Usa recursos para limitar las reservas

Crea recursos para representar la cantidad de salas, equipos u otros elementos físicos compartidos entre citas y calendarios.

Usa recursos para limitar la cantidad de citas que ocurren a la vez en varios calendarios y evitar el exceso de reservas.

¿Qué son los recursos?

Los recursos son restricciones adicionales de reserva de citas además de tu disponibilidad y límites de reserva existentes, y no son visibles para los clientes. Se pueden usar para representar elementos compartidos entre varios calendarios, como cuántas sillas tienes en tu salón, la cantidad de salas para pacientes en tu consultorio médico o el número de kayaks en alquiler para clases.

Cómo funcionan los recursos con varios calendarios para evitar el exceso de reservas

Los calendarios se pueden usar para representar y administrar varias agendas que tienen diferentes horarios de atención, como miembros del personal o sedes comerciales.

De forma predeterminada, las citas pueden reservarse para el mismo tiempo en diferentes calendarios con disponibilidad superpuesta. Cuando creas recursos y los asignas a tipos de citas que se ofrecen en varios calendarios, limitan la cantidad total de citas que ocurren al mismo tiempo. Los recursos no funcionarán para calendarios en diferentes zonas horarias.

Ejemplo: Múltiples masajistas, pero salas limitadas

Si tienes cinco masajistas, cada uno con su propio calendario y citas disponibles a partir de las 10:00 a. m., pero solo tres salas de masaje, crea un recurso para tus salas de masaje a fin de evitar el exceso de reservas.

• Establece la cantidad de recursos en 3 para representar el número de salas disponibles.
• Asigna el recurso a todos los tipos de citas de los masajistas.
• Si todos los recursos están en uso, los clientes no pueden reservar un masaje en ese momento porque no hay una sala disponible.

Cuándo usar calendarios separados en lugar de recursos

Si los clientes necesitan seleccionar una sala específica para reservar su cita, debes crear un calendario para cada sala, en lugar de un recurso.

Ejemplo: Sala de grabación

Si tienes una sala de grabación con tres salas que cuentan con diferentes equipos, puedes crear un calendario para cada sala. Para asegurar que el número de reservas no supere la cantidad de salas que tienes, edita los límites de reserva de citas de tu calendario para que solo se pueda reservar una cita por franja horaria en cada calendario.

Agregar un recurso

Para añadir un recurso:

1. Abre el panel Disponibilidad y haz clic en Salas/Recursos.
2. Haz clic en Recurso nuevo.
3. Asigna al recurso un nombre y una cantidad.
4. Verifica los tipos de citas que requieren este recurso.
5. Haz clic en Crear recurso.

Edita un recurso

Para editar un recurso:

1. Abre el panel Disponibilidad y haz clic en Salas/Recursos.
2. Haz clic en Editar junto al recurso que quieres cambiar.
3. Haz tus cambios y luego haz clic en Actualizar recurso.

Elimina un recurso

Para eliminar un recurso:

1. Abre el panel Disponibilidad y haz clic en Salas/Recursos.
2. Haz clic en Editar junto al recurso que quieras eliminar.
3. Haz clic en Eliminar y luego en Aceptar.

Agrega recursos a más tipos de citas

Para agregar recursos a otro tipo de cita:

1. En Acuity, haz clic en Tipos de cita.
2. Haz clic en Editar junto al tipo de cita.
3. En la sección Recursos, marca la casilla junto al recurso y haz clic en Guardar.

Usa recursos con clases

Cada clase grupal programada usa solo un recurso, y el recurso se emplea en el momento en que la clase se ofrece en tu calendario, incluso si los asistentes aún no han reservado.

No se pueden reservar otros tipos de citas durante una clase si comparten un recurso, pero los recursos no impedirán que se ofrezcan o reserven varias clases al mismo tiempo.

Bloquea tiempo en todos los demás calendarios cuando se reserva una cita

Puedes usar recursos para limitar los tipos de citas en varios calendarios. Por ejemplo, si trabajas solo, pero tienes más de un calendario, puedes usar los recursos para evitar reservas en dos calendarios al mismo tiempo.

Para agregar recursos a varios calendarios:

1. Crea un recurso.
2. Establece la cantidad en 1, porque solo puedes estar en un lugar a la vez.
3. Aplica el recurso a todos tus tipos de citas.

Requiere varios recursos para un tipo de cita

Si un tipo de cita requiere más de un recurso, los clientes solo pueden reservarlo si todos los recursos están disponibles.

Ejemplo: Empresa de excursiones en furgoneta y a pie

Diriges una empresa de excursiones en furgoneta y a pie que cuenta con tres micrófonos y dos furgonetas. Crea dos recursos para representar los micrófonos y las furgonetas, luego asígnalos a los diferentes tipos de excursiones.

• Excursión a pie: Requiere un micrófono. Los clientes pueden reservar una excursión a pie siempre y cuando haya un micrófono disponible.
• Excursión en furgoneta: Requiere un micrófono y una furgoneta. Los clientes pueden reservar una excursión en furgoneta cuando al menos un micrófono y una furgoneta están disponibles.

Establece las cantidades de recursos por tipo de cita

Cada cita reservada utiliza un recurso de forma predeterminada. Si algunos de tus tipos de citas requieren más de un recurso por cita, puedes establecer diferentes cantidades de recursos para los tipos de citas que comparten el mismo recurso.

Si esto te resulta útil para tu negocio, contacta a nuestro equipo de Atención al Cliente para habilitar las cantidades de recursos.

Ejemplo: Excursión en barco para grupos pequeños y grandes

Si diriges una empresa de excursiones en barco en que una excursión para grupos pequeños requiere un barco y un excursión para grupos grandes, dos:

1. Crea un tipo de cita para grupos de excursión pequeños y otro para grupos grandes.
2. Crea un recurso que represente la cantidad total de barcos que tienes.
3. Establece la cantidad de recursos en 1 para el tipo de cita de grupo pequeño.
4. Establece la cantidad de recursos en 2 para el tipo de cita de grupo grande.

¿Cómo afectan los recursos al tiempo de margen antes o después de la cita?

Los recursos se consideran “en uso” por la duración de la cita, además de cualquier tiempo de margen antes o después de la cita.

Ten en cuenta que, si se usa un margen negativo para crear citas superpuestas, el recurso sigue aplicándose a la duración total de la cita. Por ejemplo, una cita de 60 minutos con -45 minutos de margen utilizará el recurso durante los 60 minutos completos, por lo que no estará disponible para su uso durante la cita superpuesta.