Enviar recordatorios de citas por mensaje de texto

Envía una notificación al dispositivo móvil de tu cliente sobre una próxima cita.

Envía un recordatorio automático por mensaje de texto SMS para que tus clientes tengan en cuenta las citas y se reduzca la tasa de inasistencias.Puedes enviar un recordatorio por mensaje de texto para cada cita.

Esta guía trata sobre recordatorios de mensajes de texto para tus clientes. Para obtener más información sobre notificaciones de texto para ti y tu personal, visita Cómo enviar notificaciones y agendas internas de citas con Acuity Scheduling.

Nota: Asegúrate de haber notificado y obtenido el consentimiento legalmente requerido antes de habilitar las notificaciones por mensaje de texto.

Las notificaciones por mensaje de texto están disponibles en los planes Estándar o Growing y Premium o Powerhouse. No están disponibles durante las pruebas gratuitas.

Cargos

No hay cargos adicionales por enviar notificaciones por mensaje de texto. Podrían aplicarse las tarifas de mensajes de texto de las empresas de telefonía para el destinatario del mensaje.

Consejo: Recomendamos que expliques estos posibles costos a tus clientes.

Cada cita envía un solo mensaje de texto

Por cada cita reservada, Acuity puede enviar un único mensaje de texto de recordatorio a tu cliente. No es posible usar Acuity para enviar mensajes de texto adicionales a los clientes.

Dónde se envían los mensajes de texto

Los recordatorios por mensaje de texto se envían al número de teléfono del cliente que aparece en los detalles de la cita.

Respuestas

Si los clientes responden a un mensaje de texto, recibirán una respuesta automática que les indicará que los mensajes provienen de un servicio automatizado y les sugerirá que se pongan en contacto contigo por otros medios.

Los clientes deben suscribirse

Los clientes solo reciben recordatorios por mensaje de texto si se han suscrito para recibir este tipo de mensajes.

Los clientes siempre pueden darse de baja

Los clientes pueden reservar una cita tanto si aceptaron como si rechazaron los mensajes de texto. No es posible exigir que los clientes se suscriban como parte de la reserva de una cita.

Cada cita es una suscripción separada

Los clientes pueden suscribirse o darse de baja para cada cita por separado. Los clientes no pueden activar o desactivar los recordatorios por mensaje de texto para todas sus citas de una misma empresa al mismo tiempo.

Cómo los clientes se suscriben al reservar en línea

Los clientes se suscriben marcando una casilla durante la reserva. La casilla aparece debajo del campo de dirección de correo electrónico cuando ingresan su información.

Durante el período de verificación de recordatorios personalizados, este cuadro aparece cuando los clientes reservan cualquier tipo de cita. Una vez que se verifique, solo aparece cuando los clientes reserven un tipo de cita que tenga los recordatorios de texto activados.

Cómo los clientes se suscriben cuando reservas citas por ellos

Cuando reservas para el cliente, si te dan permiso para enviar un mensaje de texto sobre la cita, puedes marcar una casilla en los detalles de la cita para incluirlos en los mensajes de texto.

Cómo cambiar el estado de participación de una cita ya hecha

Para cambiar el estado de participación de las citas:

1. En Acuity, haz clic en Calendario y luego en la cita para abrir sus detalles.
2. Haz clic en Editar y, a continuación, marca o desmarca la casilla Recibí permiso de este cliente para enviarle un recordatorio por SMS antes de su cita.
3. Haz clic en Confirmar cambios.

Cómo dejar de recibir todos los mensajes de texto

Si un cliente responde STOP a un recordatorio por mensaje de texto, se le excluirá de todos los recordatorios de Acuity para todas las empresas. Después de detener los recordatorios por mensajes de texto, pueden volver a habilitarlos respondiendo START al mismo mensaje.

Recordatorios predeterminados frente a mensajes de texto personalizados

Puedes enviar recordatorios predeterminados por mensajes de texto tan pronto como actualices a un plan Standard o Growing o Premium o Powerhouse pagos.

El recordatorio de mensaje de texto predeterminado es: “Tienes una próxima cita con [Nombre comercial] el [Fecha y hora]. Enviado a través de Acuity”.

Después de verificar la información y el número de teléfono de tu empresa, puedes personalizar tus recordatorios de mensajes de texto.

Empieza a enviar recordatorios por mensaje de texto

Estos recordatorios se envían un número determinado de horas o días antes de las citas de tus clientes.

Los mensajes de texto se envían desde un número de teléfono asignado automáticamente, no desde tu número de teléfono.

Los mensajes de confirmación, que se envían tan pronto como tus clientes reserven, se envían como correos electrónicos, no como mensajes de texto.

Para enviar un recordatorio por mensaje de texto para cada una de tus citas:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. Haz clic en Activar arriba a la derecha.
3. Usa el campo Enviar para para elegir qué tipos de citas deben activar este recordatorio por mensaje de texto.
4. Usa el menú desplegable Enviar recordatorio para elegir con cuánta anticipación se envían tus recordatorios de citas.
5. Usa el menú desplegable Formato de fecha y hora para elegir un formato para tus mensajes de texto.
6. Usa la opción para alternar Enviar un recordatorio a los administradores para decidir si quieres copias de tus recordatorios de mensajes de texto para ti o para tu personal.
7. Usa el panel de vista previa para revisar los recordatorios de tus mensajes de texto.

Nota: Acuity utiliza Twilio para enviar mensajes de texto, y todos los mensajes deben cumplir con los requisitos de contenido de Twilio.

Verifícate para comenzar a enviar recordatorios de mensajes de texto personalizados

La verificación ayuda a combatir el spam. Es necesario enviar recordatorios de mensajes de texto personalizados.

El número de teléfono que utilizas para verificar no se muestra a los clientes y no es necesario que sea un número de empresa. 

La información comercial que proporcionas nos ayuda a categorizar tus mensajes de manera adecuada dentro de nuestros sistemas de telecomunicaciones asociados. El tiempo requerido para que se procese la verificación puede variar.

Para verificar tu información:

1. Habilita los recordatorios de mensajes de texto predeterminados.
2. Haz clic en Verificar número.
3. Sigue las instrucciones para ingresar información sobre tu negocio y tus necesidades de mensajes de texto.
   • Es posible que te hagan varias preguntas sobre dónde esperas enviar mensajes de texto, cómo está configurado tu negocio y dónde opera.
   • Es posible que te pregunten que introduzcas tu número de identificación de empleador (EIN), si lo tienes. Si no tienes un EIN, aún puedes configurar recordatorios por mensaje de texto. Si tienes un EIN, el nombre de la empresa que introduzcas al configurar los recordatorios por mensajes de texto debe coincidir con el nombre de la empresa asociado con tu EIN. 
4. Usa el menú desplegable para elegir tu país, introduce tu número de teléfono y haz clic en Enviar código de verificación.
5. Introduce el código que recibes por mensaje de texto y haz clic en Enviar.
6. Ingresa tu nombre, dirección y nombre de empresa en los campos proporcionados, y luego haz clic en Guardar.

Crea o edita mensajes de texto personalizados

Una vez que hayas verificado tu información, puedes personalizar tu plantilla predeterminada o agregar nuevas plantillas. Ahora puedes hacer las siguientes personalizaciones:

• Usa los botones en la sección Mostrar para elegir qué detalles incluir en el mensaje de texto de recordatorio, como el nombre del tipo de cita, el nombre del calendario y la ubicación.
• Si activaste el número de teléfono, usa la sección Número de teléfono para agregar tu país y número de teléfono. Los mensajes de texto se envían desde un número de teléfono asignado automáticamente, no desde tu número. Considera agregar el nombre y el número de teléfono de tu empresa a tus mensajes para evitar confusiones.
• Agrega un mensaje personalizado en el campo Mensaje personalizado. Para usar etiquetas para obtener detalles sobre el cliente y su cita, haz clic en el icono de insertar etiquetas junto al campo Mensaje personalizado.

Nota: Acuity utiliza Twilio para enviar mensajes de texto, y todos los mensajes deben cumplir con los requisitos de contenido de Twilio.

Dejar de enviar recordatorios por mensajes de texto

Para dejar de enviar recordatorios por mensaje de texto:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. En la lista Activos a la izquierda de la página, haz clic en una de las plantillas.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Desactivar.
4. Repite los pasos 2 y 3 hasta que la lista de Activos esté vacía.

Deja de enviar recordatorios por mensajes de texto para un tipo de cita específico

Para dejar de enviar recordatorios por mensaje de texto para un tipo de cita específico:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. En la lista Activos a la izquierda de la página, haz clic en tus plantillas de recordatorio por mensajes de texto para encontrar la que tenga el tipo de cita específico que aparece en el campo Enviar para.
3. Cuando lo encuentres, haz clic en Seleccionar.
4. Desmarca el tipo de cita para el que no quieres enviar recordatorios y haz clic en Seleccionar arriba a la derecha. 
5. Haz clic en Guardar. 

Usa plantillas de recordatorio para personalizar tus recordatorios

Si estás verificado, puedes usar las plantillas de recordatorio en su totalidad:

• Personalizar tu mensaje de recordatorio.
• Personalizar cuándo los clientes reciben un recordatorio de mensaje de texto para cada tipo de cita.
• Decidir si alguno de tus recordatorios también se envía al personal.

Si no estás verificado, no es posible personalizar el contenido de tu mensaje, pero puedes:

• Personalizar cuándo los clientes reciben un recordatorio de mensaje de texto para cada tipo de cita.
• Decidir si alguno de tus recordatorios también se envía al personal.

Para crear varias plantillas:

1. Crea un primer recordatorio por mensaje de texto siguiendo los pasos anteriores.
2. Haz clic en Agregar nuevo recordatorio.
3. Elige los tipos de citas para los que quieres usar la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en Seleccionar.
4. Usa los campos para configurar tu plantilla, como lo hiciste con tu primer recordatorio por mensaje de texto.
5. Después de que hayas terminado, haz clic en Activar. De este modo, la plantilla se activará y empezará a enviarlos.

Luego de crear tu nueva plantilla de recordatorios, puedes agregar o eliminar tipos de citas mediante el campo Enviar para. Cada tipo de cita solo puede activar una plantilla. Cuando asignas un tipo de cita a una plantilla, se elimina de cualquier otra plantilla en la que esté.

Consejo: Los recordatorios por mensajes de texto solo se envían si tu plantilla de recordatorio está activada y tiene asignado al menos un tipo de cita. El menú de la izquierda muestra dónde se asignan los tipos de cita y qué plantillas están activas.

Verifica que los tipos de citas estén asignados a las plantillas activas

Aunque tu cliente haya ingresado un número de teléfono al hacer la reserva y se haya suscrito para recibir mensajes de texto, para que reciba un recordatorio por mensaje de texto:

• El tipo de cita que ha reservado debe estar asignado a una plantilla.
• La plantilla debe estar habilitada.

Consejo: Las fuentes comunes de tipos de citas no asignados y plantillas inactivas incluyen:

• duplicar una plantilla.
• agregar una nueva plantilla sin asignar tipos de citas ni activar la plantilla.

Tipos de citas que no están asignados a una plantilla

Para verificar los tipos de cita que no están asignados a una plantilla de recordatorio:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. Si tienes algún tipo de cita que no esté asignado a una plantilla de recordatorio, habrá un cuadro Tipos de cita no asignados en la parte inferior de la barra izquierda.

Para eliminar tipos de citas del cuadro Tipos de citas no asignados:

1. Haz clic en una plantilla.
2. En el campo Enviar para, haz clic en Seleccionar.
3. Usa las casillas de verificación para elegir los tipos de citas.
4. Haz clic en Seleccionar.
5. Haz clic en Guardar.

Plantillas que están desactivadas

Para verificar si hay plantillas que están desactivadas:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. En la barra izquierda, revisa la sección Inactivas.

Para activar las plantillas inactivas:

1. Haz clic en una plantilla.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Activar.

Duplica una plantilla de recordatorio

Para duplicar una plantilla de recordatorio que ya has creado:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. Al lado de la plantilla que quieras duplicar, haz clic en los tres puntos y luego en Duplicar.

Nota: Cuando duplicas una plantilla, la plantilla duplicada se establece automáticamente como inactiva y no tiene ningún tipo de cita asignado. Para empezar a enviar la plantilla, añade tipos de citas y activa la plantilla.

Límite de caracteres

Tu recordatorio por mensaje de texto puede incluir hasta 300 caracteres si solo usas texto sin formato. El límite de 300 caracteres incluye todos los campos que alternas para el mensaje, como tu nombre comercial y el nombre del tipo de cita. Los caracteres especiales (como é, û o ±) y los emojis cuentan como más de un carácter. Puedes usar etiquetas para incluir información sobre tu cita o cliente. Al calcular el límite de caracteres, Acuity cuenta el contenido que una etiqueta introduce en tu mensaje, no los caracteres de la etiqueta en sí.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Si usas caracteres especiales, etiquetas o emojis y excedes el límite de caracteres, tu mensaje se cortará.

• Tu mensaje de texto podría dividirse en dos secciones dependiendo del número de caracteres. Sin embargo, la mayoría de los dispositivos muestran mensajes divididos como un solo mensaje.

Momento en el que se envían los mensajes

Puedes elegir los momentos para tus recordatorios por mensaje de texto desde 15 minutos hasta 14 días antes de la cita. Tus recordatorios por mensaje de texto se enviarán alrededor de la hora especificada.

Si un cliente reserva una cita cerca del horario de un recordatorio por mensaje de texto, se aplica un período de gracia durante el cual se envía el recordatorio de todos modos. Este es aproximadamente un tercio del tiempo entre el recordatorio y la cita. Por ejemplo, un recordatorio programado para enviarse 24 horas antes de una cita seguirá enviándose si un cliente reserva con 16 horas de anticipación.

Es posible que las citas reservadas con menos de una hora de anticipación no reciban un recordatorio por mensaje de texto, aunque estén dentro del período de gracia.

Enviar recordatorios de texto sobre una cita a varias personas

Para enviar un recordatorio por mensaje de texto para una cita a varias personas, edita los detalles de la cita para incluir varios números de teléfono separados por comas.

Formato del número de teléfono

Cuando los clientes reserven por su cuenta, Acuity les pedirá que utilicen un formato de número de teléfono válido. Acuity también verificará que el número de teléfono ingresado sea válido para el código de país elegido. Por ejemplo, en los Estados Unidos, un número de teléfono con 555 como prefijo sería rechazado.

Al agregar manualmente nuevos clientes o citas, o importar información de contacto de estos, usa uno de los siguientes formatos de número de teléfono:

• 123-456-7890
• 1234567890
• (123) 456-7890

Códigos de país y mensajes internacionales

Cuando los clientes reservan, el campo Teléfono incluye un menú desplegable de código de país. De manera predeterminada, el código de país coincide con la zona horaria que hayas seleccionado, pero el cliente puede ajustarlo a cualquier país que quiera.

Si ingresas un número de teléfono para un cliente, por ejemplo, al reservar una cita en su nombre, se aplican las siguientes reglas para el código de país:

• En Estados Unidos y Canadá, no se requiere el código de país.
• En Australia, Nueva Zelanda y el Reino Unido, no se requiere el código de país. Introduce un cero seguido por el resto del número, por ejemplo, 0417827142.
• Para todos los demás países, ingresa + seguido del código de país y el resto del número, por ejemplo, +97312345678.

Ofrecemos mensajería internacional a más de 180 destinos, pero no podemos garantizar que se puedan entregar. Cada país tiene sus propias regulaciones y pautas que pueden aplicarse según el tipo de remitente, caso de uso o reglamentaciones legales. Más información sobre los mensajes internacionales.

Verificar que los clientes recibieron mensajes de texto

Para ver los mensajes enviados para una cita, haz clic en la cita para abrir los datos de la cita, y luego pulsa Ver todos los cambios y las notificaciones enviadas. El registro de cambios muestra todos los mensajes de correo electrónico y de texto enviados para la cita. Para obtener más información sobre el registro de cambios, visita Seguimiento de cambios de citas en Acuity.