Joindre des formulaires de renseignements des clients aux e-mails de confirmation

Enregistrez dans un document PDF les réponses de votre client au formulaire de renseignements.

Vous pouvez joindre une copie des formulaires de vos clients à vos e-mails automatisés de confirmation de réservation. Un enregistrement horodaté des réponses du client est alors créé.

Connaître les limitations lors de l’ajout de formulaires aux e-mails automatisés

Lorsque vous joignez des copies du formulaire aux e-mails de confirmation, gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas :

• Joindre des formulaires à usage interne uniquement.
• Inclure des formulaires dans d’autres types de templates d’e-mails.
• Utiliser cette fonctionnalité sur les comptes compatibles HIPAA.

Joindre une copie des formulaires de vos clients

Lorsque vous joignez des formulaires à un template de confirmation par e-mail, l’e-mail inclut automatiquement une copie PDF des réponses du client. Les PDF sont inclus, que vous ayez pris rendez-vous pour le compte du client ou qu’il l’ait pris lui-même.

Pour joindre un formulaire à l’e-mail de confirmation :

1. Ouvrez le panneau E-mail client.
2. Cliquez sur le template d’e-mail de confirmation de la réservation auquel vous souhaitez joindre le formulaire.
3. Cliquez sur Joindre le formulaire, puis choisissez un formulaire dans le menu déroulant.
4. La pièce jointe du formulaire sera ajoutée en bas de votre template.
5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Quelles informations figurent sur la copie du formulaire de renseignements ?

La pièce jointe au format PDF inclut les éléments suivants :

• Nom du client
• Type de rendez-vous
• Heure du rendez-vous, dans le fuseau horaire du client
• Date et heure d’envoi, dans le fuseau horaire du client
• Titre du formulaire
• Description du formulaire
• Questions du formulaire
• Réponses au formulaire (y compris les questions sans réponse)

Que se passe-t-il si je modifie le formulaire ?

Si vous modifiez les réponses au formulaire après la réservation, les informations du rendez-vous contiendront les réponses mises à jour, mais la pièce jointe de l’e-mail inclura les réponses initiales du client.

Si le client réserve une série de cours, le PDF sera-t-il envoyé plusieurs fois ?

Non. Si le client réserve une série de cours, la pièce jointe au format PDF n’est envoyée qu’une seule fois.

Puis-je joindre plusieurs formulaires à l’e-mail de confirmation automatisé ?

Oui. Si vous joignez plusieurs formulaires, ils seront combinés en un seul document PDF.