Importar citas y clientes a Acuity Scheduling

Puedes importar citas y clientes para trasladar la información a Acuity en forma masiva. Importar es una excelente opción si llegas a Acuity desde otro servicio y ya tienes clientes establecidos y citas programadas. Esta guía explica cómo formatear los datos para que las importaciones se realicen correctamente, cómo importar clientes y citas, y cómo deshacer las importaciones.

Consejo: Si empiezas y decides que quieres más ayuda práctica para configurar Acuity Scheduling, puedes contratar a un experto verificado

Preparar la hoja de cálculo para importar citas

Antes de comenzar, organiza las citas en una hoja de cálculo.

Si vas a migrar desde otro programa de reserva de citas, exporta tus citas de ese programa. Para obtener ayuda para exportar citas existentes de otro programa, comunícate con el equipo de atención al cliente de ese programa.

Nota: Importar citas no actualizará las citas existentes; solo agrega nuevas citas a Acuity. Importar citas que ya agregaste manualmente a Acuity crea duplicados.

Divide la hoja de cálculo de citas en grupos de 1000 filas y guarda cada grupo como un archivo .csv separado. Si intentas importar una hoja de cálculo con más de 1000 filas, Acuity rechazará tu archivo.

Cada fila debe tener estas columnas:

  • Nombre del cliente.
  • Fecha y hora de la cita. Las fechas deben tener el formato DD/MM/AAAA.
  • Hora de finalización o duración de la cita. La duración debe ser en minutos.
  • Tipo de cita.

Además, cada fila debe tener estas columnas:

  • Número de teléfono del cliente
  • Correo electrónico del cliente
  • A qué calendario debe asignarse la cita
  • Un campo para notas

No es posible importar:

  • Columnas distintas a las enumeradas anteriormente. Para importar información adicional, combínala en el campo de notas.
  • Más de un campo de notas. Si tienes varios campos de notas, combínalos en un solo campo de notas.
  • Citas canceladas. Debes eliminarlas antes de comenzar.
  • Información de pago.
  • Imágenes.
  • Zonas horarias de citas. Todas las citas importadas tienen la configuración de tu zona horaria.

Haz clic aquí si quieres descargar un archivo de muestra.

Importar citas

Para importar citas:

  1. En Acuity, haz clic en Informes.
  2. Haz clic en Importar/exportar, en Importar citas y luego en Elegir archivo.
  3. Selecciona el archivo .csv y luego haz clic en Abrir.
  4. Haz clic en Importar.
  5. Acuity detecta automáticamente qué información contiene cada columna. Usa los menús desplegables para agregar o corregir la información y luego haz clic en Vista previa de citas.
  6. Usa los menús desplegables de la sección Calendario para controlar a qué calendarios Acuity agrega las citas importadas.
  7. Usa los menús desplegables de la sección Tipos de cita para controlar cómo maneja Acuity los tipos de citas importadas. Mira las opciones a continuación.
  8. Haz clic en Importar citas.
Nota: Importar citas no importará ninguna configuración de disponibilidad, grupos de disponibilidad ni otra configuración.

Opciones de tipos de citas

Usa estas opciones para elegir cómo gestiona Acuity los tipos de citas importadas.

Opción

Efecto

Crea un nuevo tipo de cita para esta, y bórrala de inmediato.

Las citas de importarán dentro del tipo de cita que se incluya en tu hoja de cálculo. El tipo de cita no existirá en ningún otro lugar del sistema, y no podrás reservar nuevas citas de este tipo.

Crea un nuevo tipo de cita para esta.

Las citas se importarán dentro del tipo de cita que se incluya en tu hoja de cálculo. El tipo de cita se agregará en Acuity y podrás reservar nuevas citas de este tipo.

No importar nada de este tipo.

Estas citas no se importarán.

Uno de tus tipos de citas existentes

Las citas se importarán. Tendrán el tipo de cita que hayas seleccionado en el menú desplegable.

Importar clases grupales

Puedes importar clases grupales siguiendo los mismos pasos para importar cualquier otra cita, pero requiere configuración. Debes crear un nuevo tipo de clase grupal y luego ofrecerlo en tu calendario. Cuando importes los datos, Acuity los llenará con tus clientes.

Para importar clases grupales:

  1. En Acuity, crea un nuevo tipo de clase grupal y ofrécelo en tu horario en la fecha y hora de la sesión de clase que quieras importar.
  2. En la hoja de cálculo que vas a importar, crea una fila separada para cada asistente.
  3. Sigue los pasos para importar citas.

Deshacer una importación de cita

Si una importación causa algún problema, deshace la importación y vuelve a intentarlo. Para deshacer la importación:

  1. En Acuity, haz clic en Informes.
  2. Haz clic en Importar/exportar y luego en Importar citas. Aparecerá el campo Citas importadas recientemente.
  3. Busca la importación que quieres deshacer, haz clic en Deshacer esta importación y luego en Aceptar.

Notificaciones para citas importadas

Acuity envía mensajes de texto y correos electrónicos de recordatorio, y correos electrónicos de seguimiento para citas importadas si tienen información de contacto del cliente en los detalles de las citas. Esos correos electrónicos no se enviarán si la información del cliente no está en los detalles, incluso si está en otro lugar de Acuity, como la lista de clientes.

La forma más fácil de garantizar que Acuity envíe notificaciones automáticas para tus citas importadas es incluir la información de contacto del cliente en la hoja de cálculo que importas. También puedes agregar la información manualmente editando cada cita importada. Para enviar recordatorios por mensaje de texto para próximas citas, asegúrate de que la cita importada incluya el número de teléfono del cliente en el formato correcto.

Acuity no envía correos electrónicos de confirmación para citas importadas.

Preparar la hoja de cálculo para importar clientes

Antes de comenzar, organiza a tus clientes en un archivo .csv.

Si vas a migrar listas desde otro programa, comienza por exportar tus contactos o clientes del otro programa.

Para obtener más información sobre cómo obtener un archivo .csv de tus contactos de otros programas, visita su documentación:

  • Outlook
  • Google
  • Excel
  • Si usas otro programa, pide ayuda a su equipo de atención al cliente para exportar tus datos.

Acuity puede importar los siguientes campos:

  • Nombre
  • Apellido
  • Número de teléfono
  • Correo electrónico
  • Notas

Las imágenes y cualquier otro campo no se importarán. Si tienes otros campos que quieres conservar, etiquétalos como notas. Acuity agregará todas las columnas etiquetadas como notas al campo Notas sobre el cliente en el registro del cliente.

Importar clientes

Para importar una lista de tus clientes:

  1. Organiza tus clientes en una hoja de cálculo.
  2. Asegúrate de que las columnas coincidan con nuestros requisitos de datos.
  3. Divide la lista en grupos de 5000, luego guarda cada grupo de 5000 clientes como un archivo .csv separado. Si intentas importar una hoja de cálculo con más de 5000 filas, Acuity rechazará el archivo.
  4. En Acuity, haz clic en Clientes.
  5. Haz clic en Importar/exportar y luego en Importar clientes.
  6. Selecciona el archivo .csv que quieres importar y luego haz clic en Importar.
  7. Usa los menús desplegables en la parte superior de la página para vincular tus columnas con los campos de datos de Acuity.
  8. Haz clic en Importar clientes.

Deshacer la importación de clientes

Si la importación de un cliente causa un problema, deshace la importación para eliminar los datos del problema, edita la hoja de cálculo e importa de nuevo a ese cliente.

Para deshacer una importación de clientes:

  1. En Acuity, haz clic en Clientes.
  2. Haz clic en Importar/exportar y luego en Importar clientes.
  3. Haz clic en Deshacer esta importación para la importación que quieres deshacer y luego haz clic en Aceptar.
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