Envía facturas con Acuity Scheduling

Puedes enviar facturas a los clientes para citas u otros cobros. Los clientes pagan directamente desde la factura a través del procesador de pagos que has integrado con Acuity.

La función de facturas no es compatible con la configuración habilitada para HIPAA de Acuity.

Nota: Las facturas son una función de Acuity. No es posible enviar una factura por una transacción de Commerce de Squarespace con las facturas de Acuity.

Qué hay en una factura

Cada factura incluye lo siguiente:

• Un encabezado con el nombre o el logotipo de tu empresa y el correo electrónico. Si subes un logotipo en el panel de configuración de la página de reserva de citas, también se mostrará. Si no has subido un logotipo, aparecerá el nombre de la empresa en el panel de configuración de la página de reserva de citas. La dirección de correo electrónico es la misma que el propietario de la cuenta usa para iniciar sesión.
• Un número de identificación de factura. Puedes personalizar este número, pero no es posible reutilizar un número de identificación de factura, incluso si eliminas la factura que usó el número.
• Cobros por conceptos, incluido el nombre del elemento, precio por elemento y cantidad para cada concepto.
• La cantidad total adeudada.
• El área de pago.

También puedes agregar estos elementos a una factura:

• Un mensaje para el cliente, si estás en cualquier plan pago de Acuity.
• Impuesto adeudado. Las facturas, incluidos los impuestos, muestran el impuesto, el subtotal y la cantidad total pendiente de pago.
• Descuentos por un importe fijo o un porcentaje del subtotal de la factura.

Crea una nueva factura

Para crear una nueva factura:

1. En Acuity, haz clic en Facturas.
2. Haz clic en Crear factura.
3. En el campo Cliente , elige un cliente en el menú desplegable o haz clic en Ingresar nuevo cliente para ingresar la información manualmente. Se requiere el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente. Su número de teléfono es opcional. Cada factura se puede enviar a una sola dirección de correo electrónico.
4. En la sección Concepto, haz clic en Agregar nuevo elemento.
5. Haz clic en el nuevo elemento y comienza a escribir el elemento que quieres agregar a la factura.
6. Elige un tipo de cita, paquete o complemento de la lista que aparece, o ingresa tu propia entrada personalizada de hasta 255 caracteres. Usar caracteres especiales, como el acento agudo, disminuye el límite de caracteres.
7. Cambia o establece la cantidad y el precio si es necesario. Si eliges un tipo de cita o un complemento en el paso 6, el precio se llenará de forma automática y la cantidad se establecerá en uno. Puedes cambiar ambos números. El costo debe sumar, al menos, una unidad de tu moneda. Por ejemplo, si usas dólares estadounidenses, el concepto debe sumar, al menos, 1 USD.
8. Repite los pasos del 4 al 7, hasta que hayas agregado todos los conceptos a la factura.
9. Opcional: Haz clic en Añadir descuento para reducir el subtotal de la factura por un importe fijo o un porcentaje.
10. Si necesitas cobrar impuestos como un elemento separado, agrégalo haciendo clic en Agregar impuestos. Puedes ingresar un porcentaje, que se calculará automáticamente, o una cantidad fija. También puedes ingresar un nombre, que es como se mostrará el recargo en la factura. Elige una fecha de vencimiento en el menú desplegable.
11. Opcional: Agrega un mensaje para el cliente que aparezca en la factura. Esta función solo está disponible en los planes pagos de Acuity.
12. Opcional: Marca la casilla Recibir una notificación cuando se paga la factura para recibir un correo electrónico cuando tu cliente paga. Para cambiar a dónde se envía la notificación, actualiza el campo Dirección de correo electrónico.
13. Usa el menú desplegable Compartir a través de para decidir si la factura se enviará por correo electrónico o por un enlace que compartes con el cliente manualmente.
14. Opcional: Si eliges el correo electrónico en el paso 11, agrega un mensaje para que el cliente aparezca en el cuerpo del correo electrónico.
15. Después de que hayas ingresado la información, puedes guardar la factura como borrador, abrir una vista previa para verificar los datos o generar tu factura:
    1. Para guardar como borrador, haz clic en Listo y luego en Guardar.
    2. Para obtener una vista previa de la factura, haz clic en Vista previa.
    3. Para generar la factura, haz clic en Crear (si elegiste compartir manualmente un enlace) o en Enviar (si elegiste enviar un correo electrónico automáticamente).

Consejos:

• Si estás facturando citas que tienen impuestos integrados en el precio, no necesitas agregar un concepto de impuestos separado a la factura.
• Solo puedes cobrar un concepto de impuestos por factura. Los porcentajes se aplican al subtotal de la factura. Los valores se aplican una vez para toda la factura, no una vez por elemento o concepto.

Enviar una factura

Cuando creas una factura, puedes generar un enlace para enviar a tus clientes o enviar un correo electrónico automático con la factura. Cuando haces clic en Crear (para un enlace para compartir manualmente) o en Enviar (para enviar un correo electrónico), aparece el enlace o el correo electrónico se envía inmediatamente.

No es posible reenviar el correo electrónico, pero, para todas las facturas activas, puedes recuperar el enlace para compartirlo manualmente. Para obtener el enlace a una factura que creaste anteriormente, en el panel de Facturas, busca la factura que quieres enviar en tu lista de facturas. Luego haz clic en ... y en Compartir.

Si editas una factura que ya enviaste por correo electrónico, cuando hagas clic en Guardar, se te preguntará si quieres enviar a tu cliente un correo electrónico con la factura actualizada.

Correos electrónicos de facturas

Si optas por enviar tu factura a través de un correo electrónico, este se enviará desde una dirección de correo electrónico de Acuity, no desde tu dirección de correo electrónico.

El correo electrónico incluirá:

• el nombre o el logotipo de tu empresa.
• cualquier mensaje de correo electrónico que hayas incluido al crear la factura. Esta función está disponible en cualquier plan pago de Acuity.
• un resumen de factura con número de factura, fecha de vencimiento y el total a pagar.
• un botón para ver y pagar la factura.

Cómo pagan las facturas los clientes

Si eliges enviar manualmente un enlace a tus clientes, el enlace los llevará directamente a la factura. Si eliges enviar a tus clientes un correo electrónico, pueden acceder a la factura haciendo clic en Ver y pagar factura en el correo electrónico.

• Si usas Stripe o Square como procesador de pagos, el cliente puede ingresar la información de su tarjeta.
• Si usas PayPal como procesador de pagos, habrá un botón Pagar con PayPal que abre una ventana emergente para pagar, o redirecciona al cliente a PayPal para pagar, dependiendo de tu conexión a PayPal.

Nota: Si usas Stripe, Acuity Scheduling utiliza Google reCAPTCHA invisible en la página de pago para protegerte a ti y a tus clientes. Tus clientes no tendrán que hacer nada extra cuando paguen. Cuando comiencen a ingresar su información personal y sus datos de pago, aparecerá la insignia de Google reCAPTCHA en la esquina inferior derecha de la página.

¿Qué sucede cuando los clientes pagan?

Cuando el cliente completa el pago con la factura, el estado de la factura cambia en el panel de Facturas y se muestra al cliente un mensaje de confirmación.

Si un cliente paga fuera de tu factura, puedes marcar la factura como pagada para mantener tus registros actualizados. 

Para el cliente

Cuando el cliente completa el pago:

• Las opciones de pago en la factura desaparecen.
• En la parte superior de la factura, aparece un estado de cuenta de pago confirmado. Incluye el número de factura, la cantidad y la fecha.

El cliente puede ver la factura pagada en cualquier momento siguiendo el enlace que originalmente usó para llegar a la factura.

Para ti

Cuando el cliente completa el pago:

• Si marcas la opción Recibir una notificación cuando se paga la factura al crear la factura, recibirás un correo electrónico informándote que el cliente ha pagado.
• El estado de la factura en el panel Facturas se actualiza a pagado, y se muestra un enlace a la transacción en tu procesador de pagos junto al importe.
• Si filtras facturas por estado, aparecerán entre tus facturas pagadas.
• Si sigues el enlace de factura que enviaste al cliente, la confirmación de pago aparecerá en la parte superior de la factura.

Citas y paquetes

Las facturas no están conectadas a citas o paquetes específicos.

Si una factura pagada cubre una cita, el registro de la cita no se actualizará. Si quieres que el informe de ingresos de Acuity refleje los ingresos de facturas pagadas, marca manualmente las citas relevantes como pagadas en efectivo.

Si tu cliente usó una factura para pagar un paquete, el código de paquete no se generará manualmente. En su lugar, debes comprar un paquete para él o ella y marcarlo como pagado en efectivo.

Fechas de vencimiento de facturas

Cuando redactas una factura, estableces la fecha de vencimiento. Cuando una factura no pagada supera la fecha de vencimiento, su estado en el panel de Facturas cambia de no pagada a vencida. Una factura que supera su fecha de vencimiento no activa una notificación para ti o para el cliente. Puedes consultar el panel de Facturas para ver las facturas vencidas a las que necesitas hacer un seguimiento.

Administrar las facturas

Usa el panel Facturas para revisar las facturas o ver subconjuntos específicos de estas, como las facturas no pagadas o canceladas. También puedes crear nuevas facturas o encontrar facturas que ya hayas creado para editarlas o compartirlas.

Ver tus facturas

Las facturas aparecen en una tabla con las siguientes columnas:

• Estado. La factura tiene uno de tres estados: Borrador, Cancelada o Enlace creado.
• Fecha. La fecha en que se actualizó la factura por última vez.
• ID. El número de identificación de la factura que estableciste al hacer la factura preliminar.
• Cliente. El nombre del cliente.
• Pago. La factura no está pagada, está vencida o está pagada.
• Fecha de pago. La fecha de vencimiento.
• Cantidad. El total adeudado.

Puedes usar las flechas junto al encabezado de cada columna para ordenar las facturas.

Buscar las facturas

Puedes usar la barra de búsqueda en la parte superior del panel de Facturas para buscar el campo del nombre del cliente de tus facturas. No es posible buscar otras partes de tus facturas, como direcciones de correo electrónico, mensajes a clientes o nombres de tipo de cita.

Puedes usar los menús desplegables en la parte superior del panel para ver las facturas por estado o rango de fechas.

Administrar las facturas

Para hacer una acción en una factura en el panel de Facturas, haz clic en ..., en el extremo derecho del elemento de la factura. Luego, elige una de estas acciones:

Marcar una factura como pagada

Si tu cliente paga a través de tu factura, la factura se marca automáticamente como pagada. Si te pagan por separado, incluso si registras el pago a través de Acuity, puedes marcar manualmente la factura como pagada.

Para marcar una factura como pagada:

1. En Acuity, haz clic en Facturas.
2. Encuentra la factura que quieres marcar como pagada y haz clic en ....
3. Haz clic en Marcar como pagada y luego en Marcar como pagada para confirmar.

Después de marcar una factura como pagada, no es posible volver a marcarla como vencida.Si necesitas restablecer el cargo, haz clic en..., y luego en Duplicar para generar una nueva factura con la misma información.

Reembolsar una factura

Para reembolsar un pago de factura, envía al cliente un reembolso a través de tu procesador de pagos. No es posible enviar reembolsos de Acuity.

Eliminar una factura

Después de eliminar una factura, no es posible deshacer esta acción.

Para eliminar una factura:

1. En Acuity, haz clic en Facturas.
2. Busca la factura que quieres eliminar y haz clic en ....
3. Haz clic en Eliminar y luego, en Eliminar para confirmar.

Datos de facturas

Las facturas no están conectadas a citas específicas. Si quieres que el informe de ingresos de Acuity refleje los ingresos de facturas pagadas, marca manualmente las citas relevantes como pagadas en efectivo. Puedes agregar una nota de que el pago se hizo a través de una factura.

No es posible generar un informe sobre facturas en Acuity. El informe de ingresos de Acuity no incluye los ingresos de facturas.

Para saber cuántas facturas pendientes tiene un cliente, busca su nombre en el panel de Facturas. Los registros de clientes en la lista de clientes no incluyen facturas.