Riepilogo dell'articolo
Massimizza la tua disponibilità e riempi i posti lasciati liberi dalle cancellazioni dell'ultimo minuto offrendo una lista d'attesa ai clienti.
Abilita una lista d'attesa a cui i clienti possono iscriversi quando sei al completo. Quando si libera un posto, il cliente riceve un SMS con un link diretto per prenotare un appuntamento.
Le liste d'attesa per gli appuntamenti sono disponibili solo con i piani Standard/Growing o Premium/Powerhouse.
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Attiva una lista d'attesa
Puoi abilitare una lista d'attesa da un computer, da un browser mobile o dall'app di amministrazione Acuity Scheduling per dispositivi mobili. Dopo aver attivato la lista d'attesa, sulla tua pagina di pianificazione appare un pulsante Iscriviti alla lista d'attesa per tutti i tipi di appuntamenti, eccetto le lezioni.
Per attivare una lista d'attesa da un computer o da un browser mobile:
- Apri il pannello Pagina di pianificazione.
- Clicca su Impostazioni, quindi seleziona Lista d'attesa appuntamenti.
- Nel campo Ore minime, decidi quanto tempo prima dell'inizio dell'appuntamento un cliente può prenotare un posto dalla lista d'attesa. Le ore minime impostate qui prevalgono sulle ore impostate nei tuoi limiti di programmazione.
- Clicca su Salva modifiche.
Per abilitare una lista d'attesa dall'app di amministrazione Acuity per dispositivi mobili:
- Tocca Menu, quindi tocca Lista di attesa.
- Tocca Gestisci impostazioni, quindi seleziona Lista d'attesa per gli appuntamenti.
- Nel campo Ore minime, decidi quanto tempo prima dell'inizio dell'appuntamento un cliente può prenotare un posto dalla lista d'attesa. Le ore minime impostate qui prevalgono sulle ore impostate nei tuoi limiti di programmazione.
- Tocca Salva modifiche.
Come i clienti si iscrivono alla lista d'attesa
Se la data e l'ora preferite dal cliente non sono disponibili per la prenotazione:
- Nella pagina di pianificazione, il cliente può cliccare su Iscriviti alla lista d'attesa.
- Successivamente, il cliente può selezionare la data o l'intervallo di date preferito. Può anche scegliere Qualsiasi data e iscriversi alla lista d'attesa per qualsiasi apertura nei prossimi 14 giorni.
- Dopo aver selezionato una data, il cliente può scegliere un intervallo di tempo preferito oppure selezionare Qualsiasi orario.
- Per aggiungere fino a cinque date e orari supplementari alla propria richiesta di lista d'attesa, il cliente può cliccare su + Aggiungi altri orari.
- Da lì, il cliente clicca su Continua e inserisce i propri dati. Dopo aver cliccato su Conferma, riceverà un'e-mail di conferma della lista d'attesa.
Come i clienti prenotano dalla lista d'attesa
Quando un appuntamento esistente viene cancellato o riprogrammato, i clienti in lista d'attesa con una fascia oraria preferita corrispondente riceveranno un messaggio di testo con un link per la prenotazione. Può fare clic su questo link e completare la prenotazione se l'orario è ancora disponibile.
I clienti possono rimuoversi in autonomia dalla lista d'attesa?
Sì. Per annullare la richiesta di iscrizione alla lista d'attesa, i clienti possono cliccare su Annulla richiesta nella pagina di conferma o nell'e-mail di conferma della lista d'attesa.
Aggiungi, rimuovi e monitora le richieste in lista d'attesa
È possibile visualizzare e gestire le richieste di lista d'attesa da un browser, accedendo alla pagina Calendario e facendo clic su Lista di attesa, oppure nell'app di amministrazione Acuity per dispositivi mobili, toccando Menu e poi Lista di attesa.
Se disponi di più calendari, puoi cliccare sull'icona filtro per filtrare per calendario. Puoi anche cliccare sull'icona di ordinamento per ordinare la lista d'attesa in base alla data dell'appuntamento richiesto o alla data in cui il cliente si è iscritto alla lista d'attesa.
Le tue richieste in lista d'attesa sono organizzate nelle seguenti categorie:
- In attesa: richieste per date e orari futuri
- Scaduta: richieste per date e orari passati e richieste annullate
- Prenotata: appuntamenti programmati che sono stati spostati dalla lista d'attesa
Aggiungi un cliente alla lista d'attesa
Per aggiungere un cliente alla lista d'attesa:
- Apri la pagina calendario nel tuo browser oppure tocca Menu nell'app per dispositivi mobili.
- Clicca su Lista di attesa, quindi su Aggiungi.
- Fai clic sulla barra di ricerca, quindi cerca un cliente esistente oppure fai clic su + Aggiungi nuovo cliente per inserire le informazioni del cliente.
- Seleziona Ho ricevuto l'autorizzazione da questo cliente per attivare la ricezione di notifiche SMS sulla disponibilità in lista d'attesa per confermare che il cliente ha accettato di ricevere notifiche sulla sua richiesta di lista d'attesa.
- Clicca sul menu a discesa Appuntamento e seleziona un tipo di appuntamento.
- Facoltativo: se hai più calendari, clicca sul menu a discesa Calendario per selezionare un calendario specifico.
- Facoltativo: fai clic su + Componenti aggiuntivi per includere componenti aggiuntivi nell'appuntamento richiesto.
- Imposta il fuso orario del cliente.
- Aggiungi le preferenze di data e ora del cliente. Puoi impostare date specifiche o un intervallo di date, oppure selezionare Qualsiasi data per entrare nella lista d'attesa per i prossimi 14 giorni. Puoi anche includere un intervallo di tempo selezionando un orario di inizio e fine, oppure scegliere Qualsiasi ora entro le ore disponibili.
- Facoltativo: clicca su + Aggiungi altri orari per aggiungere ulteriori preferenze di data e ora.
- Clicca su Salva.
Rimuovi un cliente dalla lista d'attesa
Per rimuovere un cliente dalla lista d'attesa:
- Apri la pagina calendario nel tuo browser oppure tocca Menu nell'app per dispositivi mobili.
- Clicca su Lista d'attesa.
- Fai clic su ••• accanto al nome del cliente, quindi su Rimuovi dalla lista d'attesa.
Prenota clienti dalla lista d'attesa
Per prenotare appuntamenti per i clienti in lista d'attesa:
- Apri la pagina calendario nel tuo browser oppure tocca Menu nell'app per dispositivi mobili.
- Clicca su Lista d'attesa.
- Nella scheda Attesa, clicca su Prenota l'appuntamento richiesto dal cliente.
- Scegli una data e un orario, oppure clicca su Personalizza per scegliere una data e un orario al di fuori della tua disponibilità.
- Il nome del cliente e le informazioni di contatto saranno precompilati. Clicca sul nome per modificare quei dettagli o iscrivilo ai promemoria tramite SMS.
- Facoltativo: clicca su Moduli e note per aggiungere risposte al modulo di accettazione o appunti privati sugli appuntamenti.
- Clicca su Prenota appuntamento.
Per saperne di più, visita Prenotazione appuntamenti per i clienti.
Come funzionano le notifiche relative alla lista d'attesa
Tu e i tuoi clienti potete ricevere un'e-mail di conferma dopo l'iscrizione alla lista d'attesa. I clienti riceveranno un SMS quando l'orario da loro preferito si renderà disponibile a seguito della cancellazione o della riprogrammazione di un appuntamento già fissato.
- E-mail di conferma - Per visualizzare in anteprima o personalizzare l'e-mail di conferma dell'inserimento in lista d'attesa del cliente, apri il pannello E-mail ai clienti e clicca su Conferma lista d'attesa.
- Notifica interna - Per ricevere una copia dell'e-mail di conferma della lista d'attesa del cliente, apri il pannello Avvisi di prenotazione e attiva l'opzione Invia notifiche relative alla lista d'attesa.
- Notifica messaggio di testo - Questa notifica non può essere personalizzata, ma sarà tradotta nella lingua del tuo account. Il tipo di appuntamento e il nome dell'azienda sono esclusi per gli account abilitati HIPAA. Il messaggio di testo inviato ai clienti recita: "Gentile [nome del cliente], si è appena liberato un posto per [nome del tipo di appuntamento] presso [nome azienda] alle [data e ora]. Prenota ora per riservare questo orario: [link alla pagina di pianificazione]"