Eine Warteliste anbieten

Maximiere deine Verfügbarkeit und fülle kurzfristige Stornierungen aus, indem du Kunden eine Warteliste anbietest.

Aktiviere eine Warteliste, auf die sich Kunden eintragen können, wenn du ausgebucht bist. Wenn ein Termin frei wird, erhält der Kunde eine SMS mit einem direkten Link zur Buchung der Dienstleistung oder des Kurses.

Wartelisten sind nur verfügbar, wenn du ein Standard/Growing- oder Premium/Powerhouse-Abo nutzt.

Video: So nutzt du Wartelisten für Dienstleistungen

Dieses vierminütige Video erklärt, wie du Wartelisten für Dienstleistungen erstellst und was Kunden sehen.

Warteliste für Dienstleistungen aktivieren

Du kannst eine Warteliste über einen Computer, einen mobilen Browser oder die Acuity Scheduling Admin App für Mobilgeräte aktivieren. Nachdem du die Warteliste für Dienstleistungen aktiviert hast, wird auf deiner Termin-Seite für alle Terminarten mit Ausnahme von Kursen der Button Auf die Warteliste angezeigt.

Warteliste für Kurse aktivieren

Du kannst eine Warteliste für Kurse über einen Computer oder einen mobilen Browser aktivieren. Die Aktivierung über die Acuity Scheduling Admin-App für Mobilgeräte ist nicht möglich. Nachdem du die Warteliste aktiviert hast, wird auf deiner Termin-Seite für alle Terminarten aller Kurse der Button Auf die Warteliste angezeigt.

So aktivierst du die Wartelisten-Funktion für Kurse:

1. Öffne das Termin-Seiten-Menü.
2. Klicke auf Warteliste für Kurse.
3. Aktiviere die Option Warteliste für Kurse.
4. Lege im Feld Mindeststunden fest, wie kurz vor Beginn eines Termins ein Kunde einen Platz von der Warteliste buchen kann. Die hier festgelegten Mindeststunden überschreiben die Stunden, die du in deinen Einschränkungen für die Terminplanung festgelegt hast.
5. Klicke auf Speichern.

Wie tragen Kunden sich in eine Warteliste für Dienstleistungen ein?

Wenn der gewünschte Datum und die bevorzugte Uhrzeit eines Kunden nicht buchbar sind:

• Auf deiner Termin-Seite kann der Kunde auf Auf die Warteliste klicken.
• Anschließend kann der Kunde sein bevorzugtes Datum oder Datumsbereich auswählen. Er kann auch Beliebiges Datum auswählen und sich auf die Warteliste für einen beliebigen freien Termin in den nächsten 14 Tagen eintragen.
• Nachdem der Kunde ein Datum ausgewählt hat, kann er einen bevorzugten Zeitraum auswählen oder Beliebige Uhrzeit auswählen.
• Um bis zu fünf zusätzliche Termine zur Wartelistenanfrage hinzuzufügen, kann der Kunde auf + Weitere Zeiten hinzufügen klicken.
• Danach klickt der Kunde auf Weiter und gibt seine Informationen ein. Nachdem er auf Bestätigen geklickt hat, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail für die Warteliste.

Wie tragen Kunden sich in eine Warteliste für einen Kurs ein?

Wenn das gewünschte Datum und die bevorzugte Uhrzeit eines Kurses nicht buchbar sind:

• Auf deiner Termin-Seite kann der Kunde für das Datum und die Uhrzeit dieses Kurses Auf die Warteliste anklicken.
• Danach gibt der Kunde seine Informationen ein. Nachdem er auf Auf die Warteliste geklickt hat, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail für die Warteliste.

Wie buchen Kunden über eine Warteliste?

Unabhängig davon, ob Kunden auf einer Warteliste für einen Kurs oder eine Dienstleistung stehen, läuft der Prozess identisch ab. Wenn ein bestehender Termin abgesagt oder verschoben wird, erhalten Kunden auf der Warteliste mit einem passenden bevorzugten Zeitfenster eine SMS mit einem Buchungslink. Sie können auf diesen Link klicken und ihre Buchung abschließen, wenn die Zeit noch verfügbar ist.

Können Kunden sich selbst von der Warteliste entfernen?

Ja. Unabhängig davon, ob Kunden auf einer Warteliste für einen Kurs oder eine Dienstleistung stehen, läuft der Prozess identisch ab. Wenn Kunden ihre Wartelisten-Anfrage stornieren möchten, können sie auf der Bestätigungsseite oder in der Bestätigungs-E-Mail der Warteliste auf Anfrage stornieren klicken.

Wartelisten-Anfragen überprüfen

Du kannst deine Wartelisten-Anfragen in einem Browser überprüfen, indem du deine Kalender-Seite aufrufst, auf Warteliste und dann auf Termine oder Kurse klickst. 

Wartelisten-Anfragen für Dienstleistungen (nicht für Kurse!) kannst du in der Acuity Admin-App für Mobilgeräte überprüfen, indem du auf Menü und dann auf Warteliste tippst.

Wartelisten-Anfragen für Kurse und Dienstleistungen werden separat organisiert.

Wartelisten-Anfragen für Dienstleistungen überprüfen

Deine Wartelisten-Anfragen für Dienstleistungen sind in folgenden Kategorien organisiert:

• Wartend – Anfragen für zukünftige Daten und Uhrzeiten
• Abgelaufen – Anfragen für vergangene Daten und Uhrzeiten sowie stornierte Anfragen
• Gebucht – Geplante Termine, die von der Warteliste in den Kalender übernommen wurden

Wenn du mehrere Kalender hast, kannst du auf das Filtersymbol klicken, um nach Kalender zu filtern. Du kannst auch auf das Sortieren-Symbol klicken, um deine Warteliste nach dem gewünschten Termin oder nach dem Datum zu sortieren, an dem der Kunde deiner Warteliste beigetreten ist.

Wartelisten-Anfragen für Kurse überprüfen

Wartelisten-Anfragen für Kurse werden nach den Kursen gruppiert, an denen deine Kunden teilnehmen möchten. 

Kunden einer Warteliste für eine Dienstleistung hinzufügen

So fügst du einen Kunden zu deiner Warteliste hinzu:

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser, klicke dann auf Warteliste und anschließend auf Termine. Tippe alternativ in der App für Mobilgeräte auf Menü und dann auf Warteliste.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Klicke auf die Suchleiste und suche dann nach einem bestehenden Kunden oder klicke auf + Neuen Kunden hinzufügen, um die Kundendaten einzutragen.
4. Aktiviere Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, ihm SMS-Benachrichtigungen über Wartelistenverfügbarkeiten zu senden, um zu bestätigen, dass der Kunde dem Erhalt von Benachrichtigungen über seine Wartelistenanfrage zugestimmt hat.
5. Klicke auf das Drop-down-Menü Termin und wähle eine Terminart aus.
6. Optional: Wenn du mehrere Kalender hast, klicke auf das Drop-down-Menü Kalender, um einen bestimmten Kalender auszuwählen.
7. Optional: Klicke auf + Add-ons, um dem gewünschten Termin Add-ons hinzuzufügen.
8. Lege die Zeitzone des Kunden fest.
9. Füge die bevorzugten Datums- und Uhrzeiteinstellungen des Kunden hinzu. Du kannst bestimmte Daten oder einen Datumsbereich festlegen oder Beliebiges Datum auswählen, damit der Kunde für die nächsten 14 Tage auf die Warteliste gesetzt wird. Du kannst auch einen Zeitraum angeben, indem du eine Start- und Endzeit auswählst, oder wähle Jederzeit innerhalb deiner verfügbaren Zeiten aus.
10. Optional: Klicke auf + Weitere Zeiten hinzufügen, um zusätzliche Datums- und Uhrzeiteinstellungen hinzuzufügen.
11. Klicke auf Speichern.

Kunden einer Warteliste für einen Kurs hinzufügen

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser.
2. Klicke auf Warteliste und dann auf Kurse.
3. Klicke auf eine Warteliste und dann auf Hinzufügen.
4. Klicke auf die Suchleiste und suche dann nach einem bestehenden Kunden oder klicke auf + Neuen Kunden hinzufügen, um die Kundendaten einzutragen.
5. Aktiviere Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, ihm SMS-Benachrichtigungen über Wartelistenverfügbarkeiten zu senden, um zu bestätigen, dass der Kunde dem Erhalt von Benachrichtigungen über seine Wartelistenanfrage zugestimmt hat.
6. Klicke auf Speichern.

Kunden von einer Warteliste für eine Dienstleistung entfernen

So entfernst du ‌einen Kunden von einer Warteliste für eine Dienstleistung:

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser, klicke dann auf Warteliste und anschließend auf Termine. Tippe alternativ in der App für Mobilgeräte auf Menü und dann auf Warteliste.
2. Klicke auf ••• neben dem Namen des Kunden und klicke dann auf Von Warteliste entfernen.

Kunden von einer Warteliste für einen Kurs entfernen

So entfernst du ‌einen Kunden von einer Warteliste für einen Kurs:

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser.
2. Klicke auf Warteliste und dann auf Kurse.
3. Klicke auf eine Warteliste.
4. Klicke auf ••• neben dem Namen des Kunden und klicke dann auf Von Warteliste entfernen.

Kunden von deiner Warteliste buchen

So buchst du Termine für Kunden auf der Warteliste:

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser, klicke dann auf Warteliste und anschließend auf Termine. Tippe alternativ in der App für Mobilgeräte auf Menü und dann auf Warteliste.
2. Klicke im Tab Wartend auf Buchen bei dem gewünschten Termin des Kunden.
3. Wähle ein Datum und eine Uhrzeit aus oder klicke auf Benutzerdefiniert, um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit auszuwählen.
4. Der Name und die Kontaktinformationen des Kunden werden automatisch ausgefüllt. Klicke auf den Namen, um diese Daten zu bearbeiten oder das Opt-in für den Erhalt von SMS-Erinnerungen vorzunehmen.
5. Optional: Klicke auf Formulare und Hinweise, um Antwortdaten zum Aufnahmeformular oder private Terminnotizen hinzuzufügen.
6. Auf Termin vereinbaren klicken.

Um mehr zu erfahren, besuche Buchung von Terminen für Kunden.

Für Kunden auf der Warteliste einen Kurs buchen

So buchst du Kurse für Kunden auf einer Warteliste:

1. Öffne die Kalender-Seite in deinem Browser, klicke dann auf Warteliste und anschließend auf Kurse.
2. Klicke auf eine Warteliste. 
3. Klicke für einen Kunden auf Buchen.
4. Der Name und die Kontaktinformationen des Kunden werden automatisch ausgefüllt. Klicke auf den Namen, wenn du die Angaben bearbeiten möchtest.
5. Optional: Klicke auf Formulare und Hinweise, um Antwortdaten zum Aufnahmeformular oder private Terminnotizen hinzuzufügen.
6. Klicke auf Termin vereinbaren.

So funktionieren Wartelistenbenachrichtigungen

Du und deine Kunden können eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, nachdem sie sich auf die Warteliste gesetzt haben. Kunden erhalten eine SMS, wenn ihre bevorzugte Zeit verfügbar wird, weil ein bestehender Termin abgesagt oder verschoben wurde. Benachrichtigungen per E-Mail und SMS sind für Wartelisten für Dienstleistungen und Kurse gleich. Push-Benachrichtigungen sind nur für Wartelisten für Dienstleistungen verfügbar.

• Bestätigungs-E-Mail – Um eine Vorschau der Wartelisten-Bestätigungs-E-Mail des Kunden anzuzeigen oder anzupassen, öffne dein Kunden-E-Mail-Menü und klicke auf Wartelisten-Bestätigung. Um eine Kopie der Wartelisten-Bestätigungs-E-Mail des Kunden zu erhalten, öffne dein Menü Buchungsbenachrichtigungen und aktiviere den Schalter Wartelisten-Benachrichtigungen senden.
• SMS-Benachrichtigung – Diese Benachrichtigung kann nicht angepasst werden, aber sie wird in deine Kontosprache übersetzt, und die Terminart und der Unternehmensname sind für HIPAA-fähige Konten ausgeschlossen. Die an die Kunden gesendete SMS lautet: „Hallo [Vorname des Kunden], es wurde gerade ein Platz für [Name der Terminart] bei [Name deines Unternehmens] um [Uhrzeit und Datum] frei. Buche jetzt, um diesen Termin zu reservieren: [Link zur Termin-Seite]“
• Push-Benachrichtigung – Du und deine Mitarbeiter können Push-Benachrichtigungen von der Acuity Scheduling Admin-App für Mobilgeräte erhalten, wenn ein Kunde auf die Warteliste gesetzt wird.