Créer une série de cours dans Acuity Scheduling

Dans Acuity, vous pouvez créer une série de cours ou un atelier de plusieurs jours pour interagir avec vos clients sur le long terme. Ce guide vous explique comment créer une série de cours et ce que vos clients verront lors de la prise de ces rendez-vous.

Créer une série de cours

Pour créer une série de cours qui se déroule sur plusieurs jours :

1. Créez un nouveau cours collectif dans vos types de rendez-vous et cochez Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées.
2. Cliquez sur Créer le type de rendez-vous.
3. Sur l’écran de confirmation, cliquez sur Proposer le cours.
4. Choisissez le calendrier sur lequel votre série de cours apparaîtra.
5. Sous Proposé à, choisissez la date de début du cours, puis saisissez l’heure.
6. Cliquez sur Récurrent... pour choisir la fréquence à laquelle le cours se répète.
7. Cliquez sur Enregistrer le cours. La liste des dates auxquelles le cours a lieu s’affiche pour que vous puissiez la vérifier.

Conseil : pour proposer plusieurs sessions d’une série de cours, vous devez créer un cours distinct pour chaque session. Par exemple, pour proposer un atelier en février, puis à nouveau en mars, vous devez créer une série de cours pour février et une série de cours distincte pour mars. Cela s’applique également aux séries de cours que vous souhaitez proposer chaque année, auquel cas vous devrez créer une nouvelle série de cours chaque année.

À retenir :

• Vous devrez configurer chaque série de cours ou d’ateliers que vous proposez en suivant les instructions ci-dessus, et ce même s’ils traitent du même sujet.
• Pour masquer une série de cours après sa date de début ou de fin, définissez le paramètre d’accès du type de rendez-vous sur Privé.
• Une fois qu’une série de cours a commencé, les clients peuvent uniquement s’inscrire si vous les ajoutez individuellement à chaque cours.
• Si vous créez un e-mail de suivi, il n’est envoyé qu’à la fin de la série de cours.

Ajouter des clients à une série de cours qui a déjà commencé

Pour inscrire un client à une série de cours qui a déjà commencé :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur le prochain cours de la série, puis sur +Participant.
3. Cliquez sur Nom du client, puis saisissez son nom, son numéro de téléphone et son adresse e-mail.
4. Si un cours a déjà eu lieu, cliquez sur Supprimer à côté de l’heure afin que le client ne soit pas ajouté au cours qu’il a manqué. 
5. Cliquez sur Prendre rendez-vous.

S’inscrire à une série de cours

Lorsque les clients sélectionnent un cours d’une série dans votre outil de prise de rendez-vous, la liste des dates et heures de chaque cours de la série s’affiche. Lorsqu’ils s’inscriront au premier cours indiqué, ils seront instantanément inscrits à chaque cours de la série. 

Remarque : la durée totale de la série de cours, ou le nombre de sessions multiplié par la durée de chaque cours, s’affichera en dessous du cours sur la page Rendez-vous. 

Lorsque les notifications de rendez-vous sont activées, les clients reçoivent un e-mail de confirmation pour toutes les dates de cours réservées dans la série immédiatement après la planification. Des notifications de rappel distinctes sont envoyées avant le début de chaque date de cours de la série.

Si un client annule un cours d’une série, il est automatiquement supprimé de chaque cours. Les clients ne peuvent pas annuler une série de cours après que le premier cours a eu lieu.

Payer pour une série de cours

Lorsqu’un client s’inscrit à une série de cours, il paie pour chaque cours de la série à l’avance. Dans les informations du cours du client, le montant payé est réparti en fonction du nombre de cours de la série.

Par exemple, si un client s’inscrit à un atelier qui se déroule sur trois jours et coûte 300 €, il devra payer 300 € lors de son inscription. Acuity s’occupe ensuite de répartir cette somme entre les trois sessions de l’atelier. Dans les informations du cours du client pour le premier jour de l’atelier, la section Paiement indique que le prix total est de 300 €, que le coût d’une session individuelle est de 100 € (lorsque tout a été réglé) et qu’aucune autre somme n’est due.