Uso dos recursos para limitar as reservas no Acuity Scheduling

Use a configuração "Recursos" para limitar o número de sessões disponíveis ao mesmo tempo. Isso é útil quando você tem equipamentos ou outros ativos limitados num determinado tipo de sessão. Esses recursos ficam visíveis só para você e não aparecem quando o cliente marca o horário.

Os recursos servem para usar com vários calendários, disponíveis no plano Growing ou superior.
Atenção: os recursos não funcionam nos calendários com fusos horários diferentes.

Como funcionam os recursos

Além dos limites de disponibilidade e agendamento, há outros recursos para restringir os agendamentos. Com eles, você limita o número de sessões simultâneas em mais de um calendário.

Digamos que você tenha cinco massoterapeutas, cada um com uma agenda, mas apenas três salas de massagem. Nos horários em que todos os cinco massoterapeutas estão disponíveis, você precisará limitar os agendamentos a três sessões por vez, de acordo com o número de salas que você tem.

Os recursos evitam o overbooking das salas. No exemplo acima, deve-se criar um recurso chamado Salas com a quantidade sendo "3" e alocar a todos os tipos de sessão que exigem uma sala. Cada sessão agendada utilizará um recurso, permitindo até três sessões simultâneas. Quando todos os recursos estiverem em uso, esse horário não estará mais disponível aos clientes na sua página de agendamentos.

resource setup with three rooms.png

Quando usar calendários x recursos separados

Os recursos são para um grupo compartilhado de ativos intercambiáveis. Para atribuir um tipo de sessão a uma pessoa, sala ou outro ativo específico, crie um calendário para cada ativo.

Por exemplo: você tem um estúdio de meditação e quer que dar aos clientes a opção de reservar uma sala específica; nesse caso, crie um calendário para cada sala. Como cada sala tem um calendário próprio, você não precisa adicionar recursos para evitar dupla reserva. Para evitar ter mais sessões do que salas, deixe os limites de agendamento na configuração padrão, de apenas uma sessão por vez em cada calendário.

Acumulação de recursos

Você pode fazer mais de um tipo de sessão usar o mesmo recurso. Por exemplo: você tem uma empresa de turismo, e tanto os passeios de van quanto os passeios a pé podem exigir microfone.

Você também pode ter sessões que exijam mais de um recurso, geralmente chamados de acumulação de recursos. Os passeios de van, por exemplo, podem exigir um microfone e uma van.

Se algum tipo de sessão exigir mais de um recurso, os clientes só poderão reservar se todos os recursos estiverem disponíveis. Por exemplo: os clientes só podem reservar o passeio de van se pelo menos uma van e pelo menos um microfone estiverem disponíveis.

Vamos analisar em detalhes: digamos que sua empresa de turismo tenha três microfones e duas vans. Cada passeio a pé exige um microfone, e cada passeio de van exige um microfone e uma van.

Nesse caso, você pode criar um recurso de microfones, fixar em 3 e atribuir aos dois tipos de sessão. Depois, você pode criar um recurso de Vans, fixar em 2 e atribuir ao tipo de sessão "passeio de van".

Os passeios a pé só ficarão disponíveis quando houver pelo menos um microfone disponível. Os passeios de van só estarão disponíveis quando pelo menos uma van e um microfone estiverem disponíveis.

Disponibilidade e intervalo

Os recursos são considerados "em uso" durante a sessão, além de qualquer intervalo antes ou após a sessão. 

Se for usado o espaçamento negativo para sobrepor sessões, o recurso ainda cobrirá a duração total da sessão. Por exemplo: uma sessão de 60 minutos com -45 minutos de espaçamento usará o recurso durante os 60 minutos. Portanto, ele não estará disponível durante a sessão sobreposta. 

Adicione um recurso

Para adicionar um recurso:

  1. No Acuity, clique em Disponibilidade e depois em Recursos.
  2. Clique em Novo recurso.
  3. Dê ao recurso um nome e uma quantidade. Em seguida, escolha os tipos de sessão que precisam desse recurso e clique em Criar recurso.

Altere ou apague um recurso

Para editar um recurso:

  1. No Acuity, clique em Disponibilidade e depois em Recursos.
  2. Clique em Editar no recurso desejado.
  3. Informe as novas configurações e clique em Atualizar recurso.

Para adicionar um recurso a outro tipo de sessão:

  1. No Acuity, clique em Tipos de sessão.
  2. Clique em Editar no tipo de sessão desejado.
  3. Marque o recurso e clique em Atualizar tipo de sessão.

Para apagar um recurso:

  1. No Acuity, clique em Disponibilidade e depois em Recursos.
  2. Clique em Editar no recurso desejado.
  3. Clique em Apagar e depois em OK.

Aulas em grupo

Você pode adicionar recursos às aulas em grupo, mas lembre-se:

  • Cada turma usa somente um recurso para todo o grupo. Por exemplo: se você tiver um recurso de caiaques, toda a turma deve usar apenas um caiaque. 
  • Como o recurso é usado quando a turma é incluída no calendário, até mesmo uma turma vazia usará o recurso.
  • Se você oferecer duas aulas diferentes ao mesmo tempo, os recursos não impedirão que os clientes reservem ambas as aulas.

Recursos em vários calendários

Você pode usar recursos para limitar os tipos de sessão em mais de um calendário. Por exemplo: se você trabalha sozinho, mas tem mais de um calendário, pode usar recursos para evitar a mesma reserva em dois calendários ao mesmo tempo. 

  1. Crie um recurso.
  2. Fixe a quantidade em 1, pois você só pode estar em um lugar por vez. 
  3. Aplique o recurso a todos os seus tipos de sessão.

Agora, os clientes só podem marcar um horário por vez em todos os calendários.

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