Regrouper les disponibilités d’un calendrier dans Acuity Scheduling

Attribuez des rendez-vous par ordre de priorité ou les uns après les autres.

Si vous proposez un type de rendez-vous sur plusieurs calendriers, les clients devront en sélectionner par défaut afin de consulter les horaires de disponibilité pour ce type de rendez-vous. 

Pour afficher toutes les heures de rendez-vous possibles des différents calendriers, utilisez la disponibilité groupée. Une fois que les clients auront choisi une heure, le rendez-vous sera ajouté à un calendrier par ordre de priorité ou l’un après l’autre. 

Astuce : si vous n’avez qu’un seul calendrier, certains des paramètres décrits ci-dessous ne seront pas visibles et vous ne pourrez pas regrouper vos calendriers.

Rendre le regroupement automatique, facultatif ou indisponible

Trois options s’offrent à vous pour regrouper vos disponibilités :

• Regroupement automatique : les clients ne peuvent pas choisir de calendrier. Lorsqu’ils sélectionnent un type de rendez-vous, Acuity leur indique toutes les heures de rendez-vous possibles. L’expérience de réservation est donc simplifiée et vos clients ne voient pas la liste des calendriers disponibles.
• Regroupement facultatif : Acuity inclut l’option N’importe quel calendrier disponible dans votre liste de calendriers. En cliquant sur cette option, les clients peuvent voir toutes les heures de rendez-vous possibles. Il s’agit de l’option par défaut si vous disposez d’au moins deux calendriers proposant le même type de rendez-vous.
• Regroupement indisponible : Acuity affiche les calendriers disponibles. Les clients doivent en choisir un pour consulter les heures de rendez-vous disponibles.

Le regroupement des disponibilités est activé par défaut si vous proposez au moins un type de rendez-vous sur plusieurs calendriers. Pour modifier ce paramètre :

1. Dans Acuity, cliquez sur Page Rendez-vous, puis sur Paramètres.
2. Sélectionnez une option de regroupement :
   
   • Calendriers : disponibilité groupée et choix automatique d’un calendrier disponible. Cette option rendra le regroupement automatique.
   • Calendriers : masquer l’option « N’importe quel calendrier disponible » dans la liste des calendriers. Cette option désactivera le regroupement des calendriers.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Décider de la façon dont Acuity attribue les rendez-vous lors du regroupement des disponibilités

Lorsque le regroupement des calendriers est activé, Acuity attribue les rendez-vous aux calendriers de deux façons :

• Round Robin — Acuity assigne les rendez-vous à un calendrier qui est ouvert à l’heure souhaitée par le client et qui compte le moins de rendez-vous ce jour-là. Il s’agit du comportement par défaut si le regroupement des calendriers est activé.
• Par ordre de priorité : Acuity parcourt la liste des calendriers dans vos paramètres de disponibilité jusqu’à en trouver un dont le créneau demandé est libre.

Pour décider de la façon dont les rendez-vous regroupés sont attribués :

1. Dans Acuity, cliquez sur Page Rendez-vous, puis sur Paramètres.
2. Sélectionnez une option de regroupement :
   
   • Calendriers : disponibilité groupée et choix automatique d’un calendrier disponible pour attribuer les rendez-vous les uns après les autres.
   • Calendriers : donner la priorité aux calendriers avec l’option « N’importe quel calendrier disponible » plutôt que les uns après les autres pour attribuer les rendez-vous par ordre de priorité.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Hiérarchiser les calendriers

Si vous choisissez d’attribuer des calendriers par ordre de priorité plutôt qu’en fonction du nombre de rendez-vous à venir, Acuity les classera en se basant sur la liste des calendriers de vos paramètres de disponibilité.

Pour consulter l’ordre de vos calendriers, rendez-vous dans Acuity et cliquez sur Disponibilité. Les calendriers sont classés par ordre alphabétique. Pour modifier cet ordre, ajoutez des espaces devant le nom des calendriers. En effet, les espaces priment sur la lettre A mais ne sont pas visibles par les clients. Prenez l’exemple ci-dessous :