Use recursos para limitar agendamentos

Crie recursos para representar o número de salas, equipamentos ou outros itens físicos compartilhados entre compromissos e calendários.

Use recursos para limitar o número de sessões simultâneas em múltiplos calendários para evitar excesso de reservas.

O que são recursos?

Recursos são restrições de agendamento adicionais, além da sua disponibilidade e dos limites de agendamento existentes, e não são visíveis para os clientes. Eles podem ser usados para representar itens compartilhados entre vários calendários, como quantas cadeiras há no salão, quantas salas de pacientes no consultório médico ou quantos caiaques para alugar para aulas.

Como os recursos funcionam com vários calendários para evitar reservas em excesso.

Os calendários podem ser usados para representar e gerenciar vários horários com diferentes disponibilidades, como funcionários ou locais de trabalho.

Por padrão, os agendamentos podem ser marcados para o mesmo horário em calendários diferentes, com sobreposição de disponibilidade. Quando você cria recursos e os atribui a tipos de compromissos que são oferecidos em vários calendários, eles limitam o número total de compromissos acontecendo ao mesmo tempo. Os recursos não funcionarão em calendários com diferentes fusos horários.

Exemplo: diversos massoterapeutas, mas um número limitado de salas disponíveis.

Se houver cinco massoterapeutas, cada um com seu próprio calendário e consultas disponíveis a partir das 10h, mas apenas três salas de massagem, crie um recurso para as suas salas de massagem para evitar agendamentos excessivos.

• Defina a quantidade de recursos como 3 para representar o número de salas disponíveis.
• Atribua o recurso a todos os tipos de sessão dos massoterapeutas.
• Se todos os recursos estiverem em uso, os clientes não poderão reservar uma massagem naquele momento porque não há sala disponível.

Quando usar calendários separados em vez de recursos

Se os clientes precisarem selecionar uma sala específica para marcar seu compromisso, você deve criar um calendário para cada sala em vez de um recurso.

Exemplo: Estúdio de gravação

Se você tem um estúdio de gravação com três salas e diferentes equipamentos, pode criar um calendário para cada sala. Para garantir que o número de reservas não exceda o número de salas que você possui, edite os limites de agendamento do seu calendário para que apenas um compromisso possa ser reservado por intervalo de tempo em cada calendário.

Adicione um recurso

Para adicionar um recurso:

1. Abra o painel de disponibilidade e clique em Salas/recursos.
2. Clique em Novo recurso.
3. Dê ao recurso um nome e uma quantidade.
4. Marque os tipos de agendamento que exigem esse recurso.
5. Clique em Criar recurso.

Editar um recurso

Para editar um recurso:

1. Abra o painel de disponibilidade e clique em Salas/recursos.
2. Clique em Editar ao lado do recurso que você deseja alterar.
3. Faça suas alterações e clique em Atualizar recurso.

Excluir um recurso

Para apagar um recurso:

1. Abra o painel de disponibilidade e clique em Salas/recursos.
2. Clique em Editar ao lado do recurso que você deseja excluir.
3. Clique em Apagar e depois em OK.

Adicione um recurso a mais tipos de agendamento

Para adicionar um recurso a outro tipo de sessão:

1. No Acuity, clique em Tipos de sessão.
2. Clique em Editar ao lado do tipo de sessão.
3. Na seção Recursos, marque a caixa ao lado do recurso e clique em Salvar.

Use recursos com aulas

Cada aula em grupo agendada usa apenas um recurso, e o recurso é utilizado no momento em que a aula é oferecida em seu calendário, mesmo que os participantes ainda não tenham feito a reserva.

Outros tipos de agendamento não podem ser reservados durante uma aula se compartilharem um recurso, mas os recursos não impedem que várias aulas sejam oferecidas ou reservadas ao mesmo tempo.

Bloqueie o horário em todos os outros calendários quando uma compromisso for agendado.

Você pode usar recursos para limitar os tipos de sessão em mais de um calendário. Por exemplo: se você trabalha sozinho, mas tem mais de um calendário, pode usar recursos para evitar a mesma reserva em dois calendários ao mesmo tempo.

Para adicionar recursos a vários calendários:

1. Crie um recurso.
2. Fixe a quantidade em 1, pois você só pode estar em um lugar por vez.
3. Aplique o recurso a todos os seus tipos de sessão.

Exija diversos recursos para um tipo de agendamento

Se algum tipo de sessão exigir mais de um recurso, os clientes só poderão reservar se todos os recursos estiverem disponíveis.

Exemplo: empresa de passeios de van e a pé

Você administra uma empresa de passeios de van e a pé que possui três microfones e duas vans. Crie dois recursos para representar os microfones e as vans e, em seguida, atribua-os aos diferentes tipos de turnê.

• Visita guiada a pé – requer um microfone. Os clientes podem reservar uma visita guiada a pé, desde que haja um microfone disponível.
• Passeio de van - requer um microfone e uma van. Os clientes podem reservar um passeio de van quando pelo menos um microfone e uma van estiverem disponíveis.

Defina as quantidades de recursos por tipo de agendamento

Por padrão, cada agendamento utiliza um recurso. Se alguns dos seus tipos de agendamento exigirem mais de um recurso por agendamento, é possível definir diferentes quantidades de recursos para tipos de agendamento que compartilham o mesmo recurso.

Se isso parecer útil para o seu negócio, fale com nossa equipe de Suporte ao Cliente para habilitar quantidades para recursos.

Exemplo: Passeios de barco para grupos pequenos e grandes

Se você administra uma empresa de passeios de barco onde um passeio para grupos pequenos requer um barco e um passeio para grupos grandes requer dois barcos:

1. Crie um tipo de agendamento para grupos pequenos de turismo e um para grupos grandes.
2. Crie um recurso que represente o número total de barcos que você possui.
3. Defina a quantidade de recursos como 1 para o tipo de agendamento do grupo turístico pequeno.
4. Defina a quantidade de recursos para 2 no tipo de agendamento para grupo grande.

De que forma os recursos afetam o espaçamento antes ou depois do agendamento?

Os recursos são considerados "em uso" durante a sessão, além de qualquer intervalo antes ou após a sessão.

Se for usado o intervalo negativo para sobrepor sessões, o recurso ainda cobrirá a duração total da sessão. Por exemplo: uma sessão de 60 minutos com -45 minutos de intervalo usará o recurso durante os 60 minutos. Portanto, ele não estará disponível durante a sessão sobreposta.