Importer des rendez-vous et des clients dans Acuity Scheduling

Vous pouvez importer des rendez-vous et des clients pour transférer des informations dans Acuity de manière groupée. L’importation est une excellente option si vous utilisiez un autre service avant Acuity et que vous avez déjà des clients et des rendez-vous planifiés. Ce guide vous explique comment formater vos données pour réussir les importations, comment importer des clients et des rendez-vous, et comment annuler les importations.

Conseil : si vous faites vos premiers pas et que vous souhaitez bénéficier d’une aide plus concrète pour configurer Acuity Scheduling, vous pouvez faire appel à un Squarespace Expert certifié. 

Remarque : il n’est pas possible d’importer des packs, des chèques-cadeaux ou des abonnements dans Acuity.

Préparer une feuille de calcul pour importer des rendez-vous

Avant de commencer, organisez vos rendez-vous dans une feuille de calcul.

Si vous migrez vos données à partir d’un autre programme de prise de rendez-vous, exportez vos rendez-vous depuis ce programme. Pour obtenir de l’aide pour exporter des rendez-vous existants à partir d’un autre programme, contactez l’équipe d’assistance de ce programme.

Remarque : lorsque des rendez-vous sont importés, les rendez-vous existants ne sont pas mis à jour, mais de nouveaux rendez-vous sont ajoutés à Acuity. L’importation de rendez-vous que vous avez déjà ajoutés manuellement dans Acuity crée des doublons.

Divisez votre feuille de calcul de rendez-vous en groupes de 500 lignes et enregistrez chaque groupe dans un fichier .csv différent. Si vous essayez d’importer une feuille de calcul contenant plus de 500 lignes, Acuity rejettera votre fichier.

Champs obligatoires

Votre fichier .csv doit inclure les colonnes suivantes : 

• Date et heure de début. Les dates doivent suivre le format MM/JJ/AAAA.
• Date et heure de fin. Les dates doivent suivre le format MM/JJ/AAAA.
• Nom du client.
• Type de rendez-vous ou service.

Champs facultatifs

Vous pouvez également inclure les colonnes suivantes :

• Numéro de téléphone du client.
• Adresse e-mail du client.
• Le calendrier auquel le rendez-vous doit être attribué.
• Un champ de commentaires.
• Fuseau horaire. Utilisez la liste des fuseaux horaires disponibles afin de trouver le bon fuseau horaire pour chaque rendez-vous. Si vous ne renseignez pas cette colonne ou si vous entrez un fuseau horaire non valide, vos rendez-vous utiliseront les fuseaux horaires par défaut.

Champs non acceptés

Les éléments suivants ne peuvent pas être importés :

• Les colonnes autres que celles indiquées ci-dessus. Pour importer plus d’informations, ajoutez-les au champ de commentaires.
• Plus d’un champ de commentaires. Si vous disposez de plusieurs champs de ce type, combinez-les de sorte à n’en avoir qu’un seul.
• Les rendez-vous annulés. Supprimez-les avant de commencer.
• Des informations de paiement.
• Des images.

Fuseaux horaires par défaut

Si votre fichier .csv ne contient pas de colonne intitulée « timezone » (fuseau horaire) ou si les fuseaux horaires que vous saisissez dans cette colonne ne figurent pas dans la liste des fuseaux horaires disponibles, un fuseau horaire par défaut sera attribué à vos rendez-vous.

Si vous avez défini des fuseaux horaires distincts pour chaque calendrier, vos rendez-vous seront définis par défaut sur le fuseau horaire du calendrier. Si vous n’avez pas de fuseau horaire distinct pour chaque calendrier (c’est le cas pour la plupart des utilisateurs), vos rendez-vous utiliseront par défaut le fuseau horaire de votre entreprise.

Exemple de fichier

Cliquez ici pour télécharger un exemple de fichier.

Importer des rendez-vous

Pour importer des rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur Importer/Exporter puis sur Importer des rendez-vous, puis sélectionnez Choisir un fichier.
3. Sélectionnez votre fichier .csv, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Cliquez sur Importer.
5. Acuity détecte automatiquement les informations contenues dans chaque colonne. Utilisez les menus déroulants pour ajouter ou corriger les informations, puis cliquez sur Prévisualiser les rendez-vous.
6. Utilisez les menus déroulants de la section Calendrier pour indiquer les calendriers dans lesquels Acuity doit ajouter les rendez-vous importés.
7. Utilisez les menus déroulants de la section Types de rendez-vous pour indiquer la manière dont Acuity doit traiter les types de rendez-vous parmi vos rendez-vous importés. Les différentes options sont indiquées ci-dessous.
8. Cliquez sur Importer des rendez-vous.

Remarque : l’importation de rendez-vous n’entraînera avec elle aucun paramètre de disponibilité, aucun groupe de disponibilité ou aucun autre paramètre.

Options de type de rendez-vous

Utilisez ces options pour choisir la manière dont Acuity doit gérer les types de rendez-vous parmi vos rendez-vous importés.

Importer des cours collectifs

Importer des cours collectifs s’apparente à importer n’importe quel rendez-vous. Il vous faudra toutefois configurer certains paramètres avant de vous lancer. En effet, vous devez créer un nouveau type de cours collectif, puis le proposer sur votre calendrier. Lorsque vous importez des données, Acuity s’occupe de les partager avec vos clients.

Pour importer des cours collectifs :

1. Dans Acuity, créez un type de cours collectif et proposez-le dans votre calendrier à la date et à l’heure du cours que vous souhaitez importer.
2. Dans la feuille de calcul que vous allez importer, créez une ligne distincte pour chaque participant au cours.
3. Suivez les étapes pour importer des rendez-vous.

Annuler l’importation d’un rendez-vous

En cas de problème pendant l’importation, annulez-la et réessayez. Pour annuler une importation :

1. Dans Acuity, cliquez sur Rapports.
2. Cliquez sur Importer/Exporter, puis sur Importer des rendez-vous. Le champ Rendez-vous importés récemment s’affiche alors.
3. Trouvez l’importation que vous souhaitez annuler puis cliquez sur Annuler cette importation et OK.

Notifications pour les rendez-vous importés

Acuity peut envoyer des SMS et des e-mails de rappel ainsi que des e-mails de suivi pour les rendez-vous importés à condition que les coordonnées du client soient renseignées dans les détails du rendez-vous. Si ce n’est pas le cas ou si ces informations sont renseignées ailleurs, comme dans la liste des clients, ces e-mails ne pourront pas être envoyés.

Le moyen le plus simple de garantir qu’Acuity envoie des notifications automatiques pour vos rendez-vous importés est d’inclure les coordonnées des clients dans la feuille de calcul que vous importez. Vous pouvez également ajouter les informations manuellement en modifiant chaque rendez-vous importé. Pour envoyer des rappels par SMS pour les rendez-vous à venir, assurez-vous que le rendez-vous importé inclut le numéro de téléphone du client dans le bon format.

Acuity n’envoie pas d’e-mails de confirmation pour les rendez-vous importés.

Préparer une feuille de calcul pour importer des clients

Avant de commencer, organisez vos clients dans un fichier .csv.

Si vous migrez des listes à partir d’un autre programme, commencez par exporter vos contacts ou clients depuis ce programme.

Pour en savoir plus sur la façon de générer un fichier .csv avec vos contacts provenant d’autres programmes, consultez leur documentation :

• Outlook
• Google
• Excel
• Si vous utilisez un autre programme, contactez son équipe d’assistance pour obtenir de l’aide sur la façon d’exporter vos données.

Champs d’importation des clients

Acuity peut importer les champs suivants :

• Prénom
• Nom
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Remarques

Les autres champs et les images ne seront pas importés. Si vous souhaitez conserver d’autres champs, définissez-les comme commentaires. Acuity ajoutera toutes les colonnes définies comme commentaires au champ Notes sur le client du dossier client.

Exemple de fichier

Cliquez ici pour télécharger un exemple de fichier. 

Importer des clients

Pour importer votre liste de clients :

1. Organisez vos clients dans une feuille de calcul.
2. Vérifiez que les colonnes respectent nos exigences en matière de données.
3. Divisez la liste en groupes de 500 clients et enregistrez chaque groupe dans un fichier CSV différent. Si vous essayez d’importer une feuille de calcul contenant plus de 500 lignes, Acuity rejettera votre fichier.
4. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
5. Cliquez sur Importer/Exporter, puis sur Importer des clients.
6. Sélectionnez le fichier .csv que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Importer.
7. Utilisez les menus déroulants en haut de la page pour associer vos colonnes aux champs de données d’Acuity.
8. Cliquez sur Importer des clients.

Annuler une importation de clients

En cas de problème pendant l’importation, annulez-la, modifiez votre feuille de calcul et réessayez d’importer votre liste de clients.

Pour annuler une importation de clients :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur Importer/Exporter, puis sur Importer des clients.
3. Cliquez sur Annuler cette importation pour l’importation que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur OK.