Résumé de l’article
Enregistrez dans un document PDF les réponses de votre client au formulaire de renseignements.
Vous pouvez joindre une copie des formulaires de vos clients à vos e-mails automatisés de confirmation de réservation. Un enregistrement horodaté des réponses du client est alors créé.
Connaître les limitations lors de l’ajout de formulaires aux e-mails automatisés
Lorsque vous joignez des copies du formulaire aux e-mails de confirmation, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas :
- Joindre des formulaires à usage interne uniquement.
- Inclure des formulaires dans d’autres types de templates d’e-mails.
- Utiliser cette fonctionnalité sur les comptes compatibles HIPAA.
Joindre une copie des formulaires de vos clients
Lorsque vous joignez des formulaires à un template de confirmation par e-mail, l’e-mail inclut automatiquement une copie PDF des réponses du client. Les PDF sont inclus, que vous ayez pris rendez-vous pour le compte du client ou qu’il l’ait pris lui-même.
Pour joindre un formulaire à l’e-mail de confirmation :
- Ouvrez le panneau E-mail client.
- Cliquez sur le template d’e-mail de confirmation de la réservation auquel vous souhaitez joindre le formulaire.
- Cliquez sur Joindre le formulaire, puis choisissez un formulaire dans le menu déroulant.
- La pièce jointe du formulaire sera ajoutée en bas de votre template.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Quelles informations figurent sur la copie du formulaire de renseignements ?
La pièce jointe au format PDF inclut les éléments suivants :
- Nom du client
- Type de rendez-vous
- Heure du rendez-vous, dans le fuseau horaire du client
- Date et heure d’envoi, dans le fuseau horaire du client
- Titre du formulaire
- Description du formulaire
- Questions du formulaire
- Réponses au formulaire (y compris les questions sans réponse)
Que se passe-t-il si je modifie le formulaire ?
Si vous modifiez les réponses au formulaire après la réservation, les informations du rendez-vous contiendront les réponses mises à jour, mais la pièce jointe de l’e-mail inclura les réponses initiales du client.
Si le client réserve une série de cours, le PDF sera-t-il envoyé plusieurs fois ?
Non. Si le client réserve une série de cours, la pièce jointe au format PDF n’est envoyée qu’une seule fois.
Puis-je joindre plusieurs formulaires à l’e-mail de confirmation automatisé ?
Oui. Si vous joignez plusieurs formulaires, ils seront combinés en un seul document PDF.