Résoudre les problèmes de disponibilité et les heures de rendez-vous manquantes

Résoudre les inexactitudes de disponibilité et les écarts dans les créneaux de rendez-vous proposés aux clients.

Si votre outil de prise de rendez-vous n’indique pas les disponibilités ou les types de rendez-vous corrects, vérifiez vos horaires, vos limites de planification et vos paramètres de type de rendez-vous.

Vous ne savez par où commencer ?

Si vous rencontrez des problèmes de disponibilité, commencez par vérifier ces paramètres :

Il manque un ou plusieurs créneaux horaires, mais la plupart des disponibilités semblent correctes

• Consultez votre calendrier pour voir les créneaux bloqués
• Vérifiez s’il y a des conflits avec des ressources ou des groupes de rendez-vous

La plupart ou la totalité de mes créneaux horaires sont incorrects ou absents

• Vérifiez les heures de disponibilité sur votre calendrier, y compris les heures de remplacement
• Vérifiez si vous avez activé les fonction Apparaître comme occupé(e) ou Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous
• Vérifiez quelles sont les limites de vos restrictions pour la prise de rendez-vous et les réservations qu’elles permettent à vos clients

Aucun créneau horaire précis n’est disponible

Si un jour et une heure spécifiques ne sont pas proposés sur votre page Rendez-vous comme prévu, examinez ces paramètres et essayez d’ajuster ceux qui s'appliquent à votre configuration de prise de rendez-vous.

Vérifiez les créneaux bloqués ou les évènements synchronisés du calendrier

Pour consulter et supprimer les créneaux bloqués ou les évènements du calendrier tiers :

1. Ouvrez votre page Calendrier et cliquez sur la date qui devrait être disponible.
2. Recherchez les évènements synchronisés du calendrier tiers ou les créneaux horaires ajoutés manuellement pour le créneau horaire souhaité.
3. Pour supprimer les créneaux bloqués, modifiez-les directement dans Acuity. Pour supprimer un évènement synchronisé du calendrier, modifiez-le dans votre calendrier tiers.

Vérifiez les ressources attribuées au type de rendez-vous

Les ressources limitent le nombre de rendez-vous simultanés sur plusieurs calendriers.

Pour vérifier si vous disposez de suffisamment de ressources pour prendre rendez-vous :

1. Ouvrez la page Calendrier et cliquez sur la date qui devrait être disponible.
2. Pour vérifier si les ressources sont utilisées, cliquez sur les rendez-vous qui se chevauchent avec le créneau horaire souhaité. Les informations relatives au rendez-vous s’afficheront (cela utilise la ressource [nom de la ressource]).
3. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Salles/Ressources.
4. Passez en revue vos ressources et leurs quantités, ainsi que les types de rendez-vous auxquels elles sont attribuées. Si vous ne disposez pas de suffisamment de ressources pour un rendez-vous, les clients ne pourront pas réserver le créneau correspondant sur votre outil de prise de rendez-vous.
5. Modifiez ou supprimez vos ressources selon les besoins pour vous assurer que tous les rendez-vous disponibles s’affichent.

Vérifiez si votre premier créneau horaire disponible a dépassé la limite prévue par votre modèle

Si votre prochain rendez-vous disponible est plus éloigné, il se peut que votre modèle n’indique aucune disponibilité. Vous pouvez toujours prendre des rendez-vous manuellement pour vos clients ou leur envoyer un lien dynamique avec la date et l’heure présaisies.

Pour consulter le modèle de votre outil de prise de rendez-vous :

1. Ouvrez le panneau page Rendez-vous et cliquez sur Paramètres.
2. Consultez la section Modèles. Si votre prochain rendez-vous disponible est dans plus de 90 jours, cela n’apparaîtra pas sur le modèle quotidien. Si c’est dans plus de 18 mois, cela n’apparaîtra pas sur le modèle mensuel.
3. Si vous modifiez votre modèle, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vérifiez si la durée du rendez-vous correspond à vos disponibilités

Votre page de prise de rendez-vous n’affiche que des plages horaires suffisamment longues pour s’adapter à la durée totale du rendez-vous et à toute marge supplémentaire.

Pour vérifier si la durée de votre rendez-vous correspond à vos disponibilités :

1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous, puis cliquez sur Modifier pour choisir le type de rendez-vous qui devrait être disponible.
2. Vérifiez la durée totale, y compris les champs pour bloquer des créneaux avant ou après les rendez-vous.
3. Ouvrez votre page Calendrier et cliquez sur la date qui devrait être disponible.
4. Si la durée totale des rendez-vous est supérieure aux créneaux horaires de votre calendrier, vous pouvez mettre à jour la durée de votre rendez-vous ou la disponibilité, ou prendre rendez-vous pour le client.

Vérifiez s’il y a des conflits dans les différents groupes de rendez-vous

Si vous avez plusieurs types de rendez-vous sur un même calendrier, les rendez-vous ne peuvent être pris que pour un seul groupe par créneau horaire. Il n’est pas possible de prendre des rendez-vous pour différents groupes en même temps.

Pour vérifier s’il y a un rendez-vous conflictuel dans un autre groupe de disponibilités :

1. Ouvrez la page Calendrier.
2. Cliquez sur le menu déroulant Afficher et sélectionnez Vue quotidienne.
3. Cliquez sur le menu déroulant Calendriers, vérifiez le nom du calendrier qui devrait être disponible et cochez Afficher des colonnes séparées pour la disponibilité des types dans la vue quotidienne, puis cliquez sur Appliquer.
4. Sur le mini-calendrier, cliquez sur la date qui devrait être disponible.
5. Recherchez les rendez-vous pris dans d’autres groupes au créneau horaire souhaité. Si un rendez-vous est pris pour un groupe, les clients ne peuvent pas prendre de rendez-vous pour d’autres groupes en même temps.
6. Pour permettre aux clients de prendre plus d’un rendez-vous en même temps, vous pouvez déplacer les types de rendez-vous dans le même groupe et modifier vos limites de prise de rendez-vous pour autoriser plusieurs rendez-vous par créneau horaire.

Plusieurs créneaux horaires ne sont pas disponibles

S'il n’y a pas plusieurs créneaux horaires sur votre page de prise de rendez-vous, vérifiez les paramètres qui contrôlent le nombre d’heures de rendez-vous qui apparaissent aux clients :

Vérifier si les paramètres Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous sont activés

Apparaître comme occupé(e) masque un pourcentage des créneaux de rendez-vous disponibles choisis au hasard, tandis que Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous affiche uniquement les créneaux horaires disponibles juste avant ou après vos rendez-vous existants.

Pour vérifier si Apparaître comme occupé(e) ou Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous est activé et si les heures de rendez-vous sont masquées :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Cliquez sur Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous et sur Apparaître comme occupé(e) pour vérifier si l’un ou l’autre est activé. Si c’est le cas, désactivez le bouton pour les désactiver.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications, et consultez votre page de prise de rendez-vous pour les créneaux horaires manquants.

Vérifiez si les créneaux de rendez-vous manquants sont trop proches ou trop éloignés

Vos restrictions pour la prise de rendez-vous générales et liées au calendrier contrôlent le délai ou la durée à l’avance que les clients peuvent réserver avant l’heure du rendez-vous. En ce qui concerne les prises de rendez-vous, les restrictions liées au calendrier annulent les restrictions générales.

Pour vérifier si une restriction pour la prise de rendez-vous générale ou liée au calendrier empêche les réservations :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Vérifiez les paramètres du Nombre d’heures minimal et du Nombre de jours maximal. Si vous les modifiez, cliquez sur Enregistrer les modifications.
3. Cliquez sur Calendriers. Si vous avez plusieurs calendriers, cliquez sur le calendrier que vous souhaitez consulter pour accéder aux informations le concernant.
4. Cliquez sur Modifier la disponibilité ou les restrictions, puis sur Restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier.
5. Examinez les paramètres des heures avant le rendez-vous et des jours après la date actuelle. Si vous les modifiez, cliquez sur Enregistrer les restrictions.

Vérifiez vos intervalles d’heure de début

Par défaut, vos intervalles d’heure de début calculent la fréquence à laquelle des créneaux horaires sont proposés pour chaque calendrier ou groupe de disponibilités en fonction de vos heures et de la durée de vos rendez-vous.

Pour définir un intervalle différent et afficher plus ou moins d’heures de rendez-vous sur votre outil de prise de rendez-vous :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
2. Cliquez sur Intervalles d’heure de début.
3. Sélectionnez Toutes les 30 minutes, ou Tous et saisissez le nombre de minutes que vous souhaitez entre les heures de début des rendez-vous.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vérifiez s’il n'y a pas de dérogation à vos heures hebdomadaires habituelles

En plus de définir des heures hebdomadaires régulières, vous pouvez définir des heures temporaires pour des jours spécifiques ou des jours récurrents. Ces horaires temporaires remplacent vos horaires habituels.

Pour vérifier si vos horaires hebdomadaires habituels sont remplacés :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité.
2. Cliquez sur Modifier la disponibilité ou les restrictions.
3. Accédez au calendrier permettant de remplacer les heures pour des jours spécifiques et trouvez la date de disponibilité incorrecte. Toutes les heures définies pour remplacer votre disponibilité habituelle seront en gras.
4. Pour supprimer les heures remplacées, cliquez sur la date, puis Revenir aux heures normales, puis sur Oui, revenir aux heures normales.

Les types de rendez-vous ne figurent pas sur ma page Rendez-vous

Si certains types de rendez-vous ne sont pas disponibles, vérifiez s’ils sont définis comme privés ou s’ils sont exclus d’un calendrier ou d’une catégorie :

Vérifiez si vos rendez-vous sont définis comme privés

Les rendez-vous privés n’apparaissent pas sur votre page Rendez-vous générale. Si le message « La prise de rendez-vous en ligne est actuellement indisponible. . Veuillez contacter directement l’entreprise. ») apparaît, vos rendez-vous sont probablement privés.

Pour permettre à un client de prendre un rendez-vous privé, partagez un lien direct avec lui. Vous pouvez également rendre le rendez-vous public :

1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous et recherchez une étiquette privé sur vos types de rendez-vous.
2. Cliquez sur Modifier sur le type de rendez-vous, puis désactivez le Type de rendez-vous privé.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Consultez le lien de la page Rendez-vous que vous utilisez

Si tous vos rendez-vous n’apparaissent pas comme prévu sur votre page Rendez-vous, vérifiez quel lien direct vous utilisez. Si vous partagez un lien direct vers une catégorie de calendrier ou de type de rendez-vous qui exclut certains rendez-vous, ils n’apparaîtront pas. Partagez plutôt le lien de votre page Rendez-vous générale, qui inclut tous les types de rendez-vous publics.

Mes cours ne sont pas proposés

Si un cours de groupe, ou la date et l’heure d'un cours ne figurent pas sur votre outil de prise de rendez-vous, vérifiez les paramètres qui mettent le cours à la disposition des clients :

Vérifiez les horaires de cours prévus

Lorsque vous créez des cours, vous devez ajouter manuellement les horaires des cours à votre calendrier. Les clients ne peuvent pas s’inscrire à votre cours tant que vous n’avez pas ajouté de nouvelles heures. Les cours sont proposés séparément des heures que vous définissez sur votre calendrier, et les clients ne peuvent pas prendre d’autres rendez-vous en même temps sur ce calendrier.

Vérifiez les dates passées dans une série de cours

Une série de cours oblige les clients à s’inscrire à toutes les dates et heures proposées dans la série. Si le premier cours de la série a lieu dans le passé, il ne sera pas affiché sur votre page Rendez-vous. Les clients ne peuvent s’inscrire que si vous les ajoutez à chaque cours individuellement.

Assistance supplémentaire

Si ces étapes de dépannage n’ont pas résolu votre problème, veuillez recueillir les informations demandées et nous contacter pour obtenir de l’aide supplémentaire :

• Un type de rendez-vous qui n’indique pas la disponibilité que vous attendez.
• Une date future où vos disponibilités ne s’affichent pas correctement.
• Les disponibilités que vous attendez pour cette date.
• Le lien de la page Rendez-vous qui n’affiche pas la bonne disponibilité.