Resumen del artículo
Maximiza tu disponibilidad y completa las cancelaciones de último minuto ofreciendo una lista de espera a tus clientes.
Habilita una lista de espera a la que los clientes pueden unirse cuando no tengas más horarios. Cuando se libera una plaza, el cliente recibe un mensaje de texto con un enlace directo para reservar una cita.
Las listas de espera para citas solo están disponibles si tienes un plan Standard/Growing o Premium/Powerhouse.
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Habilitar lista de espera
Puedes activar una lista de espera desde una computadora, un navegador móvil o la aplicación móvil de administración de Acuity Scheduling. Después de habilitar la lista de espera, aparecerá un botón Unirse a la lista de espera en tu página de reserva de citas para todos los tipos de citas, excepto las clases.
Para activar una lista de espera desde el navegador de una computadora o dispositivos móviles:
- Abre el panel de la página de reserva de citas.
- Haz clic en Configuración, luego marca la casilla Lista de espera para citas.
- En el campo Mínimo de horas, decide cuánto tiempo antes de que comience una cita un cliente puede reservar un lugar en la lista de espera. El mínimo de horas establecido aquí anula las horas que establezcas en tus límites de programación.
- Haz clic en Guardar cambios.
Para habilitar una lista de espera desde la aplicación móvil de administración de Acuity:
- Toca Menú, luego toca Lista de espera.
- Toca Administrar configuración, luego marca la casilla Lista de espera para citas.
- En el campo Mínimo de horas, decide cuánto tiempo antes de que comience una cita un cliente puede reservar un lugar en la lista de espera. El mínimo de horas establecido aquí anula las horas que establezcas en tus límites de programación.
- Toca Guardar cambios.
Cómo los clientes se unen a la lista de espera
Si la fecha y hora preferida para la cita de un cliente no está disponible para reservar:
- En tu página de reserva de citas, el cliente puede hacer clic en Unirse a la lista de espera.
- A continuación, el cliente puede seleccionar su fecha o rango de fechas preferido. También pueden elegir cualquier fecha y unirse a la lista de espera para cualquier vacante en los próximos 14 días.
- Después de seleccionar una fecha, el cliente puede elegir un rango de horas preferido o elegir Cualquier hora.
- Para agregar hasta cinco fechas y horas adicionales a su solicitud de lista de espera, el cliente puede hacer clic en + Agregar más horarios.
- Desde allí, el cliente hace clic en Continuar e ingresa su información. Después de hacer clic en Confirmar, recibirá un correo electrónico de confirmación de lista de espera.
Cómo reservan los clientes desde la lista de espera
Cuando una cita existente se cancela o reprograma, los clientes en la lista de espera que hayan seleccionado la misma franja horaria como preferida recibirán un mensaje de texto con un enlace de reserva. Pueden hacer clic en este enlace y completar su reserva si aún hay disponibilidad de horarios.
¿Pueden los clientes eliminarse a sí mismos de la lista de espera?
Sí. Para cancelar su solicitud de lista de espera, los clientes pueden hacer clic en "Cancelar solicitud" en la página de confirmación o en su correo electrónico de confirmación de lista de espera.
Agregar, eliminar y hacer seguimiento de solicitudes de la lista de espera
Puedes revisar y administrar tus solicitudes de lista de espera desde un navegador yendo a tu página de Calendario y haciendo clic en Lista de espera, o en la aplicación móvil de administración de Acuity, tocando Menú y luego Lista de espera.
Si tienes varios calendarios, puedes hacer clic en el icono de filtro para filtrar por calendario. También puedes hacer clic en el icono de ordenar para ordenar tu lista de espera por fecha solicitada o por fecha en que el cliente se unió a tu lista.
Tus solicitudes de lista de espera están organizadas en estas categorías:
- Esperando: solicitudes de próximas fechas y horarios
- Vencido: solicitudes de fechas y horarios pasados, y solicitudes canceladas
- Reservado: citas programadas que se trasladaron de la lista de espera
Agregar un cliente a la lista de espera
Para agregar un cliente a tu lista de espera:
- Abre la página de Calendario en tu navegador o pulsa Menú en la aplicación móvil.
- Haz clic en Lista de espera, y luego en Añadir.
- Haz clic en la barra de búsqueda, luego busca un cliente existente o haz clic en + Agregar nuevo cliente para completar la información del cliente.
- Marca Recibí permiso de este cliente para registrarlo a fin de que reciba notificaciones por SMS sobre disponibilidad en la lista de espera para confirmar que el cliente ha acordado recibir notificaciones sobre su solicitud de lista de espera.
- Haz clic en el menú desplegable Cita y selecciona un tipo de cita.
- Opcional: Si tienes varios calendarios, haz clic en el menú desplegable Calendario para seleccionar un calendario específico.
- Opcional: Haz clic en + Complementos para incluir servicios adicionales con la cita solicitada.
- Configura la zona horaria del cliente.
- Agrega las preferencias de fecha y horario del cliente. Puedes establecer fechas específicas o un rango de fechas, o seleccionar Cualquier fecha para unirte a la lista de espera durante los próximos 14 días. También puedes incluir un rango de horas seleccionando una hora de inicio y finalización, o elegir Cualquier hora dentro de tus horas disponibles.
- Opcional: Haz clic en + Agregar más horas para añadir más preferencias de fecha y hora.
- Haz clic en Guardar.
Eliminar un cliente de la lista de espera
Para eliminar a un cliente de la lista de espera:
- Abre la página de Calendario en tu navegador o pulsa Menú en la aplicación móvil.
- Haz clic en Lista de espera.
- Haz clic en ••• junto al nombre del cliente, y luego en Eliminar de la lista de espera.
Reservar citas para los clientes de tu lista de espera
Para reservar citas para los clientes en la lista de espera:
- Abre la página de Calendario en tu navegador o pulsa Menú en la aplicación móvil.
- Haz clic en Lista de espera.
- En la pestaña En espera, haz clic en Reservar en la cita solicitada por el cliente.
- Elige una fecha y un horario, o haz clic en Personalizado para elegir una fecha y un horario fuera de tu disponibilidad.
- El nombre y la información de contacto del cliente se completarán automáticamente. Haz clic en su nombre para editar esos detalles o inscríbelos para recibir recordatorios por mensaje de texto.
- Opcional: Haz clic en Formularios y notas para agregar respuestas del formulario de admisión o notas privadas de la cita.
- Haz clic en Reservar cita.
Para obtener más información, visita Reservar citas para los clientes.
Cómo funcionan las notificaciones de la lista de espera
Tú y tus clientes pueden recibir un correo electrónico de confirmación tras unirse a la lista de espera. Los clientes recibirán un mensaje de texto cuando su horario preferido esté disponible después de que una cita existente se cancele o se reprograme.
- Correo electrónico de confirmación: para obtener una vista previa o personalizar el correo electrónico de confirmación de la lista de espera del cliente, abre tu panel Correos electrónicos del cliente y haz clic en Confirmación de la lista de espera.
- Notificación interna: para recibir una copia del correo electrónico de confirmación de la lista de espera del cliente, abre tu panel Alertas de reserva y activa el botón Enviar notificaciones de la lista de espera .
- Notificación por mensaje de texto: esta notificación no se puede personalizar, pero se traducirá al idioma de la cuenta, y el tipo de cita y el nombre comercial se excluyen para las cuentas habilitadas para HIPAA. El mensaje de texto enviado a los clientes dice: “Hola, [nombre del cliente]. Se acaba de liberar un espacio para [tipo de cita] en [nombre comercial] a las [hora y fecha]. Reserva ahora para guardar este horario: [enlace a la página de reserva de citas].”