Decida quando os clientes podem agendar, editar ou cancelar sessões.

Para aceitar agendamentos no Acuity Scheduling, você precisa escolher os horários que os clientes poderão agendar. Esse processo para configurar sua disponibilidade pode ser feito por você ou outro colaborador com acesso ao Acuity. Você também pode definir limites de como e quando o agendamento é feito, além de adicionar e editar vários calendários. Cada calendário tem os próprios horários de disponibilidade.

Antes de começar

  • A disponibilidade limita os horários que os clientes podem agendar on-line. Você e sua equipe podem marcar horários fora da disponibilidade no calendário do A.
  • A disponibilidade é apenas para tipos de compromissos regulares e não se aplica a aulas. As aulas só estão disponíveis nos horários em que você as oferece. Quando você coloca uma aula em um calendário, os clientes não podem marcar outros compromissos ao mesmo tempo nesse calendário.
  • Ao começar, se você precisar de mais ajuda prática para configurar o Acuity Scheduling, é possível contratar um expert certificado

Como funcionam as sessões no Acuity

Quando o Acuity mostra aos seus clientes os horários disponíveis, várias configurações trabalham juntas para garantir que você esteja disponível:

  • A disponibilidade representa os horários em que você está disponível para seus clientes.
  • A duração do tipo de compromisso é o período de tempo que o compromisso leva.
  • Limites de agendamento, que restringem os agendamentos, como ficar um máximo de agendamentos por semana.

Os horários de início que impossibilitarem a duração total da sessão não aparecerão. Por exemplo: os clientes não podem agendar uma sessão de 60 minutos se você só tiver uma janela de 30 minutos; e não podem agendar uma sessão de 60 minutos que comece 30 minutos antes de o seu dia terminar.

Seus limites de agendamento também determinam quantas pessoas podem reservar com você pelo mesmo tempo, até que ponto no futuro os clientes podem reservar, se você tiver um número máximo de compromissos por semana e muito mais.

O intervalo de início determina quais horários de início você pode oferecer aos clientes. No agendador, ele aparecer na primeira vez que você está disponível; adicione o intervalo de início para abrir o próximo horário de início e assim por diante. 

Após considerar todas essas configurações, aparecerá uma lista de horários disponíveis no agendador. 

Definir e editar a disponibilidade básica

Para ter o controle total sobre a sua agenda e quando os clientes podem marcar sessões, defina os horários de cada calendário.

Atenção: as instruções abaixo incluem links para as configurações do Acuity, separados pelo tipo de conta usado para fazer login no Acuity. Qual o tipo da minha conta?

Definir um horário semanal regular

Se o calendário for o mesmo todas as semanas, defina um horário semanal regular:

  1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Se você tiver mais de um calendário, clique em Editar disponibilidade/limites em um deles.
  3. Na seção Horário normal semanal, marque a opção Tenho horários normais todas as semanas.
  4. Informe os horários nos campos de cada dia da semana. Se precisar de ajuda para formatar os horários, confira Formatação de horários.
  5. Clique em Salvar horários normais.

Definir horários diferentes para cada dia

Se o calendário variar a cada dia, primeiro exclua o horário semanal regular:

  1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Se você tiver mais de um calendário, clique em Editar disponibilidade/limites em um deles.
  3. Na seção Horário normal semanal, desmarque a opção Tenho horários normais todas as semanas.
  4. Clique em Salvar; trocar para dias específicos.

Em seguida, use o calendário exibido abaixo para horários alternativos em dias específicos. Os dias deixados em branco não poderão ser reservados pelos clientes:

  1. Clique em um dia no calendário.
  2. Informe os horários desse dia e clique em Fixar horário. Se precisar de ajuda para formatar os horários, confira Formatação de horários.
  3. Repita as etapas 1 e 2 até concluir o cronograma.

Formatação de horários

Ao incluir um horário no calendário, você pode definir um período disponível, indicar um horário de início específico ou combinar os dois métodos. A tabela abaixo pode ajudar na formatação de horários.

Exemplo de formato

Efeito

8:00-5:00 

As sessões podem começar às 8h; a última deve terminar até as 17h.

8:00-13:00, 14:00-17:00

A sessão pode começar às 8h e deve terminar até as 13h. Ela pode recomeçar às 14h e terminar novamente até as 17h.

8:00, 9:00, 10:00

As sessões podem começar às 8h, 9h e 10h.

8:00-15:00, 16:30, 17:00

A sessão pode começar às 8h e deve terminar até as 15h. Ela também pode começar às 16h30 e às 17h.

Limite quando os clientes podem agendar ou alterar uma sessão

Use limites para controlar se e quando o cliente pode agendar, alterar ou cancelar uma sessão.

Os limites de agendamento controlam:

  • Com qual antecedência o cliente pode marcar um horário na sua página de agendamento
  • Se o próprio cliente pode reagendar ou cancelar a sessão
  • Com qual antecedência o cliente pode reagendar ou cancelar um horário já agendado
  • Quais intervalos de tempo a sua página de agendamento oferece
  • Se o cliente pode editar o formulário de admissão após o agendamento

Limites gerais de agendamento x limites de agendamento do calendário

São dois os tipos de limite de agendamento:

Há alguns limites de agendamentos disponíveis tanto como limites gerais de agendamentos e de calendário. Nesses casos, limite de agendamento do calendário substitui o limite geral de agendamentos, mas somente no calendário correspondente.

A tabela abaixo dá os detalhes de cada configuração:

Configuração Descrição Limite geral de agendamentos Limite de agendamentos no calendário
Mínimo de horas Decida com até quanta antecedência os clientes podem reservar.
Máximo de dias Decida com que antecedência os clientes podem agendar.
Tempo mínimo para cancelar ou reagendar uma sessão Se os clientes puderem reagendar a sessão, decida também com quanta antecedência eles podem fazer isso
Deixar que o cliente: 

Reagende a sessão: decida se os clientes podem reagendar a sessão.

Cancele a sessão: decida se os clientes podem cancelar a sessão.

Edite o formulário de admissão: decida se os clientes podem editar o formulário de admissão; e fixe um prazo para isso. 

-
Intervalos de hora de início Deixe o Acuity escolher o horário de início da sessão com base na duração da sessão; ou defina você mesmo os horários. Se você mostrar o horário inicial com base na duração da sessão, o Acuity usará o maior número que pode ser dividido entre as durações de todas as sessões. Saiba mais em Controle dos intervalos entre as sessões no Acuity. -
Minimize lacunas

Reduza automaticamente as lacunas entre os horários; e junte sessões para evitar horários vazios em um dia de trabalho. Saiba mais em Pareça ocupado e minimize as lacunas no Acuity.

-
Sessões por horário Fixe o número de sessões concorrentes neste calendário ou grupo de tipos de sessão.  -
Máximo de sessões Defina o número máximo de sessões que podem ser agendadas neste calendário ou grupo de tipos de sessão. Aceite a marcação de horários até esgotar; ou defina um máximo por dia ou semana.  -

Edite os limites gerais de agendamentos

Os limites gerais de agendamento afetam toda a conta.

Para editar os limites gerais de agendamento:

  1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
  2. Clique em Limites gerais de agendamento
  3. Altere os limites gerais de agendamento.
  4. Clique em Salvar.

Edite um limite de agendamentos ao calendário

Estes limites de agendamento só valem em um calendário específico ou a um grupo de tipo de sessão específico (se você usa os limites de disponibilidade e de agendamento por tipo de sessão.

Para adicionar ou editar limites de agendamento de um calendário específico:

  1. Abra o painel Disponibilidade: Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Se você tiver mais de um calendário, clique em Editar disponibilidade/limites em um deles.
  3. Clique em Limites de agendamentos do calendário.
  4. Faça uma alteração nos limites.
  5. Clique em Salvar limites.

Adicionar e gerenciar calendários

No Acuity, cada calendário representa um conjunto separado de horários em que os clientes podem agendar. Algumas pequenas empresas só precisam de um calendário. Se você tem filiais ou uma equipe grande, é possível criar um calendário para cada um.

O número de calendários que pode ser adicionado depende do plano do Acuity:

  • Emerging - Um calendário
  • Growing - Dois a seis calendários
  • Powerhouse - Sete a 36 calendários
  • Enterprise - ilimitado
Dica: se você tiver calendários para os profissionais e houver mais funcionários trabalhando do que a capacidade de sessões, adicione Salas/Recursos. Por exemplo, você pode usar Salas/Recursos se houver menos salas do que profissionais ou equipamentos que os clientes precisem usar.

Adicionar um novo calendário

Para adicionar um novo calendário:

  1. Abra o painel Disponibilidade: Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Clique em Adicionar novo calendário.
  3. Informe o nome do calendário e outros detalhes que você quer incluir, como uma imagem, fuso horário e localização. Adicione um endereço de e-mail ou número de telefone para receber as notificações de confirmação, cancelamento e reagendamento. Separe as entradas com vírgulas.
  4. Clique em Próximo: adicionar tipo e horário das sessões.
  5. Selecione os tipos de sessão nesse calendário.
  6. Clique em Salvar tipos de sessão.
  7. Informe sua disponibilidade
  8. Clique em Salvar horário normal se você tem um horário normal semanal; ou informe o horário de cada dia se tiver um horário alternativo em dias específicos.
  9. Clique em Limites de agendamento de clientes.
  10. Defina os limites de agendamento.
  11. Clique no X no canto superior direito para fechar o editor. 

Editar um calendário

Para editar um calendário existente: 

  1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Localize o calendário a ser editado e clique em Configurações do calendário.
  3. Faça as alterações e clique em Salvar alterações.

Apagar um calendário

Atenção: antes de apagar um calendário, cancele todos os horários marcados ou reagende em outro calendário. Quando um calendário é apagado, os horários dele não aparecem em outros calendários. Eles não são apagados, mas aparecem apenas nos registros dos clientes; por isso, são mais difíceis de achar. Colaboradores com permissões somente para ver ou para ver e editar só verão as sessões de um calendário apagado se você reagendar os horários para um calendário ao qual eles tenham acesso.

Para apagar um calendário:

  1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace. 
  2. Localize o calendário a ser apagado e clique em Configurações do calendário.
  3. Clique em Apagar calendário.
  4. Clique em Sim, apagar calendário.

Definir um horário ou limite diferente para cada tipo de sessão

Você pode dividir o calendário em grupos de tipos de sessão, cada um com a própria configuração de disponibilidade e limites de agendamentos. Esse recurso é útil quando um serviço é oferecido em horários específicos. Após criar esses grupos, você pode fixar a disponibilidade e limites de agendamento de cada um. Saiba mais em disponibilidade e limites de agendamentos por tipo de sessão.

Usar salas/recursos para gerenciar os itens necessários para as sessões

Use o painel Salas/Recursos para limitar o número de sessões que exigem um item que pode ser reservado ao mesmo tempo. Esse limite vale para todos os calendários. Por exemplo: uma empresa de aluguel de caiaques pode querer limitar o número de caiaques disponíveis para aluguel em um determinado momento. 

Ao criar um recurso, você informa o Acuity quantos exemplares de um item você tem e quais tipos de sessão o utilizam. Quando o cliente marca um horário que requer um recurso, o Acuity subtrai o recurso desse intervalo. Quando o recurso atinge zero em um intervalo, os clientes não podem mais reservar sessões que usem o recurso nesse intervalo.

Lembre-se: 

  • Os recursos limitam o número total de sessões concorrentes, mas não deixam reservar salas específicas. Para que os clientes reservem uma sala específica, crie um calendário para cada sala.
  • Se você tiver um calendário para cada sala, não use nenhum recurso para representar as salas.
  • Os recursos são apenas para uso interno e não aparecem para os clientes.
  • As aulas podem usar recursos, mas a aula inteira subtrai apenas um do recurso.
  • Se um tipo de sessão exigir vários recursos diferentes, todos eles devem estar disponíveis para reserva.

Para adicionar um recurso:

  1. Abra o painel Disponibilidade: Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace
  2. Clique em Salas/recursos.
  3. Clique em Novo recurso.
  4. Informe um nome e uma quantidade para o recurso; em seguida, selecione os tipos de sessão que o utilizam.
  5. Clique em Criar recurso.
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