Envoyer des notifications de rendez-vous à votre équipe et à vous-même

Configurez des alertes par e-mail, par SMS et par notification push pour les nouveaux rendez-vous et les modifications d’emploi du temps.

Recevez automatiquement des notifications par e-mail et push mobile lorsque vos clients réservent, déplacent ou annulent un rendez-vous, ainsi qu’un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire de votre activité à venir. Vous pouvez également transmettre à votre équipe, ainsi qu’à vous-même, une copie des rappels envoyés à vos clients.

Voir aussi : Envoyer des notifications par e-mail et par SMS aux clients

Quelles notifications puis-je recevoir ?

Vous pouvez configurer des notifications par e-mail et par SMS sur un navigateur web ou mobile. Les notifications push peuvent être activées directement dans l’application mobile Acuity Scheduling Admin.

Notifications par e-mail

Vous pouvez recevoir des notifications par e-mail pour :

• Les nouveaux rendez-vous, les rendez-vous déplacés ou annulés
• Les rappels de rendez-vous à venir
• Les demandes d’inscription sur liste d’attente
• Les récapitulatifs quotidiens ou hebdomadaires de vos rendez-vous
• Les ventes de forfaits, de chèques-cadeaux et d’abonnements (propriétaire du compte uniquement)

Notifications push

Vous pouvez recevoir des notifications push pour :

• Les nouveaux rendez-vous, les rendez-vous déplacés ou annulés
• Les demandes d’inscription sur liste d’attente

Notifications par SMS

Vous pouvez recevoir des notifications par SMS pour :

• Nouveaux rendez-vous
• Les rappels de rendez-vous à venir

Choisir entre les alertes de réservation et les notifications de calendrier

Deux paramètres distincts régissent les notifications internes par e-mail et peuvent se recouper. Si ces deux paramètres sont activés pour une même adresse e-mail, vous recevrez chaque notification en double dès qu’un client réserve, déplace ou annule un rendez-vous. Pour éviter de recevoir des notifications en double, choisissez l’une des options et désactivez l’autre :

• Les alertes de réservation sont destinées exclusivement au propriétaire du compte. Elles regroupent les nouvelles réservations, les modifications d’emploi du temps et les demandes d’inscription sur liste d’attente pour l’ensemble de vos calendriers, ainsi que les ventes de forfaits, de chèques-cadeaux et d’abonnements. Elles n’incluent pas les rappels de rendez-vous.
• Les notifications de calendrier sont envoyées à toute adresse e-mail ou tout numéro de téléphone ajouté à un calendrier spécifique, et peuvent inclure des copies des rappels destinés à vos clients.

Activer ou désactiver les alertes de réservation (propriétaire du compte)

Les alertes de réservation sont activées par défaut pour le propriétaire du compte. Pour activer ou désactiver les notifications par e-mail à l’échelle du compte :

1. Ouvrez le panneau Alertes de réservation.
2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des notifications de rendez-vous.

Envoyer des notifications à l’équipe pour des calendriers spécifiques

Les notifications de calendrier sont désactivées par défaut. Activez-les pour permettre aux autres membres de votre équipe de recevoir des notifications par e-mail concernant les réservations de rendez-vous et les demandes d’inscription sur liste d’attente pour des calendriers spécifiques.

Pour envoyer des notifications par e-mail à votre équipe pour des calendriers spécifiques :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité.
2. Cliquez sur Paramètres du calendrier sur le calendrier pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
3. Dans le champ Envoyer les notifications de réservation à, saisissez les adresses e-mail et les numéros de téléphone devant recevoir les notifications, en les séparant par des virgules.
4. Dans le champ Envoyer les réponses à, saisissez l’adresse vers laquelle doivent être acheminées les réponses de vos clients.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer des copies des e-mails de rappel clients

Vous pouvez transmettre à votre équipe, ainsi qu’à vous-même, une copie des e-mails de rappel destinés à vos clients. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer ou les désactiver pour chacun de vos e-mails de rappel.

Pour recevoir une copie des e-mails de rappel destinés à vos clients :

1. Ajoutez votre adresse e-mail au calendrier pour lequel vous souhaitez recevoir des rappels.
2. Ouvrez le panneau E-mails client.
3. Cliquez sur Rappels.
4. En haut de la page, cliquez sur l’e-mail de rappel de votre choix.
5. Dans le champ Envoyer à, sélectionnez Envoyer ce rappel aux clients et aux administrateurs.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. En option : si vous avez programmé plusieurs e-mails de rappel à des moments différents, répétez les étapes 4 à 6 pour envoyer des copies de tous les rappels que vous souhaitez recevoir.

Envoyer des e-mails de récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des rendez-vous

Le propriétaire du compte ainsi que les contributeurs disposant d’un accès en lecture et en modification (ou supérieur) peuvent recevoir des e-mails de récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des rendez-vous. Les e-mails hebdomadaires sont activés par défaut, mais vous pouvez opter pour un envoi quotidien ou désactiver cette option. Les récapitulatifs ne sont envoyés que si vous avez des rendez-vous prévus pour le jour ou la semaine à venir.

Pour alterner entre les récapitulatifs quotidiens et hebdomadaires, ou pour les désactiver :

1. Ouvrez le panneau Alertes de réservation.
2. Activez ou désactivez l’option Envoyer des e-mails récapitulatifs.
3. Si les e-mails sont activés, sélectionnez Hebdomadaire ou Quotidien.
4. Si vous choisissez les e-mails quotidiens, sélectionnez une heure d’envoi comprise entre 16 h 00 et 23 h 00.

Envoyer des copies des SMS de rappel destinés aux clients

Remarque : les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Standard (ou Growing) et Premium (ou Powerhouse), et présentent certaines contraintes de délivrabilité.

Votre équipe et vous-même pouvez recevoir une copie des SMS de rappel envoyés à vos clients lorsque ceux-ci choisissent de recevoir des notifications lors de leur réservation. Ces notifications sont désactivées par défaut, mais vous pouvez les activer ou les désactiver pour chacun de vos templates de rappel par SMS.

Pour envoyer une copie des SMS de rappel destinés à vos clients :

1. Ajoutez votre numéro de téléphone au calendrier concerné par les rappels.
2. Ouvrez le panneau SMS client.
3. Cliquez sur un template de rappel.
4. Activez l’option Envoyer un rappel aux administrateurs.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. En option : si vous avez configuré des templates distincts pour différents types de rendez-vous, répétez les étapes 3 à 5 pour envoyer des copies de tous les rappels que vous souhaitez recevoir.

Activer les notifications push sur l’application mobile

Vous pouvez recevoir des notifications push sur l’application mobile Acuity Scheduling Admin lorsque des clients réservent, annulent ou déplacent un rendez-vous, ou s’inscrivent sur la liste d’attente d’un calendrier auquel vous avez accès. Vous pouvez également recevoir des notifications concernant les nouvelles fonctionnalités et des conseils d’utilisation d’Acuity.

Je ne reçois pas de notifications push

Si les notifications push sont activées dans l’application mais que vous ne les recevez pas, vérifiez les paramètres de votre appareil pour vous assurer que l’application mobile Acuity est autorisée à envoyer des notifications. Pour obtenir de l’aide, consultez le guide d’Apple consacré à la gestion des paramètres de notification sur iPhone ou le guide de Google sur le contrôle des notifications sur Android.

Que contiennent les notifications internes de rendez-vous ?

Les notifications internes par e-mail sont des copies des e-mails envoyés à vos clients, à l’exclusion des e-mails de suivi. Les e-mails de confirmation contiennent également les questions et les réponses issues des formulaires de renseignements remplis par le client lors de la réservation.

Les confirmations par SMS reprennent l’objet de l’e-mail correspondant.

Vous ne recevez une notification interne que si la notification client correspondante est effectivement envoyée. Si aucune adresse e-mail client n’est associée au rendez-vous, ou si votre équipe ou vous-même apportez une modification sans déclencher d’envoi de notification, aucune copie interne n’est transmise.

Quelle est l’adresse expéditrice des notifications internes ?

Les e-mails de notification interne transmis à votre attention et à celle de votre équipe sont envoyés avec l’adresse no-reply@acuityscheduling.com. Si vous répondez à un e-mail de confirmation de réservation ou de rappel, votre réponse sera transmise directement au client. Les réponses adressées aux autres e-mails échoueront et renverront une erreur de distribution.