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Belege an deine Kunden senden

Verwende automatisierte E-Mail-Belege, um Zahlungen zu bestätigen, die deine Kunden über Acuity tätigen.

Du kannst entscheiden, ob Kunden einen Beleg erhalten, wenn sie für einen Termin bezahlen. Sie erhalten immer einen Beleg, wenn sie ein Paket, einen Geschenkgutschein oder ein Abonnement bezahlen.

Termine

Du kannst Kunden, die für Termine über den Terminplaner bezahlen, einen individuellen Beleg, den Standardbeleg oder keinen Beleg senden.

Du kannst dich auch dafür entscheiden, Belege zu senden, wenn du oder deine Mitarbeiter Zahlungen über Acuity einziehen oder erfassen. Du kannst Belege für Zahlungen, die von Mitarbeitern eingezogen werden, für jede von dir eingezogene Zahlung aktivieren oder deaktivieren.

Belege werden automatisch versendet. Es ist nicht möglich, eine Quittung erneut zu senden.

Terminbestätigungen für Kunden, die über den Terminplaner bezahlen

Wenn Belege aktiviert sind, erhalten Kunden Belege, wenn sie eine Zahlung für einen Termin vornehmen, einschließlich:

Du kannst Standardbelege aktivieren oder anpassen. Alle Belege verwenden dasselbe Template, daher ist es nicht möglich, unterschiedliche Nachrichten für verschiedene Terminarten zu haben.

So aktivierst oder deaktivierst du Terminbestätigungen:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
  2. Klicke auf Terminbestätigungen.
  3. Aktiviere oder deaktiviere die Option Belege automatisch versenden.
  4. Klicke auf Beleg speichern.

So passt du Terminbestätigungen an:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
  2. Klicke auf Terminbestätigungen.
  3. (Optional) Verwende die Felder Betreff und Titel, um den Standardbetreff und den Standardtitel der E-Mail zu ändern.
  4. (Optional) Verwende das Feld Benutzerdefinierte Nachricht, um eine benutzerdefinierte Nachricht mit bis zu 500 Zeichen hinzuzufügen.
  5. Klicke auf Beleg speichern.

Hinweis: Es ist nicht möglich, Tags in E-Mail-Templates für Terminbestätigungen zu verwenden.

Terminbestätigungen für Zahlungen, die von Mitarbeitern eingezogen werden

Jedes Mal, wenn du eine Zahlung über Acuity einziehst (einschließlich der Erfassung von Barzahlungen), kannst du wählen, ob du dem Kunden einen Beleg senden möchtest, indem du das Kontrollkästchen E-Mail-Beleg senden aktivierst oder deaktivierst.

Wenn Belege für Kundenzahlungen über den Terminplaner aktiviert sind, ist dieses Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert. Wenn sie deaktiviert sind, ist das Kontrollkästchen standardmäßig deaktiviert.

Was Kunden erhalten

Deine Belege enthalten:

  • Dein Logo – Wenn du kein Logo zu Acuity hinzugefügt hast, enthält der Beleg stattdessen den Namen deines Unternehmens.
  • Belegtitel – Dies ist ein E-Mail-Header. Er ist erforderlich, aber du kannst die Standardformulierung aktualisieren.
  • Datum und Uhrzeit – Der Zeitpunkt, zu dem die Zahlung erfolgt ist.
  • Eine Nachricht – Füge eine Nachricht mit bis zu 500 Zeichen hinzu (optional)
  • Bestellübersicht – Die Terminart, das Datum und die Uhrzeit des Termins, alle Add-ons sowie die Gesamtkosten des Termins und aller Add-ons. Wenn der Kunde mehrere Termine in einer Transaktion gebucht hat, werden sie alle auf einem Beleg angezeigt.
  • Zwischensumme – Die Gesamtkosten des Termins zuzüglich aller Add-ons. Die Zwischensumme entspricht dem Betrag in der Bestellübersicht, es sei denn, der Kunde hat ein Trinkgeld gegeben.
  • Gesamt – Der Betrag, den der Kunde zahlt. Die Gesamtsumme kann geringer als die Zwischensumme sein, wenn der Kunde eine Anzahlung leistet.
  • Gezahlter Betrag – Der Betrag, den der Kunde bezahlt hat. Der gezahlte Betrag entspricht dem Gesamtbetrag, es sei denn, der Kunde hat ein Trinkgeld gegeben.
  • Zahlungsmethode – Dies kann Karte, Bargeld oder PayPal sein. Wenn der Kunde einen Buchungscode verwendet, um die gesamten Kosten des Termins zu decken, wird dieses Feld nicht angezeigt.
  • Verbleibender Betrag – Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn der Kunde weniger als den vollen geschuldeten Betrag bezahlt hat.
  • Trinkgeld – Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn der Kunde dir ein Trinkgeld gezahlt hat.
  • Buchungscode – Wenn der Kunde einen Buchungscode aus einem Paket, Geschenkgutschein oder Abonnement verwendet hat, enthält der Beleg das verbleibende Guthaben und das Ablaufdatum.

Kunden erhalten einen vereinfachten Beleg mit weniger Feldern, wenn sie den fälligen Restbetrag für einen Termin bezahlen, für den sie ursprünglich eine Anzahlung geleistet haben.

So zeigst du eine Vorschau deiner Terminbelege an:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
  2. Klicke auf Terminbestätigungen.
  3. Klicke auf Beleg-Vorschau.

Pakete, Geschenkgutscheine und Abonnements

Du und dein Kunde erhalten eine E-Mail, wenn:

  • Der Kunde ein Paket, einen Geschenkgutschein oder ein Abonnement kauft
  • Dem Kunden automatisch ein laufendes Abonnement in Rechnung gestellt wird
  • Das Abonnement eines Kunden gekündigt wird.

E-Mails für Paket-, Geschenkgutschein- und Abonnementtransaktionen sind:

  • E-Mail zur Paket-/Geschenkgutscheinbestellung – Wird jedes Mal gesendet, wenn ein Kunde ein Paket oder einen Geschenkgutschein bestellt oder ein neues Abonnement einrichtet.
  • E-Mail zum kostenpflichtigen Abonnement – Wird jedes Mal gesendet, wenn einem Kunden automatisch ein laufendes Abonnement in Rechnung gestellt wird.
  • E-Mail zur Kündigung des Abonnements – Wird jedes Mal gesendet, wenn ein Kunde sein Abonnement kündigt oder sein Abonnement gekündigt wird, weil die Zahlung fehlgeschlagen ist.

Es ist nicht möglich, diese E-Mails zu deaktivieren, aber du kannst sie anpassen. So passt du diese E-Mails an:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-E-Mail.
  2. Klicke im linken Menü auf den E-Mail-Namen.
  3. Bearbeite das Template und klicke auf Template speichern.
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