Resumo do artigo
Maximize sua disponibilidade e preencha cancelamentos de última hora oferecendo uma lista de espera aos clientes.
Habilite uma lista de espera para que os clientes possam entrar quando sua agenda estiver lotada. Quando aparece uma vaga, o cliente recebe uma mensagem de texto com um link direto para agendar uma consulta.
As listas de espera para agendamentos só estão disponíveis se você estiver nos planos Standard/Growing ou Premium/Powerhouse.
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Ativar uma lista de espera
Você pode ativar uma lista de espera a partir de um navegador no computador ou celular, ou pelo app móvel do Acuity Scheduling Admin. Depois que você ativar a lista de espera, um botão Entrar na lista de espera aparecerá na sua página de agendamentos para todos os tipos de sessões, exceto aulas.
Para ativar uma lista de espera a partir de um navegador no computador ou celular:
- Abra o painel da página de agendamentos.
- Clique em Configurações e marque a opção Lista de espera de agendamento.
- No campo Mínimo de horas, defina com quanta antecedência um cliente pode reservar um horário na lista de espera antes do início de uma sessão. O número mínimo de horas definido aqui substitui o número de horas que você definiu nos seus limites de agendamento.
- Clique em Salvar alterações.
Para ativar a lista de espera no app móvel Acuity Admin:
- Toque em Menu e depois em Lista de espera.
- Toque em Gerenciar configurações e, em seguida, selecione a opção Lista de espera para agendamento.
- No campo Mínimo de horas, defina com quanta antecedência um cliente pode reservar um horário na lista de espera antes do início de uma sessão. O número mínimo de horas definido aqui substitui o número de horas que você definiu nos seus limites de agendamento.
- Toque em Salvar alterações.
Como os clientes entram na lista de espera
Caso a data e o horário de preferência do cliente não estejam disponíveis para agendamento:
- Em sua página de agendamento, o cliente pode clicar em Entrar na lista de espera.
- Em seguida, o cliente pode selecionar a data ou intervalo de datas que preferir. Também pode escolher Qualquer data e entrar na lista de espera para qualquer horário disponível nos próximos 14 dias.
- Após selecionar uma data, o cliente pode escolher um intervalo de tempo de sua preferência ou selecionar Qualquer horário.
- Para adicionar até cinco datas e horários adicionais à solicitação na lista de espera, o cliente pode clicar em + Adicionar outros horários.
- Em seguida, o cliente clica em Continuar e insere suas informações. Depois de clicar em Confirmar, ele receberá um e-mail de confirmação da lista de espera.
Como os clientes podem marcar um horário a partir da lista de espera
Quando um agendamento existente é cancelado ou remarcado, os clientes na lista de espera com um horário preferencial correspondente receberão uma mensagem de texto com um link para agendamento. Eles podem clicar nesse link e concluir a reserva, caso o horário continue disponível.
Os clientes podem sair da lista de espera?
Sim. Para cancelar a solicitação de lista de espera, os clientes podem clicar em Cancelar solicitação na página de confirmação ou no e-mail de confirmação da lista de espera.
Adicionar, remover e acompanhar solicitações de lista de espera
Você pode consultar e gerenciar suas solicitações de lista de espera pelo navegador, acessando a página de calendário e clicando em Lista de espera, ou no app móvel Acuity Admin, tocando em Menu e, em seguida, em Lista de espera.
Se você tiver vários calendários, pode clicar no ícone de filtro para filtrar por calendário. Você também pode clicar no ícone de classificação para ordenar sua lista de espera pela data de agendamento solicitada ou pela data em que o cliente entrou na lista de espera.
Suas solicitações de lista de espera são organizadas nestas categorias:
- Em espera — solicitações para datas e horários futuros
- Expiradas — solicitações para datas e horários passados e solicitações canceladas
- Agendadas — sessões marcadas que foram transferidas da lista de espera
Adicionar um cliente à lista de espera
Para adicionar um cliente à sua lista de espera:
- Abra a página de calendário no navegador ou toque em Menu no app móvel.
- Clique em Lista de espera, e depois clique em Adicionar.
- Clique na barra de pesquisa e procure um cliente existente ou clique em + Adicionar novo cliente para preencher as informações do cliente.
- Marque a opção Recebi permissão deste cliente para cadastrá-lo para receber notificações por SMS sobre a disponibilidade na lista de espera para confirmar que o cliente concordou em receber notificações sobre sua solicitação de lista de espera.
- Clique no menu suspenso Sessões e selecione um tipo de sessão.
- Opcional: se você tiver vários calendários, clique no menu suspenso Calendário para selecionar um calendário específico.
- Opcional: clique em + Complementos para incluir serviços adicionais na sessão solicitada.
- Defina o fuso horário do cliente.
- Adicione as preferências de data e hora do cliente. Você pode definir datas específicas ou um intervalo de datas, ou selecionar Qualquer data para entrar na lista de espera pelos próximos 14 dias. Você também pode incluir um intervalo de tempo selecionando um horário de início e um horário de término, ou escolher Qualquer horário dentro do período disponível.
- Opcional: clique em + Adicionar outros horários para incluir preferências adicionais de data e hora.
- Clique em Salvar.
Remover um cliente da lista de espera
Para remover um cliente da lista de espera:
- Abra a página de calendário no navegador ou toque em Menu no app móvel.
- Clique em Lista de espera.
- Clique em ••• ao lado do nome do cliente e, em seguida, clique em Remover da lista de espera.
Agendar clientes da sua lista de espera
Para agendar sessões para clientes na lista de espera:
- Abra a página de calendário no navegador ou toque em Menu no app móvel.
- Clique em Lista de espera.
- Na aba Em espera, clique em Agendar na sessão solicitada pelo cliente.
- Escolha uma data e hora, ou clique em Personalizar para escolher uma data e hora fora da sua disponibilidade.
- O nome e as informações de contato do cliente serão preenchidos automaticamente. Clique no nome para editar esses dados ou inscrever o cliente para receber lembretes por mensagem de texto.
- Opcional: clique em Formulários e anotações para incluir respostas do formulário de admissão ou anotações de consultas particulares.
- Clique em Agendar sessão.
Para saber mais, acesse Marcação de horário dos clientes.
Como funcionam as notificações da lista de espera
Você e seus clientes podem receber um e-mail de confirmação após entrarem na lista de espera. Os clientes receberão uma mensagem de texto quando o horário de sua preferência ficar disponível após o cancelamento ou reagendamento de um agendamento.
- E-mail de confirmação — para visualizar ou personalizar o e-mail de confirmação da lista de espera do cliente, abra o painel E-mails do Cliente e clique em Confirmação da Lista de Espera.
- Notificação interna — para receber uma cópia do e-mail de confirmação da lista de espera do cliente, abra o seu painel de Alertas de reserva e ative a opção Enviar notificações da lista de espera.
- Notificação por mensagem de texto — esta notificação não pode ser personalizada, mas será traduzida para o idioma da sua conta, e o tipo de agendamento e o nome da empresa serão excluídos para contas habilitadas para HIPAA. A mensagem de texto enviada aos clientes diz: “Olá [nome do cliente], acabou de surgir uma vaga para [nome do tipo de sessão] em [nome da empresa] em [data e hora]. Reserve esse horário agora mesmo: [Link da página de agendamentos]”