Enviar recordatorios de citas por mensaje de texto

Envía una notificación al dispositivo móvil de tu cliente sobre una próxima cita.

Envía un recordatorio automático por mensaje de texto SMS para que tus clientes tengan en cuenta las citas y se reduzca la tasa de inasistencias.Puedes enviar un recordatorio por mensaje de texto para cada cita.

Esta guía trata sobre recordatorios por mensaje de texto para tus clientes. Obtén más información sobre las notificaciones para tu personal y para ti.

Notas y pautas importantes

Nota: Asegúrate de haber notificado y obtenido el consentimiento legalmente requerido antes de habilitar las notificaciones por mensaje de texto. Las notificaciones por mensaje de texto están disponibles en los planes Estándar o Growing y Premium o Powerhouse. No están disponibles durante las pruebas gratuitas.

• Tarifas: No hay cargos adicionales por enviar notificaciones por mensaje de texto. Podrían aplicarse las tarifas de mensajes de texto de los operadores de telefonía para el destinatario del mensaje. Recomendamos que expliques estos posibles costos a tus clientes.
• Cada cita envía un único mensaje de texto: Por cada cita reservada, Acuity puede enviar un único recordatorio por mensaje de texto a tu cliente. No es posible usar Acuity para enviar mensajes de texto adicionales a los clientes.
• Dónde se envían los mensajes de texto: Los recordatorios por mensaje de texto se envían al número de teléfono del cliente que aparece en los detalles de la cita.
• Respuestas: Si los clientes responden a un mensaje de texto, recibirán una respuesta automática que les indicará que los mensajes provienen de un servicio automatizado y les sugerirá que se pongan en contacto contigo por otros medios.

Reglas de suscripción y baja de clientes

Los clientes solo reciben recordatorios por mensaje de texto si se han suscrito para recibir este tipo de mensajes.

• Los clientes siempre pueden darse de baja: Los clientes pueden reservar una cita tanto si aceptaron como si rechazaron los mensajes de texto. No es posible exigir que los clientes se suscriban como parte de la reserva de una cita.
• Cada cita requiere una suscripción independiente: Los clientes pueden suscribirse o darse de baja para cada cita por separado. Los clientes no pueden activar o desactivar los recordatorios por mensaje de texto para todas sus citas de una misma empresa al mismo tiempo.

Cómo aceptan los clientes

• Al reservar en línea: Los clientes se suscriben marcando una casilla durante la reserva. La casilla aparece debajo del campo de dirección de correo electrónico cuando ingresan su información. Durante el período de verificación de recordatorios personalizados, este cuadro aparece cuando los clientes reservan cualquier tipo de cita. Una vez que se verifique, solo aparece cuando los clientes reserven un tipo de cita que tenga los recordatorios de texto activados.
• Cuando reservas citas para el cliente: Cuando reservas para el cliente, si te dan permiso para enviar un mensaje de texto sobre la cita, puedes marcar una casilla en los detalles de la cita para incluirlos en los mensajes de texto.

Cambia el estado de suscripción de una cita existente

1. En Acuity, haz clic en Calendario y luego en la cita para abrir sus detalles.
2. Haz clic en Editar y, a continuación, marca o desmarca la casilla Recibí permiso de este cliente para enviarle un recordatorio por SMS antes de su cita.
3. Haz clic en Confirmar cambios.

Deja de recibir todos los mensajes de texto

Si un cliente responde STOP a un recordatorio por mensaje de texto, se le excluirá de todos los recordatorios de Acuity para todas las empresas. Después de detener los recordatorios por mensajes de texto, puede volver a habilitarlos respondiendo START al mismo mensaje.

Activa los recordatorios por mensaje de texto

Acuity usa Twilio para enviar mensajes de texto. Todos los mensajes deben cumplir con los requisitos de contenido de Twilio.

Paso 1: Verifica tu información

La verificación ayuda a combatir el spam y desbloquea todas las opciones de configuración personalizables en tus plantillas de recordatorios por mensaje de texto. Una vez que te verifiques, se te asignará un número de teléfono dedicado desde el que los clientes recibirán mensajes de texto.

Para habilitar los recordatorios por mensaje de texto, primero verifica tu información:

1. Configura tu disponibilidad y ofrece al menos un tipo de cita pública, si aún no lo has hecho.
2. Abre el panel Mensajes de texto para clientes.
3. Haz clic en Iniciar verificación y sigue las instrucciones para ingresar información sobre tu negocio y tus necesidades de mensajes de texto:
   • Es posible que te hagan varias preguntas sobre dónde esperas enviar mensajes de texto, cómo está configurado tu negocio y dónde opera.
   • Es posible que te pidan que introduzcas tu número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés), si lo tienes. Si no tienes un EIN, aún puedes configurar recordatorios por mensaje de texto. Si tienes un EIN, el nombre de la empresa que ingresas al configurar los recordatorios por mensaje de texto debe coincidir con el nombre de la empresa asociado con tu EIN.
   • Si operas con el nombre de tu razón social, ingresa ese en su lugar y asegúrate de que coincida con el nombre comercial en tu página de reserva de citas de clientes. Por ejemplo, si tu EIN está registrado a nombre de “Smith Enterprises LLC“ pero tu página de reserva de citas dice “Jane's Massage Studio“, ingresa “Jane's Massage Studio“.
4. Selecciona tu país, ingresa tu número de teléfono y haz clic en Enviar código de verificación. (El número de teléfono que utilizas para verificar no se muestra a los clientes y no es necesario que sea un número de empresa).

Nota: El mismo número de teléfono solo se puede usar para verificar hasta 3 cuentas de Acuity. Si ya usaste un número para 3 cuentas, emplea otro para verificar cuentas adicionales.

5. Introduce el código que recibes por mensaje de texto y haz clic en Enviar.
   • En algunos casos, es posible que recibas una segunda instrucción de verificación que nuestro socio de mensajería te envía después del envío.
6. Ingresa tu nombre, dirección y nombre comercial en los campos provistos y luego haz clic en Guardar.
7. Haz clic en Continuar. Tu estado de verificación se mostrará en la parte superior de la página de configuración de SMS y podrás comenzar a configurar los recordatorios por mensaje de texto predeterminados.

Paso 2: Activa los recordatorios por mensaje de texto

Después de enviar tu verificación, puedes configurar recordatorios predeterminados por mensaje de texto para tus citas:

1. Abre el panel Mensajes de texto para clientes.
2. Haz clic en Activar arriba a la derecha.
3. Usa el campo Enviar para para elegir qué tipos de citas deben activar este recordatorio por mensaje de texto.
4. Usa el menú desplegable Enviar recordatorio para elegir con qué antelación se enviarán los recordatorios de tus citas.
5. Usa el menú desplegable Formato de fecha y hora para elegir un formato para tus mensajes de texto.
6. Usa el panel de vista previa para revisar los recordatorios de tus mensajes de texto.

Estados de verificación y reenvío

Consulta el estado de tu verificación

Recibirás un correo electrónico con una actualización de estado después de que se procese tu verificación. También puedes consultar el estado de tu verificación en el panel Mensajes de texto para clientes:

• Pendiente: Aún puedes enviar recordatorios por SMS predeterminados a tus clientes desde un número genérico. La verificación puede estar pendiente durante varias semanas.
• Aprobado: En el panel lateral izquierdo se mostrará un número de teléfono exclusivo desde el que los clientes recibirán mensajes de texto y se desbloqueará la configuración personalizable.
• Error: Si tu cuenta es elegible, puedes hacer clic en Verificar número para volver a enviar tu información. Se seguirán enviando los recordatorios por SMS predeterminados a los clientes desde un número genérico.

Vuelve a enviar tu información para la verificación

Si tu verificación falla, puedes revisar y corregir cualquier error, o volver a enviar tu información. Es posible que necesites agregar más detalles sobre tu negocio:

• Una descripción para indicar quién envía mensajes, quién los recibe y por qué.
• Un ejemplo de un mensaje de texto que planeas enviar a los clientes, incluidos marcadores de posición para los detalles de la cita entre corchetes ([Nombre del cliente] o [fecha y hora de la zona horaria]).
• La URL de tu página de reserva de citas o sitio web donde los clientes reservan y se suscriben para recibir recordatorios por mensaje de texto.
• Tu nombre comercial, incluida la razón social (DBA) u otro nombre que uses para tu negocio.

Para volver a enviar:

1. Abre el panel Mensajes de texto para clientes.
2. Haz clic en Verifícate.
3. Sigue las instrucciones para verificar los planes de tu empresa para SMS, el mensaje de muestra, la URL de la página de reserva de citas o la información de la marca.
4. Presiona Enviar.

Recordatorios predeterminados frente a mensajes de texto personalizados

• Recordatorios predeterminados: Después de enviar tu verificación, puedes enviar recordatorios predeterminados por mensaje de texto que dicen: “Tienes una cita con [nombre comercial] el [fecha] a la(s) [hora]. Enviado a través de Acuity”.
• Recordatorios personalizados: Después de verificar correctamente tu información, puedes personalizar tu plantilla predeterminada o agregar nuevas plantillas.

Personaliza tus recordatorios por mensajes de texto

Una vez que te hayas verificado, puedes hacer las siguientes personalizaciones en el panel Mensajes de texto para clientes:

• Sección Mostrar: Usa los botones para elegir qué detalles incluir en el recordatorio por mensaje de texto (p. ej., nombre del tipo de cita, nombre del calendario y ubicación).
• Sección Número de teléfono: Si activaste el control Número de teléfono, agrega tu país y número de teléfono. Los mensajes de texto se envían desde un número de teléfono asignado automáticamente, no desde tu número. Considera agregar el nombre y el número de teléfono de tu empresa a tus mensajes para evitar confusiones.
• Campo de mensaje personalizado: Agrega un mensaje personalizado. Para usar etiquetas para obtener detalles sobre el cliente y su cita, haz clic en el icono de insertar etiquetas junto al campo Mensaje personalizado.

Administra plantillas de recordatorio

Deja de enviar recordatorios por mensajes de texto

Si quieres detener todos los recordatorios por mensaje de texto:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. En la lista Activos a la izquierda de la página, haz clic en una plantilla.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Desactivar.
4. Repite los pasos 2 y 3 hasta que la lista de Activos esté vacía.

Si quieres dejar de enviar recordatorios para un tipo de cita específico:

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. En la lista Activos a la izquierda de la página, haz clic en tus plantillas para encontrar la que tenga el tipo de cita específico que aparece en el campo Enviar para.
3. Cuando lo encuentres, haz clic en Seleccionar.
4. Desmarca el tipo de cita para el que no quieres enviar recordatorios y haz clic en Seleccionar arriba a la derecha.
5. Haz clic en Guardar.

Para crear varias plantillas:

1. Crea un primer recordatorio por mensaje de texto siguiendo los pasos anteriores.
2. Haz clic en Agregar nuevo recordatorio.
3. Elige los tipos de citas para los que quieres usar la nueva plantilla y, a continuación, haz clic en Seleccionar.
4. Usa los campos para configurar tu plantilla.
5. Haz clic en Activar. De este modo, la plantilla se activará y comenzará el envío.

Nota: Cada tipo de cita solo puede activar una plantilla. Cuando asignas un tipo de cita a una plantilla, se elimina de cualquier otra plantilla en la que esté.

Consejo: Los recordatorios por mensajes de texto solo se envían si tu plantilla de recordatorio está activada y tiene asignado al menos un tipo de cita.

Verifica que los tipos de cita estén asignados

Para que un cliente reciba un recordatorio, el tipo de cita debe estar asignado a una plantilla activa.

• Comprueba si hay tipos de cita sin asignar: Ve a Mensajes de texto para clientes. Si hay tipos de cita sin asignar, aparecerá un recuadro Tipos de cita no asignados en la parte inferior de la barra izquierda.
  • Para asignarlas: Haz clic en una plantilla, en Seleccionar en el campo Enviar para, marca las casillas, haz clic en Seleccionar y luego en Guardar.
• Comprueba si hay plantillas desactivadas: Ve a Mensajes de texto para clientes y revisa la sección Inactivas en la barra izquierda.
  • Para habilitarlas: Haz clic en la plantilla y luego en Activar en la esquina superior derecha.

Duplica una plantilla de recordatorio

1. En Acuity, haz clic en Mensajes de texto para clientes.
2. Al lado de la plantilla que quieres duplicar, haz clic en los tres puntos y luego haz clic en Duplicar.

Nota: Las plantillas duplicadas se establecen automáticamente como inactivas y no tienen tipos de cita asignados de forma predeterminada.

Reglas, formatos y solución de problemas

Límites de caracteres

• Los mensajes de texto sin formato tienen un límite de 300 caracteres (incluye campos activados como el nombre comercial).
• Los caracteres especiales (como é, û o ±) y los emojis cuentan como más de un carácter.
• Las etiquetas cuentan para el límite según el contenido real que incorporan al mensaje, no según el código de la etiqueta.
• Superar el límite de caracteres provocará que el mensaje se corte o se divida en varias secciones.

Plazos y períodos de gracia de los mensajes

• El plazo se puede configurar entre 15 minutos y 14 días antes de la cita.
• Período de gracia: Si la cita se reserva cerca de la hora del recordatorio, se aplica un período de gracia (aproximadamente 1/3 del tiempo de antelación del recordatorio). Ejemplo: Se seguirá enviando un recordatorio de 24 horas si la cita se reserva con 16 horas de anticipación.
• Es posible que las citas reservadas con menos de una hora de anticipación no reciban un recordatorio por mensaje de texto.

Varios destinatarios

Si quieres enviar un recordatorio a varias personas para una sola cita, edita los detalles de la cita para incluir varios números de teléfono separados por comas.

Formatos del número de teléfono

Al agregar o importar números manualmente, usa uno de los siguientes formatos:

• 123-456-7890
• 1234567890
• (123) 456-7890

Códigos de país y mensajes internacionales

• Estados Unidos y Canadá: No se requiere el código de país.
• Australia, Nueva Zelanda y Reino Unido: No se requiere el código de país. Ingresa 0 seguido del número (por ejemplo, 0417827142).
• Todos los demás países: Ingresa + seguido del código de país y luego el número (por ejemplo, +97312345678).

Acuity admite la mensajería internacional a más de 180 destinos, aunque la capacidad de entrega depende de las normativas locales de cada país.

Verifica los mensajes enviados (registro de cambios)

Para verificar si un cliente recibió un mensaje de texto:

1. Haz clic en la cita para abrir los detalles de esa cita.
2. Haz clic en Ver todos los cambios y las notificaciones enviadas.
3. Revisa el registro de cambios para acceder a todos los correos electrónicos y mensajes SMS enviados.