Conectar Acuity Scheduling con aplicaciones de contabilidad

Conecta Acuity a una aplicación de contabilidad para que Acuity cree clientes, facturas y pagos para ti a medida que se reservan las citas. Puedes integrarte con QuickBooks o FreshBooks.

No es posible crear facturas de terceros directamente en Acuity.

Acuity también tiene una función de factura incorporada. Para obtener más información al respecto, visita Enviar facturas con Acuity.

Consejo: Aprende dónde ver las facturas de los pagos efectuados por las suscripciones a Acuity.

Elegir una integración

La siguiente tabla compara las funciones disponibles en cada integración.

*QuickBooks creará una factura para el primer pago de una suscripción, pero no para los pagos posteriores.

**Puedes crear facturas para paquetes, vales regalo y suscripciones usando Zapier. En Zapier, selecciona el activador Nuevo pedido de producto para Acuity. Elige las acciones Crear factura pagada o Crear factura para FreshBooks o la acción Nueva factura para Xero.

Conectarse a una integración

Para configurar la conexión:

1. En Acuity, haz clic en Integraciones.
2. Busca QuickBooks o Freshbooks y haz clic en Configurar y luego en Conectar.
3. Aparecerá una nueva ventana que te pide que ingreses tus credenciales para iniciar sesión.
4. Selecciona la configuración de sincronización que quieras. Acuity sincronizará el nombre, apellido y dirección de correo electrónico automáticamente. Puedes sincronizar otra información del cliente seleccionando esos campos en la configuración de integración.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: Si intentas conectarte a QuickBooks y te sale el mensaje de error "Solicitud de CORS no válida", borra tu memoria caché y vuelve a intentarlo o usa un navegador diferente.

Desconectar una integración

Para desconectar de una integración:

1. En Acuity, haz clic en Integraciones.
2. En la sección Integraciones que estás usando en la parte superior de la página, busca la integración que quieres desconectar y haz clic en Editar.
3. Haz clic en Desconectar cuenta y luego en Aceptar para confirmar.

QuickBooks

QuickBooks es una solución de contabilidad para pequeñas empresas que ofrece una amplia gama de servicios. Dependiendo de su plan exacto, los usuarios pueden rastrear ingresos y gastos, enviar facturas, registrar pagos, enumerar los gastos deducibles y más.

Acuity se puede conectar a QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus o Advanced. No es posible conectarse a QuickBooks Self-Employed.

Si tus prácticas comerciales incluyen enviar regularmente estados de cuenta de clientes a través de QuickBooks, selecciona la configuración Crear una factura de borrador de la integración para evitar que envíe automáticamente facturas separadas por correo electrónico a tus clientes.

La integración de QuickBooks no establece automáticamente los números de factura personalizados. Si usas números de transacción personalizados en QuickBooks, configura los números de factura manualmente.

QuickBooks comenzará a sincronizar los clientes y las citas cuando configures la integración. No creará facturas para citas anteriores a menos que las generes manualmente.

Consejo: Si te sale el mensaje de error "Solicitud de CORS no válida" al intentar conectarte a QuickBooks, prueba borrando la memoria caché de tu navegador o usando un navegador diferente.

FreshBooks

FreshBooks es un software de contabilidad para pequeñas empresas que ofrece una variedad de funciones que incluyen facturación, seguimiento del tiempo, estimación y más.

La integración solo usa la plantilla Simple de FreshBooks para crear facturas.

Si tus prácticas comerciales incluyen el envío regular de estados de cuenta combinados en FreshBooks, selecciona la configuración Crear una factura de borrador de la integración para evitar que envíe automáticamente facturas separadas por correo electrónico a tus clientes.

Después de que los clientes reserven, en FreshBooks, marca las facturas como enviadas y envía un estado de cuenta combinado manualmente.

Xero

No es posible crear nuevas conexiones entre Acuity y Xero.

Cada instancia de Xero contiene varias cuentas de Xero que corresponden a diferentes categorías financieras y contables. Puedes elegir cuentas de Xero separadas para recibir facturas y pagos. Puedes sincronizar facturas con cuentas de Xero establecidas en los tipos Ingresos y Ventas. Puedes sincronizar pagos con cuentas de Xero establecidas en el tipo Banco o con la opción Activar pagos a esta cuenta seleccionada.

Xero agrega automáticamente los pagos realizados a través de Acuity a las facturas creadas en Xero.

No es posible que la integración de Xero envíe automáticamente facturas por correo electrónico a los clientes. Puedes enviar facturas de manera individual a través de los perfiles de clientes de Xero, o puedes copiar y combinar facturas en una sola factura y luego enviarlas por correo electrónico a un cliente.

No es posible conectar Acuity a cuentas de Xero que no tienen un conjunto de códigos. Si no encuentras una cuenta de Xero, ingresa a tu Plan de cuentas para verificar que tiene un conjunto de códigos.

Excepciones de facturas

Ten en cuenta estas excepciones al usar Acuity con una aplicación de contabilidad integrada:

• Consejos. La integración puede sincronizar los pagos hasta el valor total de cada factura.Registra las propinas por separado.Puedes verlas todas en el panel Informes, en Propinas.
• Series de clases y citas recurrentes. La integración crea facturas para cada cita en Acuity. Cuando se programan varias citas a la vez (como una serie de clases, varios espacios en la misma clase o citas recurrentes), la integración crea una factura por cada cita.
• Códigos de paquete. Cuando un cliente compra un paquete o un vale regalo, la integración creará una factura.Cuando un cliente realiza una compra usando un paquete, un vale regalo o un código de suscripción, la integración registra el precio como 0 USD.Si desmarcas Crear una factura aunque la cita sea gratuita, la integración no creará facturas por citas de 0 USD.