Envoyer des reçus à vos clients

Utilisez des reçus électroniques automatisés pour confirmer les paiements effectués par vos clients via Acuity.

Vous pouvez décider si les clients reçoivent un reçu lorsqu’ils règlent leur rendez-vous. Ils reçoivent toujours un reçu lorsqu’ils achètent un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement.

Rendez-vous

Vous pouvez envoyer un reçu personnalisé, le reçu par défaut ou aucun reçu aux clients qui règlent leur rendez-vous via l’outil de planification.

Vous pouvez également choisir d’envoyer des reçus lorsque vous ou votre personnel collectez ou enregistrez des paiements via Acuity. Vous pouvez activer ou désactiver les reçus pour les paiements collectés par le personnel pour chaque paiement que vous recevez.

Les reçus sont envoyés automatiquement. Il n’est pas possible de renvoyer un reçu.

Reçus relatifs aux rendez-vous pour les clients qui payent via l’outil de planification

Si les reçus sont activés, les clients reçoivent des reçus chaque fois qu’ils effectuent un paiement pour un rendez-vous, notamment s’ils :

• Payent via un processeur de paiement intégré
• Payent la totalité du montant
• Payent un acompte
• Payent le solde restant dû
• Utiliser un code de pack, de chèque-cadeau ou d’abonnement
• Utilisent un code de réduction

Vous pouvez activer les reçus par défaut ou les personnaliser. Tous les reçus utilisent le même template, il n’est donc pas possible d’avoir des messages différents pour différents types de rendez-vous.

Pour activer ou désactiver les reçus relatifs aux rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur Reçus des rendez-vous.
3. Activez ou désactivez l’option Envoyer des reçus automatiquement.
4. Cliquez sur Enregistrer le reçu.

Pour personnaliser les reçus relatifs aux rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur Reçus des rendez-vous.
3. (Facultatif) Utilisez les champs Objet et Titre pour modifier l’objet et le titre par défaut de l’e-mail.
4. (Facultatif) Utilisez le champ Message personnalisé pour inclure un message personnalisé de 500 caractères maximum.
5. Cliquez sur Enregistrer le reçu.

Remarque : il n’est pas possible d’utiliser des tags dans les templates d’e-mail de reçu de rendez-vous. 

Reçus relatifs aux rendez-vous pour les paiements collectés par le personnel

Chaque fois que vous collectez un paiement via Acuity (y compris l’enregistrement de paiements en espèces), vous pouvez choisir d’envoyer un reçu au client en cochant ou en décochant la case Envoyer le reçu par e-mail.

Si les reçus pour les paiements que les clients effectuent via l’outil de planification sont activés, cette case est cochée par défaut. S’ils sont désactivés, la case n’est pas cochée par défaut.

Ce que les clients reçoivent

Vos reçus comporteront :

• Votre logo : si vous n’avez pas ajouté de logo dans Acuity, le reçu comportera le nom de votre entreprise à la place.
• Le titre du reçu : il s’agit d’un en-tête d’e-mail. Ceci est obligatoire, mais vous pouvez mettre à jour le texte par défaut.
• La date et l’heure : le moment où le paiement a été effectué.
• Un message : ajoutez un message de 500 caractères maximum (facultatif)
• Le récapitulatif de la commande : le type, la date et l’heure du rendez-vous, les éventuels suppléments, le coût total du rendez-vous et de tous les suppléments. Si le client a pris plusieurs rendez-vous en une seule transaction, ils figureront tous sur le même reçu.
• Le sous-total : le coût total du rendez-vous, plus les éventuels suppléments. Le sous-total correspondra au montant indiqué dans le récapitulatif de la commande, sauf si le client a inclus un pourboire.
• Le montant total : le montant que le client paie. Le total peut être inférieur au sous-total si le client verse un acompte.
• Le montant payé : le montant payé par le client. Le montant payé correspondra au total, sauf si le client a inclus un pourboire.
• Le mode de paiement : il peut s’agir d’un paiement par carte, en espèces ou via PayPal. Si le client utilise un code de réservation pour couvrir la totalité du coût du rendez-vous, ce champ ne s’affichera pas.
• Le montant restant : ce champ apparaît uniquement si le client a payé moins que le montant total dû.
• Pourboire : ce champ apparaît uniquement si le client vous a versé un pourboire.
• Code de réservation : si le client a utilisé le code de réservation d’un pack, d’un chèque-cadeau ou d’un abonnement, le reçu indiquera le solde restant et la date d’expiration.

Les clients reçoivent un reçu simplifié avec moins de champs lorsqu’ils paient le solde dû pour un rendez-vous pour lequel ils ont initialement versé un acompte.

Pour prévisualiser les reçus de vos rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur Reçus des rendez-vous.
3. Cliquez sur Prévisualiser le reçu.

Packs, chèques-cadeaux et abonnements

Vous et votre client recevez un e-mail lorsque :

• Le client achète un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement
• Le client est automatiquement facturé pour un abonnement en cours
• L’abonnement d’un client est annulé.

Les e-mails concernant les transactions relatives aux packs, aux chèques-cadeaux et aux abonnements sont les suivants :

• E-mail concernant la commande d’un pack ou d’un chèque-cadeau : envoyé chaque fois qu’un client commande un pack ou un chèque-cadeau ou configure un nouvel abonnement.
• E-mail concernant un abonnement payé : envoyé chaque fois qu’un client est automatiquement débité pour un abonnement en cours.
• E-mail concernant l’annulation d’un abonnement : envoyé chaque fois qu’un client annule son abonnement ou voit son abonnement annulé en raison d’un échec de paiement.

Aucun de ces e-mails ne peut être désactivé, mais vous pouvez les personnaliser. Pour personnaliser ces e-mails :

1. Dans Acuity, cliquez sur E-mails client.
2. Cliquez sur le nom de l’e-mail dans le menu de gauche.
3. Modifiez le template et cliquez sur Enregistrer le template.