurs personnes, modifiez les informations du rendez-vous et ajoutez les adresses supplémentaires dans le champ E-mail. Séparez chaque adresse e-mail par une virgule (par exemple : client@example.com, partenaire@example.com).

Les paramètres HIPAA ont-ils un impact sur les e-mails envoyés aux clients ?

Si votre compte est conforme à la norme HIPAA, les notifications automatiques par e-mail bénéficient de protections renforcées pour garantir la confidentialité des clients.

Pour en savoir plus, consultez l’article Acuity Scheduling et HIPAA.

Autres notifications que vous pouvez envoyer

Vous pouvez également envoyer des rappels par SMS aux clients ou recevoir des notifications internes destinées à vous-même et à votre personnel.